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现在来制定您的项目管理时间线

让团队步入正轨,具体了解每个时间点发生的事情

日程安排日历

项目管理时间线是项目的详细时间表。它详细说明了所有涉及的任务以及每项任务的截止时间,这样您的整个团队就可以看到各个步骤何时开始以及整个项目何时结束。

您和团队正在重塑您的网站,每个人心中都有一个问题:这个项目需要多长时间?

能在本周末之前完成吗?本季度末?如果收集新的推荐和资产以供收录,它会持续下去吗?它会继续成长和发展吗?

确定项目何时完成和交付很难,48% 的项目没有在原定结束日期之前完成。项目管理时间线可以使您的团队保持直线适当范围,以防止您的项目无限扩展。

什么是项目管理时间线?

项目管理时间线是整个项目从开始到完成的时间表。它会将您的整个项目分成较小的任务和里程碑,并为每个任务和里程碑分配截止时间。

您的时间线使您和团队不仅可以看到单项工作何时到期,还可以查看整个项目的交付时间。

为什么项目时间线很重要?

项目时间线为您的团队提供了行动计划,增强了问责制,并帮助您避开任何潜在的障碍。而这仅仅是您的项目时间线所提供优势的冰山一角。

1. 让所有人对项目有一个全面的了解

您知道,在努力完成一个项目时,很容易手忙脚乱。通过时间线,团队可以获得更广阔的视野,这样他们就可以集中注意力,看看何时发生了哪些不同的步骤。通过时间线,团队可以了解自己单项工作的背景信息,看看各项工作如何融合在一起。

您还可以在项目开始之前主动发现任何潜在的障碍或要求。

2. 更有效地管理您的资源

您的项目将需要团队成员提供设备、预算和时间等资源。如果在您需要的时候一切都可用,那么项目体验将会非常美好,但您无法脱离实际执行计划。

根据 PMI 2018 年的调查,21% 的受访者认为资源有限或占用是项目失败的主要原因。

了解特定任务何时发生有助于您更有效地分配和管理项目资源。因此,如果您知道公司的平面设计师要等到月底才能参与网站的重新设计,那您可以做出相应的计划。

3. 让工作量大的项目更易于管理

怎么完成大项目?一次完成一部分。

项目时间线有助于使大型项目更具可行性。要整理时间线,您必须将项目分成可操作的步骤。这为您和团队提供了一个路线图,您可以稳步推进,这样无需太费力就可以完成大项目。

需要帮助?使用我们的待办事项清单模板,您可以简单记下所有这些任务,并确保不要一次性展开太多任务。

4. 让项目步入正轨

项目时间线的最大好处之一是它可以帮助您坚持到底。通过将项目分解,可以更轻松地发现任何漏洞或不一致之处并监控进度。如果单项工作错过了截止时间,您就会知道整个项目可能会落后于时间表。

您的时间线还将增加团队的问责制,因为每个人都可以看到谁对什么负责(以及何时到期)。

这种责任水平很重要,尤其是考虑到 91% 的员工表示问责制是他们更希望在工作场所看到的最重要的事情之一。

时间敏感的工作单

如何制定项目管理时间线

从培养“我们要一起完成这个项目”的态度,到帮助团队保持井井有条,项目时间线是轻松完成项目的必备条件。

但是,虽然好处是显而易见的,但还有一个大问题需要回答:该如何制定项目时间线?按照以下步骤起草项目时间线,以支持您的团队尽其所能。

1. 了解项目范围

想象一下我们要求您做花生酱和果冻三明治。您认为那要花多长时间?最多五分钟?

一开始我们没有告诉您我们想把它放在自制面包上。而且它需要一种来自一个农贸市场的特殊果冻,该果冻只在周日早上供应。而且我们想去掉面包皮,然后把三明治切成星形。突然之间,制作三明治就不再是快速的流程了,对吧?

这就是为什么了解您的项目范围至关重要。项目范围囊括了完成项目所需的一切,包括任务、时间和资源。

从一开始就确定需要什么,不仅可以让您制定更切合实际的时间线,还可以帮助您主动解决范围蔓延问题,即项目要求超出最初商定的范围。这是一个常见困境,有 52% 的项目经历了范围蔓延,这个数据非常惊人。

要定义您的范围,您需要弄清楚自己项目的:

  • 目标:您的项目将取得什么成就?
  • 交付成果:您的项目产出是什么?
  • 任务和活动:您需要采取哪些步骤来制作这些交付成果?
  • 除外事项:作为这个项目的一部分,您不会完成什么?
  • 约束条件:您面临哪些限制?

