Projectcontract versus projectposter: Wat is het verschil?
Onderwerpen zoeken
In dit artikel worden de verschillen onderzocht tussen twee essentiële tools op het gebied van projectbeheer: de projectcharter en de projectposter. Hoewel beide dienen als tools voor het initiëren en plannen van projecten, verschillen ze aanzienlijk op het gebied van hun toepassingen. De projectcharter, een formeel en statisch document, fungeert als een fundamentele blauwdruk waarin het doel, de doelstellingen en de belangrijkste details van een project worden beschreven.
De projectposter is daarentegen een dynamische tool die een visueel overzicht biedt dat evolueert naarmate het project vordert. In de volgende gedeeltes gaan we dieper in op de unieke kenmerken van elke tool. We benadrukken hoe projectcharters de formele basis vormen voor een project, terwijl projectposters dienen als dynamische handleidingen voor doorlopende planning en visualisatie. Hierbij wordt tegemoet gekomen aan de verschillende behoeften en fasen in de levenscyclus van het project.
Wat is een projectcontract?
Een projectcharter of -overzicht is een document op hoog niveau waarin het doel, de doelstellingen en de scope van een project worden beschreven. Het dient als een formele autorisatie voordat het project van start kan gaan en legt de basis voor de planning en uitvoering van het project vast. De projectcharter bevat meestal belangrijke informatie, zoals:
- De projecttitel: Een korte, beschrijvende naam voor het project.
- Het doel of de reden van het project: Het doel van het project en de verwachte voordelen ervan.
- De projectdoelstelling: Specifieke, meetbare doelen die werknemers met behulp van het project proberen te behalen.
- De scope van het project: Een omschrijving van de projectvereisten, met inbegrip van specifieke doelen, taken, kosten en deadlines.
- De projectresultaten: De tastbare producten en services die het project oplevert.
- De belanghebbenden van het project: Een lijst met individuen of groepen die een gevestigd belang hebben in het project, zoals klanten, sponsors en teamleden.
- De projecttijdlijn: Een hoogwaardig overzicht van de projectplanning, inclusief belangrijke mijlpalen en deadlines.
- Het projectbudget: Een schatting van de resources die nodig zijn om het project te voltooien, waaronder de kosten, het personeel en andere resources.
Over het algemeen zorgen projectcharters voor een algemeen begrip en overeenstemming tussen alle belangrijke belanghebbenden en sponsors over het doel, de scope en de verwachte resultaten van het project. Daarnaast dient het als referentiepunt gedurende het hele projectbeheerproces om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft en dat je doelstellingen worden behaald.
Waarom is een projectposter belangrijk?
Projectcharters spelen een cruciale rol in het projectbeheerproces omdat ze een gestructureerde basis en verschillende specifieke voordelen bieden. Ten eerste dienen ze als kompas en geven ze duidelijke aanwijzingen voor het projectteam door het doel, de doelstellingen en de scope van het project te beschrijven. Deze duidelijkheid helpt om de inspanningen af te stemmen op gemeenschappelijke doelen en minimaliseert het risico op uiteenlopende priority's. Daarnaast dragen projectcharters bij aan effectieve risicobeperking door potentiële uitdagingen en onzekerheden vooraf te identificeren, waardoor proactieve plannings- en risicobeheerstrategieën mogelijk worden gemaakt.
Bovendien spelen projectcharters een belangrijke rol bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen. Door de projectvereisten te specificeren, waaronder taken, kosten en deadlines, zorgen ze ervoor dat de middelen, zowel menselijk als financieel, verstandig en in overeenstemming met de behoeften van het project worden toegewezen. Hierdoor wordt de efficiëntie verhoogt en worden knelpunten bij de middelen voorkomen. Een ander belangrijk voordeel is dat projectcharters weloverwogen besluitvorming vergemakkelijken. Belanghebbenden kunnen, uitgerust met een uitgebreid inzicht in het doel van het project, de verwachte voordelen en potentiële risico's, weloverwogen beslissingen nemen gedurende de hele levenscyclus van het project.
Tot slot fungeren projectcharters als een gedocumenteerde overeenkomst tussen belanghebbenden, die het bewijs leveren van werk en een basis vormen voor verantwoording. Dit bevordert de transparantie en helpt bij het oplossen van geschillen of misverstanden die kunnen ontstaan tijdens de uitvoering van het project. Kortom dragen projectcharters bij aan het succes van projecten door duidelijke richtlijnen, risicobeperkende strategieën, optimale toewijzing van middelen en een weloverwogen besluitvormingskader te bieden.
Wat is een projectposter?
Een projectposter is een tool voor projectplanning waarmee je projectbeheerders en -team kunnen vaststellen wat het probleem is dat je probeert op te lossen, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat het ideale eindresultaat van je project is. Een projectposter is geen sporadische activiteit, maar eerder een document dat als projectoverzicht dient. In tegenstelling tot een statisch projectcharter is een projectposter ontworpen om te evolueren en te worden bijgewerkt naarmate het projectteam vordert in onderzoek en projectactiviteiten.
De projectposter is een dynamische tool waarmee teams kunnen nadenken over problemen, mogelijke oplossingen kunnen verkennen en de visie van het project kunnen verfijnen. De continue bijwerking zorgt ervoor dat de poster een relevante en waardevolle hulpbron blijft gedurende de hele levenscyclus van het project, waarbij het zich aanpast aan de evoluerende aard van het project.
Waarom is een projectposter belangrijk?
Op een projectposter begint de projectplanning van je team. Uiteindelijk helpt het je om conclusies te trekken over projectrisico's, welke oplossing je wilt gebruiken, welk ideaalbeeld je wilt nastreven en creëren voor je project en wat je nodig hebt om dit te kunnen leveren.
