Estrategias eficientes para una gestión de activos de hardware

Etapas del ciclo de vida de la gestión de activos de hardware

El ciclo de vida de la gestión de activos de hardware ofrece una estrategia estructurada para la adquisición, el seguimiento, el mantenimiento y la retirada de activos físicos. Saber en qué etapa del ciclo de vida se encuentran los activos también mejora la planificación y la elaboración de presupuestos para el futuro. Estas son las etapas y las actividades del ciclo de vida de la gestión de activos de hardware de TI:

Solicitud

Conoce y documenta las necesidades de tu organización. Reúne las necesidades de tecnología física de distintos equipos. Pueden ser requisitos de capacidad para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio al cliente, especificaciones de gráficos de alta resolución o conectividad para la colaboración remota. Analizar los datos de los servicios de TI para identificar activos que puedan estar a bajo rendimiento también sirve para planificar las necesidades de sustitución.

Aprovisionamiento

Una vez determinadas las necesidades de hardware, busca a los proveedores, pide presupuestos, negocia los contratos y adquiere el equipo. Ten en cuenta la compatibilidad con los activos existentes y planificados, así como la garantía y el soporte técnico que ofrece el proveedor.

Incluir al departamento de Finanzas en este paso garantiza que las necesidades de hardware del equipo se ajusten al presupuesto y, al mismo tiempo, fomenta un entorno de colaboración.

Las herramientas de gestión de activos, como Jira Service Management, permiten registrar los activos entrantes, hacer un seguimiento de su rendimiento tras la implementación y pronosticar su reemplazo.

Implementa

La implementación implica la configuración física, la instalación del software, la configuración de seguridad y la integración de la infraestructura de TI. Comprueba la compatibilidad y asegúrate de que el dispositivo funciona perfectamente. Documenta las configuraciones o soluciones no estándar para garantizar que el equipo de servicio puede prestar asistencia técnica para el dispositivo.

Monitor

Para obtener un rendimiento y una seguridad óptimos es esencial supervisar los activos de hardware tras la implementación. Las herramientas y los procesos de monitorización pueden proporcionar análisis e informes de panel para determinar el uso del hardware, problemas de seguridad y el estado general.

Con ayuda de estas herramientas, los equipos de TI pueden detectar y corregir incidencias antes de que provoquen tiempo de inactividad o brechas de seguridad. También ayudan a optimizar el rendimiento de los equipos para garantizar el máximo valor del activo.

Soporte

Haz un mantenimiento continuo de los activos de hardware para que funcionen sin problemas. Planifica el mantenimiento rutinario siguiendo los informes de supervisión, las recomendaciones del fabricante, el historial de servicio, y las políticas de integración y seguridad. Incorporar el servicio en el ciclo de vida de la gestión de activos de hardware es uno de los pasos más importantes para lograr la máxima fiabilidad y longevidad de la inversión.

Retirada

Es importante reconocer cuando el hardware ha llegado al final de su ciclo de vida. Un proceso planificado para retirar y desechar el hardware al final de su vida útil evita problemas de productividad inesperados y la pérdida o el robo de datos. Ajusta este paso a las políticas de la empresa en materia de responsabilidad medioambiental.

Elabora un plan o una lista de comprobación para retirar los activos, que incluya actualizar los registros de inventario, eliminar datos confidenciales y gestionar el inventario y la eliminación.

Ventajas de la gestión de activos de hardware

Una estrategia eficiente para la gestión de activos de hardware mejora la agilidad y el rendimiento empresarial de varias formas:

• Mejora la visibilidad. Supervisar el estado y el rendimiento de los activos respalda las actividades de mantenimiento planificadas y los plazos de sustitución. La gestión de problemas es más fácil cuando los equipos pueden detectar y corregir incidencias con antelación, lo que evita tiempos de inactividad innecesarios y aumenta la productividad.
• Refuerza el cumplimiento. Los requisitos normativos y legales, definidos en el ciclo de vida de la gestión de activos de hardware, garantizan que todo el hardware nuevo y existente cumple en todo momento los estándares establecidos.
• Aumenta la seguridad. Defiéndete de las actividades no autorizadas y la pérdida de datos mediante la supervisión y el mantenimiento continuos, así como procesos claramente documentados para el desmantelamiento de los activos.
• Optimiza los costes. Supervisar los activos actuales, programar el mantenimiento y planificar la sustitución reduce los problemas inesperados y el tiempo de inactividad. Saber cuándo debe realizarse la sustitución de los activos permite tener más tiempo para investigar a los proveedores y negociar nuevos contratos.

