¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

Lo diremos claro: se dedica demasiado tiempo al trabajo administrativo. 

Entre el envío de actualizaciones de estado, la búsqueda de aprobaciones, la asignación de tareas y la actualización de las partes interesadas, apenas hay tiempo suficiente para la innovación y las mejoras reales.

Al mecanizar las tareas rutinarias, la automatización de los procesos empresariales permite a tu equipo desarrollar todo su potencial y reducir los costes. La automatización de los procesos empresariales ayuda a tu equipo a centrarse en las iniciativas estratégicas y, al mismo tiempo, a mejorar el centro de asistencia de TI y los procesos de gestión de proyectos globales.

 Los gestores de proyectos pueden automatizarlo todo, desde la asignación de tareas hasta los informes de cumplimiento, sin escribir una sola línea de código. Y si bien es posible que eso no sea una novedad, hay consejos sobre procesos que querrás seguir para lograr un impacto real.

¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

La automatización de los procesos empresariales aprovecha la tecnología y las herramientas para agilizar y automatizar las tareas o los procesos recurrentes que las empresas suelen gestionar manualmente. Automatiza los procesos repetitivos que conllevan varias fases mediante los sistemas de gestión de TI.

El objetivo de la automatización de los procesos empresariales es mejorar la eficiencia empresarial, reducir los errores y liberar valiosos recursos humanos para tareas más estratégicas. Esto te permite optimizar los flujos de trabajo para la gestión de incidentes, la resolución de solicitudes o garantizar que se mitiguen los riesgos.

En lugar de basarse en tareas manuales que llevan mucho tiempo y son propensas a errores, la automatización de los procesos empresariales utiliza herramientas y software que gestionan estos procesos de forma automática.

También acelera el proceso con una ejecución precisa y uniforme de cada paso. Ya sea automatizando la creación de tickets, enviando las solicitudes a los equipos correspondientes o generando informes periódicos, la automatización de los procesos empresariales mejora la eficacia general del servicio de TI al reducir el esfuerzo manual.

¿Qué procesos empresariales puede automatizar una empresa?

Automatizar procesos empresariales específicos puede mejorar significativamente la eficiencia y la precisión. Identificar los procesos que se van a automatizar es crucial para que el esfuerzo sea eficaz y orientado.

Estos son los procesos empresariales críticos ideales para la automatización de los procesos empresariales:

• Tareas de gran volumen: automatizar las tareas de alta frecuencia, como la entrada de datos y la generación de informes, puede ahorrar tiempo y reducir los errores humanos, como los tipográficos.

• Tareas urgentes: puedes agilizar los procesos empresariales que requieren una ejecución puntual, como la monitorización de las alertas del sistema o el envío de notificaciones automáticas. La automatización garantiza una respuesta rápida y evita los retrasos.

• Tareas entre varias personas: automatiza las tareas empresariales que implican la coordinación entre varios miembros del equipo, como los flujos de trabajo de aprobación o los procesos entre equipos. Esto mejora la colaboración y acelera la finalización de las tareas y las entregas puntuales.

• Procesos de asistencia: mecaniza las tareas de asistencia rutinarias, como las copias de seguridad del sistema, para liberar tiempo del personal y que este pueda dedicarse a tareas más estratégicas, y también para mejorar la eficacia del centro de asistencia.

• Tareas que requieren registros de auditoría: estas tareas incluyen procesos que requieren registros detallados para el cumplimiento y la auditoría, como las transacciones financieras.

• Tareas de larga cola: la automatización es eficaz en tareas poco frecuentes pero necesarias, como el mantenimiento periódico del sistema o las comprobaciones de cumplimiento. Esto garantiza una finalización uniforme sin supervisión manual.

Cómo funciona la automatización de procesos en las empresas

La automatización de procesos empresariales en los proyectos sigue un patrón sencillo basado en unas mecánicas clave: 

• Desencadenadores: un evento que inicia la automatización, como la finalización de una tarea, la proximidad de una fecha límite o un cambio de estado. 

• Reglas: las condiciones que determinan lo que debe suceder cuando se produce un desencadenador, por ejemplo, “si una tarea se marca como completada, notifícalo al gestor del proyecto”.

• Acciones: lo que se ejecuta automáticamente, como enviar una notificación, asignar una nueva tarea o actualizar un campo. 

• Flujos de trabajo automatizados: secuencias de desencadenadores, reglas y acciones que funcionan en conjunto para gestionar procesos completos de principio a fin. 

Estos elementos se combinan para crear flujos de trabajo automatizados que conectan fácilmente tareas, equipos y datos de proyectos. Aquí tienes algunos ejemplos:

• Cuando finaliza una tarea, la siguiente comienza automáticamente.

• Cuando se alcanza un hito, las partes interesadas reciben automáticamente una notificación.

• Cuando se identifican riesgos, las alertas se envían automáticamente a las personas adecuadas. 

La automatización funciona en segundo plano, lo que crea un flujo de ejecución fluido que permite que los proyectos avancen sin una intervención manual constante.

