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Cómo la planificación estratégica puede revelar tus grandes objetivos

Da un paso atrás para encontrar tu enfoque adecuado

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Imagina que tú y tu equipo estáis comenzando un nuevo trimestre, o tal vez un nuevo año. Estáis ansiosos por remangaros y conseguir algo grande juntos.

En primer lugar, tenéis que decidir en qué debéis empezar realmente.

En teoría, parece una oportunidad divertida, pero las cosas no tardarán en empeorar. Todo el mundo tiene una idea diferente de en qué hay que centrarse y todos defienden su idea a capa y espada. Tomar una decisión exige tanto tiempo que el equipo no puede hacerlo.

Esto es lo que ocurre cuando tu empresa no tiene un plan estratégico.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica es el proceso que transita una empresa para definir su dirección, que suelen llevar los líderes de la empresa. Implica establecer prioridades y decidir cómo se asignarán los recursos para contribuir a esa visión general.

Si bien es fácil confundir planificación estratégica con planificación de proyecto, ambos conceptos difieren bastante. La planificación de proyecto es importante para tareas o asignaciones individuales que tu equipo finaliza (la forma en que moverás el proyecto desde el principio hasta el fin).

La planificación estratégica tiene un alcance más amplio. Reúne todos los proyectos individuales en una estrategia cohesiva que contribuye al objetivo general de la empresa.

Por lo tanto, si tu plan estratégico incluía una declaración de principios según la cual el objetivo de tu empresa es "darse a conocer como los expertos más fiables en gestión de recursos humanos", cada proyecto que finalice tu empresa debe estar relacionado de alguna manera con esos principios.

Básicamente, piensa en la planificación estratégica como una especie de brújula para todas las decisiones que toman las empresas y sus líderes. Esta, además, establece el contexto general para que no te pierdas en los detalles diarios.

¿Por qué la planificación estratégica merece tu tiempo?

1. Enfoca tus esfuerzos (y reduce tu estrés)

¿Te da a menudo la sensación de que tomar decisiones para tu equipo es como lanzar un dardo a una diana? No eres el único. Según una encuesta de McKinsey, solo el 20 % de los encuestados sostiene que sus organizaciones destacan en la toma de decisiones.

Un plan estratégico será de utilidad. Saber hacia dónde se dirige tu empresa ayuda a tomar decisiones más consideradas que contribuyan a tu objetivo final.

Además, la planificación estratégica garantiza que cada proyecto cuenta con un resultado claro y mensurable que te permite demostrar cómo contribuyen los proyectos específicos al plan general.

2. Mejora la comunicación

Imagina todo el lío y la confusión que surgirían en el siguiente escenario: has dado instrucciones a un compañero de trabajo para ayudarlo a generar los informes financieros trimestrales. Sin embargo, este pensó que estaba aprendiendo a registrar los números de cheques del mes.

Pues esa confusión habrá sido una pérdida de tiempo. Lamentablemente, esto sucede a menudo en el lugar de trabajo. Más del 80 % de los empleados sostiene que, en el trabajo, la mala comunicación se produce con mucha frecuencia, con frecuencia o de forma ocasional.

Por suerte, cuando las personas son más conscientes del panorama completo (al revisar tu plan estratégico), el mensaje se vuelve más claro. Ya conocen el contexto y los antecedentes que necesitan para entender las direcciones, proporcionar instrucciones y hacer avanzar los proyectos con seguridad.

Saber hacia dónde se dirige tu empresa ayuda a tomar decisiones más fundamentadas que contribuyan a tu objetivo final.

3. Aumenta la alineación

Aquí tienes una estadística aterradora: hasta el 95 % de los trabajadores de una empresa admite no conocer o no entender la estrategia de la empresa. Vaya.

A los empleados no les gusta ir a ciegas ni estar desinformados sobre cómo su día a día influye en el crecimiento de la empresa. Con un plan estratégico, todos los miembros de tu equipo, desde los altos ejecutivos hasta los nuevos empleados, saben en qué están trabajando. Asegúrate de documentar tu plan estratégico y hacer que sea fácilmente accesible para que todos puedan acudir a él si quieren aclarar sus dudas.

Otro buen motivo para la planificación estratégica: suele ser un proceso colaborativo. El debate abierto significa que todas las partes pueden estar en sintonía desde el principio.

Borda la planificación estratégica con estas tres actividades

Si ya eres un genio en la planificación de proyectos, consuélate sabiendo que la planificación estratégica tiene muchas similitudes, solo que a una escala más grande y centrada en la empresa.

Sin embargo, hay algunas actividades que son exclusivas de la planificación estratégica y que ayudarán a tu equipo de liderazgo a elaborar un plan que realmente apoye tu visión.

1. Análisis DAFO

Un análisis DAFO implica identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de tu empresa, así como cualquier amenaza. La forma más simple de abordar esto es a través de una matriz de dos por dos para trazar estos elementos diferentes (obtén una plantilla útil aquí mismo).

Análisis DAFO

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Análisis DAFO

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Enumera las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de tu producto o empresa en la tabla anterior.

Por ejemplo, tal vez una de tus fortalezas es que tienes tecnología que no utiliza ninguno de tus competidores, así como que tienes una oportunidad para llegar a un mercado aún más amplio. Sin embargo, una de tus debilidades es tu falta de recursos financieros y una amenaza es que cada vez más empresas parecidas están entrando en el mercado.

Esa es toda la información importante que tener a medida que elaboras tu plan, de modo que puedes diseñar una estrategia que la tenga en cuenta.

Es posible realizar un análisis DAFO en cualquier momento, no solo para tu plan estratégico, sino también para nuevos proyectos, funciones y mucho más. Es un marco de trabajo flexible.

