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经过改善的项目管理的项目时间线

让团队步入正轨,具体了解每个时间点发生的事情

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项目管理时间线是项目的详细时间表。它详细说明了所有涉及的任务以及每项任务的截止时间,这样您的整个团队就可以看到各个步骤何时开始以及整个项目何时结束。

您和团队正在重塑您的网站,每个人心中都有一个问题:这个项目需要多长时间?

能在本周末之前完成吗?本季度末?如果收集新的推荐和资产以供收录,它会持续下去吗?它会继续成长和发展吗?

确定项目何时完成和交付很难,48% 的项目没有在原定结束日期之前完成。项目管理时间线可以使您的团队保持直线适当范围,以防止您的项目无限扩展。

什么是项目管理时间线?

项目管理时间线是整个项目从开始到完成的时间表。它会将您的整个项目分成较小的任务和里程碑,并为每个任务和里程碑分配截止时间。

您的时间线使您和团队不仅可以看到单项工作何时到期,还可以查看整个项目的交付时间。

什么是项目管理时间线?

项目管理时间线是整个项目从开始到完成的时间表。它会将您的整个项目分成较小的任务和里程碑,并为每个任务和里程碑分配截止时间。

您的时间线使您和团队不仅可以看到单项工作何时到期,还可以查看整个项目的交付时间。

为什么项目时间线很重要?

项目时间线为您的团队提供了行动计划,增强了问责制,并帮助您避开任何潜在的障碍。而这仅仅是您的项目时间线所提供优势的冰山一角。

1. 让所有人对项目有一个全面的了解

您知道,在努力完成一个项目时,很容易手忙脚乱。通过时间线,团队可以获得更广阔的视野,这样他们就可以集中注意力,看看何时发生了哪些不同的步骤。通过时间线,团队可以了解自己单项工作的背景信息,看看各项工作如何融合在一起。

您还可以在项目开始之前主动发现任何潜在的障碍或要求。

2. 更有效地管理您的资源

您的项目将需要团队成员提供设备、预算和时间等资源。如果在您需要的时候一切都可用,那么项目体验将会非常美好,但您无法脱离实际执行计划。

根据 PMI 2018 年的调查,21% 的受访者认为资源有限或占用是项目失败的主要原因。

了解特定任务何时发生有助于您更有效地分配和管理项目资源。因此,如果您知道公司的平面设计师要等到月底才能参与网站的重新设计,那您可以做出相应的计划。

3. 让工作量大的项目更易于管理

怎么完成大项目?一次完成一部分。

项目时间线有助于使大型项目更具可行性。要整理时间线,您必须将项目分成可操作的步骤。这为您和团队提供了一个路线图,您可以稳步推进,这样无需太费力就可以完成大项目。

需要帮助?使用我们的待办事项清单模板,您可以简单记下所有这些任务,并确保不要一次性展开太多任务。

4. 让项目步入正轨

项目时间线的最大好处之一是它可以帮助您坚持到底。通过将项目分解,可以更轻松地发现任何漏洞或不一致之处并监控进度。如果单项工作错过了截止时间,您就会知道整个项目可能会落后于时间表。

您的时间线还将增加团队的问责制,因为每个人都可以看到谁对什么负责(以及何时到期)。

这种责任水平很重要,尤其是考虑到 91% 的员工表示问责制是他们更希望在工作场所看到的最重要的事情之一。

如何制定项目管理时间线

从培养“我们要一起完成这个项目”的态度,到帮助团队保持井井有条,项目时间线是轻松完成项目的必备条件。

但是,虽然好处是显而易见的,但还有一个大问题需要回答:该如何制定项目时间线?按照以下步骤起草项目时间线,以支持您的团队尽其所能。

如何制定项目管理时间线

从培养“我们要一起完成这个项目”的态度,到帮助团队保持井井有条,项目时间线是轻松完成项目的必备条件。

但是,虽然好处是显而易见的,但还有一个大问题需要回答:该如何制定项目时间线?按照以下步骤起草项目时间线,以支持您的团队尽其所能。

1. 了解项目范围

想象一下我们要求您做花生酱和果冻三明治。您认为那要花多长时间?最多五分钟?

一开始我们没有告诉您我们想把它放在自制面包上。而且它需要一种来自一个农贸市场的特殊果冻,该果冻只在周日早上供应。而且我们想去掉面包皮,然后把三明治切成星形。突然之间,制作三明治就不再是快速的流程了,对吧?

