Projektauftrag und Projektposter: Was ist der Unterschied?
Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein übergeordnetes Dokument, in dem der Zweck, die Ziele und der Umfang eines Projekts umrissen werden. Es dient als formelle Genehmigung für den Beginn des Projekts und bildet die Grundlage für die Projektplanung und -ausführung. Der Projektauftrag enthält in der Regel wichtige Informationen. Dazu gehören:
- Projekttitel: Ein kurzer, anschaulicher Name für das Projekt.
- Zweck oder Begründung des Projekts: Der Grund, warum das Projekt durchgeführt wird, und die erwarteten Vorteile.
- Projektziel: Spezifische, messbare Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen.
- Projektumfang: Eine Beschreibung der Projektanforderungen – was im Projekt enthalten ist und was nicht.
- Projektergebnis: Die konkreten Produkte oder Services, die das Projekt hervorbringen wird.
- Projekt-Stakeholder: Eine Liste der Personen oder Gruppen, die ein persönliches Interesse an dem Projekt haben, z. B. Kunden, Sponsoren und Teammitglieder.
- Projektzeitleiste: Ein allgemeiner Überblick über den Projektzeitplan, einschließlich wichtiger Meilensteine und Fristen.
- Projektbudget: Eine Schätzung der Ressourcen, die für den Abschluss des Projekts benötigt werden, einschließlich Kosten, Personal und anderer Ressourcen.
Letztendlich liefern Projektaufträge ein gemeinsames Verständnis und eine Einigung aller wichtigen Stakeholder und Sponsoren im Hinblick auf den Zweck, den Umfang und die erwarteten Ergebnisse des Projekts. Außerdem dienen sie als Bezugspunkt während des gesamten Projektmanagementprozesses, damit sichergestellt werden kann, dass das Projekt auf Kurs bleibt und deine Ziele erreicht werden.
Was ist ein Projektposter?
Ein Projektposter ist ein Mittel zur Projektplanung, mit dem dein Team ein bestimmtes Problem und mögliche Lösungen durchdenken kann. Dein Team kann außerdem das ideale Endergebnis deines Projekts ermitteln. Ein Projektposter erstellst du nicht in einer Sitzung. Es dient als Projektübersicht und kann im Laufe des Projekts aktualisiert werden, wenn du und dein Team Fortschritte bei projektbasierten Recherchen und Aktivitäten machen.
Warum ist ein Projektposter so wichtig?
Mit einem Projektposter beginnt die Projektplanung deines Teams. Letztlich hilft es dir und deinem Team, euch für eine Lösung zu entscheiden und dann das ideale Ergebnis und den Weg dorthin zu dokumentieren.
Konkret werden mit dem Projektposter wichtige Fragen beantwortet, darunter folgende:
- Welches Problem löst ihr?
- Warum ist es wichtig, dass ihr dieses Problem löst?
- Was sind die Ziele des Projekts?
- Was wisst ihr schon und welche Informationen fehlen euch?
- Welche möglichen Lösungen gibt es?
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektposter und einem Projektauftrag?
Im Gegensatz zu einem Projektauftrag ist das Projektposter ein dynamisches Dokument. Aktualisiere es, wenn ihr Informationen über die Problemstellung erarbeitet, Annahmen hinterfragt, Lösungen überprüft, Feedback einholt und vor dem nächsten Schritt den Kurs korrigiert.
Das Poster ist in drei Teile gegliedert, um den Fortschritt deines Projekts widerzuspiegeln:
Problemstellung: Dies ist die Darstellung des Projekts. Beschreibe, wieso es für Kunden und das Unternehmen wichtig ist, dieses Problem zu lösen. Lege die Projektziele fest und identifiziere mögliche Lösungsansätze.
Überprüfung von Annahmen – Identifiziert Wissenslücken und Risiken. Was wisst ihr schon und was müsst ihr noch in Erfahrung bringen?
Vorbereitung auf die Umsetzung – Visualisiert die Lösung und setzt einen Projektplan um.
Hier findest du ein beispielhaftes Projektposter:
Tipps zum Erstellen eines Projektposters mit Confluence
Um dein gesamtes Team auf ein erfolgreiches Projekt einzustimmen, kannst du mithilfe der Projektpostervorlage das Spiel "Projektposter" ausführen. Das Projektposter hilft euch, Annahmen zu überprüfen und zu klären, welches Problem gelöst werden soll. Wenn ihr fertig seid, werden alle wichtigen Informationen in diesem einfachen, gemeinschaftlichen Dokument enthalten sein, sodass alle den Kontext und Business Case deines Projekts leicht verstehen können.
