Close

Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

Projectcontract versus projectposter: Wat is het verschil?

Onderwerpen zoeken

This article explores the distinctions between two essential tools in project management: the project charter and the project poster. While both serve as instruments for initiating and planning projects, they differ significantly in their applications. The project charter, a formal and static document, acts as a foundational blueprint by outlining a project's purpose, goals, and key details.

In contrast, the project poster is a dynamic tool, providing a visual overview that evolves as the project progresses. In the following sections, we’ll delve into the unique features of each—emphasizing how project charters set the formal groundwork for a project, while project posters serve as dynamic guides for ongoing planning and visualization, catering to different needs and stages in the project lifecycle.

Wat is een projectcontract?

A project charter or brief is a high-level document outlining a project's purpose, goals, and scope statement. It’s a formal authorization for the project to begin and sets the foundation for project planning and execution. The project charter usually includes vital information such as:

  1. Project title: A brief, descriptive name for the project.
  2. Project purpose or justification: The purpose of the project and its expected benefits.
  3. Project objective: Specific, measurable goals the project aims to achieve.
  4. Project scope: A description of the project requirements, including specific goals, tasks, costs, and deadlines..
  5. Project deliverable: The tangible products or services the project will produce.
  6. Project stakeholder: A list of the individuals or groups with a vested interest in the project, such as customers, sponsors, and team members.
  7. Project timeline: A high-level overview of the project schedule, including significant milestones and deadlines.
  8. Project budget: An estimate of the resources needed to complete the project, including costs, staff, and other resources.

Overall, project charters provide a shared understanding and agreement among all main project stakeholders and project sponsors about the project's purpose, scope, and expected outcomes. It also serves as a reference point throughout the project management process to help ensure the project remains on track and meets your objectives.

Waarom is een projectposter belangrijk?

Project charters play a pivotal role in the project management process by providing a structured foundation and offering several specific benefits. First, they serve as a compass, providing clear directions for the project team by outlining the project's purpose, objectives, and scope. This clarity helps align efforts toward common goals and minimizes the risk of diverging priorities. In addition, project charters contribute to effective risk mitigation by identifying potential challenges and uncertainties upfront, enabling proactive planning and risk management strategies.

Bovendien spelen projectcharters een belangrijke rol bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen. Door de projectvereisten te specificeren, waaronder taken, kosten en deadlines, zorgen ze ervoor dat de middelen, zowel menselijk als financieel, verstandig en in overeenstemming met de behoeften van het project worden toegewezen. Hierdoor wordt de efficiëntie verhoogt en worden knelpunten bij de middelen voorkomen. Een ander belangrijk voordeel is dat projectcharters weloverwogen besluitvorming vergemakkelijken. Belanghebbenden kunnen, uitgerust met een uitgebreid inzicht in het doel van het project, de verwachte voordelen en potentiële risico's, weloverwogen beslissingen nemen gedurende de hele levenscyclus van het project.

Tot slot fungeren projectcharters als een gedocumenteerde overeenkomst tussen belanghebbenden, die het bewijs leveren van werk en een basis vormen voor verantwoording. Dit bevordert de transparantie en helpt bij het oplossen van geschillen of misverstanden die kunnen ontstaan tijdens de uitvoering van het project. Kortom dragen projectcharters bij aan het succes van projecten door duidelijke richtlijnen, risicobeperkende strategieën, optimale toewijzing van middelen en een weloverwogen besluitvormingskader te bieden.

Wat is een projectposter?

Een projectposter is een tool voor projectplanning waarmee je projectbeheerders en -team kunnen vaststellen wat het probleem is dat je probeert op te lossen, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat het ideale eindresultaat van je project is. Een projectposter is geen sporadische activiteit, maar eerder een document dat als projectoverzicht dient. In tegenstelling tot een statisch projectcharter is een projectposter ontworpen om te evolueren en te worden bijgewerkt naarmate het projectteam vordert in onderzoek en projectactiviteiten.

De projectposter is een dynamische tool waarmee teams kunnen nadenken over problemen, mogelijke oplossingen kunnen verkennen en de visie van het project kunnen verfijnen. De continue bijwerking zorgt ervoor dat de poster een relevante en waardevolle hulpbron blijft gedurende de hele levenscyclus van het project, waarbij het zich aanpast aan de evoluerende aard van het project.

Waarom is een projectposter belangrijk?

Op een projectposter begint de projectplanning van je team. Uiteindelijk helpt het je om conclusies te trekken over projectrisico's, welke oplossing je wilt gebruiken, welk ideaalbeeld je wilt nastreven en creëren voor je project en wat je nodig hebt om dit te kunnen leveren.

Een projectposter helpt teams bij het beantwoorden van cruciale vragen, zoals:

  • Welk probleem los je op?
  • Waarom is het belangrijk dat je dit probleem oplost?
  • Wat zijn de doelen en doelstellingen van het project?
  • Wat weet je en welke informatie mis je nog?
  • Wat zijn mogelijke oplossingen?

Wat is het verschil tussen een projectposter en een projectcontract?

Er zijn een aantal verschillen tussen een projectposter en een projectcharter. In tegenstelling tot een projectcharter is je projectposter een actief document. Je kunt de poster bijwerken terwijl je de probleemspace verkent, aannames ter discussie stelt, oplossingen valideert, feedback verzamelt en de koers bijstelt voordat je weer verdergaat.

