아무도 싫어하지 않을 팀 회의
시간을 할애할 만한 가치가 있는 회의를 위한 팁
회의에 대한 불만 사항은 저희도 잘 알고 있습니다. 비생산적이고 캘린더를 차지하고 지루하며 우리가 해야 할 일로부터 멀어지게 만듭니다.
그러나 한 설문 조사에 따르면 직원들은 근무 시간의 21%를 회의에 사용하는 것으로 나타났습니다. 더 심각한 점은 같은 응답자가 회의 시간의 적어도 1/4은 완전히 낭비된다고 생각한다는 사실입니다. 이미 꽉 찬 캘린더에 또다른 회의가 추가된다면 대부분 불평하는 것은 당연합니다.
팀 회의는 업무 환경에서 필수적인 부분이라는 점은 반박할 수 없습니다. 회의를 제대로 계획하고 관리하면 팀이 아이디어를 창출하고 문제를 해결하고 목표를 달성하도록 북돋울 수 있습니다.
이 모든 것은 다음과 같은 질문으로 이어집니다. 이렇게 마법과 같은 일이 실현될 수 있도록 효율적인 회의를 진행하려면 어떻게 해야 할까요? 이번 회의가 근무 시간을 낭비하는 것이 아니라 팀의 시간을 생산적으로 활용할 것이라고 어떻게 확신할 수 있을까요?
이 가이드는 팀 회의를 최대한 활용하기 위해 알아야 할 사항을 공유합니다(의심이 된다면 도넛을 가져오는 것도 나쁘지 않을 것 같습니다)
팀 회의가 필요한 경우와 필요하지 않은 경우
우리는 모두 회의를 마치고 나오며 “이메일로 해도 됐을 텐데”라고 생각한 적이 있을 것입니다.
회의에 관한 불만을 방지하는 한 가지 방법은 캘린더에 무언가를 추가할 준비가 되었는지, 그리고 그저 대화를 해야 할 것 같아서가 아닌지 확인하는 것입니다.
어떤 스펙트럼에 해당하는지 어떻게 알 수 있을까요? 아래 징후를 사용하여 상황을 진단하고 팀 회의가 정말로 필요한지 여부를 판단하세요.
다음과 같은 경우 회의 일정을 잡으세요.
1. 분명한 목표가 있습니다.
모든 회의에는 명확한 미션이나 목적이 필요하며 그렇지 않으면 함께 모일 필요가 없습니다. 달성하고자 하는 것이 무엇입니까? 문제를 해결하고 싶으십니까? 타임라인을 계획하고 싶으십니까? 어려움에 대해 논의하거나 아이디어를 브레인스토밍하려고 하십니까? 캘린더에 회의를 추가하기 전에 명확한 시사점을 설명할 수 있는지 확인하세요. 그렇게 할 수 있다면 회의를 예약하세요.
2. 안건을 만들었습니다.
미션을 정하고 나면 비밀이 아니어야 합니다. 논의할 내용과 수행하려는 일에 대해 나머지 팀원에게 정보를 제공하세요. 회의 주최자가 겪는 가장 큰 함정은 반대 방향으로 일하는 것으로, 회의 시간을 예약한 다음 회의를 어떻게 채울지 알아내려고 합니다. 그 대신 먼저 안건을 계획한 다음 그에 맞게 회의 시간을 예약하는 것이 현명한 방법입니다. 안건이 준비되었습니까? 회의 일정을 잡으세요.
3. 누구를 초대해야 하는지 정확히 알고 있습니다.
자신과 전혀 관련이 없는 회의에 강제로 참석해야 하는 것은 최악입니다. 미리 계획한 안건이 도움이 되는 또다른 이유입니다. 무엇을 논의하고 싶은지 알고 있으면 누구를 초대해야 할지 효과적으로 파악할 수 있습니다. 따라서 누가 그 회의에 참석해야 하는지 정확히 알면 다른 기본 사항도 모두 제대로 이해하고 있을 것입니다. 회의 예약을 위한 명분을 세우는 것입니다.
다음과 같은 경우 회의를 건너뛰세요.
1. 단지 정보를 공유하는 것뿐입니다.
프로젝트 업데이트만 하면 됩니까? 아니면 팀 사교 모임 메뉴가 피자에서 타코로 변경되었다는 사실을 모두에게 알려야 합니까? 간단한 업데이트나 사실에 근거한 정보가 있지만 지속적인 논의로 이어지지 않을 가능성이 높습니까? 그렇다면 이메일이나 인스턴트 메시징 플랫폼을 사용해야 합니다. 모두를 한 자리에 모으는 것보다 훨씬 빠르며 잊어버린 경우에도 다시 참조할 수 있습니다. 이 규칙에는 회사 전체 회의 및 경영진 회의와 같은 몇 가지 예외가 있습니다.
2. 회의를 위한 회의를 엽니다.
글로 읽으면 당연한 문제처럼 들릴 수도 있지만 이것은 특히 정기적이거나 반복적으로 열리는 회의에서 생각보다 더 자주 일어납니다. 캘린더에 지속적으로 시간을 예약하면 생산적인 대화가 아니라 미화된 정보 공유 세션이나 상태 업데이트로 바뀔 수 있습니다. 따라서 팀 캘린더에서 반복적인 회의가 있으면 시간을 할애할 가치가 있는지 자주 다시 평가해 보세요.
3. 만반의 준비를 갖추지 않았습니다.
