12 条项目管理原则与概念

关键要点

• 项目管理原则为团队提供一套统一框架，用于项目的规划、执行、跟踪与收尾

• 像明确角色职责、聚焦价值交付这类核心理念，适用于各个行业与各类方法

• 遵循这些原则能够提升项目成功率，并建立起责任落实的团队文化

• 借助这些原则审视当前工作方式，找出团队有待改进之处

有效的项目管理是所有成功组织的基石。每一项重大业务举措的背后，都依托各类项目推动发展、创造价值。

但想要取得卓越成果，仅凭电子表格、RACI 图表或偶尔几次的团队会议远远不够。真正的项目成功依赖透明清晰的决策工作流，以及跨不同团队、不同角色的无缝协作。

最可靠的策略都建立在一套项目管理指导原则之上，这些原则有助于营造清晰、连贯且注重团队合作的工作氛围。

在本指南中，我们将探讨 12 条基本项目管理原则，这些原则为任何团队提供了坚实且灵活适配的框架。接纳这些原则，将助力组织自信且一致地完成项目规划、执行与交付。

什么是项目管理原则？

项目管理原则是团队用于规划、执行、监控和完成项目的基础准则。它们规定了工作如何组织、决策如何制定，以及团队如何从项目启动到收尾始终保持目标一致。

原则的适用范围比任何单一项目管理方法更广。

无论您的团队是开展敏捷冲刺、遵循瀑布模型、使用看板，还是混合方法，这套核心原则都同样适用。无论团队选择何种工作组织方式，这些原则都能为其提供一套共用的运作框架。

从实操层面来说，项目管理原则能帮助团队回答如下问题：

• 我们想要达成什么目标？

• 每项工作由谁负责？

• 我们将如何管理范围、风险与变更？

• 我们将如何衡量成功？

• 我们将如何记录经验供下次参考？

项目管理原则与项目管理阶段

原则是决定团队工作方式的准则，而项目管理阶段描述工作发生的时间。它们是从项目启动到项目收尾依次推进的连续阶段。

原则为每个阶段的决策提供依据，而阶段则提供结构化的项目时间线，保障各项工作按计划推进。

12 条项目管理原则一览

下面快速一览全部 12 条原则，以及它们能帮助团队实现的目标：

12 项基本项目管理原则

一份成功的项目计划可提供从项目开始到完成和评估整个过程中执行项目所需的全部信息。

无论采用哪种方法，都必须成功地满足项目要求、利益相关者的期望以及业务需求和目标。遵守以下 12 个基本项目管理概念有助于确保项目取得成功。

1. 建立项目架构

在开展任何工作之前，项目都需要一套清晰的架构，供团队成员与利益相关者查阅和评估。这套架构应当明确项目包含哪些内容，同样重要的是，也要界定项目不包含哪些内容。

一套定义清晰的项目架构通常涵盖项目里程碑、范围、时间线、利益相关者、可交付成果、预算和约束条件。

将以上所有内容记录在项目计划模板或项目章程中，从项目第一天起就为团队提供单一事实来源，降低后续出现目标不一致的风险。

2. 定义项目目标与目的

确定项目目的和目标对于建立项目架构、获得项目管理团队成员和利益相关者的支持至关重要。

明确阐述项目的目标和具体目的，并确保这些目标和目的与公司的总体目标相一致。在规划阶段明确设定目标，也有助于团队在资源受限时更好地确定优先级。

您的项目管理软件需要将目标直接关联到各项工作项，使所有人都能理解自己的任务与整体大局相关联。对于使用目标和关键成果 (OKR) 的团队，这些 OKR 示例有助于将目标落实为可衡量、可执行的内容。