• Aumenta la toma de decisiones. Los informes y los análisis permiten al departamento de TI comparar el rendimiento, el cumplimiento y las tendencias del servicio de cualquier tipo o activo individual. Esto facilita el mantenimiento predictivo, identifica los defectos, identifica los activos de alto rendimiento y permite hacer mejores recomendaciones a los usuarios.

Cómo implementar una estrategia de gestión de activos

Con una estrategia de gestión de activos clara, las empresas pueden planificar, en lugar de simplemente responder, a las nuevas solicitudes y a los fallos de hardware existentes. Pueden tomar mejores decisiones, lo que se traduce en ahorros de costes y en una vida útil más larga para sus activos.

Una estrategia de gestión de activos sostenible y repetible comienza con tus objetivos empresariales e incorpora las prácticas recomendadas de TI.

Establecer procedimientos

Documenta los pasos necesarios en cada etapa del ciclo de vida de la gestión de los activos de hardware.

Crea procesos estándar para nuevas solicitudes de hardware, el almacenamiento y el acceso a los detalles de los activos, la evaluación de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los diferentes tipos de hardware y las medidas para retirar y reemplazar los activos.

Cuando los miembros del equipo entienden los procedimientos y cómo se mide el rendimiento, toman mejores decisiones en cuanto a la adquisición, el mantenimiento y las sustituciones. Un proceso bien documentado hace que el equipo pase de ser reactivo a proactivo en lo que respecta a la gestión de activos. Esto ahorra un tiempo valioso, especialmente cuando el hardware existente falla, lo que reduce el tiempo de inactividad y ahorra costes.

Captura los requisitos de cada fase del ciclo de vida, como el cumplimiento de la normativa durante la gestión logística y la implementación, y toma nota del proceso de medición.

Seleccionar las herramientas adecuadas

Usa un sistema de gestión de activos que te permita rastrear y gestionar los activos de hardware en función de los KPI. La solución debería respaldar todo el ciclo de vida de la gestión de los activos de hardware y proporcionar datos accesibles sobre el rendimiento. Estos datos ayudan a optimizar la productividad futura, mejorar las recomendaciones y reducir los costes generales.

Las funciones de Jira Service Management contribuyen al ciclo de vida de la gestión de activos de hardware, desde la solicitud inicial hasta la retirada y la sustitución.

Formar al personal

Forma a los miembros del equipo en los procedimientos, las herramientas y las prácticas recomendadas para mejorar su eficacia. Comprender los objetivos empresariales, los requisitos de cumplimiento normativo y los acuerdos de nivel de servicio permite a los equipos tomar decisiones informadas sobre la adquisición, la implementación y la supervisión del hardware.

Integrarse con los procesos de gestión de TI existentes

Los activos de hardware son fundamentales para la eficiencia de TI y la productividad empresarial. La gestión de activos debe integrarse en las prácticas más amplias de ITSM para maximizar los beneficios de coste y productividad de la gestión de activos. Incluyen la gestión de solicitudes de asistencia, la gestión del conocimiento, la gestión de incidentes, las políticas y programas de seguridad, las mejoras, las pruebas y los informes de KPI. Los activos de hardware son una parte clave para apoyar los objetivos de la empresa. Un enfoque de gestión de activos integrado puede mejorar la productividad empresarial en general.

Prácticas recomendadas para una gestión eficaz de los activos de hardware

Estas prácticas recomendadas de gestión de activos de TI permiten que la gestión del ciclo de vida sea más fácil y predecible:

• Realiza auditorías periódicas. Incorporar una planificación de auditorías en el proceso garantiza que tu base de datos de activos coincide con el entorno de TI. ¿Los dispositivos remotos están conectados a la red? ¿Cumplen con las normas de seguridad y reglamentarias? Las auditorías periódicas pueden identificar hardware desconocido o que no cumple con los requisitos.
• Mantén una documentación precisa. Define los procedimientos para capturar la información de los activos al adquirir, actualizar y reemplazar el hardware. Las herramientas de gestión de activos de hardware ayudan a definir la información requerida y a hacer un seguimiento de los cambios.
• Automatiza las tareas. Explora y utiliza las funciones de automatización de tu sistema de gestión de activos de hardware, como las actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación, la antigüedad, el mantenimiento y el rendimiento.

