Confluence로 문서 저장 및 추적

교차 기능 팀은 워크플로 내에서 수많은 프로젝트 문서를 처리합니다. 계약서부터 제안서, 크리에이티브 브리프 및 전략에 이르기까지, 팀은 매일 다양한 중요 정보 및 기밀 정보에 액세스합니다. 어떤 사용자가 이 문서를 저장하고 보고 편집할 수 있는지를 제어해야 합니다. Confluence를 사용하면 그렇게 할 수 있습니다.

페이지 제한 및 권한을 사용하면 어떤 사용자가 Confluence 스페이스, 페이지, 그리고 포함된 파일 또는 첨부한 문서에 액세스할 수 있는지 제어할 수 있습니다. 하지만 페이지 제한은 권한과 다릅니다.

• 페이지 제한: 기본적으로 Confluence 페이지는 누구나 보고 편집할 수 있도록 열려 있습니다. 하지만 필요한 경우 보기, 편집 또는 두 가지 모두 제한할 수 있습니다. 관리자가 개별 페이지 수준 또는 상위 수준에서 제한을 변경할 수 있으며, 그러면 하위 페이지는 해당 제한을 상속받습니다.

• 권한: 권한은 전역 또는 스페이스 수준에서 이루어집니다. Confluence 관리자는 사이트 전반의 전역 권한을 할당합니다. 여기에는 팀원이 스페이스를 만들 수 있는지, 로그인할 수 있는지 등이 포함됩니다. 스페이스 권한에 따라 다양한 그룹 및 개별 사용자의 액세스 설정이 달라집니다. 여기에는 스페이스 내의 콘텐츠 보기, 추가, 변경 및 삭제 권한 등이 포함됩니다.

Confluence 스페이스를 집이라고 생각해 보세요. 누구에게든 현관 열쇠(권한)를 줄 수 있지만, 그렇다고 해서 집 안의 모든 방에 들어갈 수 있다는 것은 아닙니다(페이지 제한).

Confluence를 문서 추적 시스템으로 사용하면, 여러 사용자를 대상으로 많은 페이지를 제한할 수 있습니다. HIPAA 준수를 위해 문서를 잠그고 안전하게 보관하거나 예산 또는 직원 검토를 위한 문서를 보호해야 할 수도 있습니다. 문서 관리 시스템에서 여러 페이지 사용자를 대상으로 다양한 제한을 설정해야 하는 경우 민감한 파일을 위한 새 스페이스를 만드는 것을 고려해 볼 수 있습니다. 제한된 새 스페이스를 만들면 개별 사용자를 제한할 필요 없이 액세스가 필요한 이해 관계자에게만 권한을 부여할 수 있습니다.

Confluence의 페이지 기록 및 페이지 비교 보기를 사용하면 페이지 변경에 대한 감사 내역과 더불어 문서 추적을 최대한 활용할 수 있습니다. 시스템은 페이지를 관찰하는 모든 사용자에게 후속 알림도 보냅니다.

Confluence 페이지 기록을 사용하면 서로 다른 페이지 버전 간의 변경 및 수정 사항을 추적 및 비교하고, 필요한 경우 페이지의 이전 버전을 복원할 수 있습니다. 이 수준의 버전 제어를 통해 쉽게 보고 변경할 수 있을 뿐만 아니라 페이지에 액세스할 수 있는 모든 사용자에게 투명성이 제공됩니다.

특정 버전의 Confluence 페이지를 볼 때 다음 기능을 사용할 수 있습니다.

• 현재 버전: 페이지의 최신 버전을 봅니다.
• 현재 페이지와 비교: 최신 버전의 페이지와 현재 보고 있는 페이지 간의 차이를 비교합니다.
• 이 버전 복원: 이전 버전 페이지의 콘텐츠를 다시 가져옵니다.
• 페이지 기록 보기: 페이지 수정 및 버전 목록을 봅니다.

• 이전 및 다음 버전: 페이지의 이전 또는 다음 버전을 봅니다.