然后,您要将它们纳入项目范围声明,您和团队可以在您完成项目时参考该声明。有了该声明,您就可以专注于项目的核心部分,并拒绝其他所有内容。

2. 确定您的项目任务

您的时间线不是要为整个项目设置一个结束日期,您需要为整个项目的任务设置里程碑日期。

如果您想掌握技术知识,可以参考工作分解结构 (WBS),它将您的大型项目分成不同的交付成果。这使得分辨每个交付成果涉及哪些任务变得容易得多。

以我们的花生酱和果冻三明治为例,最终的交付成果是一个涂满花生酱、没有面包皮、星形的花生酱和果冻三明治。味道好极了。但是要得到成品三明治,您还需要完成其他一些交付成果(因为请记住,我们说过我们不想要商店里购买的面包):

  • 自制的面包
  • 来自农贸市场的特殊果冻
  • 花生酱

现在我们已经掌握了每个单独的交付成果,可以更轻松地查看与每个交付成果相关的任务:

交付成果 1:面包

  • 选择面包食谱
  • 购买烤面包的食材
  • 烤面包
  • 让面包冷却一个小时
  • 将面包切片

交付成果 2:果冻

  • 查找农贸市场的营业时间和地点
  • 开车去农贸市场
  • 购买果冻
  • 回家

交付成果 3:花生酱

  • 去杂货店
  • 购买花生酱
  • 回家

交付成品 4:成品三明治

  • 拿出一把刀和其他食材
  • 将花生酱涂在一片面包上
  • 在另一片面包上撒上果冻
  • 把两块面包放在一起
  • 去切除面包皮
  • 将三明治切成星形
  • 把三明治放在盘子里食用

看看所有这些步骤,并不是很简单,对吗?

您可能需要把所有这些都写在一张纸上,以确保不会错过任何一步。以这种方式开始没有错,但您要让整个团队都能获得这些信息。

使用像 Confluence 这样的协作知识共享工作区来存储笔记、职责和细节。然后将您的任务添加到 JiraTrello 等项目管理工具中,这样您的整个团队就可以将任务移过来并确认。

3. 为每项任务分配时间估算值

您已经写下了交付成果及其相关任务,但这仍然不是时间线,因为我们还没有讨论过时间

这就是您将在此步骤中处理的问题:弄清楚每项任务将花费多长时间。查看您在每个交付成果下概述的每项任务,并对完成任务所需的时间做出最佳猜测。

让您的项目团队参与这个流程,因为他们可以更真实地了解分配的部分通常需要多长时间。另外,我们很容易会陷入计划谬论(即我们往往低估某件事需要多长时间才能完成),这时团队可以提供急需的直觉检查。

剪贴板清单

4. 整理好您的任务

在项目任务和时间估算准备就绪后,是时候开始进行整理了,从而形成一个合乎逻辑的顺序。

创建事件链时,有几件事需要注意:

  • 任务和资源依赖关系:这些是无法同时使用的资源(例如团队成员或某款软件),或者是在后续任务完成之前无法完成的任务。例如,在烤好面包并切片之前,您无法涂花生酱。
  • 并发任务:这些步骤可以同时发生,识别它们可以节省时间。也许您可以在等待面包冷却期间前往农贸市场。

密切关注这些事情意味着您可以计划一个合乎实际的高效时间线。

5. 列出截止时间

请记住,时间估算本身并不能作为时间表,您需要指定严格的截止时间。“这应该要三个小时”与“这个任务要在星期二之前完成”有很大不同。

幸运的是,您的时间估算将帮助您为项目任务设定更切合实际的截止时间。

安全起见,请在项目中添加一些缓冲区,这样项目时间就不会很紧张。意外是不可避免的,这时候您会很高兴自己在时间方面留有余地。

知道您的项目何时会完成

说到意外,我们都知道世事无常,您无法计划好所有事情。也就是说,确定项目时间线仍然值得付出努力。

完全放弃项目时间线意味着团队成员难以管理自己的工作量,员工不知道下一步该怎么做,您的项目开始看起来像是反复出现的噩梦。

您的时间线不必一成不变,最好保持灵活,以便在必要时进行调整。即使您没有将自己的计划写下来,尽早奠定基础仍然可以消除混乱、增强问责制,并使您的项目向前推进。

什么方法能让您的团队按照项目时间线向前推进工作?确保他们可以即时访问所需的信息。将您的所有项目笔记、详细信息和职责信息存储在 Confluence 中。

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