12 principios fundamentales de la gestión de proyectos

¿Cuáles son los 12 principios esenciales de la gestión de proyectos?

Un buen plan de gestión de proyectos proporciona toda la información necesaria para llevar a cabo un proyecto, desde el inicio hasta su finalización y evaluación.

Con independencia de la metodología que elijas, tu estrategia debe abordar correctamente los requisitos del proyecto, las expectativas de las partes interesadas y las necesidades y objetivos empresariales. Seguir los siguientes 12 conceptos esenciales de gestión de proyectos puede servirte para garantizar el éxito de tu proyecto.

Establecer la estructura del proyecto

Un proyecto tiene un alcance mayor que el de una tarea o actividad típicas. Estructura tu proyecto de una manera manejable y comprensible para que el equipo de gestión del proyecto y las partes interesadas lo puedan evaluar fácilmente.

Definir las metas y los objetivos del proyecto

Definir las metas y los objetivos de tu proyecto es esencial para establecer su estructura y obtener el apoyo de los miembros del equipo de gestión del proyecto y las partes interesadas. Articula las metas y los objetivos específicos con claridad y asegúrate de que se corresponden con los objetivos generales de la empresa.

Identificar un promotor del proyecto

El apoyo de los promotores es crucial para el éxito de un proyecto. El promotor del proyecto puede ofrecer ayuda entusiasta y orientación útil. Los promotores también pueden obtener apoyo y recursos adicionales de diferentes partes interesadas y equipos, según sea necesario.

Definir roles y responsabilidades

Los roles y las responsabilidades variarán según los requisitos empresariales, las expectativas de las partes interesadas, las personas o los recursos disponibles, entre otros factores. Define estos roles con claridad para garantizar una colaboración eficaz y evitar que se dupliquen esfuerzos o queden necesidades sin abordar en el proyecto.

Garantizar la responsabilidad del equipo

Fomenta una cultura de responsabilidad en tu equipo. Implementa formas de seguir y medir la responsabilidad individual y colectiva.

Gestionar el alcance y los cambios del proyecto

La capacidad de adaptación es clave durante todo el ciclo de vida de un proyecto. Los objetivos, las necesidades, las expectativas, las personas disponibles y los recursos están sujetos a cambios en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Cada plan de gestión de proyecto debe incluir una estrategia sólida y procesos claramente definidos para gestionar el alcance del proyecto y hacer frente a los cambios.

Elaborar un plan de gestión de riesgos

Los riesgos pueden poner el proyecto rápidamente en riesgo, cuando no a la propia empresa. Los planes de gestión del proyecto deben incluir medidas exhaustivas para identificar, evaluar y mitigar los riesgos del proyecto. Revisa y actualiza periódicamente el plan de gestión de riesgos a medida que avanza el proyecto.

Supervisar el progreso

El equipo de gestión del proyecto debe supervisar el progreso en cada fase de cada proyecto. Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) que ayuden a medir el progreso hacia los objetivos establecidos. Tu plan de gestión del proyecto también debe incluir un sistema para el seguimiento, la evaluación y la presentación de informes periódicos sobre el progreso del proyecto.

Centrarse en la entrega de valor eficaz

El objetivo de cada proyecto es ofrecer valor a las partes interesadas y a la empresa en su conjunto. Concede la máxima prioridad a las tareas que contribuyen al éxito del proyecto. Incluye métodos y herramientas con los que el equipo pueda evaluar y ajustar las prioridades de forma continua en función de las necesidades de las partes interesadas y los objetivos del proyecto.

Establecer una línea base de gestión del rendimiento

Una gestión eficaz del rendimiento es clave para el éxito de la gestión de proyectos. Establece una línea base de gestión del rendimiento para evaluar y hacer un seguimiento del rendimiento del equipo y del proyecto. Usa las métricas de rendimiento para identificar las áreas de mejora y reconocer los logros.

Finalizar el proyecto

Para cerrar tu proyecto correctamente, completa todas las tareas necesarias definidas en el plan de proyecto. Asegúrate de que todos los productos cumplen con los estándares de calidad. Obtén las aprobaciones necesarias de las partes interesadas y de la dirección.

Examinar los éxitos

Reflexiona sobre los éxitos del proyecto y destaca los factores clave que contribuyen a obtener resultados positivos. Es igual de importante documentar las lecciones aprendidas para tenerlas en cuenta en proyectos futuros y mantener la mejora continua.