• Mejora continuamente. A medida que implementas los procesos, recopilas datos e identificas los problemas, planificas proyectos de mejora continua para perfeccionar el ciclo de vida general de la gestión de los activos de hardware. Esto puede incluir integrar la base de datos con el software del centro de asistencia o simplificar el nuevo proceso de solicitud de hardware.

Transforma tus procesos de trabajo con Jira Service Management.

La gestión eficaz de los activos de hardware va más allá del seguimiento de los activos. Documentar los requisitos, supervisar el estado y el cumplimiento, implementar el mantenimiento continuo, planificar la sustitución y evaluar los riesgos son fundamentales para el éxito.

Jira Service Management agiliza todos los aspectos de la gestión de activos de hardware al proporcionar una plataforma centralizada para el seguimiento de los activos y la integración con el centro de asistencia, como el seguimiento automático de la información requerida, las plantillas de esquemas predefinidas, la detección de activos con IP, la integración de API de fuentes externas y los análisis para supervisar el estado de los activos. El seguimiento, la supervisión y la presentación de informes se simplifican.

Jira Service Management promueve la colaboración en equipo para ofrecer soporte a los procesos de ciclo de vida de principio a fin, desde la documentación de los requisitos hasta el análisis del estado de los activos individuales.

Gestión de servicios: preguntas frecuentes

¿Cuáles son los desafíos más comunes en la gestión de activos de hardware?

Las primeras fases de la gestión de los activos de hardware pueden presentar algunos desafíos, pero una implementación adecuada puede reducir o eliminar estas dificultades. Por ejemplo:

• Datos de inventario inexactos. Una auditoría exhaustiva de tus activos de hardware puede revelar artículos inesperados. Entender lo que tienes es el primer paso para evaluar y gestionar el equipo.
• Facilidad de uso. Las bases de datos de gestión de la configuración pueden ser difíciles de configurar y mantener. Las herramientas de gestión de activos deberían reducir la carga a la hora de identificar, supervisar y gestionar el hardware, en lugar de aumentarlo.
• Riesgos de cumplimiento. Definir los niveles de gravedad de los diferentes tipos de riesgos de cumplimiento puede ayudar a priorizar tu carga de trabajo. Tu sistema de gestión de activos de hardware debería ayudar a hacer un seguimiento del cumplimiento y permitirte marcar los activos para su mantenimiento o sustitución inmediatos o eventuales.
• Vulnerabilidades de seguridad. Al igual que los riesgos de cumplimiento, definir los niveles de gravedad y rastrear los activos con vulnerabilidades de seguridad puede ayudar a priorizar la urgencia del mantenimiento o la sustitución.

• Restricciones presupuestarias. Todas las empresas tienen dificultades a la hora de presupuestar la cantidad correcta de activos de hardware. Puede que descubras que tu auditoría inicial revela una necesidad mayor de lo que pensabas. Las herramientas de gestión de activos de hardware deben proporcionar informes de panel sobre los activos de alta gravedad o alto riesgo. Esto permite que los responsables de la toma de decisiones prioricen de manera eficaz.

¿Cuál podría ser un ejemplo de un activo de hardware?

Los activos de hardware incluyen dispositivos físicos como servidores, ordenadores de sobremesa y portátiles, enrutadores de red, impresoras, dispositivos móviles y equipos de telecomunicaciones.

¿Cuál es la diferencia entre ITAM y HAM?

La gestión de activos de TI (ITAM) incluye una amplia variedad de herramientas gestionadas por el equipo de TI, incluidos los entornos de hardware, software e informática en la nube.

La gestión de activos de hardware (HAM) se centra en los dispositivos físicos del entorno de TI, como los servidores, los ordenadores portátiles y los dispositivos móviles. HAM es un subconjunto de ITAM.