팀을 위한 단일 정보 출처 만들기
필요한 설명서를 검색하지 않고 쉽게 찾기 시작
단일 정보 출처는 조직의 모든 직원이 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 보장합니다.
4분 후에 시작되는 다음 회의를 위한 문서를 찾아야 합니다. 많은 양의 이메일 첨부 파일과 회사의 다섯 개 클라우드 서비스를 정신없이 뒤집니다.
2분 남았을 때 스크롤하여 원하던 파일을 찾습니다. 안도의 한숨을 쉬지만 파일 8개가 더 표시되어 날짜, 키워드 및 밑줄로 더 혼란스러워집니다.
정보 과부하와 #toomanytools로 인해 향후 작업에서도 반복될 것입니다. 현재는 상태가 엉망이지만 단일 정보 출처가 해결책이 될 것입니다.
단일 정보 출처란 무엇입니까?
진정한 단일 정보 출처는 팀의 모든 지식을 한곳에 모읍니다. 단일 정보 출처에서는 질문이 답변으로 바뀌고 문서가 최신 상태로 유지됩니다.
대부분의 팀은 그런 환경에서 일하고 있지 않습니다. 여러 도구를 사용하며 어떤 정보를 어디에 저장할지 명확하게 정의하지 않아 혼란과 중복과 오래된 문서가 생깁니다. 이런 상황이 익숙하게 들린다면 이제 팀과 함께 단일 정보 출처를 만들어서 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
단일 정보 출처의 이점
정보 검색이 필요하지 않음
모두가 정보를 저장하는 데 동일한 위치를 사용합니다. 사용자는 찾아보아야하는 위치를 알고 있으며 이름이 명확하지 않은 사일로화된 파일을 찾기 위해 공유 드라이브의 깊은 폴더를 찾아볼 필요가 없습니다.
반복 작업에 사용하는 시간 절약
팀은 반복 작업을 위한 템플릿, 예제 및 가이드를 어디에서 찾을 수 있는지 알고 있어서 모든 새로운 작업 또는 프로젝트를 처음부터 시작할 필요가 없습니다. 대신 단일 정보 출처에서 템플릿을 바로 가져와 작업을 시작합니다.
쓸모없는 작업 피하기
단일 정보 출처를 사용하면 잘못된 파일을 선택하여 몇 시간 동안 작업하는 상황을 피하고 실수를 깨달은 순간 모든 파일을 휴지통에 버릴 수 있습니다. 대신 항상 올바른 문서를 사용하고 버전 충돌에 대한 걱정 없이 다른 사용자와 동시에 파일에서 작업할 수 있습니다.
관계 및 패턴 발견
정보가 한곳에 있으면 시간을 절약하고 공동 작업을 개선하는 관계를 발견합니다. 목표를 다른 팀의 OKR(목표 및 주요 결과)과 연결하는 방법, 프로젝트가 다른 팀 내에 중첩되는 방식 및 특정 페이지를 만든 팀을 예로 들 수 있습니다.
Confluence로 단일 정보 출처를 만드는 방법
Confluence는 모든 작업을 한곳에서 만들고 공동 작업하며 체계화할 수 있는 팀 작업 영역입니다. 팀에 최상의 작업을 수행하는 데 필요한 정보에 대한 액세스를 제공하는 것이 진정한 단일 정보 출처입니다.
다음 단계에 따라 팀을 위해 Confluence를 단일 정보 출처로 구현하세요.
1. Confluence를 단일 정보 출처로 지정
Confluence는 이상적인 단일 정보 출처입니다. 스페이스를 통해 팀은 작업을 체계화하고 구성하고 공유할 수 있습니다. 동적 페이지는 회의 안건, 프로젝트 계획, 의사 결정 트리와 같은 모든 프로젝트 또는 아이디어를 만들고 캡처하고 공동 작업할 수 있는 공간입니다. Jira 및 Trello와 같은 수백 개의 앱을 사용한 댓글 달기, 태그 지정 및 통합을 통해 팀 공동 작업이 더 개선됩니다.
