Estratégias eficientes de gestão de recursos de hardware

Estágios do ciclo de vida da gestão de recursos de hardware

O ciclo de vida da gestão de recursos de hardware oferece uma abordagem estruturada para aquisição, monitoramento, manutenção e retirada de recursos físicos. Entender em que estágio os recursos estão em seu ciclo de vida também melhora o planejamento e o orçamento para o futuro. Abaixo, estão os estágios e as atividades do ciclo de vida da gestão de recursos de hardware de TI:

Solicitar

Entenda e documente as necessidades da sua organização. Reúna as necessidades de várias equipes em relação à sua tecnologia física. Podem estar inclusas necessidades de capacidade para atender aos acordos de nível de serviço ao cliente, especificações para gráficos de alta resolução e conectividade para colaboração remota. Analisar dados de serviços de TI para identificar os recursos que apresentam baixo desempenho também auxilia no planejamento das substituições necessárias.

Execução

Após identificar as necessidades de hardware, pesquise fornecedores, consiga cotações, negocie contratos e adquira equipamentos. Considere a compatibilidade com os recursos que já existem e estão dentro do seu plano e, também, com a garantia e o suporte técnico do fornecedor.

Incluir a equipe de finanças nessa etapa garante que as necessidades de hardware da equipe estejam alinhadas com o orçamento enquanto promove um ambiente colaborativo.

As ferramentas de gestão de recursos como o Jira Service Management permitem que você registre os recursos recebidos, acompanhe seu desempenho após a implantação e consiga prever a necessidade de substituição.

Implementação

A implantação envolve a organização do espaço físico, instalação de software, configuração da segurança e integração da infraestrutura de TI. Faça testes de compatibilidade e verifique se o dispositivo funciona. Documente todas as configurações fora do padrão ou soluções alternativas para garantir que a equipe de manutenção dê suporte ao dispositivo.

Monitor

Monitorar os recursos de hardware após a implantação é essencial para otimizar o desempenho e a segurança. O monitoramento de ferramentas e processos gera dados de análise e relatórios do painel para identificar o uso do hardware, preocupações de segurança e a integridade geral.

Essas ferramentas ajudam as equipes de TI a identificar e corrigir problemas antes que eles causem tempo de inatividade ou violações de segurança. O monitoramento também ajuda as equipes a otimizar o desempenho para assegurar o maior valor possível do recurso.

Serviço

Faça a manutenção contínua dos recursos de hardware para que sigam funcionando sem problemas. Planeje a manutenção de rotina a partir de relatórios de monitoramento, recomendações do fabricante, histórico de serviços e políticas de integração e segurança. Incluir o serviço no ciclo de vida da gestão de recursos do hardware é uma das etapas mais importantes para obter o máximo de confiabilidade e longevidade do seu investimento.

Fim da vida útil

É importante reconhecer quando o hardware chegou ao fim do ciclo de vida. Um processo planejado de retirada e descarte de qualquer hardware no final da vida útil evita problemas inesperados de produtividade, além da perda ou roubo de dados. Alinhe essa etapa com as políticas da empresa referentes à responsabilidade ambiental.

Desenvolva um plano ou checklist para a retirada de recursos, incluindo atualização de registros de inventário, remoção de dados confidenciais e gestão de inventário e descarte.

Benefícios da gestão de recursos de hardware

Uma estratégia eficaz de gestão de recursos de hardware melhora o desempenho geral e a agilidade dos negócios de diversas maneiras importantes:

• Aprimora a visibilidade. O monitoramento da integridade e do desempenho dos recursos dá suporte às atividades de manutenção planejadas e aos cronogramas de substituição. O gerenciamento de problemas é mais fácil quando as equipes conseguem identificar e corrigir itens com antecipação, o que evita o tempo de inatividade desnecessário e aumenta a produtividade.
• Aumenta a conformidade. Os requisitos normativos e legais, definidos no ciclo de vida da gestão de recursos de hardware, asseguram que todo hardware, seja novo ou não, atenda e permaneça em conformidade com os padrões estabelecidos.
• Aumenta a segurança: tenha proteção contra atividades não autorizadas e perda de dados por meio de manutenção e monitoramento contínuos, além de processos com documentações claras para desativação de recursos.
• Otimiza os custos: diminua os problemas e o tempo de inatividade inesperados com o monitoramento dos recursos atuais, o agendamento da manutenção e o planejamento de substituições. Saber quando os recursos vão precisar ser substituídos oferece a você mais tempo para pesquisar os fornecedores e negociar novos contratos.

