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为您的团队构建真正的单一数据源 (SSoT)

不再需要搜寻,直接找到您需要的文档

单一数据源 (SSoT) 可保证组织中的所有人都能访问相同的信息。

您需要为下次会议寻找一份文档,而会议四分钟后就会开始。您手忙脚乱地在电子邮件附件和公司所有五种云服务中四处翻找。

只剩下两分钟时,正确的文件终于进入了视线。您刚要松一口气,却看到另外八个文件冒了出来,带着令人困惑的一串日期、关键字和下划线。

信息过载加上工具太多,以后的工作依然如此让人慌乱不堪。不过,单一数据源 (SSoT) 可让我们摆脱这种凌乱的现状。

什么是单一数据源?

真正的 SSoT 是在一处存放您团队的所有知识。在那里,问题可以转化为答案,文档也可时刻保持最新,让人感到愉悦。

大多数团队的工作环境并非如此。他们使用多种工具,而且没有明确界定在何处存储哪些信息,导致文档混乱、重复和过时。如果这种情况您听起来也很耳熟,那么在构建 SSoT 后,您和团队就能享受如下好处。

单一数据源的优点

不再需要搜索信息

所有人使用同一位置来存储信息。您知道去何处查找文件,无需在共享驱动器的黑暗深处寻找名称不明的孤立文件。

省下执行重复任务的时间

您的团队知道何处可寻找针对重复性工作的模板、示例和指南。如此一来,他们便无需从零开始处理每一个新任务或项目。相反,您只需前往您的 SSoT 并调取现成的模板,即可开始工作。

避免无用的工作

有了 SSoT,您不会挑错文件,也不会在忙了数小时后才发现这一情况,从而不得不将其全部丢进垃圾箱。相反,您总是能打开正确的文档,而且还可与他人同时处理文件,而不必为版本冲突而担忧。

掌握关系和模式

信息存于一处后,您可以发现它们之间的关系,从而节省时间并改善协作。例如,您的目标与其他团队的 OKR 之间有何关系,项目如何嵌套在其他项目中,以及哪个团队创建了某一特定页面。

文件柜

如何使用 Confluence 构建单一数据源

Confluence 是一个团队工作区,以便您在一个位置创建所有工作、开展协作并进行整理。这是真正的 SSoT,可让您和团队轻松访问所需信息,力求将工作做到尽善尽美。

完成以下步骤,将 Confluence 用作团队的 SSoT。

1. 将 Confluence 指定为您的 SSoT

Confluence 是理想的 SSoT。空间可帮助您的团队构建、组织和共享工作。动态页面是创建、捕捉和协作处理任意项目或想法的地方,如会议议程、项目计划和决策树等。评论、标记以及与 JiraTrello 等数百款应用的集成则可进一步改善团队协作。

通过确定存储团队知识的单个位置,从而避免使用多个数据源。预留时间与团队商讨变更,并在他们的日历上锁定时段,以便将所有信息从其他地方转移到 Confluence,从而完成这一过渡。

当您遇到需要在某处引用的旧信息时,Confluence 允许您在任意页面中嵌入 Word、Excel 和 Google Drive 文件

2. 筹划您的团队将如何使用 Confluence

确定某些 SSoT 基本部署,比如您要创建哪些空间,以及需要跟踪哪些文档。请查看下一节中的列表来获得启发。

另外,请考虑筹划某些基本的工作流,因为流程停留在脑海中时无法对其进行审核。借助思维导图和图表,勾勒出重复性工作如何从未完成变为完成。通过将这些工作流程以书面形式呈现,方便您和团队找到瓶颈和捷径。

Confluence 提供与 Draw.ioGliffy思维导图工具的集成,从而协助您完成这一步骤。

迁移工作单

3. 分配负责更新的角色和职责

要让 SSoT 变得井然有序,请在每个页面顶部添加一个信息面板,以显示谁负责更新(或归档)该文档。

大型团队或组织还可为每个 Confluence 空间指派一名总负责人,由其确保所有页面保持最新。

4. 创建模板以实现一致性

Confluence 附带数百个模板,可用于目标设定、会议、项目计划和多种其他用途。创建一个新页面,相关模板就会自动出现在屏幕一侧的面板中。点击两下,模板便可供您使用。

这些 Confluence 模板是由主题合作伙伴设计的,但您也可以自行创建。确保在每个页面中包含关键元素,如注明更新职责的字段。

迁移工作单

5. 自动更新信息

使用来帮助扩展 Confluence 页面功能,以便添加额外功能或包含动态内容,让 Confluence 页面始终显示最新信息。例如,您可以包含 Jira 事务、自动嵌入最近更新,或在页面内显示 Trello 看板。

您可以在工具栏的 + 号下找到宏,也可在编辑页面时使用斜线命令 (/) 来查找宏。

6. 在组织中复制您的 SSoT

如果您是公司中率先使用 Confluence 构建 SSoT 的团队,请接受我们的致敬!其他团队可以轻松跟随您的脚步,复制您空间中的页面并嵌套自己的子页面,然后再按需进行自定义。

您可以利用内部博文,协助将 Confluence 作为 SSoT 在您的公司进一步推广。确保领导层支持这项行动,并将其整合到新员工 90 天入职计划中。

哪些文档可存储在您的单一数据源中(按团队)

每个团队的信息需求不尽相同。从下方列表获得启发,了解您可以在 SSoT 中存储哪些内容。

常规(适用于所有团队)

  • 会议记录
  • 流程和工作流程图
  • OKR
  • 项目计划
  • 员工入职指南
  • 绩效审查

产品

  • 竞争分析
  • 事前分析
  • 产品要求
  • 产品发布
  • 产品路线图

销售和营销

  • 营销活动和项目计划
  • 演示文档
  • 品牌和传播指南
  • 图像库
  • 新闻资料袋
  • RFP 推销资料
  • 客户文档

人力资源

  • 公司公告和政策
  • 公司目录
  • 入职培训手册
  • 年假跟踪和日历

客户支持

  • 知识库
  • 常见问题
  • 预设的回应

软件开发/IT 团队

  • 变更管理
  • Pro
  • DevOps 操作手册
  • 事件事后分析报告
  • 故障排除指南

使用 Confluence 构建真正的单一数据源

构建真正的 SSoT 是一项长期工作,而非一次性项目。您和团队需要通过明确定义职责和流程来维护其中的信息。

准备好让 Confluence 成为您的单一数据源了吗?从此处开始

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