협업 중심의 회의를 수용하고 무의미한 통화를 방지하는 방법

회의에서 15~20분이 지나면 집중력이 떨어집니다. 15~30분 정도의 회의를 일반적인 것으로 만들어 지루한 회의를 중단하세요.

빠르게 말하는 실력을 연습하기 전에 잠시 멈추고, 협업하고, 다른 팀원의 의견을 들어보세요. 회의에 참여하기 전에 팀원과 협업하면 회의를 더 짧고 생산적으로 진행할 수 있습니다. Confluence 페이지와 같은 협업 도구를 사용하면 회의의 주요 요점을 비동기식으로 논의할 수 있습니다. 미리 작업하면 팀원이 아이디어를 공유하고 서로의 기여에 대해 댓글을 추가하고 각자의 속도에 맞춰 안건 항목을 편집할 수 있는 기회가 주어집니다. 따라서 실시간 회의에서 헤매게 될 일이 없습니다. 그러면 회의 당일에는 모두의 생각이 더 체계적으로 정리되어 논점을 벗어날 확률이 줄어들고 회의 시간도 짧아집니다.

더 효율적인 회의는 생산성뿐만 아니라 수익성에도 더 좋습니다. HBR의 회의 비용 계산기에 따르면, 각각 6만 달러를 버는 5명의 직원이 1시간짜리 회의에 한 번 참석하면 회사에는 210달러의 비용이 발생합니다. Atlassian의 연구에 따르면 팀원은 한 달에 평균 31시간을 비생산적인 회의에 보냅니다. 6만 달러의 연봉 기준으로 팀원 한 명당 월 1,302달러가 무의미한 회의로 낭비되는 것입니다.

“다음 중요한 아이디어”를 브레인스토밍하기 위해 열린 회의는 “어리석은” 아이디어를 내고 거절을 당할 것에 대한 두려움의 방해를 받기 때문에 효과가 없습니다. 또한 실시간 브레인스토밍은 논점을 벗어나는 경우가 많아서 실제로 많은 것을 달성하지 못합니다. 협업 중심의 회의 전에 이루어지는 비동기식 협업은 참가자들이 미리 생각하고 체계화할 수 있게 해주므로 실시간으로 아이디어를 공유할 수 있는 역량이 강화되었다고 느끼게 합니다.

HBR은 회의의 65% 이상이 "'정보 공유', '그룹 의견' 또는 '그룹 논의'를 위해 열린다"고 보고하며 이것은 대부분의 회의가 이메일을 보내는 것으로 대체했을 수도 있다는 뜻입니다. 그룹 논의 회의가 모두의 시간을 잘 활용하는 경우는 드물지만 이메일도 최선의 해결책은 아닙니다.

간단히 말하면 이메일은 효과적인 팀 브레인스토밍을 지원할 정도로 확장되지 않습니다. 스레드는 순식간에 첨부 파일과 회신의 미로가 되어 참가자가 무엇을 해야 하는지(및 누가 해야 하는지)와 같은 최신 관련 정보를 읽어내려고 애써야 합니다. 안건은 생산적인 협업 중심의 회의를 위한 발판이 되는 것이 아니라 회의가 시작되기도 전에 팀을 분열시키고 회의에 지장을 줄 수 있습니다.

팀 협업 도구는 팀원이 브레인스토밍 개요를 살펴보고 더 창의적으로 생각할 시간을 주는 비동기식 브레인스토밍을 촉진하여 팀의 브레인스토밍 프로세스를 개선할 수 있습니다.

브레인스토밍 기간이 길어지고 간헐적인 커뮤니케이션이 이루어지는 이 프로세스를 종종 버스트 커뮤니케이션이라고 합니다. “커뮤니케이션 사이에 침묵이 더 오래 지속되는 속사포 같은 커뮤니케이션”이 이루어집니다. 일하고 생각하고 도전하는 데 충분한 시간을 가질 수 있으면 끝없는 두더지 잡기 게임처럼 문제가 발생할 때마다 해결하려고 노력하는 것보다 마음이 얼마나 편안해질지 생각해 보세요. 전자의 경우가 더 생산적이고 스트레스도 덜 받을 것 같지 않습니까?

팀이 브레인스토밍할 시간을 이틀 이상 충분히 주어야 하며 특히 시간대가 다른 곳에서 일하는 경우 더욱 그렇습니다. 그런 다음 브레인스토밍 메모를 회의 안건을 위한 출발점으로 사용할 수 있습니다.

73%의 팀원은 회의 중에 다른 일을 합니다. 명확한 안건은 회의를 순조롭게 진행할 뿐만 아니라 참가자에게 회의의 목적과 역할을 알려줌으로써 참여도를 높입니다. 하지만 안건은 모두가 액세스할 수 있는 경우에만 효과적이며 협업 중심의 회의에는 협업 도구가 필요합니다. 팀원이 회의 전후와 그 도중에 협업할 수 있도록 Confluence의 공동 편집 모드를 활용하여 안건을 업데이트 가능한 문서로 만드세요.

모든 안건에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 회의의 목표
• 간결한 회의 토픽
• 회의 시간
• 관련 배경 정보 및 컨텍스트에 대한 리소스

모든 항목을 충족하는 데 어려움을 겪고 있다면 생산적인 회의를 진행할 준비가 되지 않은 것입니다. 협업 문서로 돌아가서 왜 이 회의가 이루어져야 하는지, 그리고 달성하고자 하는 목표에 대해 팀원과 대화를 나눠보세요. 문서 내에서 바로 작업할 수 있으며 회의가 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다. 그렇지 않아도 여러분과 팀원은 함께 생각을 체계화할 기회를 갖게 될 것입니다. 어느 쪽이든 실시간으로 회의를 진행하기 전에 더 전략적으로 생각하면 많은 시간을 절약하고 불만을 줄일 수 있습니다.

미팅 중에 결정된 사항과 작업에 대해 책임자나 후속 조치를 정하지 않으면 가장 생산적인 공동 작업 중심의 미팅도 뚜렷한 성과 없이 끝나고 맙니다.

항상 미팅을 마무리 하기 전에 5분 동안 실행 계획을 세우세요. 안건 문서는 계속 업데이트되므로 반드시 미팅 메모를 다시 참조하여 다음 단계를 파악해야 합니다. 미팅 메모 템플릿의 작업 항목 섹션을 활용하여 참석자와 함께 실시간으로 업무를 할당하세요.

모든 것은 누구나 이용할 수 있는 중앙 집중식 위치에 있으므로 누가 언제 어떤 작업을 해야 하는지 알아내기 위해 이메일이나 메모, 문서를 찾아 헤맬 필요가 없습니다.

미국의 기업에서는 불필요한 회의에 매년 370억 달러를 지출합니다. 비생산적인 회의에 비용을 낭비하지 말고 팀과 회의를 가지는 이유, 그리고 그 방법에 대해 더 신중하게 생각해 보세요. 일찍 그리고 자주 협업하면 캘린더가 더 이상 너무 어려운 테트리스 게임처럼 보이지 않을 것입니다. 회의를 완전히 없앨 수는 없지만 회의를 더 효과적이고 의도적으로 만들 수 있으며 회의를 줄이면 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.

Confluence를 사용하면 브레인스토밍부터 작업 완료까지 협업 중심의 회의의 모든 측면을 쉽게 관리할 수 있습니다. Free 플랜으로 시작하세요!