这就是为什么了解您的项目范围至关重要。项目范围囊括了完成项目所需的一切,包括任务、时间和资源。

从一开始就确定需要什么,不仅可以让您制定更切合实际的时间线,还可以帮助您主动解决范围蔓延问题,即项目要求超出最初商定的范围。这是一个常见困境,有 52% 的项目经历了范围蔓延,这个数据非常惊人。

Collaboration capabilities

要定义您的范围,您需要弄清楚自己项目的:

  • 目标:您的项目将取得什么成就?
  • 交付成果:您的项目产出是什么?
  • 任务和活动:您需要采取哪些步骤来制作这些交付成果?
  • 除外事项:作为这个项目的一部分,您不会完成什么?
  • 约束条件:您面临哪些限制?

然后,您要将它们纳入项目范围声明,您和团队可以在您完成项目时参考该声明。有了该声明,您就可以专注于项目的核心部分,并拒绝其他所有内容。

2. 确定您的项目任务

您的时间线不是要为整个项目设置一个结束日期,您需要为整个项目的任务设置里程碑日期。

如果您想掌握技术知识,可以参考工作分解结构 (WBS),它将您的大型项目分成不同的交付成果。这使得分辨每个交付成果涉及哪些任务变得容易得多。

以我们的花生酱和果冻三明治为例,最终的交付成果是一个涂满花生酱、没有面包皮、星形的花生酱和果冻三明治。味道好极了。但是要得到成品三明治,您还需要完成其他一些交付成果(因为请记住,我们说过我们不想要商店里购买的面包):

  • 自制的面包
  • 来自农贸市场的特殊果冻
  • 花生酱

现在我们已经掌握了每个单独的交付成果,可以更轻松地查看与每个交付成果相关的任务:

交付成果 1:面包

  • 选择面包食谱
  • 购买烤面包的食材
  • 烤面包
  • 让面包冷却一个小时
  • 将面包切片

交付成果 2:果冻

  • 查找农贸市场的营业时间和地点
  • 开车去农贸市场
  • 购买果冻
  • 回家

交付成果 3:花生酱

  • 去杂货店
  • 购买花生酱
  • 回家

如何制定项目管理时间线

从培养“我们要一起完成这个项目”的态度,到帮助团队保持井井有条,项目时间线是轻松完成项目的必备条件。

但是,虽然好处是显而易见的,但还有一个大问题需要回答:该如何制定项目时间线?按照以下步骤起草项目时间线,以支持您的团队尽其所能。

如何制定项目管理时间线

从培养“我们要一起完成这个项目”的态度,到帮助团队保持井井有条,项目时间线是轻松完成项目的必备条件。

但是,虽然好处是显而易见的,但还有一个大问题需要回答:该如何制定项目时间线?按照以下步骤起草项目时间线,以支持您的团队尽其所能。

Jira timeline.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

  • Goals: What will your project accomplish?
  • OKRs:  How will you measure the success of your project?
  • Deliverables: What is the output of your project?
  • Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
  • Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
  • Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

  • Homemade loaf of bread
  • Specific jelly from the farmer's market
  • Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

  • Choose a bread recipe
  • Purchase ingredients to bake bread
  • Bake bread
  • Give bread an hour to cool
  • Slice bread

Deliverable #2: Jelly

  • Find the time and location of the farmer's market
  • Drive to the farmer's market
  • Purchase the jelly
  • Return home

Deliverable #3: Peanut butter

  • Visit the grocery store
  • Purchase the peanut butter
  • Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

  •  
  • Gather a knife and other supplies
  • Spread peanut butter on one slice of bread
  • Spread jelly on another slice of bread
  • Put two pieces of bread together
  • Remove crust
  • Slice the sandwich into a star-shape
  • Put the sandwich on a plate to serve
  •  
  •  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

  •  

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

  • Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
     
  • Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

知道您的项目何时会完成

说到意外,我们都知道世事无常,您无法计划好所有事情。也就是说,确定项目时间线仍然值得付出努力。

完全放弃项目时间线意味着团队成员难以管理自己的工作量,员工不知道下一步该怎么做,您的项目开始看起来像是反复出现的噩梦。

您的时间线不必一成不变,最好保持灵活,以便在必要时进行调整。即使您没有将自己的计划写下来,尽早奠定基础仍然可以消除混乱、增强问责制,并使您的项目向前推进。

什么方法能让您的团队按照项目时间线向前推进工作?确保他们可以即时访问所需的信息。将您的所有项目笔记、详细信息和职责信息存储在 Confluence 中。

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