리소스 계획으로 프로젝트를 원활하게 실행하는 방법
스트레스, 병목 현상, 갈등을 피하는 비결
리소스 계획은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(예: 인력, 소프트웨어, 장비, 예산)를 결정하고 효율성을 극대화하기 위해 리소스를 할당하는 과정입니다
팀에서 즉흥적으로 브레인스토밍 세션을 열려고 합니다. 노트북을 들고 회사 내 대회의실로 향합니다. 이런! 이미 다른 회의가 진행되고 있네요.
더 작은 회의실로 이동합니다. 그곳 역시 다른 팀이 사용하고 있습니다. 그 팀은 회의실을 너무 오래 사용하고 있는 것 같습니다.
이제 팀 전체가 휴게실 옆 테이블로 이동하지만 점심을 먹거나 커피를 마시는 직원들이 너무 많습니다. 이렇게 사무실 구석구석을 계속 돌아다니게 됩니다.
그러한 어려움에 익숙하다면(아마 그럴 것입니다) 리소스 계획 및 관리가 이루어지지 않을 때 어떤 일이 벌어지는지 이미 알고 계실 것입니다. 짜증이 나는 정도에서 그칠 수도 있지만 최악의 경우 프로젝트에 중대한 지장을 줄 수 있습니다.
리소스 계획의 중요성
분노를 유발하는 회의실의 예시를 다시 살펴보려고 하므로 3초 동안 숨을 들이마시고 3초 동안 내쉬세요.
팀이 빠른 공동 작업 세션을 위해 앉아서 서로 힘을 합칠 준비가 되었을 때 공간이라는 중요한 리소스가 없었습니다. 일할 준비는 되었지만 갈 곳이 없었습니다.
그래서 단순해야 할 일에 많은 걸림돌이 생겼습니다. (회의실을 혼자 차지하는 팀원을 무섭게 노려보는 것 말고) 리소스 계획을 소홀히 할 때 일어나는 몇 가지 함정을 살펴보겠습니다.
1. 정확한 프로젝트 계획 세우기
프로젝트 계획에는 프로젝트를 완료하기 위해 어떤 조치를 취해야 하는지, 그리고 각 단계를 언제 취할지가 자세히 설명되어 있습니다. 어떤 리소스를 사용할 수 있는지 모르면 마일스톤을 계획할 수 없습니다.
예를 들어 프로젝트 계획에 따르면 이번 주 말까지 프레젠테이션을 위해 그래픽을 완성해야 하는데 그래픽 디자이너에게 다음 달 말까지 다른 프로젝트가 예약되어 있다는 사실을 몰랐다면 어떻게 됩니까?
리소스의 업무 가능 상태를 고려하지 못하면 프로젝트 계획이 부정확해지고 기한은 추측만을 기반으로 하고 필요한 것을 얻는 데 운에 맡기면서 괜히 스트레스만 많이 받게 됩니다.
2. 병목 현상 피하기
리소스를 계획하면 불필요한 지연을 방지할 수 있습니다. 여러 명이나 프로젝트에 같은 리소스가 동시에 필요한 경우 그 리소스를 여러분이 이용할 것이라는 보장은 없습니다.
물론 여러분이 먼저 사용할 수도 있지만 그렇지 못할 가능성도 있습니다. 그 경쟁에서 이기지 못하면 전체 프로젝트 타임라인을 뒤로 밀어야 합니다.
생각해 보세요. 회의실을 미리 예약했다면 사무실 곳곳을 돌아다니며 회의 공간을 어색하게 기웃거릴 일이 없고 바로 생산적인 브레인스토밍을 시작했을 것입니다.
3. 작업 수용량 관리
4. 더 많은 성공적인 프로젝트 제공
이것은 더 많은 성공적인 프로젝트라는 가장 큰 이익을 가져다 줍니다.
한 Project Management Institute(PMI) 보고서에 따르면 가장 많이 언급되는 프로젝트 실패 원인 두 가지는 리소스 종속성과 리소스 세금이라는 사실이 밝혀졌습니다. 프로젝트 매니저의 경험 부족이나 팀원이 일을 미루는 것과 같은 다른 이슈보다도 앞섰습니다.
무엇이 필요한지, 언제 필요한지, 그리고 어떻게 손에 넣을지 계획하면 여러분과 팀은 스트레스도 훨씬 적게 받으면서 프로젝트를 완료할 준비가 되어 있다는 뜻입니다.
리소스 계획 프로세스: 필요한 것을 필요할 때 얻는 방법
미래는 예측할 수 없기 때문에 리소스 계획은 꽤 어렵습니다. 프로젝트에 필요한 모든 것을 어떻게 알 수 있습니까?
리소스를 효과적으로 계획하고 관리하는 데 사용할 수 있는 간단한 공식으로 요약할 수 있습니다. 빈 회의 공간을 찾기 위한 무의미한 노력은 여기서 멈추세요.
1단계: 필요한 리소스 찾기
프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 목록으로 만드는 것부터 시작하세요. 특히 규모가 큰 교차 기능 프로젝트의 경우에는 까다로울 수 있습니다. 종이와 펜을 들고 명백한 리소스를 적어보세요.
당연한 것들은 제외하고 프로젝트의 여러 단계나 섹션에 대해 생각해 보세요. 예를 들어 여러분이 만들고 있는 웹 세미나는 내용 개요로 시작하기 때문에 콘텐츠 팀의 팀원과 주제 전문가가 필요합니다. 프로젝트의 단계를 계속 살펴보면서 그 시점에서 어떤 리소스가 필요한지 적어보세요.
