Understanding cost performance index (CPI)

What is the cost performance index (CPI)?

The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.

Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.

Wenn du den CPI berechnest, erhältst du eine Zahl, anhand der du erkennen kannst, wo dein Projekt finanziell steht:

• Ein CPI über 1,0 bedeutet, dass du das Budget unterschreitest und effizient arbeitest.
• Ein CPI von exakt 1,0 bedeutet, dass du das Budget genau einhältst.
• Ein CPI unter 1,0 bedeutet, dass du das Budget überschritten hast und mehr ausgibst als geplant.

So wird der Kostenentwicklungsindex berechnet

Die Berechnung des Kostenentwicklungsindex ist einfach, sobald du die dafür notwendigen Komponenten verstanden hast. Du benötigst nur zwei Angaben:

1. Fertigstellungswert (Earned Value, EV): Das ist der Wert der bisher erbrachten Arbeit.
2. Istkosten (Actual Cost, AC): Das sind die tatsächlich angefallenen Gesamtkosten für die erbrachte Arbeit.

Um eine genaue Berechnung des Kostenentwicklungsindex zu gewährleisten, erfasst du Daten aus:

• Haushaltsberichten
• Arbeitszeittabellen
• Ausgabenberichten
• Fortschrittsberichten

Formel zur Berechnung des Kostenentwicklungsindex

Die Formel zur Berechnung des Kostenentwicklungsindex lautet:

CPI = Fertigstellungswert (EV)/Istkosten (AC)

Sehen wir uns ein Beispiel für die Berechnung des Kostenentwicklungsindex an:

Wenn dein Team Arbeit im Wert von 50.000 USD (EV) abgeschlossen hat und 45.000 USD (AC) an Kosten anfielen:

CPI = 50.000 USD/45.000 USD = 1,11

Dieses Ergebnis zeigt, dass das Projekt effizient läuft und für jeden ausgegebenen Dollar 1,11 USD eingenommen wurden.

Warum variiert der Kostenentwicklungsindex?

Verschiedene Faktoren können den CPI-Wert beeinflussen. Wenn dein Team diese Variablen kennt, kann es die Kapazitätsplanung steuern und seinen Ansatz bei Bedarf anpassen:

• Änderungen des Projektumfangs: Wenn die Anforderungen größer oder weniger werden, wirkt sich das direkt auf deinen CPI aus. Wenn etwa neue Funktionen zu einem Softwareprojekt hinzugefügt werden sollen, kommen mehr Aufgaben dazu als ursprünglich geplant, wodurch dein CPI möglicherweise unter 1,0 sinkt. Umgekehrt könnte eine Reduzierung des Umfangs deinen CPI verbessern, wenn das Budget unverändert bleibt.
• Unerwartete technische Herausforderungen: Es können technische Probleme auftreten, die nicht im ursprünglichen Budget berücksichtigt wurden. Zum Beispiel könnte ein Entwicklerteam feststellen, dass die Integration zweier Systeme komplexer ist als erwartet, was zusätzliche Arbeitsstunden und Ressourcen erfordert, die nicht eingeplant waren. Das wirkt sich negativ auf den CPI aus.
• Anpassungen der Ressourcenzuweisung: Änderungen der Teamzusammensetzung oder Verfügbarkeit können den CPI erheblich beeinflussen. Wenn teurere Auftragnehmer hinzugezogen werden, damit Termine eingehalten werden können, oder wenn wichtige Teammitglieder wegfallen und Nachfolger geschult werden müssen, kann dies die tatsächlichen Kosten erhöhen und deinen CPI verringern.
• Marktschwankungen: Externe wirtschaftliche Faktoren, auf die du keinen Einfluss hast, können deinen CPI ebenfalls beeinflussen. Zum Beispiel können plötzliche Verteuerungen der Materialkosten, Wechselkursänderungen oder Inflation deine tatsächlichen Kosten beeinflussen, auch wenn der Arbeitsaufwand gleich bleibt.
• Terminverzögerungen: Bei Projekten, die in Verzug geraten, fallen oft zusätzliche Kosten an. Fristverlängerungen ziehen mehr Arbeitsstunden, eine verlängerte Materialmiete oder Gemeinkosten nach sich, die nicht im ursprünglichen Budget berücksichtigt waren. Dies kann zu einer Verschlechterung des CPI führen.
• Preisänderungen bei Anbietern: Lieferanten könnten ihre Preise aus unterschiedlichen Gründen anpassen, was sich auf die tatsächlichen Kosten deines Projekts auswirkt. Ein Anbieter könnte seine Preise im laufenden Projekt erhöhen, oder du musst möglicherweise zu einem teureren Lieferanten wechseln, um die Qualitätsanforderungen zu erfüllen, was sich ebenfalls auf deinen CPI auswirkt.

