Resourceplanning gebruiken om je projecten soepel te laten verlopen

Wat is resourceplanning?

Het is tijd om erachter te komen wat het belang van resourceplanning is bij projectmanagement. Resourceplanning houdt in dat je bepaalt wat je nodig hebt voor een project, zodat je ervoor kunt zorgen dat alle benodigdheden beschikbaar zijn en worden toegewezen.

De term resources klinkt misschien alsof het vooral om tastbare zaken gaat. Resources bestaan echter ook uit teamleden of zelfs geldbedragen.

Over het algemeen vallen resources in de volgende categorieën:

• Mensen
• Budget
• Tools en software
• Apparatuur en ruimte

Voordat je ooit aan een project begint, moet je precies weten wat je nodig hebt om het project af te ronden. Dan zorg je er niet alleen voor dat je over die resources beschikt, maar ook dat je ze kunt gebruiken wanneer jij ze nodig hebt.

1. Nauwkeurige projectplannen opstellen

In je projectplan staat welke stappen je moet zetten om een project te voltooien en wanneer elk stap wordt voltooid. Die mijlpalen zijn onmogelijk te plannen als je niet weet welke resources beschikbaar zijn.

Stel dat er in je projectplan staat dat je aan het einde van deze week de graphics klaar moet hebben voor je presentatie, maar je wist niet dat je grafisch ontwerper tot eind volgende maand met een ander project bezig is.

Als je geen rekening houdt met de beschikbaarheid van resources, zijn je projectplannen onjuist, zijn je deadlines niet meer dan inschattingen en zorg je voor onnodige stress. Je hele project hangt aan elkaar met giswerk.

2. Knelpunten vermijden

Als je je resources plant, voorkom je ook onnodige vertragingen. Als meerdere mensen of projecten tegelijkertijd dezelfde resources nodig hebben, kan het zijn dat jij diegene bent die misgrijpt.

Soms gaat het misschien goed. Maar soms ook niet. En als het een keertje misgaat, moet de hele tijdlijn van je project op de schop.

Stel je eens voor: als je van tevoren een vergaderruimte had geboekt, had je niet het hele kantoor hoeven afstruinen en ongemakkelijk oogcontact met collega's in de vergaderruimte hoeven maken. Dan had je meteen aan de slag kunnen gaan.

3. Capaciteit beheren

4. Lever meer succesvolle projecten

Dan komen we aan bij het grootste voordeel: meer geslaagde projecten.

Uit een rapport van het Project Management Institute (PMI) bleek dat resourceafhankelijkheid en overbelaste resources twee van de meest genoemde oorzaken waren van het mislukken van een project. Deze twee factoren scoorden zelfs hoger dan problemen als onervaren projectmanagers en uitstelgedrag van teamleden.

Door te plannen welke resources je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt, en hoe je ze in handen krijgt, zijn jij en je team klaar om projecten tot een goed einde te brengen. En ook nog eens met veel minder stress.

Het proces voor resourceplanning: alles wat je nodig hebt, op het juiste moment

Je kunt de toekomst niet voorspellen, en dat maakt resourceplanning best lastig. Hoe kun je in hemelsnaam weten wat er allemaal nodig is voor je project?

Dit komt neer op een eenvoudige formule die je kunt gebruiken om je resources effectief te plannen en te beheren. Eindeloze zoektochten naar lege vergaderruimtes zijn verleden tijd.

Stap 1: bepaal welke resources je nodig hebt

Maak eerst een lijst van alles wat je nodig hebt om het project te voltooien. Vooral voor enorme, multifunctionele projecten kan dit lastig zijn. Pak een notitieblok en een pen en noteer de meest voor de hand liggende resources.

Je hebt nu de eerste resources die in je opkomen genoteerd. Denk nu eens na over de verschillende fases of onderdelen van je project. Het webinar dat je maakt, begint bijvoorbeeld met een overzicht van de content. Dat betekent dat je iemand van het contentteam en een vakexpert nodig hebt. Ga verder met het doorlopen van de fases van je project en noteer welke resources er op dat moment nodig zijn.

Ben je bang dat je iets bent vergeten? Laat een paar andere teamleden naar je lijst kijken. Vooral als ze eerder soortgelijke projecten hebben gedaan, weten ze precies welke resources je over het hoofd hebt gezien.

Heb je je lange lijst af? Schep dan wat orde in de chaos door alle onderdelen in te delen in de categorieën die we eerder hebben benoemd: mensen, software, apparatuur en budget.

Stap 2: begrijp welke resources je tot je beschikking hebt

Je hebt een waslijst met alles wat je nodig hebt. Nu heb je het antwoord nodig op deze vraag: wat heb je al?

We houden het simpel, dus pak twee verschillende markeerstiften. We gaan de kleur groen gebruiken voor dingen waar je al toegang toe hebt en de kleur roze voor dingen die je nodig hebt.

Begin met de groene resources. Bekijk je lijst en markeer de resources die je al hebt. Misschien heb je al een abonnement op software voor videoconferenties om je webinar te hosten als die klaar is. Markeer dat groen.

