Understanding cost performance index (CPI)

What is the cost performance index (CPI)?

The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.

Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.

Al calcular el IRC, obtendrás un número que te indica exactamente la situación financiera de tu proyecto:

• Un IRC superior a 1,0 significa que no excedes el presupuesto y que rindes de manera eficiente.
• Un IRC de exactamente 1,0 significa que estás ajustado al presupuesto.
• Un IRC inferior a 1,0 significa que superas el presupuesto y gastas más de lo previsto.

Cómo calcular el índice de rendimiento de costos

Calcular el índice de rendimiento de costos es sencillo una vez que entiendes los componentes involucrados. Solo necesitarás dos datos:

1. Valor devengado (EV): es el valor de la actividad realizada hasta la fecha.
2. Coste real (AC): es el coste total invertido en completar la actividad.

Para garantizar un cálculo preciso del índice de rendimiento de costos, recoge datos de:

• Informes presupuestarios
• Hojas de horas
• Registros de gastos
• Informes de progreso

Fórmula del índice de rendimiento de costos

La fórmula del IRC es la siguiente:

IRC = valor devengado/coste real

Veamos un ejemplo del cálculo del índice de rendimiento de costos:

Si tu equipo ha realizado una actividad (EV) por valor de $50,000 y ha gastado $45,000 (AC):

IRC = $50,000/$45,000 = 1,11

Este resultado indica que el proyecto funciona de manera eficiente y ofrece un valor de $1.11 por cada dólar gastado.

¿Por qué varía el índice de rendimiento de costos?

Hay varios factores que pueden afectar al valor del IRC. Comprender estas variables ayuda a los equipos a orientar la planificación de la capacidad y a ajustar su enfoque cuando hace falta:

• Cambios en el alcance del proyecto: cuando los requisitos se amplían o se limitan, afectan directamente al IRC. Por ejemplo, añadir nuevas funciones a un proyecto de software implica más trabajo del presupuestado inicialmente, lo que puede arrastrar tu IRC por debajo de 1,0. Como alternativa, reducir el alcance podría mejorar tu IRC si no se hacen cambios al presupuesto.
• Retos técnicos inesperados: pueden surgir incidencias técnicas que no se contemplaban en el presupuesto original. Por ejemplo, un equipo de desarrollo podría descubrir que la integración de dos sistemas es más compleja de lo previsto y requiere horas y recursos adicionales que no estaban planeados. Esto repercutiría negativamente en el IRC.
• Ajustes en la asignación de recursos: los cambios en la composición o la disponibilidad del equipo pueden afectar significativamente al IRC. Emplear a contratistas más caros para cumplir con los plazos, perder a miembros clave del equipo y formar a los sustitutos puede aumentar los costes reales y reducir tu IRC.
• Fluctuaciones del mercado: los factores económicos externos pueden afectar a tu IRC más allá de tu control. Por ejemplo, los aumentos repentinos de los costes de material, las variaciones en el tipo de cambio o la inflación pueden afectar a tus costes reales, aunque la cantidad de trabajo siga siendo la misma.
• Retrasos en la planificación: los proyectos que se retrasan suelen incurrir en costes adicionales. Los plazos ampliados significan más horas de trabajo, más alquileres de equipos o gastos generales que no estaban en el presupuesto original, lo que provoca un deterioro del IRC.
• Cambios en los precios de los proveedores: los proveedores pueden ajustar sus precios por diversos motivos y, por lo tanto, afectar a los costes reales del proyecto. Un proveedor puede aumentar sus tarifas a mitad del proyecto o puede que tengas que cambiarte a un proveedor más caro para cumplir con los requisitos de calidad, lo que repercute en tu IRC.

Comprender estas variables permite a los gestores de proyectos anticipar las posibles fluctuaciones del IRC y tomar medidas para mantener la eficiencia presupuestaria. La supervisión de estos factores ayuda a los equipos a identificar los riesgos de forma temprana e implementar medidas correctivas antes de que afecten considerablemente al rendimiento financiero del proyecto.

Cómo interpretar los valores del índice de rendimiento de costos

Si bien el cálculo básico es sencillo, es vital saber cómo interpretar estas cifras y qué medidas tomar.

Un IRC superior a 1,0 significa que tu proyecto funciona de manera eficiente y sin exceder el presupuesto. Por ejemplo, un IRC de 1,15 indica que recibes $1.15 de actividad completada por cada dólar invertido, una rentabilidad del 15 %. Esto puede significar que tu equipo ha encontrado formas innovadoras de ofrecer valor o que tus estimaciones presupuestarias iniciales eran conservadoras.

Cuando tu IRC es exactamente igual a 1,0, estás en el punto óptimo presupuestario. Tus costes reales coinciden a la perfección con los gastos planificados, lo que indica una planificación y una ejecución sólidas. Si bien esta alineación perfecta es poco frecuente, es un objetivo ideal para la mayoría de los proyectos.

Un IRC inferior a 1,0 indica que tu proyecto supera su presupuesto. Por ejemplo, un IRC de 0,85 significa que solo recibes 85 centavos de valor por cada dólar invertido, un sobrecoste del 15 %. Esto debería generar un análisis inmediato y posibles medidas correctivas para evitar un mayor deterioro del presupuesto.