3. 明确项目发起人

项目发起人的支持对项目成功至关重要。项目发起人提供高管级支持，扫清组织层面障碍，并保障团队推进工作所需的资源。

发起人一般不参与日常管理工作，但会在高层决策和上报中发挥直接作用。项目发起人通常负责以下支持工作：

• 审批项目范围与成功标准：确认项目边界以及成功的定义与业务重点保持一致。

• 协助解决主要障碍：当团队遇到项目层面无法解决的问题时出面扫清障碍。

• 向管理层传递项目价值：充当项目倡导者，让管理层持续知情并保持参与。

• 支持预算或资源相关决策：在需要追加投入时进行争取。

在项目章程中记录项目发起人及其职责，让全体团队成员从一开始就清楚决策层级。您可以借助免费的项目章程模板快速上手，连通团队，并对最重要的工作建立清晰预期。

4. 明确角色与职责

角色与职责会随业务需求、利益相关者预期以及可用资源而变化。尽早清晰定义这些角色，能够保障高效协作，同时避免重复工作。

当所有人都清楚谁负责决策、任务、审查以及审批时，项目推进效率会更高。RACI 图表是实现这一方面可视化的实用方式。

该图表为每一项任务对应确定执行者、问责者、被咨询者和知情者。

例如，在一次内容上线工作中，可以指定撰稿人为执行者，营销主管为问责者，法务为被征询者，全体相关团队为知情者。这种清晰的权责划分可以消除主观揣测，保障工作持续推进。

5. 建立团队问责机制

问责机制意味着每一项工作都要有明确可见的负责人、清晰的截止时间以及进度跟踪方式。它重点不在于监督管控，而在于全员共同跟进落实。

这意味着团队所有人都清楚预期目标，并且能够查看工作进展。借助 Jira 这类工具，团队可以轻松地将问责机制融入工作流：

• 任务归属：将任务分配给具体人员，可消除对“谁该负责什么”的模糊性。

• 到期时间与状态更新：明确的截止时间加上定期状态核查，可让团队对项目所处阶段拥有统一认知。

• 看板：可视化进行中的工作，有助于团队及时发现瓶颈，避免其成为障碍。

• 仪表板报告：通过汇总视图查看进度、障碍以及完成率，能够让团队和利益相关者随时掌握情况。

6. 管理项目范围与变更

适应性在整个项目生命周期至关重要。目标、需求、预期、可用人员和资源随时都可能发生变化。

正因如此，每一份项目计划都应当包含一套清晰的策略，用于管理项目范围以及应对变更。范围蔓延是指项目中新增了计划外工作，但却没有对时间线、预算或资源做出相应调整的情况。

它往往始于微小的改动：多出来一项功能请求、一份额外的可交付成果，但问题会快速累积。项目范围模板可以帮助团队在前期就明确可交付成果、排除项、时间线、职责以及审批流程。