¿Quién debe tomar parte en un análisis DAFO? Bueno, eso depende de lo que estés planeando. Pero, cuando lo uses concretamente para un plan estratégico, tu equipo de liderazgo definitivamente debe participar.

2. Iniciar, detener y continuar

La historia es un gran maestro, gracias al cual puedes aprender mucho de tus victorias y decepciones pasadas.

Iniciar, detener y continuar es una técnica retrospectiva durante la cual tu empresa echará la vista atrás en la experiencia reciente y decidirá lo que hay que cambiar en el futuro. Reunirás a un equipo para intercambiar ideas sobre actividades en las tres siguientes categorías:

  • Iniciar: actividades que aún no se han implementado, pero que tendrán un impacto positivo en la organización.
  • Detener: actividades que estás realizando actualmente, pero que tienen un impacto negativo en la organización.
  • Continuar: actividades que se han probado con éxito, pero que aún no se han convertido en rutina.

Dale tiempo a todo el mundo para generar todas las ideas posibles para cada categoría. Luego, en equipo, debatid, agrupad ideas similares y decidid cuáles son las más apremiantes.

Este marco de trabajo proporciona información valiosa que puedes utilizar para dar forma a tu plan estratégico, en lugar de seguir adelante con optimismo ciego o información limitada sobre cómo han estado funcionando las cosas hasta este momento.

La planificación estratégica convierte todos los proyectos individuales en una estrategia uniforme que respalda el objetivo general de la empresa.

3. Actualiza tu plan

Tu plan estratégico es un recurso que guiará a tu empresa durante toda su vida útil. Sin embargo, eso no significa que sea definitivo una vez que lo termines: debe evolucionar al igual que tu empresa.

De este modo, no lo dejes de lado después de fijarlo. Reserva tiempo con regularidad (lo ideal sería trimestralmente) para revisar el progreso de tu plan y realizar los cambios y actualizaciones necesarios. Si mantienes reciente tu plan estratégico, seguirá siendo un recurso útil y no un documento obsoleto e irrelevante que simplemente recopila polvo digital.

De qué manera puede ayudar el software

¿Estás pensando en abrir un documento estático y escribir las notas iniciales para el plan estratégico de tu empresa? No tan rápido.

El uso de software colaborativo de documentos facilitará todo el proceso de planificación estratégica, ya que te ayudará a:

  • Crear hojas de ruta específicas
  • Asignar tareas a personas
  • Recopilar y rastrear información en un solo lugar
  • Involucrar a otros miembros del equipo en el proceso
  • Realizar actualizaciones sin problemas

De este modo, abandona los documentos inflexibles y deja que la tecnología quite estrés a tu planificación estratégica. Echa un vistazo a Confluence.

Elabora tu plan estratégico

La amplia gama de planes estratégicos va de los más sencillos a los más complejos. Algunos abarcan una sola página, mientras que otros son documentos extensos. Eso significa que tienes la flexibilidad para elaborar algo que funcione para tu empresa.

Al comenzar, tu plan estratégico debe incluir lo siguiente:

  • Breve descripción de tu empresa: un resumen rápido de tu historial y aspectos destacados de tus principales productos o servicios.
  • Declaración de objetivos: describe el propósito por el que existe tu empresa
  • Declaración de objetivos: describe tu visión del futuro. En lugar de dónde estás ahora, ¿dónde pretendes estar?

El resto de tu plan estratégico estará dedicado a tu estrategia. Para que esto sea más viable, sugerimos dividirlo en tres categorías:

  • Objetivos: son los objetivos grandes y mensurables que tu empresa quiere alcanzar.
  • Estrategias: estos son los pasos más pequeños que darás hacia ese objetivo.
  • Tácticas: estos son los elementos de acción individuales que se incluirán en las estrategias que determines.

Veamos un ejemplo aclaratorio. Así es como sería esto en tu plan estratégico:

Objetivo 1: aumenta nuestras ventas totales de 850 000 a 1 millón de dólares antes de finales del primer trimestre.
Estrategia 1.1: crea una campaña de correo electrónico para convertir a los usuarios de la versión de prueba gratuita en usuarios de pago.
Táctica 1.1.1: segmenta nuestra lista de correo electrónico en suscriptores de pago y usuarios gratuitos.
Táctica 1.1.2: genera una oferta especial para los usuarios que se pasan a niveles de pago.
Táctica 1.1.3: escribe una serie de tres correos electrónicos para inspirarlos a convertir.

¿Ves cómo se puede dividir un gran objetivo en pequeños planes más viables? Lo seguirás repitiendo para cada plan estratégico. Todo objetivo debe tener varias estrategias que lo apoyen y, luego, cada estrategia incluirá numerosas tácticas.

Ahora, en lugar de tener una idea vaga de la estrategia de tu empresa, tienes una hoja de ruta detallada en la que apoyarte.

Empieza a ganar con un plan estratégico

Sin un plan estratégico, es muy fácil que tu equipo y toda tu empresa se sientan desorientados. La confusión se extenderá, las frustraciones se harán más intensas y tú estarás malgastando tu tiempo en lugar de sacar adelante trabajo importante.

Aquí es donde la planificación estratégica puede ser la solución. Al "partirte el lomo" en un plan estratégico, puedes enfocar mejor sus esfuerzos, tomar decisiones más fundamentadas, agilizar la comunicación y avanzar en las cosas que más importan.

¿Te parece que esto merece tu tiempo y energía? Nos lo imaginábamos. Lo único que queda por hacer ahora es empezar. Prometemos que no es tan difícil como parece, especialmente cuando pones en marcha estas estrategias.

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