Ressourcenstrukturplan: Informationen und Tipps zur Erstellung

Was ist ein Ressourcenstrukturplan (RBS)?

Ein Ressourcenstrukturplan ist ein umfassender hierarchischer Rahmen, der alle für den Projektabschluss benötigten Ressourcen erfasst und kategorisiert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ressourcenlisten schlüsselt ein Ressourcenstrukturplan die Ressourcen immer weiter auf, ähnlich wie ein Projektstrukturplan Projektaufgaben zerlegt. Dieser systematische Ansatz stellt sicher, dass alle Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung, Materialien und technischem Vermögen, berücksichtigt werden.

Projektmanager erstellen in der Regel die anfängliche Aufschlüsselung der Ressourcen während der Projektplanungsphase und arbeiten dabei oft mit Abteilungsleitern und wichtigen Stakeholdern zusammen. Es ist jedoch ein Fehler, einen Ressourcenstrukturplan als einmaliges Dokument zu behandeln. Die effektivsten Beispiele für einen Ressourcenstrukturplan zeigen, wie sich dieses Tool während des gesamten Projektlebenszyklus weiterentwickelt und Veränderungen der Ressourcenverfügbarkeit, des Projektumfangs und der organisatorischen Prioritäten widerspiegelt.

Vorteile der Verwendung eines Ressourcenstrukturplans

Ein Ressourcenstrukturplan kann zahlreiche greifbare Vorteile bieten, die sich direkt auf den Projekterfolg auswirken. Aus finanzieller Sicht sehen Unternehmen oft deutliche Verbesserungen bei der Budgetkontrolle, weil sich die Ressourcenauslastung genauer verfolgen lässt.

Benutzt zum Beispiel ein Fertigungsunternehmen einen Ressourcenstrukturplan für sein Produktentwicklungsprojekt, könnte es ressourcenbedingte Kostenüberschreitungen durch bessere Allokation und Prognosen um einen erheblichen Prozentsatz reduzieren.

Die Projekttransparenz verbessert sich mit einem gut gepflegten Ressourcenstrukturplan ebenfalls deutlich. Funktionsübergreifende Teams gewinnen Klarheit über verfügbare Ressourcen und deren Nutzung. Dadurch wird die Projektzusammenarbeit effektiver.

Die Kapazitätsplanung wird einfacher, wenn eine detaillierte Aufschlüsselung der Ressourcen in Form eines Ressourcenstrukturplans verfügbar ist. Projektmanager und Projektleiter können fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen treffen und so sicherstellen, dass wichtige Fähigkeiten und Ausrüstung bei Bedarf verfügbar sind.

Mit dieser Vorlage zur Kapazitätsplanung kannst du die Kapazität deines Teams genau abschätzen.

Hauptbestandteile eines Ressourcenstrukturplans

Bevor du deinen Ressourcenstrukturplan erstellst, musst du die wesentlichen Bausteine verstehen. Diese Bestandteile bilden die Grundlage für die Organisation und Nachverfolgung von Ressourcen während deines gesamten Projekts.

• Hierarchische Organisationsstruktur: Diese Struktur unterteilt Ressourcen aus den Kategorien auf der obersten Ebene in einzelne Komponenten, ähnlich wie in einem Organigramm. Dazu gehören Hauptkategorien wie Personal, Materialien und Ausrüstung, die jeweils weiter in spezifische Unterkategorien und individuelle Ressourcen unterteilt sind.
• Personal: Dies umfasst alle personenbezogenen Ressourcen, einschließlich Vollzeitbeschäftigter, Auftragnehmer, Berater und Supportmitarbeiter. Diese Kategorie umfasst Kompetenzen, Verfügbarkeit und aufgabenspezifische Anforderungen.
• Materielle Ressourcen: Dies deckt alle physischen Materialien ab, die für den Projektabschluss benötigt werden, von Büromaterial über Baumaterialien bis hin zu Fertigungskomponenten.
• Ausrüstung und Maschinen: Dazu gehören alle Werkzeuge, Geräte, Fahrzeuge und Spezialausrüstungen, die für die Durchführung von Projektaufgaben und die Ergebnisse erforderlich sind.

• Technologieinfrastruktur: Dies umfasst sowohl Hardware- als auch Softwaresysteme, einschließlich Computer, Netzwerke, spezielle Softwarelizenzen und digitale Tools.