Konzentriert euch in der ersten Sitzung darauf, das Problem zu definieren und eure Projektziele festzulegen. Gebt diese so früh wie möglich an den Projektsponsor weiter, um Feedback zu erhalten, das ihr in künftigen Sitzungen berücksichtigen könnt.
Verwendung der Projektpostervorlage
Schritt 1: Beginne mit den Grundlagen
Beginnen wir mit den leichten Dingen. Der obere Abschnitt der Vorlage bietet Platz für Informationen – z. B. Projektzuständiger, Teammitglieder, aktueller Status und eine kurze Beschreibung, wie sich das Projekt in deine allgemeine Strategie einfügt. Projekte werden in der Regel von einem Projektmanager gestartet, der sich dann auch um das Ausfüllen dieses Abschnitts kümmert.
Schritt 2: Stecke deinen Problembereich ab
Mache dir gründliche Gedanken über das Problem, das du zu lösen versuchst, bevor es ans Eingemachte deines eigentlichen Projekts geht. Das hilft dir dabei, eine Begründung für das Projekt auszuformulieren.
Was ist das Problem? Wie wirkt es sich auf deine Kunden oder dein Team aus? Wie erfährst du, dass es gelöst wurde? Welche Lösungen fallen dir spontan ein?
Fragen dieser Art solltest du dir stellen und hier dokumentieren. Nimm dir ausreichend Zeit hierfür. Wahrscheinlich wirst du an diesem Abschnitt noch einige Male weiterarbeiten, bevor du dein Projekt vorantreibst, und möglicherweise wirst du sogar noch Änderungen vornehmen, je mehr Feedback und Erkenntnisse du sammelst. Das ist ganz normal und Teil des Lernprozesses.
Schritt 3: Überprüfe deine Annahmen und werde kreativ
Bei deiner Definition des Problems sind wahrscheinlich einige Annahmen zusammengekommen. Im nächsten Abschnitt der Vorlage kannst du diese Annahmen anhand von Zahlen und Fakten überprüfen.
Hierfür gibt es zwei Bereiche: In einem listest du auf, was du bereits weißt, und im anderen notierst du die Fragen, die noch beantwortet werden müssen.
Stell dir beispielsweise vor, du möchtest deinen Unternehmensblog benutzerfreundlicher gestalten. Vielleicht weißt du bereits, dass 56 % der Besucher deinen Blog wieder verlassen, nachdem sie einen einzigen Beitrag gelesen haben. Diese Information würdest du in den ersten Bereich des Überprüfungsabschnitts eintragen. Doch du möchtest auch herausfinden, wie du die Besucher länger auf deiner Website halten kannst. Alles hierzu notierst du im zweiten Bereich des Abschnitts.
Behalte im Hinterkopf, dass du hier die Lösungen deines Brainstormings bestätigen oder verwerfen möchtest. Wenn du dir noch nicht sicher bist, musst du eventuell zurück zur Problemstellung gehen oder nach weiteren Lösungen suchen.
Schritt 4: Mache dich an die Arbeit
In diesem letzten Abschnitt nimmt dein Projekt Fahrt auf. Du hast bereits den schwierigen Schritt der Problemdefinition und Lösungssuche erledigt. Nun erklärst du hier deine Lösung und fasst zusammen, warum deine Kunden dies gut finden könnten. Es gibt Platz für Screenshots, Skizzen und Notizen sowie einen Bereich zur Definition von Größe und Umfang, z. B. der erforderlichen Teamgröße.
Wenn du jetzt alle Details herausarbeitest, kannst du dich besser auf wichtige Dinge konzentrieren und sicherstellen, dass dein Projekt nicht über eure Fähigkeiten oder Kapazitäten hinaus ausartet.
Schritt 5: Füge Referenzmaterialien hinzu
Dein Projektplan sollte die zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen zum Projekt sein. Daher solltest du noch nützliche Referenzmaterialien hinzufügen oder verlinken. Sammle auf dieser Seite alles, was gut geordnet und zugänglich sein soll, von Creative Briefs bis hin zu Beispielen, auf die sich die Mitarbeiter beziehen sollen.