특정 페이지에 대한 권한이 있는 각 사용자의 개별 변경 사항은 볼 수 없지만, 페이지의 특정 버전에 기여한 사용자의 이름은 볼 수 있습니다.

McKinsey에 따르면 직원들은 하루의 20%를 정보를 검색하고 수집하는 데 사용합니다(시간 낭비). 이 시간을 더 생산적인 일에 사용할 수 있습니다.

Confluence의 주요 기능 중 하나는 Atlassian Intelligence(AI) 기반의 기본 제공 검색 기능입니다. Confluence의 AI 검색은 사용자가 관련 문서를 찾도록 지원하는 것을 넘어서 조직으로부터 학습합니다. 고유한 프로젝트 이름 또는 약어는 검색 가능한 데이터베이스에 저장됩니다. 종합적인 권한 지원 기능 덕분에 액세스할 수 있는 영역을 원하는 대로 조정할 수 있습니다.

사용자가 Confluence에서 검색하면 플랫폼은 모든 작업 영역(개인 스페이스 포함), 스페이스 설명, 개인 프로필, 메일, 페이지에서 콘텐츠를 검색합니다. 검색 및 추적 기능은 PDF, Microsoft Word 문서, PowerPoint 프레젠테이션, Excel 스프레드시트와 같은 첨부 파일의 내용도 스캔합니다. 사용자에게 표시되는 결과는 개별 Confluence 권한을 기반으로 하므로, 허용된 콘텐츠만 표시됩니다.

사용자는 대화형 필터로 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 다음 매개 변수 내에서, 그리고 다음 매개 변수를 사용하여 검색할 수 있습니다.

• 스페이스 내: 팀원이 현재 있는 스페이스가 기본적으로 상단에 표시되지만, 사용자는 다른 스페이스 내 또는 스페이스 목록에서 콘텐츠를 찾을 수 있습니다.
• 특정 사용자별: "기여자" 필터를 사용하면 개별 사용자가 수정한(만들거나 댓글을 추가하거나 업데이트한) 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 사용자가 사용자 이름을 입력하기 시작하면 Confluence에서 실시간으로 가능한 결과를 표시합니다.
• 콘텐츠 유형별: "유형" 필터는 페이지, 댓글, 사용자 프로필, 블로그 게시물과 같은 특정 콘텐츠 유형의 결과만 표시합니다.
• 지정된 기간 내: "날짜" 필터는 지정된 기간 내에 마지막으로 수정한(만들거나 댓글을 추가하거나 업데이트한) 콘텐츠만 표시합니다.
• 특정 레이블 포함: "레이블" 필터는 특정 레이블을 포함한 콘텐츠만 표시합니다. 이 파일 추적 기능을 사용하려면, 팀원은 레이블 이름을 입력하고 표시되는 가능한 일치 항목 중에서 선택하면 됩니다.

• 스페이스 범주 내: 스페이스 관리자는 스페이스를 팀원 위치, 주제, 부서 범주로 분류할 수 있습니다. 사용자는 스페이스 디렉터리 내에서 가능한 범주를 찾아보거나 범주 이름을 입력하여 관련 스페이스 그룹 내에서 문서를 찾을 수 있습니다.

Confluence의 고급 검색 옵션을 사용하면 날짜 범위, 작성자, 제목 또는 상위 페이지와 같은 필터를 더 추가할 수도 있습니다. 사용자 친화적인 문서 추적 소프트웨어 솔루션을 찾고 있다면 Confluence 검색 기능이 좋은 출발점입니다.

회사는 개인, 그룹, 프로젝트, 파일 등 변화하는 많은 요소를 처리하며, 이러한 변화를 따라갈 수 있는 팀 작업 영역이 필요합니다. Confluence를 사용하면 단순한 지식 및 협업 플랫폼을 넘어서 종합적인 문서 추적 및 저장 도구를 얻게 됩니다.

지금 바로 Confluence를 사용해 보세요. 그리고 여러분이 선택한 문서 관리 시스템이 조직의 취약한 데이터를 보호하고 팀의 소중한 시간을 절약하고 회사의 수익을 개선하는 데 어떤 도움이 될 수 있는지 알아보세요.