놓친 것이 있을까 봐 걱정되십니까? 팀원 몇 명에게 목록을 검토해 달라고 요청하세요. 특히 전에 비슷한 프로젝트를 완료한 적이 있는 팀원이라면 여러분이 간과한 리소스를 짚어낼 수 있습니다.
큰 목록을 완성했으면 앞서 언급한 범주(사용자, 소프트웨어, 장비, 예산)로 그룹화하여 혼란 속에 질서를 더하세요.
2단계: 이용할 수 있는 리소스 이해
필요한 모든 것이 담긴 목록이 있습니다. 이제 "가지고 있는 것은 무엇인가?"라는 질문에 대한 답이 필요합니다.
아주 단순하게 유지하고자 하므로 형광펜 두 개를 준비하세요. 이미 이용 가능한 것에는 초록색, 필요한 것에는 분홍색을 사용하세요.
초록색 리소스부터 시작하세요. 목록을 자세히 살펴보고 이미 가지고 있는 리소스를 형광펜으로 칠하세요. 웹 세미나를 완료했을 때 호스팅할 동영상 회의 소프트웨어를 구독하고 있을 수 있습니다. 그러면 초록색으로 칠하세요.
그 다음은 가지고 있지 않은 것을 분홍색 형광펜으로 칠하세요. 프레젠테이션 슬라이드를 만들 그래픽 디자이너가 없습니다.
목록에 있는 모든 것이 녹색이나 분홍색이 될 때까지 반복합니다.
3단계: 필요한 리소스 모으기
분홍색 리소스를 조금 더 자세히 살펴보겠습니다. 프로젝트에 필요하지만 아직 사용할 수 없는 것입니다.
아무리 근검절약한 팀이라도 리소스를 가져와야 하므로 이제 어떻게 손에 넣을지 고민할 차례입니다.
이제 웹 세미나 슬라이드를 만들 사내 그래픽 디자이너가 없다는 것을 알고 있습니다. 대행사나 프리랜서에게 아웃소싱할 것입니까? Canva와 같은 무료 도구를 사용하여 직접 되는 만큼 해볼 것입니까? 각 요구 사항을 어떻게 충족할지 구체적으로 알아보고 목록에 솔루션을 적으세요.
4단계: 리소스 종속성 개요
이제 초록색 리소스에 집중할 차례입니다. 가장 큰 실수는 다음과 같이 생각하는 것입니다. “아, 이 리소스는 이미 있으니까 아무 문제 없어.”
프로젝트를 진행하는 팀원은 여러분 말고도 있기 때문에 리소스가 있는지 여부를 넘어 업무 가능 상태를 이해해야 합니다. 그러면 리소스를 프로젝트에 현실적으로 할당할 수 있을 것입니다.
리소스의 업무 가능 상태는 항상 당연한 것이 아니며 이것을 파악하려면 다음과 같이 해야 합니다.
- 필요한 팀원과 대화를 나눠서 향후 작업 수용량을 파악합니다(예: 콘텐츠 팀은 다음 달이 되어야 웹 세미나 개요를 작성할 수 있음).
- 같은 리소스를 사용하는 다른 부서와 연락하여 이미 리소스를 확보했는지, 그리고 언제 사용할 예정인지(즉, 이번 달에 영업 팀이 정보 제공 동영상을 위해 화상 회의 소프트웨어를 사용하고 있지만 다음 차례에 사용할 수 있음) 파악합니다.
- 버퍼에 구축할 수 있도록 프로젝트 범위를 이해하고 향후 리소스 수요를 예측합니다(예: 프로젝트 마지막에 웹 개발 팀이 웹 세미나 랜딩 페이지를 만들어줘야 하는데 지금 예약해야 함).
무언가를 마스터하는 것과 비슷하게 몇 차례 실험과 시행착오가 있을 것입니다. 하지만 리소스 계획을 세웠다는 사실만으로도 여러분과 프로젝트에 걸림돌이 덜 발생한다는 것을 의미합니다.
5단계: 프로젝트 계획 만들기
이제 전체 그림과 모든 정보를 얻었으니 리소스에 대한 현실적인 액세스를 중심으로 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. 가장 좋은 프로젝트 계획은 기존 계획에 리소스를 꽉꽉 채워넣기보다는 리소스를 중심으로 만들어진다는 것을 기억하세요.
퍼즐 조각들을 이리저리 옮겨야 합니다. 화상 회의 소프트웨어를 다음 달까지 이용할 수 없다는 것을 안다면 그때까지는 웹 세미나를 호스팅할 수 없는 것입니다.
프로젝트 계획의 단계를 계획할 때 각 단계별로 해당 부분에 필요한 리소스를 나열하세요. 사용자가 리소스를 나중에 사용할 계획을 세울 수 있도록 리소스 사용이 언제 완료되는지 지정하는 것도 좋습니다.
소프트웨어가 리소스 계획에 도움이 되는 방법
위에서 리소스 계획에 대해 꽤 수동적인 접근 방식을 설명했습니다. 효과적인 접근 방식이므로 안심하세요.
하지만 리소스를 식별하고 할당하고 최대화하는 일은 혼자 형광펜으로 해야 할 필요는 없습니다. 소프트웨어가 도움이 될 수 있습니다.
- 조직 전체의 프로젝트를 시각화
- 리소스 간 중복 식별
- 프로젝트 계획 및 리소스 요구 사항을 실시간으로 조정
- 팀원들의 업무량 및 대역폭 관리
- 데이터와 보고서에 액세스하여 향후 프로젝트 계획과 리소스 요구 사항을 조정
스프레드시트, 소프트웨어나 든든한 메모장 중 어떤 것을 선호하든 선택은 여러분에게 달렸습니다. 하지만 리소스 계획 소프트웨어는 수많은 이점을 제공하고 번거로움도 덜어줄 수 있습니다.