Es ist immer sinnvoll, ein System zur Codierung von Ressourcen zu haben, um verschiedene Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus identifizieren und verfolgen zu können. Dieses System verwendet in der Regel alphanumerische Codes, um Ressourcentyp, Abteilung und spezifische Kennungen anzugeben.

Zusätzlich solltest du über ein Framework zur Kategorisierung von Ressourcen verfügen, das klare Richtlinien für die Gruppierung ähnlicher Ressourcen enthält. Dies erleichtert die Nachverfolgung, Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen. Es wird auch dazu beitragen, Ressourcenkonflikte zu vermeiden und eine korrekte Nutzung der Ressourcen in allen Projekten sicherzustellen.

Wie erstelle ich einen Ressourcenstrukturplan?

Bist du bereit, deinen Ressourcenstrukturplan zu erstellen? Wir gehen jeden Schritt durch und zeigen dir, wie du deine Projektressourcen effektiv organisieren kannst. Confluence erleichtert dies, indem es deinem Team einen zentralen Arbeitsbereich bietet, in dem der Ressourcenstrukturplan im Laufe des Projekts dokumentiert und aktualisiert werden kann. Und so legst du los:

Projektumfang definieren

Verschaffe dir einen klaren Überblick darüber, was dein Projekt leisten muss. Das wird Projektumfang genannt. Erstelle eine Übersicht über deine wichtigsten Ergebnisse, die Zeitleiste und die wesentlichen Rahmenbedingungen, mit denen du arbeitest. Das mag offensichtlich erscheinen, aber du wärst überrascht, wie viele Projektteams sich in die Ressourcenplanung stürzen, ohne zu verstehen, woran sie eigentlich arbeiten.

Notwendige Ressourcen identifizieren

Schau dir deinen Umfang an und liste alles auf, was du für den Job benötigst. Dazu zählen Menschen (wer muss involviert sein?), Materialien (welche physischen Dinge brauchst du?), Ausrüstung (welche Werkzeuge und Maschinen?) und Technologie (welche Systeme und Software?). Lass dich von deinen Teamleitern und Fachexperten beraten, damit du keine Ressourcen übersiehst.

Ressourcen kategorisieren

Gruppiere jetzt deine Ressourcen auf eine Weise, die für dein Projekt sinnvoll ist. Die meisten Teams organisieren sie nach Typ (Personal, Ausrüstung, Materialien) oder Projektphase. Wähle einen Ansatz, mit dem alle schnell finden können, was sie brauchen. Halte deine Kategorien einfach und logisch.

Kosten, Kompetenzen und sonstige Informationen einbeziehen

Jetzt ist es an der Zeit, deine Ressourcenliste mit wichtigen Informationen zu ergänzen. Achte auf die Kompetenzen und Verfügbarkeit der Teammitglieder. Füge technische Daten und Wartungspläne für Geräte hinzu. Füge für Materialien Mengen und Lieferzeiten hinzu. Je genauer, desto besser. Konzentriere dich aber nur auf Details, die für dein Projekt wichtig sind.

Mit Stakeholdern Rücksprache halten

Lege deinen Entwurf des Ressourcenstrukturplans wichtigen Stakeholdern und Teamleitern vor. Sie helfen dir, Lücken zu erkennen, weisen auf potenzielle Probleme hin und stellen sicher, dass du nichts Wichtiges übersehen hast. Überspringe diesen Schritt nicht. Wenn du die Meinung derjenigen einholst, die diese Ressourcen nutzen, kannst du dir später viel Ärger ersparen.

Nutze die kostenlose Vorlage für die Kommunikation mit Stakeholdern, wenn du deinen Ressourcenstrukturplan teilst.

Best Practices für den Aufbau eines Ressourcenstrukturplans

Die Ausarbeitung eines soliden Ressourcenstrukturplans ist nur der erste Schritt. Diese Best Practices werden dir helfen, deinen Ressourcenstrukturplan während deines gesamten Projekts zu pflegen und effektiv zu nutzen:

