Gestión de TI: funciones y prácticas recomendadas

¿En qué consiste la gestión de TI?

El sistema de tecnología de la información de una empresa incluye integraciones de hardware, software y redes, lo que respalda las operaciones empresariales en distintos roles y funciones.

Quienes se encargan de la gestión de TI supervisan el sistema, mientras que la ITSM abarca la forma en la que una empresa presta los servicios de TI, donde se incluyen las auditorías, la gestión y el mantenimiento de los componentes de TI. Ello también implica diseñar soluciones que ayuden a los sistemas de información a funcionar de forma eficaz y eficiente.

La TI suele ser fundamental para el diseño de la infraestructura interna y las comunicaciones en una empresa. En consecuencia, los equipos de TI han sufrido una afluencia de responsabilidades. Entre sus tareas se incluyen garantizar que la tecnología funcione sin problemas y de forma segura y, al mismo tiempo, buscar oportunidades para mejorar e innovar.

¿Por qué es importante la gestión de TI?

A medida que la tecnología se hace omnipresente, los equipos de TI se transforman para satisfacer las cambiantes exigencias de las empresas, sus empleados y el mercado. Los profesionales de TI de hoy en día deben tener un alto grado de cualificación y centrarse estratégicamente para impulsar las decisiones empresariales en vez de limitarse a reaccionar a las solicitudes. Forman parte del equipo de liderazgo y trabajan para mejorar los procesos empresariales y la comunicación interdisciplinar, algo esencial para que una empresa obtenga buenos resultados.

Hace tiempo, la función de TI era atender el centro de ayuda de una empresa y encargarse principalmente de restablecer las contraseñas y proporcionar acceso a la red y a las carpetas. No obstante, los equipos de TI actuales evolucionan al mismo tiempo que las tecnologías que implementan, por lo que se enfrentan a desafíos cada vez mayores por parte de un sector increíblemente rápido y dinámico plagado de delitos cibernéticos e inteligencia artificial (IA). Su función ha evolucionado a la de unir a una empresa a través de una estrategia de TI sofisticada y bien planificada que contenga una infraestructura de software y hardware diseñada estratégicamente. Los equipos de TI de hoy en día han pasado de tener que dar soporte a una empresa a hacer que esta destaque sobre el resto.

Responsabilidades de un director de TI

A medida que la TI se ha transformado, las funciones y las capacidades básicas de los directores de TI también lo han hecho.

Entre estas responsabilidades se incluyen:

• Planificación estratégica de TI: los directores de TI seleccionan el software, el hardware y los sistemas de gestión de TI más eficaces para satisfacer las necesidades de la empresa. Como parte de estas tareas, deben garantizar que los sistemas de colaboración interna de la empresa permanezcan en línea y sean escalables. Algunos equipos emplean un proceso conocido como biblioteca de infraestructuras de tecnologías de la información (o estrategia de servicios de ITIL), un enfoque de la ITSM que se centra en ofrecer servicios de mayor calidad a un coste menor. Además, deben planificar la continuidad empresarial para evitar fricciones y complicaciones.
• Gestión de redes: se debe establecer y mantener una red capaz de escalar y almacenar datos y archivos protegidos, lo que puede requerir supervisar el uso, determinar las tendencias del tráfico y crear flexibilidad.
• Evaluación y mitigación de riesgos: el equipo de TI es responsable de evaluar los posibles riesgos, implementar medidas de seguridad y tomar otras precauciones para evitar la exposición y reducir el riesgo, sobre todo en lo que respecta a los costosos ataques cibernéticos.
• Gestión del presupuesto: entre las responsabilidades financieras de los directores de TI, se pueden incluir la asignación de gastos a los presupuestos operativos o de capital, la reasignación de fondos para la innovación o las mejoras, y la elaboración de presupuestos correspondientes a los recursos para hacer frente a las filtraciones de datos u otras circunstancias inesperadas.

El papel de la gestión de TI

Las soluciones eficaces de gestión de TI mantienen el flujo de la comunicación, los datos y las transacciones de una empresa. A continuación, se presentan las formas en las que los directores de TI contribuyen al éxito de la empresa, desde la superación de los desafíos derivados de las relaciones con los clientes hasta el mantenimiento de las bases de datos y las plataformas de ventas:

Mejora de la productividad: la mejora de la productividad y los resultados se debe directamente a las plataformas, los procesos y las personas. Al reducir las fricciones en una empresa con un software de gestión de asistencia como Jira Service Management, se consiguen interacciones más rápidas y eficientes, así como que la plantilla sea más productiva.

Innovación y adaptabilidad: el equipo de TI evalúa las nuevas tecnologías e implementa soluciones innovadoras que se ajustan a los objetivos empresariales y a la infraestructura de la empresa.

Garantía de cumplimiento de los datos: la preocupación por la privacidad y la seguridad de los datos es cada vez mayor. Por ende, la recopilación, la activación y el almacenamiento sólidos y seguros de los datos resultan fundamentales para que una empresa obtenga resultados satisfactorios. El departamento de TI suele ser el responsable del almacenamiento y la transmisión de los datos, así como de configurar la nueva tecnología y garantizar el cumplimiento normativo.

Toma de decisiones: el equipo de TI puede servir de guía para determinar qué es compatible con los sistemas internos y qué no. Además, puede aportar análisis de datos validados o especificaciones técnicas para escalar proyectos.