Das Verständnis dieser Variablen ermöglicht es Projektmanagern, potenzielle CPI-Schwankungen zu antizipieren und Maßnahmen zu ergreifen, damit das Budget weiterhin effizient genutzt wird. Die Überwachung dieser Faktoren hilft Teams dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor die finanzielle Leistung des Projekts erheblich beeinträchtigt wird.

So werden die Werte des Kostenentwicklungsindex interpretiert

Die Berechnung des CPI ist an sich einfach. Du solltest jedoch wissen, wie diese Zahlen zu interpretieren und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Ein CPI über 1,0 bedeutet, dass dein Projekt effizient ist und das Budget unterschritten wird. Ein CPI von 1,15 weist zum Beispiel darauf hin, dass du für jeden ausgegebenen Dollar Aufgaben im Wert von 1,15 USD abgeschlossen hast. Das entspricht einer Kosteneffizienz von 15 %. Das könnte wiederum bedeuten, dass dein Team innovative Wege gefunden hat, um Mehrwert zu bieten, oder deine anfänglichen Budgetschätzungen sehr zurückhaltend waren.

Wenn dein CPI genau 1,0 entspricht, liegst du genau richtig im Budgetrahmen. Deine tatsächlichen Kosten entsprechen perfekt deinen geplanten Ausgaben, was auf eine solide Planung und Ausführung hindeutet. Dieses perfekte Ergebnis ist zwar selten, aber für die meisten Projekte ein erstrebenswertes Ziel.

Ein CPI unter 1,0 signalisiert, dass dein Projekt das Budget überschreitet. Ein CPI von 0,85 bedeutet zum Beispiel, dass du für jeden ausgegebenen Dollar nur 0,85 USD an Wert erhältst. Das entspricht einer Kostenüberschreitung von 15 %. Auf dieses Ergebnis sollten sofortige Analysen und mögliche Korrekturmaßnahmen folgen, damit das Budget nicht weiter ausgereizt wird.

Den CPI zum Verbessern der Projektleistung nutzen

So verwendest du CPI-Daten, um dein Projekt auf Erfolgskurs zu bringen:

• Ressourcenmanagement: Sieh dir CPI-Trends an, um bessere Entscheidungen in Bezug auf dein Team und deine Tools treffen zu können. Wenn du Probleme erkennst, kannst du die Aufgaben schnell umverteilen oder die Teamzusammenstellung ändern, um die Kosten unter Kontrolle zu halten.
• Eingrenzung des Projektumfangs: Verwende CPI-Werte, um den Stakeholdern notwendige Änderungen am Projektumfang zu erklären. Wenn dein CPI sinkt, musst du womöglich einige neue Funktionen auf einen späteren Zeitpunkt verschieben oder die Bereitstellung überdenken.
• Budgetmanagement: Lasse dir anhand der CPI-Ergebnisse zeigen, wo Geld sinnvoll ausgegeben oder verschwendet wird. Du kannst finanzielle Mittel aus Bereichen, in denen es gut läuft, auf andere Bereiche umverteilen, in denen es Probleme gibt.
• Teamausrichtung: Informiere dein Team über CPI-Ziele und Neuigkeiten, damit alle verstehen, wie sie Kosten beeinflussen. Wenn dein Team versteht, wie sich seine Arbeit auf das Budget auswirkt, trifft es bessere Entscheidungen.
• Risikomanagement: Überwache CPI-Änderungen, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Je schneller du Probleme findest, desto schneller kannst du sie beheben, bevor sie teuer werden.
• Zukunftsplanung: Nutze Erkenntnisse aus aktuellen Projekten, um in Zukunft bessere Schätzungen und Entscheidungen bei der Projektplanung zu treffen. Erfolge und Fehler können gleichermaßen dazu beitragen, dass dein nächstes Projekt besser wird.

Confluence erleichtert das Nachverfolgen und Teilen all dieser CPI-Messungen. Teams können einfache Dashboards erstellen, um die Leistung zu verfolgen, automatische Berichte zu erhalten und alle Aufzeichnungen an einem Ort aufzubewahren. Die Zusammenarbeit zum Zwecke der Kostenkontrolle ist einfacher, wenn jeder Informationen einsehen und teilen kann.

Du kannst die Kosten deines Projekts in Schach halten, indem du den CPI in Confluence genau beobachtest und schnell reagierst, wenn sich etwas ändert. Eine gute Dokumentation und Projektzusammenarbeit helfen dabei, CPI-Zahlen für echte Verbesserungen an deinem Projekt zu nutzen.

