Melhore a eficiência com a automação de RH

Principais conclusões: a automação do RH é o uso de software para executar processos repetitivos de RH — integração e desligamento, solicitações de licença e acesso, aprovações, coleta de documentos, manutenção de registros — por meio de fluxos de trabalho digitais predefinidos em vez de esforço manual.

• O que é: fluxos de trabalho baseados em regras, muitas vezes com assistência de IA, que acionam tarefas, direcionam solicitações, coletam informações e fazem atualizações automáticas dos registros, no geral executados em uma plataforma de gestão de serviços de RH integrada ao HRIS e aos sistemas de folha de pagamento.

• Por que é importante: as equipes de RH gastam a maior parte do tempo com administração repetitiva. Automatizar isso reduz erros, acelera as respostas aos funcionários, mantém os registros prontos para auditoria e permite que a equipe amplie sua capacidade sem aumentar o quadro de pessoal.

• Como o Jira Service Management ajuda: oferece ao RH um portal de serviços com formulários de solicitação, fluxos de trabalho automatizados de integração e desligamento que atribuem tarefas à TI e à gerência, encaminhamento de aprovações, uma base de conhecimento e um agente virtual para perguntas comuns — integrado ao Slack, ao Microsoft Teams e ao Confluence.

A automação de RH é o uso de software para lidar com processos repetitivos de RH (integração e desligamento, folgas e solicitações de acesso, aprovações, coleta de documentos, manutenção de registros, entre outros) por meio de fluxos de trabalho digitais predefinidos em vez de esforço manual. Cada fluxo de trabalho é configurado uma vez para um propósito específico e, em seguida, é executado da mesma forma toda vez, o que elimina os atrasos e erros que ocorrem no trabalho manual.

Este guia aborda os benefícios da automação de RH, os desafios a considerar no planejamento, como automatizar um processo de RH passo a passo e exemplos do que as equipes automatizam primeiro.

Benefícios da automação de RH

Um dos principais benefícios da automação de processos de RH é economizar tempo e dinheiro, mas há vários outros motivos para automatizar tarefas repetitivas desse setor. Confira alguns dos benefícios mais relevantes da automação de RH.

Aumento da eficiência

Eficiência é a palavra-chave no mundo dos negócios. Se você não está sendo eficiente na sua função, sua empresa está perdendo dinheiro. A automação de RH permite que você otimize as tarefas repetitivas do seu departamento de RH para gerar mais eficiência. Isso significa que questões como folha de pagamento e pedidos de férias são processadas mais rápido. Isso não só economiza tempo e dinheiro, mas também cria uma experiência melhor para os funcionários.

Redução das tarefas manuais

Houve uma época em que tudo era feito à mão no papel, e processos simples, como folha de pagamento e rastreamento de desempenho, consumiam muito mais tempo. Com a automação de RH, você pode reduzir o número de tarefas manuais exigidas para poupar um tempo valioso. Mas a economia de tempo não é o único benefício de reduzir as tarefas manuais. Sempre existe a possibilidade de erro humano quando você está lidando com questões como processar a folha de pagamento ou aprovar solicitações de licença remunerada. Reduzir a necessidade de intervenção humana pode acabar com alguns desses erros comuns.

Melhor experiência para os funcionários

Gerenciar a experiência dos funcionários é essencial, e automatizar as tarefas de RH é uma das maneiras mais eficazes de aprimorar a experiência geral deles. Os funcionários podem acessar opções de autoatendimento quando precisarem solicitar folgas, enviar pedidos de férias ou tirar licença-médica, o que resulta em tempos de resposta mais rápidos. O processo de integração também é simplificado, assim os novos funcionários podem se familiarizar e começar a trabalhar logo.

Melhor conformidade e manutenção de registros

Quando você faz as coisas à mão, pode ser difícil lembrar de documentar tudo. Com a automação, você documenta tudo com consistência e mantém registros importantes. Fluxos de trabalho automatizados também reduzem o risco de erro humano, então você tem certeza de que todos os registros são precisos. A conformidade é um aspecto fundamental do gerenciamento de serviços de RH (HRSM). Você precisa atender a certos requisitos de segurança de dados e manter registros de folha de pagamento e funcionários. Como a automação de RH otimiza a manutenção de registros, ela garante que você tenha uma trilha de documentação em caso de auditoria.

Escalabilidade

Do RH ao gerenciamento de serviços de TI (ITSM), suas soluções de negócios devem evoluir com a empresa. À medida que seu departamento de RH se expande e você continua contratando novos funcionários, as soluções de automação de RH precisam ser escaladas para acompanhar o crescimento. Assim, você pode manter a mesma eficiência sem aumentar a força de trabalho nem gastar uma fortuna para fazer upgrade para soluções mais robustas. A escalabilidade é crucial porque permite que você continue usando as mesmas soluções. Após configurar seu software de automação de RH, é fácil adicionar e remover fluxos de trabalho e usuários.