En nu: markeer de resources die je nog niet hebt met je roze markeerstift. Je hebt geen grafisch ontwerper om de dia's te maken.

Herhaal dit totdat alles op je lijst groen of roze is.

Stap 3: Verzamel de resources die je nodig hebt

Laten we de roze resources wat beter bekijken. Dit zijn de dingen die je nodig hebt voor je project, maar die je nog niet hebt.

Zelfs de kleinste teams hebben resources nodig, dus het is hoog tijd om uit te zoeken waar je die vandaan kunt halen.

Je weet dat je geen grafisch ontwerper in huis hebt om de dia's van je webinar te maken. Ga je dat werk uitbesteden aan een bureau of freelancer? Of ga je een gratis tool zoals Canva gebruiken om er het beste van te maken? Wees specifiek over hoe je aan al die behoeften gaat voldoen en zet de oplossing op je lijstje.

Stap 4: maak een overzicht van de resourceafhankelijkheden

Tijd om naar de groen gemarkeerde resources te kijken. Een van de grootste fouten die je kunt maken is denken: oké, die hebben we. Daar hoeven we niet meer over na te denken.

Je bent niet de enige die druk bezig is met projecten, en je moet verder kijken dan simpelweg de aanwezigheid van je resources; je moet zeker weten dat ze beschikbaar zijn. Zo kun je realistischer zijn wanneer je ze toewijst aan je project.

De beschikbaarheid van je resources is niet altijd duidelijk. Om dit te begrijpen, moet je:

• In gesprek gaan met de relevante teamleden om inzicht te krijgen in hun toekomstige capaciteit (het contentteam kan pas volgende maand beginnen aan je webinar).
• Neem contact op met andere afdelingen die dezelfde resources gebruiken om te zien of ze een resource al hebben geclaimd, en wanneer (het salesteam gebruikt de videoconferentiesoftware deze maand voor instructievideo's, maar jij bent daarna aan de beurt).
• Krijg inzicht in de scope van je project en voorspel toekomstige behoeften aan resources, zodat je wat speelruimte kunt creëren (je hebt bijvoorbeeld het webontwikkelingsteam nodig om helemaal aan het einde van je project een landingspagina voor het webinar te maken, maar je moet nu alvast een plekje op de agenda van dat team claimen).

Net als met alles in dit leven, gaat dit met vallen en opstaan. Maar alleen al door je resources te plannen, kom je gaandeweg veel minder obstakels tegen.

Stap 5: maak het projectplan

Nu je een totaalbeeld en alle informatie hebt, kun je je projectplan maken op basis van realistische toegang tot resources. En onthoud: de beste projectplannen worden gemaakt op basis van resourcebeschikbaarheid. Als je resources moet gaan toevoegen aan een bestaand plan, gaat het gegarandeerd mis.

Je moet dan heel wat dingen gaan veranderen. Als je weet dat de software voor videoconferenties pas volgende maand beschikbaar is, dan weet je dat je je webinar dan pas (op zijn vroegst) kunt houden.

Als je de stappen van je projectplan in kaart brengt, vermeld dan onder elke stap de resources die nodig zijn voor dat deel. Het is ook handig om aan te geven wanneer je klaar bent met die resource. Dan kunnen anderen plannen maken om die resources na jou te gebruiken.

Software als hulpmiddel bij de planning van resources

We hebben hierboven een vrij handmatige aanpak voor resourceplanning geschetst. En één ding is zeker: die aanpak is waterdicht.

Maar als het gaat om resources bepalen, toewijzen en maximaliseren, zijn markeerstiften niet je enige hulpmiddel. Software kan je helpen bij het volgende:

• Je projecten binnen de hele organisatie visualiseren
• Overlappingen tussen resources herkennen
• Projectplannen en benodigde resources in realtime aanpassen
• De werklast en beschikbaarheid van teamleden beheren
• Toegang tot gegevens en rapporten om toekomstige projectplannen en resourcevereisten vorm te geven

Het maakt niet uit of je liever met spreadsheets, software of ouderwets met pen en paper werkt. Die keuze ligt helemaal bij jou. Maar houd er rekening mee dat software voor resourceplanning veel voordelen biedt (en voorkomt dat je een verkrampte hand krijgt).

Nooit meer frustratie door resources

Stel je voor: jij en je team pakken jullie laptops, lopen richting een vergaderruimte met een whiteboard en beginnen meteen aan een brainstormsessie. Dat zou nog eens wat zijn, of niet?

Maar vaak loop je rondjes op kantoor en kom je terecht in die ene veel te kleine ruimte naast de toiletten, die eigenlijk alleen is bedoeld voor mensen die een privételefoongesprek willen houden.

Dat is wat er gebeurt als resources niet effectief worden toegewezen. Frustratie en verwarring nemen toe en soms kun je niet eens doen wat je wilde doen, omdat de resources er gewoonweg niet zijn.

Zoals je al kunt raden is resourceplanning onmisbaar om proactief alle benodigdheden voor je project te identificeren, toe te wijzen en te beheren.

Vergaderingen op de gang zijn verleden tijd; vanaf nu is die ruime vergaderruimte voor jou.