Projectcontract versus projectposter: Wat is het verschil?
Wat is een projectcontract?
Een projectcontract-document is een hoogwaardig document dat het doel, de doelstellingen en de scope-verklaring van een project beschrijft. Het dient als een formele autorisatie voordat het project van start kan gaan en legt de basis voor de planning en uitvoering van het project vast. Het projectcontract bevat meestal belangrijke informatie zoals:
- Projecttitel: Een korte, beschrijvende naam voor het project.
- Doel of rechtvaardiging van het project: De reden waarom het project wordt uitgevoerd en wat de verwachte resultaten zijn.
- Projectdoelstelling: Specifieke, meetbare doelen die werknemers met behulp van het project proberen te behalen.
- Project-scope: Een omschrijving van de projectvereisten, wat wel en wat geen onderdeel is van het project.
- Projectresultaten: De tastbare producten of services die het project oplevert.
- Belanghebbenden van het project: Een lijst met individuen of groepen die een gevestigd belang hebben in het project, zoals klanten, sponsors en teamleden.
- Projecttijdlijn: Een hoogwaardig overzicht van de projectplanning, inclusief belangrijke mijlpalen en deadlines.
- Projectbudget: Een schatting van de middelen die nodig zijn om het project te voltooien, waaronder kosten, personeel en andere middelen.
Over het algemeen zorgen projectcontracten voor een algemeen begrip en overeenstemming tussen alle belangrijke belanghebbenden en sponsors over het doel, de scope en de verwachte resultaten van het project. Daarnaast dient het als referentiepunt gedurende het hele projectmanagementproces om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft en dat je doelstellingen worden behaald.
Wat is een projectposter?
Een projectposter is een tool voor projectplanning waarmee je projectteam kan vaststellen wat het probleem is dat je probeert op te lossen, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat het ideale eindresultaat van je project is. Een projectposter is geen tool die je in één keer in kunt vullen. In plaats daarvan is het een document dat dient als een projectoverzicht, en je zult het bijwerken naarmate jij en je team voortgang boeken met onderzoeks- en projectactiviteiten.
Waarom is een projectposter belangrijk?
Op een projectposter begint de projectplanning van je team. Uiteindelijk helpt het je om conclusies te trekken over welke oplossing je wilt gebruiken, welk ideaalbeeld je wilt nastreven voor je project en wat je nodig hebt om dit te kunnen leveren.
Praktisch gezien geeft het antwoord op belangrijke vragen, waaronder:
- Welk probleem los je op?
- Waarom is het belangrijk dat je dit probleem oplost?
- Wat zijn de doelen en doelstellingen van het project?
- Wat weet je en welke informatie mis je nog?
- Wat zijn mogelijke oplossingen?
Wat is het verschil tussen een projectposter en een projectcontract?
In tegenstelling tot een projectcontract is je projectposter een actief document. Zorg ervoor dat het wordt bijgewerkt terwijl je de probleemspace verkent, aannames ter discussie stelt, oplossingen valideert, feedback verzamelt en de koers bijstelt voordat je weer verdergaat.
De poster is opgedeeld in drie delen ter ondersteuning van de ontwikkeling van je project:
Probleemspace – Dit is je projectverklaring. Leg uit waarom het oplossen van dit probleem relevant is voor klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van het doel van je project en mogelijke oplossingen.
Valideer aannames – Breng risico's en eventueel gebrek aan kennis in kaart. Wat weet je al en wat moet je nog onderzoeken?
Bereid je voor op de uitvoering: visualiseer de oplossing en stel een projectplan op.
Dit is een voorbeeld van een projectposter:
Tips voor het opstellen van je projectposter met Confluence
Om je hele team voor te bereiden om succes te behalen, kun je het projectpostersjabloon gebruiken om het Projectposter-spel uit te voeren. De projectposter helpt je om aannames te valideren en inzicht te krijgen in het probleem dat je oplost. Als je klaar bent, bevat dit eenvoudige document alle details die je moet kennen, zodat iedereen gemakkelijk inzicht heeft in de context en business case voor je project.
Tijdens de eerste sessie ligt de nadruk op het definiëren van het probleem en het stellen van je projectdoelen. Deel deze informatie vervolgens zo snel mogelijk met je projectsponsor om van hen feedback te krijgen. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.
Hoe gebruik je het projectposter-sjabloon?
Bekijk het Confluence-projectposter-sjabloon
Stap 1. Begin met de basisinformatie
Laten we eenvoudig beginnen! Het bovenste deel van het sjabloon biedt ruimte om details in te vullen. Denk daarbij aan de projecteigenaar, teamleden, huidige status en een korte omschrijving van hoe dit project binnen je bredere strategie past. Als de initiatiefnemer van het project, vult de projectmanager dit gedeelte meestal in.
Stap 2. Definieer je probleemgebied
Denk goed na over het probleem dat je probeert op te lossen voordat je je op het project stort. Dit helpt je om de bedoeling van het project onder woorden te brengen.
Wat is het probleem? Wat voor invloed heeft dit op je klanten of je team? Hoe weet je of het is opgelost? Welke mogelijke oplossingen komen direct naar boven?
Dit zijn het soort vragen waar je over nadenkt en die je hier noteert. Neem de tijd hiervoor. Waarschijnlijk kom je hier nog meerdere keren terug voordat je verdergaat met je project. Misschien moet je zelfs aanpassingen doorvoeren naarmate je meer feedback en inzichten verzamelt. Dat is normaal en hoort allemaal bij het leerproces.
Stap 3. Valideer je aannames en laat je creativiteit de vrije loop
Je hebt tijdens het definiëren van je probleem waarschijnlijk veel veronderstellingen gedaan. Het volgende deel van de sjabloon biedt je de ruimte om ze te testen met feiten en cijfers.
Er zijn twee delen: een waarin je noteert wat je al weet en een waarin je de vragen formuleert die nog moeten worden beantwoord.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je de blog van je bedrijf opnieuw wilt ontwerpen, zodat deze gebruiksvriendelijker wordt. Misschien weet je al dat 56% van je bezoekers je blog verlaat nadat ze één post hebben gelezen. Die informatie noteer je in het eerste deel van het validatiegedeelte. Maar je wil er ook achter komen wat ze langer op je website houdt. Die vraag noteer je in het tweede deel.
Onthoud dat het je doel is om eerst de oplossing waarover je hebt gebrainstormd te bevestigen of ontkrachten, voordat je verdergaat. Als je dat nog niet met vertrouwen kunt doen, moet je mogelijk terug naar je probleemspace of andere mogelijke oplossingen overwegen.
Stap 4. Aan de slag
In dit laatste deel geef je gas. Je hebt al een moeilijke klus geklaard, namelijk het definiëren van je probleem en het kiezen van een gevalideerde oplossing. Gebruik dit laatste deel om de oplossing uit te leggen en samen te vatten waarom een klant dit zou willen. Voeg aantekeningen toe en typ /image om schermafbeeldingen en schetsen toe te voegen. Er is ook ruimte om je schaal en scope vast te leggen, zoals hoe groot je team moet zijn.
Door alle details uit te werken, blijf je gericht op wat er echt toe doet en zorg je dat het project niet groter wordt dan je mogelijkheden of capaciteit toelaten.
Stap 5. Neem referentiematerialen op
Je wilt dat je projectplan álle belangrijke informatie over het project bevat. Type /link om andere referentiematerialen op te nemen die medewerkers nodig hebben, of het nu gaat om een creatieve briefing of een voorbeeld waarop men kan teruggrijpen. Voeg alles aan deze pagina toe, zodat alle informatie geordend en toegankelijk is.