Desafios potenciais da automação de RH

Embora a automação do processo de RH possa economizar muito tempo, nem sempre ela é tão fácil quanto parece. Existem vários obstáculos potenciais a serem considerados na hora de implementar uma automação de RH. Em alguns casos, a implementação pode ser um verdadeiro desafio, sobretudo ao automatizar processos mais complexos ou criar diversos fluxos de trabalho digitais. Identificar, mapear e automatizar fluxos de trabalho digitais pode parecer complicado no começo, mas fica mais fácil à medida que você se familiariza com o software de automação de RH. Crie um processo simples que você consiga repetir para mapear e automatizar tarefas de RH. Fazer isso ajuda a garantir consistência e otimiza o processo de automatização de cada tarefa individual. A resistência dos funcionários também pode ser um problema ao implementar soluções de automação de RH. As pessoas tendem a se limitar ao que consideram confortável, então os funcionários costumam resistir a mudanças na rotina diária. Tire um tempo para treinar e explicar para seus funcionários o que é e quais são os benefícios e as práticas recomendadas da automação de RH. As chances de os gerentes de RH usarem um software de automação são maiores se entenderem como esse recurso pode ser aplicado nos fluxos de trabalho diários deles.

Como automatizar os processos de RH

Automatizar os processos de RH pode otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência, mas a implementação de soluções de automação exige tempo e esforço. Por sorte, existem algumas etapas simples para fazer isso.

Identifique tarefas repetitivas e manuais

Comece identificando tarefas manuais repetitivas pelas quais sua equipe de RH é responsável. As tarefas que costumam ser automatizadas são processamento de folha de pagamento, integração e desligamento de funcionários e rastreamento de desempenho. A meta aqui é identificar tarefas que consomem muito tempo ou estão sujeitas a erros. Se você puder economizar tempo ou reduzir o risco de erro humano automatizando processos, faça isso.

Escolha as ferramentas de automação de RH certas

Escolher as ferramentas certas para automatizar processos de RH é uma etapa crucial. Pense nas suas necessidades específicas de RH e procure um software que as atenda. Você também deve procurar um software de automação de RH que seja fácil de usar e possa se integrar aos seus programas de software e ferramentas existentes. O Jira Service Management é uma solução simples de automação de RH que se integra às ferramentas que você já está usando, como  Slack e Confluence. Você pode automatizar tudo, desde o processamento de folhas de pagamento até o rastreamento do desempenho dos funcionários, assim suas equipes de RH podem passar mais tempo se concentrando em tarefas mais essenciais.

Mapeie seus fluxos de trabalho

Quando encontrar o software de automação de RH certo, você pode começar a mapear cada fluxo de trabalho individual. Esse mapa precisa incluir as etapas e os processos individuais envolvidos no fluxo de trabalho, seja somar o número total de horas em uma semana ou coletar e organizar as principais métricas de desempenho dos funcionários. Tente incluir todas as etapas para automatizar com eficácia seus fluxos de trabalho de RH.

Treine seus funcionários e sua equipe de RH

Para a automação ser bem-sucedida, sua equipe de RH precisa estar por dentro de tudo. Depois de mapear e automatizar seus fluxos de trabalho individuais de RH, você precisa educar e treinar sua equipe de RH e seus funcionários para garantir que eles saibam como usar o software de automação com eficácia. Crie um programa de treinamento que aborde todos os aspectos da automação de RH, incluindo como usar fluxos de trabalho automatizados e possíveis erros a serem evitados. Sua equipe de RH pode levar algum tempo para se adaptar à automação, mas vale a pena investir um tempo agora para economizar tempo depois.

Monitore e aprimore

Seu trabalho não termina depois de implementar o software de automação de RH. A automação não é perfeita, então você precisa monitorar os resultados dos processos automatizados de RH para garantir que tudo esteja funcionando como deveria. Em alguns casos, você pode ter que mapear um processo de novo se ele não produzir os resultados desejados.

Exemplos de automação de RH na prática

Se você está pensando em automatizar os processos de RH, confira alguns destes exemplos na prática:

• Integração: a automação de RH pode criar uma checklist automatizada para ajudar as equipes de RH na integração de novos funcionários.

• Rastreamento de desempenho: as ferramentas de automação podem extrair as principais métricas de desempenho dos funcionários, como vendas, satisfação dos clientes e presença, para ajudar você a monitorar essa parte.

• Pagamento: adição de horas e processamento da folha de pagamento automáticos com o software de automação de RH.

Aprimore a automação de RH com o Jira Service Management

Equipes e gerentes de RH têm muitas responsabilidades que levam muito tempo, sem falar no risco de erros que podem custar caro. Quando você usa o Jira Service Management para automatizar os processos de RH, você pode economizar tempo da sua equipe de RH e, ao mesmo tempo, reduzir o risco de erros na folha de pagamento e no controle de tempo.

O Jira Service Management pode se integrar a ferramentas existentes para otimizar a comunicação e melhorar a eficácia das equipes de RH. Como o RH, a TI e outras equipes operam na mesma plataforma, uma solicitação de integração pode fazer o acionamento automático de tarefas de provisionamento de TI e de instalações.

Os fluxos de trabalho personalizáveis permitem automatizar qualquer coisa, enquanto portais de autoatendimento economizam tempo e capacitam os funcionários. Obtenha o Jira Service Management Free para descobrir como você pode transformar a equipe de RH por meio da automação.