Simplifique as operações de pessoal com a automação de fluxos de trabalho de RH

As equipes de RH são muitas vezes os heróis anônimos de uma empresa em crescimento—lidando com integração de novos funcionários, aprovações de férias, conformidade, atualizações da folha de pagamento e uma dúzia de outras solicitações... tudo isso antes do almoço. No entanto, quando esses processos dependem de planilhas dispersas, cadeias intermináveis de e-mails ou aprovações manuais, as coisas se perdem em pouco tempo.

Parece familiar?

É aí que a automação de fluxos de trabalho de RH pode fazer uma diferença real. Ao simplificar e automatizar tarefas repetitivas, sua equipe pode se concentrar menos em buscar formulários e mais em criar uma melhor experiência para os funcionários. Neste guia, a gente vai explicar como as ferramentas podem simplificar as operações relacionadas às pessoas e compartilhar as práticas recomendadas de automação de RH para ajudar você a começar.

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O que é automação de fluxos de trabalho de RH?

A automação de fluxos de trabalho de RH é o processo de transformar tarefas manuais e repetitivas de RH em fluxos de trabalho digitais simplificados. Pense nisso como substituir checklists, e-mails e o caos das planilhas por sistemas organizados e automatizados que apenas funcionam.

Desde a integração e folha de pagamento até aprovações de licenças e acompanhamento de conformidade, a automação ajuda as equipes de RH a economizar tempo, reduzir erros e se concentrar em prioridades estratégicas, em vez de tarefas administrativas rotineiras. Sua equipe pode configurar fluxos de trabalho que são acionados ao mesmo tempo, garantindo consistência, rapidez e melhores experiências para os funcionários em todos os setores.

Por que as equipes de RH precisam da automação de fluxos de trabalho

As equipes de RH se beneficiam da automação de fluxos de trabalho porque grande parte do seu trabalho envolve tarefas repetitivas. Quando uma pessoa lida com tarefas repetitivas, como folha de pagamento e gestão de licenças, ela gasta um tempo importante que pode ser dedicado a outras tarefas. A automação de RH ajuda as equipes a trabalhar com mais eficiência e precisão, reduzindo o risco de erros manuais e dando à sua equipe de RH a liberdade para lidar com tarefas mais importantes.

Casos de uso para automação de fluxos de trabalho de RH

A automação de fluxos de trabalho de RH pode afetar diversas áreas, desde folha de pagamento e benefícios até integração e desligamento de funcionários. Saiba mais sobre alguns dos fluxos de trabalho que você pode automatizar para economizar tempo e dinheiro.

Integração e desligamento

A integração e o desligamento são duas das tarefas mais importantes pelas quais o RH é responsável. Ao contratar novos funcionários, é necessário providenciar as contas e os equipamentos necessários para que eles possam desempenhar suas funções. A automação da integração ajuda a padronizar tarefas como a configuração de contas.

Quando funcionários saem da sua empresa, é essencial garantir que eles não tenham mais acesso às contas ou sistemas que você concedeu antes. Esse processo também pode ser automatizado, aumentando a segurança e reduzindo o tempo necessário para desligar funcionários.

Pedidos e aprovações de licenças

Os pedidos de licença são uma das questões mais comuns com que as equipes de RH lidam. Os funcionários recebem uma quantidade fixa de férias remuneradas e licenças médicas ao longo do ano, mas precisam apresentar um pedido e aguardar a aprovação do RH antes de tirar uma folga. 

Com a automação de fluxos de trabalho de RH, você não precisa trocar e-mails com os funcionários para aprovar pedidos de licença. Em vez disso, você pode usar a automação de RH para criar uma opção de autoatendimento para os funcionários, para que eles possam solicitar com rapidez uma licença e saber se ela foi aprovada em questão de minutos.

Uma vez que os pedidos de licença são um dos tipos de pedidos mais frequentes com que as equipes de RH lidam, eles são um dos mais vantajosos para automatizar. A gestão de serviços de RH (HRSM) é muito mais fácil quando os funcionários têm opções de autoatendimento para sair de licença.