크리에이티브 브리프, 슬라이드 덱, 요점을 전달하는 데 필요한 다른 것과 같이 뒷받침하는 자료를 마련했으며 사용할 준비가 되었습니까? 안건을 계획한 후 공유할 준비가 되었습니까? 이러한 준비가 되지 않았다면 회의를 예약하기에는 너무 이릅니다. 물론 일정을 잡은 후에 준비할 여유 시간이 있을 수도 있습니다. 하지만 예상하는 것보다 준비는 오래 걸리는 경우가 많으며 필요한 것의 절반은 놓치면서 회의 시간을 낭비하는 것은 원치 않을 것입니다.
작업을 완료하는 팀 회의를 진행하는 방법
좋습니다. 목표와 안건, 초대 목록이 있고 회의가 꼭 필요하다는 확신이 있습니다. 어떻게 하면 순조롭게 진행할 수 있을까요? 다음과 같은 전략을 활용하세요.
1. 안건을 중심으로 구성하세요.
고장난 라디오처럼 반복하고 싶지는 않지만 지금쯤이면 성공적인 팀 회의를 위한 안건의 중요성을 깨달으셨을 것입니다. 하지만 회의 중 63%는 미리 계획된 안건이 없다고 보고되었습니다.
그 통계의 일부가 되지 마세요. 안건은 의외로 준비하기 간단합니다(그리고 그만한 가치가 있습니다). 가장 기본적인 형태의 안건은 아래 항목이 포함된 짧은 글입니다.
- 회의 날짜 및 시간
- 달성할 목표
- 참석할 부서 또는 직원
- 논의할 토픽
- 각 토픽의 논의를 주도할 대상
- 각 토픽에 할당되는 시간
이것이 필요한 전부입니다. 대화에 앞서 안건을 정하고 공유하면 회의에 꼭 필요한 구조(시간 관리는 당연함)를 갖출 수 있습니다.
2. 뒷받침하는 문서를 미리 보내세요.
소중한 회의 시간을 낭비하고 싶지는 않지만 그렇게 되기 쉽습니다. 특히 무엇에 대해 이야기할지 모두에게 설명하느라 처음 10분을 보내면 더욱 그렇습니다.
예정된 회의 최소 하루 전에 모든 참석자와 안건 및 기타 뒷받침하는 문서(예: 크리에이티브 브리프, 타임라인, 슬라이드 덱, 그래프, 보고서 등)를 공유하여 설명하는 시간을 건너뛰세요.
그러면 누구나 회의의 요점을 검토하고 내용을 파악할 시간을 갖게 되며 가장 좋은 질문과 제안을 마련해올 수 있습니다.
3. 무작위성을 통제하세요.
회의가 방해하는 요소는 무엇입니까? 회의의 목표와 아무 관련이 없는 무작위 토픽과 논점에서 벗어난 대화입니다. 지금 당장 해당 고객의 성을 어떻게 발음하는지 논의할 필요가 있을까요?
팀 전체가 빠지기 전에 함정을 막으세요. 해당 대화에서 이야기하는 대신 다른 시간에 다시 다루도록 우려 사항을 메모해 두겠다고 팀에 이야기하세요.
안건을 계속 진행(윙크)하는 동안 해당 토픽을 잠시 보류한다는 의미에서 “주차장” 방식이라고 부르는 경우도 있습니다.
4. 화면을 보면 안 된다는 규칙을 정하세요.
회의의 생산성을 높이려면 모두가 집중하고 참여해야 합니다. 참석자가 모두 자신의 화면을 들여다 보면서 이메일에 응답하거나 Instagram을 스크롤하고 있으면 불가능합니다.
논의 또는 계획한 활동에 필요한 기기가 아닌 한, 자신의 사무실 책상 위에 두고 오도록 참석자에게 요청하세요. 팀원에게 새 규칙을 상기시키기 위해 회의실 밖에 수거함을 설치하는 것도 생각해볼 수 있습니다. 그래야 모두가 가장 중요한 부분인 대화에 집중할 수 있습니다.
5. 시간에 주의하세요.
우선 제시간에 회의를 시작하고 끝내는 것이 정말 중요합니다. 그러면 모두의 일정을 존중할 뿐만 아니라 시간을 최대한 활용할 수도 있습니다. 이렇게 생각해 보세요. 30분짜리 회의를 5분 늦게 시작한다면 이미 17%의 시간을 낭비한 셈입니다. 엄청난 낭비입니다!
하지만 시작 시간과 종료 시간 외에 대화가 실제로 진행되는 시간을 놓치기 쉽습니다. 안건마다 다룰 시간을 지정하면 확실히 도움이 되지만 실제로 시간을 확인하면서 계획을 지켜야 합니다.
논의를 이끄는 동안 그렇게 할 수 없을까 봐 걱정되십니까? 회의 시작 시 할당된 시간이 거의 다 되어갈 때 친절하게 알려줄 수 있는 시간 관리자를 할당하세요.
6. 요약하고 공유하세요.
안건은 중요하지만 회의 요약도 중요합니다. 대화가 끝난 후 문서나 이메일로 요점을 요약해서 모든 회의 참석자(및 내용을 알아야 할 다른 팀원)에게 보내세요. 회의 요약에는 다음이 포함되어야 합니다.
- 논의한 토픽에 대한 간략한 메모
- 작업 항목 및 작업을 할당받은 팀원(기한 포함!)
- 나중에 다시 다룰 “주차장” 항목
모든 것을 글로 작성하면 모두가 다음 단계를 명확하게 파악할 수 있고 무엇에 대해 이야기하고 동의했는지에 대해 의문의 여지가 없습니다. 요약은 다음 회의에서 논점을 벗어나는 것이 없는지 확인할 수 있는 기록을 제공합니다.