Een projectposter helpt teams bij het beantwoorden van cruciale vragen, zoals:
- Welk probleem los je op?
- Waarom is het belangrijk dat je dit probleem oplost?
- Wat zijn de doelen en doelstellingen van het project?
- Wat weet je en welke informatie mis je nog?
- Wat zijn mogelijke oplossingen?
Wat is het verschil tussen een projectposter en een projectcontract?
Er zijn een aantal verschillen tussen een projectposter en een projectcharter. In tegenstelling tot een projectcharter is je projectposter een actief document. Je kunt de poster bijwerken terwijl je de probleemspace verkent, aannames ter discussie stelt, oplossingen valideert, feedback verzamelt en de koers bijstelt voordat je weer verdergaat.
Een projectposter bestaat uit drie categorieën waarin je je informatie kunt ordenen, waaronder:
Probleemspace: dit is je projectverklaring. Leg uit waarom het oplossen van dit probleem relevant is voor klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van de doelstellingen van je project en mogelijke oplossingen.
Validaties: breng risico's en eventueel gebrek aan kennis in kaart. Wat weet je al en wat moet je nog onderzoeken?
Klaar voor de uitvoering: visualiseer de oplossing en voer een projectplan uit.
Dit is een voorbeeld van een projectposter:
Tips voor het opstellen van je projectposter met Confluence
Om je team voor te bereiden om succes te behalen, kun je de projectpostersjabloon gebruiken om het projectposter-spel uit te voeren. Het projectposter-spel helpt je om aannames te valideren en inzicht te krijgen in het probleem dat je oplost. Eenmaal voltooid, bevat dit eenvoudige samenwerkingsdocument alle essentiële projectgegevens. Dit zal iedereen helpen de context en business case van je project te begrijpen.
Tijdens de kick-offsessie definieer je het probleem en stel je je projectdoelen. Deel deze informatie vervolgens zo snel mogelijk met je projectsponsor om van hen feedback te krijgen. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.
Hoe gebruik je het projectposter-sjabloon?
Bekijk het Confluence-projectposter-sjabloon
Stap 1. Begin met de basisinformatie
Laten we eenvoudig beginnen. Het bovenste deel van de sjabloon biedt ruimte om details in te vullen. Denk daarbij aan de projectnaam, projecteigenaar, teamleden, huidige status en een korte omschrijving van hoe dit project binnen je bredere strategie past. Doorgaans voltooit een projectbeheerder dit gedeelte als initiatiefnemer van het project.
Stap 2. Definieer je probleemgebied
Denk goed na over het probleem dat je probeert op te lossen voordat je je op het project stort. Dit proces helpt om het doel van het project vast te leggen.
Wat is het probleem? Wat voor invloed heeft dit op je klanten of de teamleden van je project? Hoe weet je of het is opgelost? Welke mogelijke oplossingen komen direct naar boven?
Dit zijn het soort vragen waar je over nadenkt en die je hier noteert. Neem de tijd hiervoor. Waarschijnlijk kom je hier nog meerdere keren terug voordat je verdergaat met je nieuwe project. Misschien moet je zelfs aanpassingen doorvoeren naarmate je meer feedback en inzichten verzamelt. Dat is normaal en hoort allemaal bij het leerproces.
Stap 3. Valideer je aannames en laat je creativiteit de vrije loop
Je hebt tijdens het definiëren van je probleem waarschijnlijk veel veronderstellingen gedaan. Het volgende deel van de sjabloon biedt je de ruimte om ze te testen met feiten en cijfers.
Er zijn twee delen: een waarin je noteert wat je al weet en een waarin je de vragen formuleert die nog moeten worden beantwoord.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je de blog van je bedrijf opnieuw wilt ontwerpen, zodat deze gebruiksvriendelijker wordt. Misschien weet je al dat 56% van je bezoekers je blog verlaat nadat ze één post hebben gelezen. Die informatie noteer je in het eerste deel van het validatiegedeelte. Maar je wil er ook achter komen wat ze langer op je website houdt. Die vraag noteer je in het tweede deel.
Onthoud dat het je doel is om eerst de cruciale elementen van de oplossing waarover je hebt gebrainstormd te bevestigen of ontkrachten, voordat je verdergaat. Als je dat nog niet met vertrouwen kunt doen, moet je terug naar je probleemspace of andere mogelijke oplossingen overwegen.
Stap 4. Aan de slag
In dit laatste deel geef je gas. Je hebt al gewerkt om je probleem te definiëren en een gevalideerde oplossing te kiezen. Gebruik dit laatste deel om de oplossing uit te leggen en samen te vatten waarom een klant dit zou willen. Voeg aantekeningen toe en typ /image om schermafbeeldingen en schetsen toe te voegen. Er is ook ruimte om je schaal en projectscope vast te leggen, zoals hoe groot je team moet zijn.
Door alle details uit te werken, blijf je gericht op wat er echt toe doet voor belangrijke belanghebbenden en zorg je dat het project niet groter wordt dan je mogelijkheden of capaciteit toelaten.
Stap 5. Neem referentiematerialen op
Je wilt dat je projectplan álle belangrijke informatie over het project bevat. Gebruik de opdracht '/link' om andere referentiematerialen op te nemen die mensen nodig hebben. Deze functie maakt het mogelijk om relevant materiaal toe te voegen, zoals een creatieve briefing of voorbeelden, om ervoor te zorgen dat het projectplan een uitgebreide en gemakkelijk toegankelijke hulpbron is voor alle betrokken belanghebbenden.
Of het nu gaat om een creatieve briefing of een voorbeeld waarop men kan teruggrijpen. Voeg alles aan deze pagina toe, zodat alle informatie geordend en gemakkelijk toegankelijk is.
