Simplifica las aprobaciones interdisciplinares con Confluence

Tienes muchos archivos y documentos diferentes y debes asegurarte de que los miembros adecuados del equipo interdisciplinar participan en tu proceso de aprobación. Una forma de hacerlo es configurar cadenas de aprobación (como la aprobación del presupuesto, del contenido o de cambios de política) en función de las necesidades específicas del proyecto y de las solicitudes de aprobación requeridas.

En Confluence, puedes convertir este proceso de aprobación en reglas o flujos de trabajo automatizados que se crean con la fórmula "si x, entonces y". Cada regla se crea combinando diferentes componentes:

• Desencadenadores: el catalizador que pone en marcha tu regla (por ejemplo, "Cuando el equipo de marketing reciba una solicitud de campaña").
• Condiciones: aspectos opcionales que deben cumplirse para que la regla siga en vigor; por ejemplo, que la regla solo se aplique "cuando el director de marketing (condición de usuario) apruebe la solicitud de campaña".
• Ramas: componentes opcionales ("para cada" más un tipo de objeto) que pueden dividir una regla lineal en varias rutas de enrutamiento, con la posibilidad de realizar diferentes acciones; por ejemplo, "Para cada estrategia de campaña enviada por el equipo creativo (remitentes) en la fecha de vencimiento, enviar un correo electrónico al director de marketing para que la apruebe".
• Acciones: qué quieres que suceda si la regla se ejecuta correctamente; en este caso, aprobaciones automáticas (por ejemplo, "Publicar una nueva página para la estrategia de campaña de marketing seleccionada").

Siguiendo el ejemplo anterior, significaría que, aunque todo el equipo de producto tenga acceso a un espacio, solo el responsable de marketing y creativos concretos participarán en el proceso de aprobación de la estrategia.

Puedes utilizar una plantilla de reglas de la biblioteca de automatizaciones de Confluence para tener un punto de partida con los componentes de reglas pertinentes preseleccionados y organizados. Si lo prefieres, también puedes utilizar el creador de reglas de la página de automatización para crear una nueva regla desde cero.

Para mantener una alta visibilidad y que el proceso de aprobación multifuncional funcione sin problemas, tienes que mantener a todo el mundo informado, con independencia de equipos o departamentos. Las menciones individuales y de equipo en Confluence mantienen informadas a las personas adecuadas y hacen que el proceso de aprobación avance.

Crea un perfil de equipo para organizar a todos los que participan en un proceso interfuncional, independientemente del departamento al que representen. Estos perfiles son una ubicación centralizada donde ver a los colaboradores individuales e incluso la documentación del equipo. Puedes hacer @mention a un equipo en tu página de Confluence o dejar comentarios en línea para avisarle de que es su turno en la cadena de aprobación.

Como alternativa, puedes hacer @mention a usuarios individuales para llamar la atención de una persona sobre una página, comentario o tarea en particular que le hayas asignado. Cuando menciones a un miembro del equipo en una página, el usuario recibirá una notificación de Confluence por correo electrónico, pero solo la primera vez que se le mencione. Cuando se menciona usuarios a nivel de comentario, se les notificará siempre en tiempo real. Así que, si quieres mantener la comunicación y la aprobación en marcha, menciona a los usuarios con comentarios en línea y en las páginas.

Ahora que utilizas las menciones para mantener a todo el mundo informado, añade retroalimentación y sugerencias a las menciones. La retroalimentación sería el conductor y los comentarios, el coche. Y, del mismo modo que hay diferentes modelos de coches, hay diferentes tipos de comentarios de Confluence y motivos para usarlos:

• Comentario en línea: ideal para conversaciones sobre secciones específicas del contenido. Con los comentarios en línea, puedes destacar incidencias no resueltas o hacer correcciones en secciones del contenido de la página. Recuerda hacer @mention a miembros específicos del equipo para que puedan tomar medidas a partir de la retroalimentación.

• Comentario a nivel de página: ideal para debates más amplios sobre piezas completas de contenido. Los comentarios de página se aplican a toda la página y no solo a secciones concretas. Recuerda que, si haces @mention a tus compañeros de equipo en comentarios de página, solo se les notifica la primera vez. Si necesitas más retroalimentación después del primer comentario, etiquétalos en los comentarios posteriores.

A la hora de hacer retroalimentación y sugerencias para mantener el proceso de aprobación en marcha, debes seguir un par de reglas generales para que las aportaciones no acaben siendo abrumadoras.

Tu objetivo es que el destinatario resuelva el comentario. Para conseguirlo, sé lo más concreto posible y no respondas una pregunta con otra. Muchas veces, en el caso de errores pequeños de edición o formato, los equipos pueden ponerse de acuerdo en realizar las correcciones pertinentes y resolver las incidencias sin que tenga que intervenir el creador de la página.

Con los comentarios de página, los nuevos usuarios pueden hacerse una idea de lo que se ha debatido, preguntado, respondido y decidido. Los comentarios de página permanecen durante toda la vida de tu página de Confluence, así que conviene que estén limpios y ordenados. Los miembros de equipo deben responder a los comentarios de página con respuestas directas para mantener hilos de calidad y prácticos para los demás usuarios.

Aunque el proceso de aprobación necesita retroalimentación y sugerencias, los miembros del equipo tienen que considerar si deben hacer comentarios y, de ser así, cómo. Los comentarios pueden acumularse, especialmente en los equipos grandes, así que, si tus compañeros de equipo hacen un gran volumen de comentarios, deberían considerar la posibilidad de programar una reunión individual o mantener un debate más detallado.

Si los usuarios ven un comentario que les gusta, ¡anímalos a pulsar el botón Me gusta! Me gusta suele ser una función infravalorada en Confluence, pero sirve para reconocer un buen trabajo o estar de acuerdo con una sugerencia.

En algunos casos, tendrás que poder ofrecer funciones adicionales de gestión del flujo de trabajo y revisión en tu proceso. En Confluence, puedes utilizar las integraciones para conseguir aprobaciones en proyectos multifuncionales.

Estas son algunas integraciones de Confluence que pueden servir para gestionar aprobaciones:

• Comala Document Management: revisa y aprueba las aportaciones del equipo, crea tareas, haz un seguimiento de las tareas y publica contenido.
• Page Approval for Confluence: haz que tus equipos multifuncionales y las partes interesadas estén coordinados en cuanto a procesos y decisiones.
• Cenote Lockpoint y Scroll Documents for Confluence: desbloquea y bloquea la documentación y los archivos adjuntos de Confluence para su aprobación manual, hacer cambios y controlar la edición.
• Approvals for Confluence: revisa y aprueba documentos y páginas.
• Approval Path for Confluence: crea una ruta de flujo de trabajo, añade pasos de aprobación y añade usuarios y niveles de permiso. Añade correos electrónicos de llamada a la acción para avisar a los usuarios.
• Adobe PDF: incrusta archivos PDF en tus páginas de Confluence para facilitar la revisión.

• Contract Signatures for Confluence: mantén tus contratos y procesos dentro de Confluence, sin tener que exportarlos, imprimirlos ni utilizar herramientas de firma externas.

Echa un vistazo a las demás aplicaciones de Confluence para encontrar las integraciones perfectas para el proceso de aprobación de tu equipo.