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미팅 노트 템플릿

작성자: Atlassian팀

회의 안건을 설정하고, 메모를 작성하고 팀과 실행 항목 공유

템플릿 사용
미팅 노트 템플릿

누구나 회의를 마치면서 '시간 낭비였다'고 생각한 적이 있을 것입니다. 일반적으로 이는 회의에 뚜렷한 목표나 안건이 없었거나, 회의에 본인이 필수 참여자가 아니었기 때문입니다. 자신과 자신의 회의 참여자가 회의를 더 잘 준비할 수 있도록 Atlassian에서는 생산적인 회의에 가장 필요한 요소, 즉 참석자, 회의 목표, 안건 및 실행 항목이 포함된 템플릿을 마련했습니다. 이 템플릿을 사용하여 회의를 준비하고, 주제를 벗어나지 않고, 노트를 작성하고, 실행 항목 및 결정 사항을 준비하세요.

미팅 노트 템플릿을 사용하는 방법

1단계. 우선 정말 필요한 회의인지 알아보기

이메일로 대체할 수 있는 30분 넘는 회의를 좋아하는 사람은 없습니다. 회의를 계획하기 전에 회의록 템플릿을 사용하면 회의가 정말 필요한지 판단하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 일정을 잡기 전에 목표가 무엇인지, 안건이 있는지, 그리고 적절한 사람들이 참석하여 설명하는지 자문해 보세요. 

2단계. 회의 전 준비 단계

초대의 전송 버튼을 누르기 전에, 회의 안건을 만들어 자신과 자신의 참석자에게 성공적인 회의가 되는 데 필요한 모든 것이 갖춰져 있는지 확인하세요. 표에서 회의 날짜를 추가하고, 참석자를 태그하고, 목표 및 토론 주제와 소유자를 추가하세요.  회의 전 또는 회의 중 참석자에게 필요할 수 있는 정보에 대한 기타 링크가 있으면 추가하세요. 계약서, 지침 페이지 및 트위보다 더 긴 자료가 있다면, 사전에 필수적으로 읽어야 한다면 참석자에게 알리세요.

3단계. 지금 회의록을 공유하고, 이후의 더 많은 시간 절약

회의록 페이지에 누군가 태그되면 이들은 Confluence 및/또는 이메일을 통해 알림을 받게 되어 노트를 검토할 수 있습니다. 회의 초대에 회의록 페이지를 추가하여 별도로 검색할 필요가 없게 하세요. 이 복잡한 세상에서 데이터에 의존하는 사람이라면 페이지에 대한 분석을 보고 페이지를 조회한 모든 사람을 확인할 수 있습니다. 누군가가 아직 필수 항목을 아직 할 일 목록에 가지고 있다면 친철하게 상기시킬 수 있습니다.

4단계. 토론 항목의 시간 제한 및 노트 작성자 지정

본인이 직접 하는 게 아니라면, 다른 사람에게 회의에서 나온 토론 항목, 실행 항목과 결정 사항에 대해 노트를 작성하도록 하세요. 모두가 이곳에 모인 이유에 중점을 두어 회의가 주제를 벗어나지 않게 하고, 시간을 제한하여 무관한 주제는 나중에 다루는 것을 두려워하지 마세요. 모든 내용을 다룬 후에는 주요 요점을 검토하고, 다음 단계를 결정하고, 실행 항목에 대한 기한에 합의하세요.

4단계. 토론 항목의 시간 제한 및 노트 작성자 지정

5단계. 자신에게 잘 맞는 방법 구성

회의록 템플릿을 사용하여 페이지를 만들면 나머지는 Confluence가 처리하게 하세요. Confluence는 모든 미팅 노트의 색인을 사이드바에 자동으로 저장하여 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다. 페이지 트리에서 상위 페이지를 시작하고 연관된 회의를 원하는 순서로 끌어서 놓을 수 있습니다. 이후에 참고할 수 있도록 참석자에게 페이지의 존재를 알려주세요.


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