Cómo utilizar el IRC para mejorar el rendimiento del proyecto

Consulta a continuación cómo utilizar los datos del IRC para que tu proyecto tenga más éxito:

• Gestión de recursos: observa las tendencias del IRC para tomar mejores decisiones sobre tu equipo y tus herramientas. Si detectas problemas, puedes cambiar rápidamente la actividad o la configuración de tu equipo para controlar los costes.
• Control del alcance: usa los números del IRC para explicar los cambios necesarios a las partes interesadas en el alcance de tu proyecto. Si tu IRC está bajando, puede que tengas que posponer algunas funciones o replantearte la entrega.
• Gestión del presupuesto: deja que el IRC te muestre dónde se gasta bien o se desperdicia el dinero. Puedes mover dinero de áreas a las que les va bien para corregir problemas en otras áreas.
• Alineación del equipo: comparte los objetivos y las actualizaciones del IRC con tu equipo para que todo el mundo entienda cómo repercute en los costes. Cuando tu equipo ve cómo su trabajo afecta al presupuesto, toman mejores decisiones.
• Gestión de riesgos: supervisa los cambios en el IRC para detectar cualquier problema a tiempo. Identificar incidencias rápidamente brinda el tiempo necesario para corregirlos antes de que se vuelvan caros.
• Planificación futura: utiliza lo que aprendas de los proyectos actuales para realizar mejores estimaciones y tomar decisiones más acertadas de planificación de proyectos en el futuro. Tanto los éxitos como los errores pueden ayudar a mejorar tu próximo proyecto.

Confluence facilita el seguimiento y el intercambio de todas estas mediciones del IRC. Los equipos pueden crear paneles sencillos para ver el rendimiento, obtener informes automáticos y mantener todos sus registros en un solo lugar. Colaborar para controlar los costes es más fácil cuando todos pueden ver y compartir la información.

Puedes mantener los costes de tu proyecto en positivo controlando de cerca el IRC en Confluence y actuando con celeridad cuando las cosas cambien. Una buena documentación y colaboración en los proyectos ayudan a convertir las cifras del IRC en mejoras reales para tu proyecto.

Ejemplos del índice de rendimiento de costos

Veamos dos ejemplos reales de cómo el IRC ayuda a los equipos a entender y gestionar sus presupuestos:

Sin exceder el presupuesto: lanzamiento de una campaña de marketing

Un equipo de marketing digital está llevando a cabo una campaña de seis meses con un presupuesto de $100,000. Tres meses después, comprueban sus números:

• Valor devengado (valor de la actividad completada): $50,000
• Coste real (dinero invertido): $40,000
• IRC = $50,000/$40,000 = 1,25

Qué significa esto:

• El equipo recibe $1.25 de valor por cada dólar gastado.
• Están un 25 % por debajo del presupuesto, lo que demuestra una excelente rentabilidad.
• Este buen desempeño se debe a:
  • Encontrar tarifas de publicidad más baratas de lo esperado
  • Reutilizar el contenido existente en vez de crear todo desde cero
  • Obtener mejores resultados con menos anuncios de pago

Qué hicieron después: el equipo utilizó los ahorros de los costes para probar nuevos canales de publicidad sin exceder el presupuesto. También registraron sus estrategias de ahorro de costes exitosas en Confluence para ayudar a otros equipos a mejorar su inversión en marketing.

Superando el presupuesto: proyecto de desarrollo de software

Un equipo de desarrollo está creando una nueva aplicación con un presupuesto de $200,000. A mitad de camino, esta es la situación:

• Valor ganado (valor de la actividad completada): $100,000
• Coste real (dinero invertido): $120,000
• IRC = $100,000/$120,000 = 0.83

Qué significa esto:

• El equipo solo recibe 83 centavos de valor por cada dólar gastado.
• Exceden el presupuesto en un 17 %, lo que demuestra una mala rentabilidad.
• El gasto excesivo procede de:
  • Problemas técnicos inesperados con un nuevo marco
  • Tener que contratar a un desarrollador adicional
  • Requisitos de prueba adicionales

Qué hicieron después: tras ver el bajo IRC, el equipo revisó inmediatamente el alcance del proyecto y aplicó ajustes. Trasladaron algunas funciones no esenciales a una versión posterior y se centraron en las funciones principales para evitar nuevos sobrecostes presupuestarios.

Estos ejemplos muestran cómo el IRC ayuda a los equipos a detectar problemas desde el principio y a tomar decisiones sobre su presupuesto fundamentadas durante el ciclo de vida del proyecto. Los equipos que comprueban el IRC con regularidad pueden detectar las incidencias antes de que se conviertan en problemas importantes, y ajustar sus planes en consecuencia. Tanto si excedes el presupuesto como si no, el IRC te da cifras claras para orientar las decisiones e informar a las partes interesadas sobre el estado financiero del proyecto.

Optimiza el éxito del proyecto con Confluence

Los proyectos tienen éxito cuando los equipos cuentan con datos claros que motivan sus decisiones financieras. Un buen seguimiento de los costes ayuda a todos, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas, a tomar decisiones más inteligentes en cuanto a los presupuestos y los recursos.

Hacer un seguimiento del IRC es mucho más fácil cuando los equipos utilizan Confluence. En lugar de hojas de cálculo y correos electrónicos dispersos, puedes crear paneles claros que muestren los datos del IRC en tiempo real, configurar alertas automáticas para notificar incidencias presupuestarias y mantener todos tus informes financieros en un solo lugar. Logra que todo el mundo trabaje al unísono con Confluence, mejorando la colaboración y garantizando que todos vean y comprendan cómo funciona el proyecto desde el punto de vista financiero.

¿Quieres mejorar el rendimiento financiero de tu proyecto? Empieza por configurar un sistema de seguimiento del índice de rendimiento de costes en Confluence. Usa plantillas como la plantilla de propuesta presupuestaria de Confluence para planificar y gestionar tus finanzas de forma eficaz y compartir datos relevantes con los miembros del equipo. Empieza a unir equipos y conocimientos con Confluence.

Prueba Confluence