Completa tus proyectos con éxito gracias a los principios de la gestión de proyectos y Confluence

Una colaboración eficaz es esencial para el cumplimiento unificado de los principios de gestión de proyectos. La colaboración, la comunicación y la documentación son elementos fundamentales de toda iniciativa de gestión de proyectos, desde la ideación hasta la ejecución y la evaluación.

Confluence reúne a todo el mundo en un espacio de trabajo conectado para sacar los proyectos adelante. Los equipos pueden crear, editar, compartir y colaborar en los planes de los proyectos sin problemas, manteniendo a todos en sintonía. Confluence puede mejorar el rendimiento del equipo de gestión de proyectos y llevar a una ejecución más eficiente de los proyectos. También puede ofrecer más valor a los miembros del equipo, a las partes interesadas y a la empresa.

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¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La metodología ágil de gestión de proyectos combina los sprints de scrum con el intercambio continuo de información y comentarios de kanban. Centra a los equipos de gestión de proyectos en la mejora continua y en ofrecer valor a las partes interesadas. Su flexibilidad y el apoyo multifuncional del equipo hacen que la metodología ágil sea muy eficaz para gestionar proyectos sujetos a cambios.

¿Cuáles son los retos más habituales en la gestión de proyectos?

Todas las iniciativas de gestión de proyectos se enfrentan a desafíos similares, como estos:

• Corrupción del alcance. A medida que el proyecto avanza, las necesidades, los requisitos, los deseos de las partes interesadas y las influencias externas también pueden cambiar. Estos cambios pueden dar lugar a desviaciones con respecto al plan original. También pueden provocar sobrecostos presupuestarios y retrasos y decepcionar a las partes interesadas. Un plan detallado con un cronograma de proyecto bien definido y una comunicación regular con las partes interesadas puede ayudar a reducir o eliminar la corrupción del alcance.
• Plazos poco realistas. Los plazos demasiado ambiciosos pueden llevar a no alcanzar hitos. Los directores de proyectos deben encontrar el equilibrio entre lo que las partes interesadas quieren y lo que se puede lograr con los recursos disponibles.
• Recursos insuficientes. Cada proyecto debe manejarse con una disponibilidad limitada de dinero, tiempo y talento. Los presupuestos realistas y prudentes y las estimaciones de costes precisas pueden ayudar, pero los equipos deben esperar enfrentarse a restricciones de recursos que no habían previsto.
• Falta de comunicación. Una comunicación ineficaz puede provocar malentendidos, expectativas poco claras e incumplidas, trabajo adicional e incumplimiento de plazos. Una comunicación constante puede evitar la corrupción del alcance y servir para gestionar las expectativas de las partes interesadas.
• Gestión de cambios y riesgos. Los planes de gestión del proyecto deben incluir procesos de identificación y mitigación de riesgos bien documentados y la adaptación a los cambios repentinos. Esto puede ayudar a reducir las interrupciones y los retrasos del proyecto.
• Supervisar, evaluar y documentar el progreso. El seguimiento y la evaluación continuas pueden mantener el rumbo de los proyectos e identificar los desafíos antes de que se conviertan en problemas. La documentación de las iniciativas de seguimiento y las evaluaciones pueden mantener informados a los miembros del equipo y a las partes interesadas y hacer que participen.

¿Cuáles son las diferentes metodologías de gestión de proyectos?

Estas son algunas de las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos.

• Kanban: Kanban se centra en la visualización de las tareas y el progreso. Se basa en una pizarra física o digital compartida, normalmente dividida en columnas, cada una etiquetada con una fase del flujo de trabajo (Por hacer, En curso y Completado, por ejemplo). El enfoque visual de Kanban permite que todo el mundo pueda ver y seguir el trabajo a medida que avanza el proyecto. De este modo, todas las personas se mantienen informadas y se coordinan unas con otras y con los objetivos del proyecto. Kanban también ayuda a los equipos a adaptarse, así como a ser más flexibles, frente a las necesidades o prioridades en constante evolución.
• En cascada: la gestión de proyectos en cascada es más lineal y secuencial que otros métodos. Los proyectos en cascada suelen tener requisitos bien definidos de planificación, diseño, desarrollo, pruebas e implementación. Los proyectos en cascada exigen un cumplimiento estricto de los planes y una estrecha alineación con los requisitos y objetivos declarados.
• Scrum: la metodología Scrum incluye un marco muy estructurado. Define las funciones específicas de los miembros del equipo y la duración de cada ciclo de trabajo o sprint. Los equipos celebran reuniones diarias para revisar el progreso y planificar los próximos sprints. Esta metodología es adecuada para proyectos complejos, así como para la participación activa de las partes interesadas.