리소스 계획으로 프로젝트를 원활하게 실행하는 방법
스트레스, 병목 현상, 갈등을 피하는 비결
리소스 계획은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(예: 인력, 소프트웨어, 장비, 예산)를 결정하고 효율성을 극대화하기 위해 리소스를 할당하는 과정입니다
팀에서 즉흥적으로 브레인스토밍 세션을 열려고 합니다. 노트북을 들고 회사 내 대회의실로 향합니다. 이런! 이미 다른 회의가 진행되고 있네요.
더 작은 회의실로 이동합니다. 그곳 역시 다른 팀이 사용하고 있습니다. 그 팀은 회의실을 너무 오래 사용하고 있는 것 같습니다.
이제 팀 전체가 휴게실 옆 테이블로 이동하지만 점심을 먹거나 커피를 마시는 직원들이 너무 많습니다. 이렇게 사무실 구석구석을 계속 돌아다니게 됩니다.
그러한 어려움에 익숙하다면(아마 그럴 것입니다) 리소스 계획 및 관리가 이루어지지 않을 때 어떤 일이 벌어지는지 이미 알고 계실 것입니다. 짜증이 나는 정도에서 그칠 수도 있지만 최악의 경우 프로젝트에 중대한 지장을 줄 수 있습니다.
리소스 계획 프로세스: 필요한 것을 필요할 때 얻는 방법
미래는 예측할 수 없기 때문에 리소스 계획은 꽤 어렵습니다. 프로젝트에 필요한 모든 것을 어떻게 알 수 있습니까?
리소스를 효과적으로 계획하고 관리하는 데 사용할 수 있는 간단한 공식으로 요약할 수 있습니다. 빈 회의 공간을 찾기 위한 무의미한 노력은 여기서 멈추세요.
1단계: 필요한 리소스 찾기
프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 목록으로 만드는 것부터 시작하세요. 특히 규모가 큰 교차 기능 프로젝트의 경우에는 까다로울 수 있습니다. 종이와 펜을 들고 명백한 리소스를 적어보세요.
당연한 것들은 제외하고 프로젝트의 여러 단계나 섹션에 대해 생각해 보세요. 예를 들어 여러분이 만들고 있는 웹 세미나는 내용 개요로 시작하기 때문에 콘텐츠 팀의 팀원과 주제 전문가가 필요합니다. 프로젝트의 단계를 계속 살펴보면서 그 시점에서 어떤 리소스가 필요한지 적어보세요.
놓친 것이 있을까 봐 걱정되십니까? 팀원 몇 명에게 목록을 검토해 달라고 요청하세요. 특히 전에 비슷한 프로젝트를 완료한 적이 있는 팀원이라면 여러분이 간과한 리소스를 짚어낼 수 있습니다.
큰 목록을 완성했으면 앞서 언급한 범주(사용자, 소프트웨어, 장비, 예산)로 그룹화하여 혼란 속에 질서를 더하세요.
2단계: 이용할 수 있는 리소스 이해
필요한 모든 것이 담긴 목록이 있습니다. 이제 "가지고 있는 것은 무엇인가?"라는 질문에 대한 답이 필요합니다.
아주 단순하게 유지하고자 하므로 형광펜 두 개를 준비하세요. 이미 이용 가능한 것에는 초록색, 필요한 것에는 분홍색을 사용하세요.
초록색 리소스부터 시작하세요. 목록을 자세히 살펴보고 이미 가지고 있는 리소스를 형광펜으로 칠하세요. 웹 세미나를 완료했을 때 호스팅할 동영상 회의 소프트웨어를 구독하고 있을 수 있습니다. 그러면 초록색으로 칠하세요.
그 다음은 가지고 있지 않은 것을 분홍색 형광펜으로 칠하세요. 프레젠테이션 슬라이드를 만들 그래픽 디자이너가 없습니다.
목록에 있는 모든 것이 녹색이나 분홍색이 될 때까지 반복합니다.
3단계: 필요한 리소스 모으기
분홍색 리소스를 조금 더 자세히 살펴보겠습니다. 프로젝트에 필요하지만 아직 사용할 수 없는 것입니다.