Beispiele für den Kostenentwicklungsindex

Sehen wir uns anhand von zwei Beispielen aus der Praxis an, wie der CPI Teams hilft, ihre Budgets zu verstehen und zu verwalten:

Unter dem Budget: Start der Marketingkampagne

Ein Team für digitales Marketing führt eine sechsmonatige Kampagne mit einem Budget von 100.000 USD durch. Drei Monate später überprüft es seine Zahlen:

• Fertigstellungswert (Wert der abgeschlossenen Arbeit): 50.000 USD
• Istkosten (Ausgaben): 40.000 USD
• CPI = 50.000 USD/40.000 USD = 1,25

Das bedeutet Folgendes:

• Das Team erhält für jeden ausgegebenen Dollar 1,25 USD.
• Es liegt 25 % unter dem Budget und kann eine hervorragende Kosteneffizienz vorweisen.
• Diese starke Leistung ist auf Folgendes zurückzuführen:
  • Es wurden günstigere Werbetarife gefunden als erwartet.
  • Bestehende Inhalte wurden wiederverwendet, anstatt dass alles von Grund auf neu erstellt wurde.
  • Es wurden bessere Ergebnisse mit weniger bezahlter Werbung erzielt.

Die nächsten Schritte: Das Team nutzte seine Kosteneinsparungen, um neue Werbekanäle zu testen und dabei das Budget einzuhalten. Es dokumentierte auch seine erfolgreichen Strategien zur Kosteneinsparung in Confluence, um anderen Teams zu helfen, Marketingausgaben zu reduzieren.

Über dem Budget: Softwareentwicklungsprojekt

Ein Entwicklerteam entwickelt eine neue App mit einem Budget von 200.000 USD. Das Zwischenergebnis lautet:

• Fertigstellungswert (Wert der abgeschlossenen Arbeit): 100.000 USD
• Istkosten (Ausgaben): 120.000 USD
• CPI = 100.000 USD/120.000 USD = 0,83

Das bedeutet Folgendes:

• Das Team erhält für jeden ausgegebenen Dollar nur 0,83 USD zurück.
• Es liegt 17 % über dem Budget und kann nur eine schlechte Kosteneffizienz vorweisen.
• Die Mehrausgaben kamen durch Folgendes zustande:
  • Unerwartete technische Herausforderungen mit einem neuen Framework
  • Einstellung eines zusätzlichen Entwicklers
  • Zusätzliche Testanforderungen

Die nächsten Schritte: Als das Team den niedrigen CPI-Wert feststellte, überprüfte es sofort den Projektumfang und nahm Änderungen vor. Es verschob einige unwichtige Funktionen auf einen späteren Release und konzentrierte sich auf die Kernfunktionen, um weitere Budgetüberschreitungen zu verhindern.

Diese Beispiele zeigen, wie der CPI Teams hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und während des Projektlebenszyklus fundierte Budget-Entscheidungen zu treffen. Teams, die den CPI-Wert regelmäßig überprüfen, können Probleme erkennen, bevor sie zu groß werden, und ihre Pläne entsprechend anpassen. Der CPI liefert dir eindeutige Zahlen, damit du Entscheidungen treffen und die Stakeholder über die finanzielle Situation des Projekts auf dem Laufenden halten kannst, egal, ob du das Budget unter- oder überschritten hast.

Den Projekterfolg mit Confluence optimieren

Projekte sind erfolgreich, wenn Teams eindeutige Daten als Grundlage für ihre finanziellen Entscheidungen vorliegen haben. Eine aufmerksame Kostenverfolgung hilft allen – von Teammitgliedern bis hin zu Stakeholdern – intelligentere Entscheidungen in Bezug auf Budgets und Ressourcen zu treffen.

Die Nachverfolgung des CPI ist deutlich einfacher, wenn Teams Confluence verwenden. Anstatt verstreuter Tabellen und E-Mails kannst du übersichtliche Dashboards erstellen, die CPI-Daten in Echtzeit anzeigen, automatische Benachrichtigungen bei Budgetproblemen einrichten und all deine Finanzberichte an einem Ort aufbewahren. Bringe mit Confluence alle auf den gleichen Stand, verbessere die Zusammenarbeit und stelle sicher, dass alle Beteiligten sehen und verstehen, in welche Richtung sich das Projekt finanziell entwickelt.

Bist du bereit, die finanzielle Leistung deines Projekts zu verbessern? Beginne mit der Einrichtung eines CPI-Tracking-Systems in Confluence. Verwende Confluence-Vorlagen wie die Vorlage für Budgetvorschläge, um deine Finanzen effektiv zu planen und zu verwalten und Einblicke mit Teammitgliedern zu teilen. Bringe Teams und Wissen in Confluence zusammen.

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