• Amplia a tomada de decisões: com análises e geração de relatórios, o departamento de TI pode comparar as tendências de desempenho, conformidade e serviços de qualquer tipo ou recurso individual. Assim, é possível fazer a manutenção preditiva, identificar defeitos, determinar quais recursos têm alto desempenho e aprimorar as recomendações para os usuários.

Como implementar uma estratégia de gestão de recursos

Com uma estratégia clara de gestão de recursos, as empresas podem se planejar para as novas solicitações e falhas de hardware, em vez de apenas responder a elas. É possível tomar decisões melhores, o que produz economias de custo e aumenta a vida útil dos recursos.

Uma estratégia de gestão de recursos que seja sustentável e recorrente começa com suas metas de negócios e incorpora as práticas recomendadas de TI.

Estabeleça os procedimentos

Documente as etapas incluídas em cada estágio do ciclo de vida da gestão de recursos de hardware.

Crie processos padrão para novas solicitações de hardware, armazenamento e visualização de informações sobre recursos e avaliação de indicadores-chave de desempenho (KPIs) de diferentes tipos de hardware. Além disso, estabeleça as etapas para descontinuar e substituir recursos.

Quando os membros da equipe entendem os procedimentos realizados e como o desempenho é avaliado, eles tomam decisões melhores de aquisição, manutenção e substituição. Um processo bem documentado faz com que a equipe deixe a reatividade de lado e adote uma abordagem proativa na gestão de recursos. Isso poupa um tempo valioso, principalmente quando o hardware falha, o que reduz a inatividade e gera economias de custo.

Registre os requisitos de cada fase do ciclo de vida (como a conformidade regulatória durante as etapas de processamento e implantação) e o processo de avaliação de desempenho.

Escolha as ferramentas certas

Use um sistema de gestão de recursos em que você possa rastrear e gerenciar os recursos de hardware com base em KPIs. A solução precisa oferecer suporte a todo o ciclo de vida da gestão de recursos de hardware e fornecer dados acessíveis sobre o desempenho. Com esses dados, você otimiza a produtividade, melhora as recomendações e reduz os custos gerais.

As funções do Jira Service Management dão suporte a todo o ciclo de vida da gestão de recursos de hardware, incluindo a solicitação inicial, descontinuação e substituição.

Treine a equipe

Ofereça aos membros da equipe treinamento sobre os procedimentos, ferramentas e práticas recomendadas para aumentar a efetividade deles. Entender as metas dos negócios, os requisitos de conformidade regulatória e os contratos de nível de serviço capacita as equipes a tomarem decisões embasadas sobre a aquisição, implantação e monitoramento de hardware.

Integre os processos de gerenciamento de TI atuais

Os recursos de hardware são fundamentais para garantir a eficiência da TI e a produtividade dos negócios. Para maximizar os benefícios de custo e produtividade que a gestão de recursos oferece, é essencial que ela seja integrada às práticas mais amplas de ITSM. Isso inclui o gerenciamento de solicitações de serviços, de conhecimentos e de incidentes, além de políticas e cronogramas de segurança, upgrades, testes e relatórios de KPI. Os recursos de hardware são essenciais para que a empresa atinja suas metas. Uma abordagem integrada de gestão de recursos melhora a produtividade geral da empresa.