Ejemplos de automatización de procesos empresariales

¿Cómo las tareas específicas pueden aprovechar la automatización? Estos son algunos ejemplos reales: 

• Gestión de incidentes: un sistema automatizado puede crear tickets para las incidencias notificadas, asignarlos en función de la gravedad y notificarlos a los miembros pertinentes del equipo, lo que reduce los tiempos de respuesta y mejora la eficacia de la resolución.

• Cumplimiento de solicitudes de asistencia: la automatización de los procesos empresariales puede procesar las solicitudes rápidamente, verificar todas las aprobaciones necesarias y notificar a los usuarios el estado, lo que reduce significativamente el tiempo de procesamiento.

• Gestión del cambio: las herramientas de automatización pueden gestionar las solicitudes, supervisar el proceso de aprobación y ejecutar los cambios de acuerdo con una planificación predefinida, lo que minimiza las interrupciones y mejora el control.

• Incorporación y gestión de la salida de los empleados: la automatización de los procesos empresariales puede gestionar la creación de cuentas, asignar los equipos necesarios y gestionar los permisos de acceso durante la incorporación. También puede desactivar cuentas y recuperar los activos de la empresa durante la gestión de salida de los empleados, garantizando la coherencia y la seguridad.

Ventajas de las herramientas de automatización empresarial

Las herramientas de automatización de los procesos empresariales ofrecen una serie de ventajas que pueden mejorar significativamente el rendimiento operativo de tu equipo. Estas herramientas incluyen un software de gestión del flujo de trabajo que automatiza las tareas rutinarias o plataformas de gestión de relaciones con los clientes que gestionan la entrada de datos y el seguimiento de clientes potenciales. 

Entre las principales ventajas que ofrecen las herramientas de automatización empresarial están las siguientes:

1. Aumento de la eficiencia

Las herramientas de automatización empresarial aumentan significativamente la eficiencia al agilizar las tareas repetitivas. Reducen el esfuerzo manual y minimizan los errores humanos. 

Por ejemplo, los sistemas automatizados de tickets de TI ayudan a acelerar los tiempos de respuesta y resolución de las incidencias. Esto soluciona los problemas de forma más rápida y eficaz, lo que aumenta la satisfacción de los clientes.

2. Mejora de la toma de decisiones

El software de gestión de recursos empresariales integra y sincroniza diversos procesos empresariales, datos interdepartamentales, métricas de rendimiento y mucho más en un solo lugar para crear una fuente única de información.

Además de facilitar el acceso a estos recursos, proporciona a los equipos y responsables datos relevantes en tiempo real sobre la utilización de los recursos y el rendimiento de la empresa. De esta forma, se pueden tomar decisiones más informadas en relación con la planificación de los proyectos.

Herramientas como la planificación de capacidad de Jira ayudan a los responsables a tomar decisiones informadas y estratégicas en relación con la asignación de recursos. Además, esto ayuda a calcular la capacidad del equipo en función del trabajo previsto.

Esto, a su vez, les permite determinar lo que sus equipos pueden lograr de manera realista dados los plazos y los recursos de los que disponen.

3. Mejora de la precisión y la uniformidad

La coherencia es crucial. Por eso se implementa la automatización de los flujos de trabajo para que los equipos sigan de forma homogénea los procedimientos y los procesos estandarizados con el objetivo de mejorar la precisión.

Al reducir la probabilidad de que haya errores en la gestión de datos y la prestación de servicios, los sistemas automatizados ayudan a mantener la uniformidad y la fiabilidad de las operaciones de TI.

4. Reducción de costes

Los procesos automatizados ayudan a reducir los costes operativos al minimizar la necesidad de mano de obra y de un amplio personal de soporte. También reducen el tiempo de inactividad y los costes asociados a las ineficiencias y los errores, lo que se traduce en operaciones más rentables.

5. Mejora en la asignación de recursos

Las herramientas de automatización permiten una mejor asignación y planificación de recursos. Automatizar las tareas rutinarias y administrativas te permitirá centrarte en las tareas y las iniciativas estratégicas de mayor valor. 

El uso óptimo de los recursos permite que las personas dediquen tiempo a las actividades que impulsan el crecimiento y la innovación, y no a las tareas repetitivas.

Agiliza tareas y flujos de trabajo con la automatización de procesos empresariales

El camino hacia una automatización exitosa comienza con los procesos de alto impacto. Identifica las tareas que consumen más tiempo, causan más frustración o crean los mayores cuellos de botella.

Adopta la automatización de los procesos empresariales para revolucionar la forma de gestionar los servicios de TI y mejorar la eficiencia, la precisión y la rentabilidad.

Aprovecha las automatizaciones de Jira para asignar tickets automáticamente, escalar las incidencias o enviar notificaciones en función de los desencadenadores predefinidos. Jira reduce el esfuerzo manual y garantiza tiempos de respuesta más rápidos.

Además, usa herramientas como Jira Service Management, creadas específicamente para los servicios de TI, con la intención de optimizar los flujos de trabajo y el uso óptimo de los recursos. Ya sean tareas rutinarias, como la gestión de incidentes, la resolución de solicitudes de asistencia y la gestión de cambios, puedes optimizar y automatizar tus operaciones de servicios de TI.