• Halte den Plan einfach und skalierbar: Verkompliziere deine Struktur nicht mit zu vielen Ebenen oder zu detaillierten Kategorien. Beginne mit den Kernressourcen und füge nur dann Details hinzu, wenn sie einen klaren Mehrwert bieten. Dein Ressourcenstrukturplan sollte in der Lage sein, mit deinem Projekt zu wachsen, ohne dabei umständlich zu werden.
• Nimm regelmäßige Updates in deine Routine auf: Plane wöchentliche oder zweiwöchentliche Überprüfungen deines Ressourcenstrukturplans ein, um ihn auf dem neuesten Stand zu halten. Im Laufe der Entwicklung deines Projekts wird sich auch dein Ressourcenbedarf ändern. Veraltete Ressourceninformationen führen zu schlechter Planung und nicht eingehaltenen Deadlines.
• Verwende klare Benennungskonventionen: Erstelle konsistente, leicht verständliche Namen für deine Ressourcen und Kategorien. Vermeide Akronyme oder Fachjargon, da dies Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen verwirren könnte.
• Sorge für Übersichtlichkeit: Gestalte deinen Ressourcenstrukturplan so, dass jeder schnell die notwendigen Informationen finden kann. Dazu kann die Organisation nach Abteilung, Projektphase oder Ressourcentyp gehören – was auch immer für dein Team am sinnvollsten ist.
• Beziehe Ressourcenabhängigkeiten ein: Halte fest, welche Ressourcen von anderen abhängen. Wenn beispielsweise bestimmte Softwarelizenzen erforderlich sind, damit Entwickler mit der Arbeit beginnen können, mache diese Notwendigkeit deutlich.

• Dokumentiere Ressourcenbeschränkungen: Beachte alle Einschränkungen der Ressourcenverfügbarkeit, wie zum Beispiel Teammitglieder, die nur in Teilzeit verfügbar sind, oder Ausrüstung, die projektübergreifend gemeinsam genutzt werden muss.

Beginne mit der Confluence-Vorlage für die Ressourcenplanung. Mit dieser vorgefertigten Vorlage kannst du deinen Ressourcenstrukturplan schnell auf den Weg bringen, ohne ihn von Grund auf neu erstellen zu müssen. Sie bietet eine bewährte Struktur, die du an die Anforderungen deines Projekts anpassen kannst, während Best Practices für die Ressourcenorganisation gewahrt bleiben.

Beispiel eines Ressourcenstrukturplans

Lass uns anhand dieses Beispiels für einen Ressourcenstrukturplan durchspielen, wie der gesamte Prozess funktioniert:

• Hauptressourcen: Ganz oben befinden sich deine wichtigsten Projektressourcen – das ist dein Ausgangspunkt für alles, was du für dein Projekt benötigst.
• Kategorien: Die nächste Ebene ist in vier wichtige Ressourcenkategorien unterteilt: Personal (deine Mitarbeiter), technische Ressourcen (deine Technologie und Systeme), physische Ressourcen (materielle Gegenstände und Räume) und externe Ressourcen (externe Unterstützung und Anbieter).

• Unterkategorien: Unter jeder dieser Kategorien befinden sich spezifischere Unterkategorien. Zum Beispiel ist die Kategorie "Personal" in Führungspositionen, zentrale Projektteams und Support-Mitarbeiter unterteilt. Die technischen Ressourcen sind nach deinen Hardware-, Software- und Infrastrukturanforderungen aufgeteilt. Die physischen Ressourcen sind in Einrichtungen, Ausrüstung und Materialien unterteilt. Externe Ressourcen sind in Anbieter und Auftragnehmer unterteilt.

Von da an wird jede Unterkategorie noch spezifischer. Zum Beispiel würdest du unter Hardware all deine spezifischen Ausrüstungsanforderungen auflisten. Unter Einrichtungen würdest du deinen Platzbedarf angeben.

Diese Struktur ist einfach zu lesen. Beginne ganz oben und folge dem Pfad zu jeder Ressource, über die du Informationen benötigst.

Confluence für effektive Ressourcenstrukturpläne nutzen

Mit Confluence behältst du an einer zentralen Stelle den Überblick über deinen Ressourcenstrukturplan. Mit Confluence können Teams zusammenarbeiten, um Ressourceninformationen zu erstellen und zu aktualisieren, und jeder kann die Änderungen in Echtzeit sehen. Du musst nicht mehr in alten E-Mails oder Tabellen suchen – alle deine Daten zu Ressourcen befinden sich an einem Ort, der leicht zugänglich ist und sich einfach aktualisieren lässt.

Mit der Confluence-Vorlage für die Ressourcenplanung kannst du schnell loslegen. Du kannst deinen Ressourcenstrukturplan mit anderen Projekttools und Dokumenten verbinden und auf diese Weise alles verknüpfen und organisieren. Teams können gemeinsam in Echtzeit Bearbeitungen vornehmen, Kommentare hinzufügen und Änderungen verfolgen, was die Verwaltung deiner Ressourcen vereinfacht und dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Kostenlose Confluence-Vorlage für die Ressourcenplanung nutzen