Práticas recomendadas para garantir a gestão efetiva de recursos de hardware

Com estas práticas recomendadas de gestão de recursos de TI, gerenciar o ciclo de vida fica mais fácil e previsível:

• Faça auditorias frequentes: incorporar um cronograma de auditorias ao processo garante que seu banco de dados de recursos seja compatível com o ambiente de TI. Os dispositivos remotos estão conectados à rede? Eles estão em conformidade com os padrões regulatórios e de segurança? Com auditorias frequentes, é possível identificar hardwares desconhecidos ou fora de conformidade.
• Mantenha uma documentação precisa: defina os procedimentos para registrar as informações dos recursos ao adquirir, atualizar e substituir hardware. Com as ferramentas de gestão de recursos de hardware, é possível definir as informações necessárias e rastrear as alterações.
• Automatize as tarefas: explore e use as funções de automação no seu sistema de gestão de recursos de hardware, como atualizações em tempo real sobre localização, idade, manutenção e desempenho.

• Faça melhorias contínuas: ao implementar os processos, coletar os dados e identificar os problemas, elabore projetos de melhoria contínua para aprimorar o ciclo de vida geral da gestão de recursos de hardware. Isso inclui a integração do banco de dados ao software da central de atendimento ou a simplificação do novo processo de solicitação de hardware.

Aprimore os processos de TI com o Jira Service Management

Uma boa gestão de recursos de hardware vai além do rastreamento de recursos. Documentar os requisitos, monitorar a integridade e a conformidade, implementar a manutenção contínua, planejar a substituição e avaliar os riscos são tarefas essenciais para o sucesso.

O Jira Service Management otimiza todos os aspectos da gestão de recursos de hardware porque oferece uma plataforma centralizada para você rastrear os recursos e fazer a integração da central de atendimento. Isso inclui o rastreamento automatizado das informações necessárias, templates de esquema predefinidos, detecção de recursos habilitada por IP, integração de APIs de fontes externas e análises para monitorar a integridade dos recursos. O rastreamento, monitoramento e geração de relatórios são mais simples.

O Jira Service Management promove a colaboração em equipe para dar suporte a todos os processos de ciclo de vida, incluindo a documentação dos requisitos e a análise da integridade dos recursos.

Gestão de recursos de hardware: perguntas frequentes

Quais são alguns desafios comuns da gestão de recursos de hardware?

Os primeiros estágios da gestão de recursos de hardware podem trazer alguns desafios, mas a implementação bem-sucedida reduz ou elimina essas dificuldades. Isso inclui o seguinte:

• Dados de inventário imprecisos: uma auditoria completa dos recursos de hardware pode revelar itens inesperados. Entender o que você tem é o primeiro passo para avaliar e gerenciar os equipamentos.
• Usabilidade: os bancos de dados de gerenciamento de configuração podem ser difíceis de definir e manter. As ferramentas de gestão de recursos precisam reduzir a carga da identificação, monitoramento e gerenciamento de hardware, em vez de aumentar esses trabalhos.
• Riscos de conformidade: com a definição de níveis de gravidade para diferentes tipos de riscos de conformidade, é possível priorizar a carga de trabalho. O sistema de gestão de recursos de hardware precisa ajudar você a monitorar a conformidade e sinalizar os recursos para manutenção e substituição imediatas ou futuras.
• Vulnerabilidades de segurança: assim como os riscos de conformidade, definir níveis de gravidade e rastrear os recursos com vulnerabilidades de segurança ajudam você a priorizar a urgência da manutenção ou substituição.

• Restrições de orçamento: todas as empresas precisam decidir sobre a quantidade certa de orçamento que é destinada aos recursos de hardware. Em uma auditoria inicial, talvez você descubra que é preciso alocar mais do que o esperado. As ferramentas de gestão de recursos de hardware precisam fornecer um painel de relatórios sobre os recursos de alto risco ou gravidade. Assim, os tomadores de decisões podem priorizar o orçamento com eficácia.

Qual é um exemplo de recurso de hardware?

Os recursos de hardware incluem dispositivos físicos como servidores, computadores e laptops, roteadores de rede, impressoras, dispositivos móveis e equipamentos de telecomunicações.

Qual é a diferença entre ITAM e HAM?

A gestão de recursos de TI (ITAM) inclui uma variedade de ferramentas gerenciadas pela TI, como ambientes de computação em nuvem, software e hardware.

A gestão de recursos de hardware (HAM) se concentra nos dispositivos físicos do ambiente de TI, como servidores, laptops e dispositivos móveis. A HAM é um subconjunto da ITAM.