Een projectposter bestaat uit drie categorieën waarin je je informatie kunt ordenen, waaronder:

Probleemspace: dit is je projectverklaring. Leg uit waarom het oplossen van dit probleem relevant is voor klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van de doelstellingen van je project en mogelijke oplossingen.

Validaties: breng risico's en eventueel gebrek aan kennis in kaart. Wat weet je al en wat moet je nog onderzoeken?

Klaar voor de uitvoering: visualiseer de oplossing en voer een projectplan uit.

Dit is een voorbeeld van een projectposter:

Sjabloon projectplan

Tips voor het opstellen van je projectposter met Confluence

Om je team voor te bereiden om succes te behalen, kun je de projectpostersjabloon gebruiken om het projectposter-spel uit te voeren. Het projectposter-spel helpt je om aannames te valideren en inzicht te krijgen in het probleem dat je oplost. Eenmaal voltooid, bevat dit eenvoudige samenwerkingsdocument alle essentiële projectgegevens. Dit zal iedereen helpen de context en business case van je project te begrijpen.

Tijdens de kick-offsessie definieer je het probleem en stel je je projectdoelen. Deel deze informatie vervolgens zo snel mogelijk met je projectsponsor om van hen feedback te krijgen. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.

Hoe gebruik je het projectposter-sjabloon?

Stap 1. Begin met de basisinformatie

Laten we eenvoudig beginnen. Het bovenste deel van de sjabloon biedt ruimte om details in te vullen. Denk daarbij aan de projectnaam, projecteigenaar, teamleden, huidige status en een korte omschrijving van hoe dit project binnen je bredere strategie past. Doorgaans voltooit een projectbeheerder dit gedeelte als initiatiefnemer van het project.

Stap 2. Definieer je probleemgebied

Denk goed na over het probleem dat je probeert op te lossen voordat je je op het project stort. Dit proces helpt om het doel van het project vast te leggen.

Wat is het probleem? Wat voor invloed heeft dit op je klanten of de teamleden van je project? Hoe weet je of het is opgelost? Welke mogelijke oplossingen komen direct naar boven?

Dit zijn het soort vragen waar je over nadenkt en die je hier noteert. Neem de tijd hiervoor. Waarschijnlijk kom je hier nog meerdere keren terug voordat je verdergaat met je nieuwe project. Misschien moet je zelfs aanpassingen doorvoeren naarmate je meer feedback en inzichten verzamelt. Dat is normaal en hoort allemaal bij het leerproces.

Stap 3. Valideer je aannames en laat je creativiteit de vrije loop

Je hebt tijdens het definiëren van je probleem waarschijnlijk veel veronderstellingen gedaan. Het volgende deel van de sjabloon biedt je de ruimte om ze te testen met feiten en cijfers.

Er zijn twee delen: een waarin je noteert wat je al weet en een waarin je de vragen formuleert die nog moeten worden beantwoord.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je de blog van je bedrijf opnieuw wilt ontwerpen, zodat deze gebruiksvriendelijker wordt. Misschien weet je al dat 56% van je bezoekers je blog verlaat nadat ze één post hebben gelezen. Die informatie noteer je in het eerste deel van het validatiegedeelte. Maar je wil er ook achter komen wat ze langer op je website houdt. Die vraag noteer je in het tweede deel.

Onthoud dat het je doel is om eerst de cruciale elementen van de oplossing waarover je hebt gebrainstormd te bevestigen of ontkrachten, voordat je verdergaat. Als je dat nog niet met vertrouwen kunt doen, moet je terug naar je probleemspace of andere mogelijke oplossingen overwegen.

Stap 4. Aan de slag

In dit laatste deel geef je gas. Je hebt al gewerkt om je probleem te definiëren en een gevalideerde oplossing te kiezen. Gebruik dit laatste deel om de oplossing uit te leggen en samen te vatten waarom een klant dit zou willen. Voeg aantekeningen toe en typ /image om schermafbeeldingen en schetsen toe te voegen. Er is ook ruimte om je schaal en projectscope vast te leggen, zoals hoe groot je team moet zijn.

Door alle details uit te werken, blijf je gericht op wat er echt toe doet voor belangrijke belanghebbenden en zorg je dat het project niet groter wordt dan je mogelijkheden of capaciteit toelaten.

Stap 5. Neem referentiematerialen op

Je wilt dat je projectplan álle belangrijke informatie over het project bevat. Gebruik de opdracht '/link' om andere referentiematerialen op te nemen die mensen nodig hebben. Deze functie maakt het mogelijk om relevant materiaal toe te voegen, zoals een creatieve briefing of voorbeelden, om ervoor te zorgen dat het projectplan een uitgebreide en gemakkelijk toegankelijke hulpbron is voor alle betrokken belanghebbenden.

Of het nu gaat om een creatieve briefing of een voorbeeld waarop men kan teruggrijpen. Voeg alles aan deze pagina toe, zodat alle informatie geordend en gemakkelijk toegankelijk is.

Misschien vind je dit ook leuk

Pictogram projectposter
Sjabloon van projectposter

Een bestand waardoor je projectteams en belanghebbenden op één lijn blijven

Verzameling van sjablonen voor projectmanagement
Pionnen die kaarten rangschikken

Gebruik deze verzameling van Confluence-sjablonen om een project aan te maken en uit te voeren.

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Hierna
Strategische planning