팀의 지식을 저장할 한곳을 정해 정보가 여러 곳으로 분산되는 것을 방지하세요. 팀과 변경 사항을 논의할 시간을 확보하고 캘린더에서 모든 정보를 다른 위치에서 Confluence로 마이그레이션하는 일정을 비워 이 전환을 수행하세요.
어딘가에서 참조해야 하는 레거시 정보가 있는 경우 Confluence에서는 모든 페이지에 Word, Excel 및 Google 드라이브 파일을 포함할 수 있습니다.
2. 팀의 Confluence 사용 방법 계획
만들려는 스페이스 및 추적해야 하는 설명서와 같은 몇 가지 단일 정보 출처 기본 사항을 정하세요. 다음 섹션의 목록에서 영감을 얻을 수 있습니다.
또한 프로세스를 머릿속으로만 생각하면 검토하기 어려우므로 몇 가지 필수 워크플로를 계획하는 것도 고려하세요. 마인드 맵 및 다이어그램을 사용하여 반복 작업을 어떻게 완료된 작업으로 바꿀지 대략적으로 구상합니다. 이 워크플로를 문서로 작성하면 자신과 팀이 병목 현상을 확인하고 더 쉬운 방법을 발견할 수 있습니다.
Confluence는 Draw.io, Gliffy 및 이 단계에서 도움이 되는 마인드 매핑 도구와 통합됩니다.
3. 업데이트에 대한 역할 및 책임 할당
단일 정보 출처를 깔끔하게 유지하려면 각 페이지 상단에 해당 문서의 업데이트(또는 보관) 담당자를 보여주는 정보 패널을 추가하세요.
규모가 큰 팀이나 조직은 Confluence 스페이스별로 모든 페이지를 최신 상태로 유지하는 전체 담당자를 지정할 수도 있습니다.
4. 일관성을 위한 템플릿 만들기
Confluence에는 목표 설정, 회의, 프로젝트 계획 및 기타 여러 목적을 위한 수백 개의 템플릿이 포함되어 있습니다. 새 페이지를 만들면 관련 템플릿이 화면 옆쪽 패널에 자동으로 나타납니다. 클릭 두 번으로 템플릿을 바로 사용할 수 있습니다.
실무 전문가가 Confluence 템플릿을 디자인하지만 사용자가 직접 템플릿을 만들 수도 있습니다. 따라서 업데이트 책임을 나타내는 필드와 같은 중요한 요소가 모든 페이지에 포함됩니다.
5. 정보를 자동으로 최신 상태로 유지
매크로를 사용하면 Confluence 페이지의 기능을 확장하여 기능을 더 추가하거나 동적 콘텐츠를 포함하여 Confluence 페이지에 항상 최신 정보가 표시되도록 할 수 있습니다. 예를 들어 Jira 이슈를 포함하거나 최신 업데이트를 자동으로 포함하거나 페이지 내에 Trello 보드를 표시할 수 있습니다.
도구 모음의 + 기호 아래에서 매크로를 찾거나 페이지를 편집할 때 슬래시 명령어(/)를 사용하여 매크로를 찾을 수 있습니다.
6. 조직 전체에 단일 정보 출처 복제
회사에서 처음으로 Confluence를 사용하여 단일 정보 출처를 만들었다면 축하합니다. 스페이스의 페이지를 다른 팀의 중첩된 하위 페이지에 복제한 다음 필요에 맞게 사용자 지정하여 첫 성공을 쉽게 따라할 수 있습니다.
내부 블로그를 통해 Confluence가 회사의 단일 정보 출처로 확산되도록 도울 수 있습니다. 리더십이 이니셔티브를 옹호하고 이것을 신규 직원의 90일 온보딩 계획에 통합하는지 확인하세요.