아무리 근검절약한 팀이라도 리소스를 가져와야 하므로 이제 어떻게 손에 넣을지 고민할 차례입니다.
이제 웹 세미나 슬라이드를 만들 사내 그래픽 디자이너가 없다는 것을 알고 있습니다. 대행사나 프리랜서에게 아웃소싱할 것입니까? Canva와 같은 무료 도구를 사용하여 직접 되는 만큼 해볼 것입니까? 각 요구 사항을 어떻게 충족할지 구체적으로 알아보고 목록에 솔루션을 적으세요.
4단계: 리소스 종속성 개요
이제 초록색 리소스에 집중할 차례입니다. 가장 큰 실수는 다음과 같이 생각하는 것입니다. “아, 이 리소스는 이미 있으니까 아무 문제 없어.”
프로젝트를 진행하는 팀원은 여러분 말고도 있기 때문에 리소스가 있는지 여부를 넘어 업무 가능 상태를 이해해야 합니다. 그러면 리소스를 프로젝트에 현실적으로 할당할 수 있을 것입니다.
리소스의 업무 가능 상태는 항상 당연한 것이 아니며 이것을 파악하려면 다음과 같이 해야 합니다.
- 필요한 팀원과 대화를 나눠서 향후 작업 수용량을 파악합니다(예: 콘텐츠 팀은 다음 달이 되어야 웹 세미나 개요를 작성할 수 있음).
- 같은 리소스를 사용하는 다른 부서와 연락하여 이미 리소스를 확보했는지, 그리고 언제 사용할 예정인지(즉, 이번 달에 영업 팀이 정보 제공 동영상을 위해 화상 회의 소프트웨어를 사용하고 있지만 다음 차례에 사용할 수 있음) 파악합니다.
- 버퍼에 구축할 수 있도록 프로젝트 범위를 이해하고 향후 리소스 수요를 예측합니다(예: 프로젝트 마지막에 웹 개발 팀이 웹 세미나 랜딩 페이지를 만들어줘야 하는데 지금 예약해야 함).
무언가를 마스터하는 것과 비슷하게 몇 차례 실험과 시행착오가 있을 것입니다. 하지만 리소스 계획을 세웠다는 사실만으로도 여러분과 프로젝트에 걸림돌이 덜 발생한다는 것을 의미합니다.
5단계: 프로젝트 계획 만들기
이제 전체 그림과 모든 정보를 얻었으니 리소스에 대한 현실적인 액세스를 중심으로 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. 가장 좋은 프로젝트 계획은 기존 계획에 리소스를 꽉꽉 채워넣기보다는 리소스를 중심으로 만들어진다는 것을 기억하세요.
퍼즐 조각들을 이리저리 옮겨야 합니다. 화상 회의 소프트웨어를 다음 달까지 이용할 수 없다는 것을 안다면 그때까지는 웹 세미나를 호스팅할 수 없는 것입니다.
프로젝트 계획의 단계를 계획할 때 각 단계별로 해당 부분에 필요한 리소스를 나열하세요. 사용자가 리소스를 나중에 사용할 계획을 세울 수 있도록 리소스 사용이 언제 완료되는지 지정하는 것도 좋습니다.
소프트웨어가 리소스 계획에 도움이 되는 방법
위에서 리소스 계획에 대해 꽤 수동적인 접근 방식을 설명했습니다. 효과적인 접근 방식이므로 안심하세요.
하지만 리소스를 식별하고 할당하고 최대화하는 일은 혼자 형광펜으로 해야 할 필요는 없습니다. 소프트웨어가 도움이 될 수 있습니다.
- 조직 전체의 프로젝트를 시각화
- 리소스 간 중복 식별
- 프로젝트 계획 및 리소스 요구 사항을 실시간으로 조정
- 팀원들의 업무량 및 대역폭 관리
- 데이터와 보고서에 액세스하여 향후 프로젝트 계획과 리소스 요구 사항을 조정
스프레드시트, 소프트웨어나 든든한 메모장 중 어떤 것을 선호하든 선택은 여러분에게 달렸습니다. 하지만 리소스 계획 소프트웨어는 수많은 이점을 제공하고 번거로움도 덜어줄 수 있습니다.