这使得后续出现变更请求时，团队能够更方便地开展评估。结合变更管理计划，记录清晰的项目范围为团队提供一套结构化方式，用以决定是承接、推迟还是拒绝新增工作。

7. 制定风险管理计划

风险会迅速威胁到项目甚至业务本身。项目计划必须包括项目风险识别、评估和缓解的全面步骤。

随着项目的进展，需要定期审查和更新风险管理计划。需要纳入规划的常见风险类别包括：

• 时间线风险：造成里程碑推后的依赖关系、进度延误或是工作量预估不足。

• 资源风险：影响产能的团队人员可投入情况、人员流动、技能缺口。

• 预算风险：成本超支、范围变更或意外开支。

• 技术风险：系统限制、集成失败或技术债务。

• 利益相关者或审批风险：决策拖延、优先级变动或预期不一致。

针对每一项风险，需要评估其发生概率、潜在影响、风险负责人以及对应的缓解计划。风险登记册和风险矩阵是实用工具，可以对上述信息进行整理，并且让团队能够清晰查阅。

8. 监控项目进度

另一项重要的项目管理原则是在每个阶段监控进度。制定关键绩效指标 (KPI)，以帮助衡量实现既定目标的进展情况。

您的计划还必须包含一套用于定期跟踪、评估和报告进度的机制。以下是团队在每个阶段应跟踪的内容：

• 任务状态：各项工作是否按照计划在工作流中流转？

• 里程碑：团队是否按期达成关键检查节点？

• 项目时间线变更：是否出现依赖关系变动或者进度滞后？

• 障碍：是什么因素阻碍进度，目前采取何种方式解决？

• 预算或资源约束：项目在资金与产能层面是否一切正常？

不同的视图支持不同的监控需求。使用看板进行项目跟踪非常适合实现工作流可视化。

可以考虑使用时间线视图管理依赖关系与排期；使用日历视图展示即将到来的截止时间；使用仪表板向利益相关者汇报项目进度。

9. 优先保障有效的价值交付

每个项目的目标都是为利益相关者和整个企业创造价值。要优先考虑有助于项目成功的任务。

该原则的核心是配套相应方法与工具，让团队可以依据利益相关者的需求以及项目目标，持续评估并调整优先级。

一种实用的优先级排序方法，是基于影响程度、紧急程度、工作量以及与项目目标的对齐度来评估工作。高影响、低工作量的任务通常优先处理。

对于无法明确关联项目目标的工作，应当推迟处理或直接舍弃。在整个项目周期内持续以该视角审视工作，有助于团队聚焦真正重要的事项。

10. 建立绩效基准

有效的绩效管理是项目管理成功的关键。建立绩效管理基准，用以评估和跟踪团队及项目绩效。

使用绩效指标来确定需要改进的领域，并对成果予以肯定。一些最有用的基准指标包括：

• 计划时间线与实际时间线：项目是否按时间表推进？

• 预算偏差：实际支出是否和初始预估保持一致？

• 已完成的里程碑：团队是否达成承诺的检查节点？

• 资源使用情况：团队是否以可持续且符合预期的产能工作？

• 质量或验收标准：工作是否满足初期设定的标准？

对照基准进行跟踪，有助于及早发现偏离，在小差距演变成重大问题之前及时纠偏。

11. 敲定项目可交付成果

要成功完成项目收尾，必须完成项目计划中定义的所有必要任务。确保所有可交付成果符合质量标准。

获得利益相关者和管理层的必要批准。项目收尾还意味着确认工作内容存档记录，并完成妥善移交。

这一项目管理原则通常包含四个方面：

• 确认所有任务均已完成：审查项目计划，核实所有可交付成果均已处理完毕。

• 验证质量标准：确保各项可交付成果满足项目启动时制定的验收标准。

• 获取利益相关者批准：取得相关利益相关者与决策者的正式签字确认。

• 归档项目文档：将最终文档、决策及资产存储在可访问位置，以供后续查阅。

12. 记录经验教训

反思项目的成功之处，并强调促成积极成果的关键因素。记录经验教训同样重要，以便为今后的项目提供参考，并保持持续改进。

项目回顾是一种用于记录这些经验的轻量化、结构化方式。团队复盘进展顺利之处、存在的问题以及下次将采取的不同做法。

这份文档将成为后续承接同类项目人员资源。持续开展回顾是推动团队与组织持续改进最有效的驱动因素之一。

将项目管理原则付诸实践

上述 12 项原则为团队提供一套可复用框架，能够清晰、连贯地完成从项目启动到收尾的全流程，适用于各类行业、团队规模或方法。

Confluence 助力团队在一处集中记录项目计划、目标、决策及回顾内容。Jira 将目标与工作直接关联，提供时间线、日历与看板视图，用于跟踪进度并汇报成果。

二者结合，可为团队提供从项目首日起践行这些原则所需的全部工具。

试用免费版 Jira 和 Confluence，践行这些项目管理原则。

项目管理原则：常见问题解答

为何拥有清晰的项目目标至关重要？

定义明确的目标提供方向与宗旨，确保全体团队成员理解成功的标准。它有助于指导决策制定，使项目始终聚焦预期成果。

领导力如何影响项目成果？

强有力的领导力为团队奠定协作、责任落实与积极奋进的基调。高效的领导者协助化解冲突、清除障碍，并保证项目始终对齐目标。

定制项目管理方法有何重要意义？

每个项目都独具特点，因此根据项目规模、复杂度与背景信息调整原则和方法，能够提升成功概率。定制化可确保流程高效且贴合需求，而非僵化冗余。

为何要分阶段管理项目？

将项目划分为多个阶段，便于定期审查、调整以及验证进度。这种分阶段方式有助于管控风险，并确保每个阶段在推进前交付价值。

持续的利益相关者参与如何助力项目成功？

让利益相关者参与整个项目周期，能够确保其需求和期望得到理解和满足。持续参与有助于建立信任，降低项目后期出现意外状况或遭遇阻力的风险。