Prácticas recomendadas de gestión de TI

Estas son algunas de las prácticas recomendadas para los directores de TI:

• Ampliar sus conocimientos y aprender nuevas habilidades: mantente al tanto de los cambios del sector leyendo, asistiendo a seminarios web, matriculándote en formaciones o cursos sobre las nuevas tecnologías u obteniendo certificaciones.
• No perder la curiosidad: busca nuevas formas de resolver problemas antiguos. Explora las innovaciones tecnológicas para ayudar a aportar nuevos procesos, ideas y métodos a la empresa. Consulta casos prácticos y crea uno nuevo para presentarlo a la dirección y respaldar las recomendaciones.
• Hacer preguntas: es normal que los profesionales de TI no lo sepan todo sobre las operaciones de una empresa, pero deberían ser capaces de evaluar con precisión una dificultad y dar con una solución. Hacer preguntas fomenta la colaboración y permite conocer una práctica o un proceso en su totalidad para encontrar o crear una solución de forma eficaz.

Desafíos en la gestión de TI

Los directores de TI deben aprender a trabajar con herramientas nuevas y emergentes, como la IA. También deben establecer las restricciones y la formación de los empleados necesarias para preservar la protección y la seguridad de la red.

El uso de herramientas de gestión interdisciplinar puede poner a los administradores de TI en la tesitura de tener que encontrar una solución utilizando el hardware y el software existentes, o bien crear su propia solución. Herramientas como Jira Service Management simplifican la gestión de los servicios de TI y lo agrupan todo en una sola plataforma para optimizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad.

Otros desafíos a los que se enfrentan los directores de TI son los ataques cibernéticos, la rápida evolución de la tecnología y que los empleados utilicen nuevas herramientas impulsadas por la IA, como ChatGPT. Los ciberataques pueden afectar muy negativamente a una empresa, tanto en lo que respecta a su reputación como al plano económico. Los directores de TI pueden mitigar estos riesgos garantizando la seguridad de la red y utilizando medidas adicionales, como la autenticación de dos factores y otras soluciones de identidad personal.

Las empresas pueden ayudar a los directores de TI con oportunidades de certificación y cursos de formación continua para mejorar sus habilidades. Además, pueden elaborar un manual de estrategias del equipo para fomentar interacciones positivas en equipo y proporcionar un espacio seguro para coordinar los objetivos y las estrategias.

Mejora de la gestión de TI con Jira Service Management

Las empresas precisan la TI cada vez más, y existen muchas herramientas que pueden ayudar a gestionarla con eficacia. La clave es encontrar las soluciones de ITSM adecuadas que se adapten a tus necesidades empresariales exclusivas.

Un software de ITSM, como Jira Service Management, ofrece la flexibilidad de definir y configurar proyectos de manera que se adapten a los flujos de trabajo y los respalden. La plataforma de Jira también permite la colaboración entre equipos para agilizar los flujos de trabajo. Hace un seguimiento del progreso y conecta los datos de otras herramientas para aumentar el tiempo de respuesta ante los incidentes, las solicitudes y los cambios. Además, los formularios sin código, la automatización y la IA eliminan las tareas y los procesos manuales para ayudar a las empresas a avanzar y escalar con mayor eficiencia. Gracias a los datos y la información contextual que aparecen en la plataforma, se pueden tomar decisiones con mayor rapidez y eficacia y, al mismo tiempo, reducir el riesgo.

Más información sobre Jira Service Management

¿Cuál sería un ejemplo de una buena gestión de TI?

Los proyectos gestionados por equipos son un ejemplo excelente de una función que permite a una empresa gestionar sus prácticas de TI de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, cuando un equipo implementa Jira Service Management, todos sus integrantes pueden ver el proceso, el flujo de trabajo y el estado del proyecto, con lo que se consiguen visibilidad y responsabilidad. Al implementar las capacidades de automatización e IA de la plataforma, algunos procesos pueden eludir las intervenciones manuales y reducir el cronograma de finalización. En términos generales, este tipo de implementación ayuda al equipo de TI a ofrecer experiencias excepcionales en toda la empresa.

Las plataformas de gestión de proyectos de ITSM también ayudan a definir el valor estratégico del proyecto y a describir su alcance con claridad. Durante todo el proyecto, las herramientas de gestión de servicios de TI permiten que los proyectos tengan objetivos claros y coordinados, sigan un cronograma predeterminado y asignen y gestionen los recursos en consecuencia.

¿Cuáles son algunas de las metodologías más populares que se utilizan en la gestión de TI?

No todas las metodologías de TI son adecuadas para todas las empresas. Estas son algunas de las opciones más populares:

• Metodología ágil: este enfoque divide un proyecto en fases y hace hincapié en la colaboración y la mejora continuas. Los equipos siguen un ciclo de planificación, ejecución y evaluación.
• COBIT: este marco de trabajo da respuesta a los riesgos empresariales, las necesidades de gestión y los problemas técnicos.
• ITIL: la Biblioteca de infraestructuras de tecnologías de la información (ITIL) es un marco de trabajo que proporciona flexibilidad y estabilidad a los equipos de TI, al tiempo que estandariza la planificación, la selección, la entrega, el mantenimiento y el ciclo de vida integral de los servicios de TI empresariales.

¿Qué habilidades debe tener un responsable de TI?

Los responsables de TI deben conocer el sector, ser curiosos, estar dispuestos a aprender y estar abiertos a explorar nuevas tecnologías y soluciones. La naturaleza dinámica del sector fomenta la flexibilidad y una mente abierta ante las nuevas tecnologías y los nuevos desafíos. Los responsables de TI que estén dispuestos a aprender, desarrollarse y colaborar para mejorar una empresa de forma integral son los que tendrán éxito.