Administração de folha de pagamento e benefícios

Uma vez que a folha de pagamento e os benefícios envolvem cálculos matemáticos, há uma maior probabilidade de erros manuais. Se suas equipes de RH somam à mão as horas dos funcionários e calculam seus salários, é provável que ocorram erros matemáticos e erros de digitação, o que pode causar problemas. Essa situação se torna ainda mais verdadeira para empresas com pacotes de benefícios mais robustos.

A automatização da folha de pagamento e dos benefícios economiza tempo e garante que os funcionários recebam a remuneração a que têm direito. Você pode integrar o software de automação de folha de pagamento e benefícios com outros programas de software de central de ajuda de RH e outras ferramentas para manter os dados precisos e visíveis.

Avaliações de desempenho e ciclos de feedback

As avaliações de desempenho são fundamentais para manter os funcionários a par do seu desempenho em relação às suas expectativas. Elas também são importantes que os funcionários tenham oportunidades de dar feedback à administração.

Lembretes automáticos e formulários de feedback mantêm os ciclos de feedback dentro do prazo, para que você possa otimizar as avaliações de desempenho de todos os funcionários. Como resultado, todos os membros da sua equipe sabem o que estão fazendo certo e no que precisam trabalhar a qualquer momento.

A automatização das avaliações de desempenho e do feedback também ajuda a melhorar a documentação. Ao oferecer feedback consistente aos funcionários, você cria um registro que permite revisar e acompanhar o progresso deles ao longo do tempo.

Benefícios da automatização dos fluxos de trabalho de RH

A automação do fluxo de trabalho de RH oferece inúmeros benefícios, incluindo uma melhor gestão da experiência dos funcionários e uma redução dos erros. Descubra como os fluxos de trabalho automatizados de RH podem impulsionar o seu negócio.

Reduz a carga administrativa

Sem automação, as equipes de RH gastam muito tempo focando em tarefas repetitivas. Tarefas simples, como folha de pagamento e integração de novos funcionários, podem consumir muito tempo importante, o que coloca pressão desnecessária sobre sua equipe de RH. Da mesma forma que o software de gestão de serviços de TI (ITSM) simplifica os processos de TI, o software de automação de RH facilita os processos de RH.

Ao automatizar tarefas repetitivas, você libera tempo que sua equipe de RH pode usar em trabalhos mais focados nas pessoas. Com menos trabalho administrativo, os membros da equipe de RH têm mais tempo para se conectar com as pessoas em um nível pessoal e promover alterações que fazem uma diferença importante para a sua empresa.

Aprimora a experiência de colaboradores

Os funcionários tendem a trabalhar melhor quando estão satisfeitos com o seu emprego, por isso, criar uma experiência positiva para os funcionários é um dos principais fatores para a retenção de talentos. Ao oferecer opções de autoatendimento e automatizar tarefas como folha de pagamento e gestão de férias, você tende a melhorar a experiência dos funcionários.

A automação de fluxos de trabalho de RH simplifica processos repetitivos, permitindo que os funcionários recebam pagamentos ou tenham seus pedidos de licença aprovados com mais rapidez. A automação também reduz a confusão causada por equipes de RH pouco responsivas, para que os funcionários tenham uma compreensão clara de questões como folha de pagamento e férias remuneradas.

Garante a conformidade e reduz erros

A conformidade é fundamental quando se trata de RH. Como empregador, você é obrigado a cumprir as leis estaduais e locais, as leis federais e as leis de privacidade de dados. Pode ser difícil manter a conformidade quando vários membros da equipe de RH trabalham em tarefas semelhantes, mas a conformidade fica muito mais fácil quando você automatiza os fluxos de trabalho de RH. A automação reduz o risco de erros manuais e garante que as políticas sejam aplicadas com consistência.

Também é importante ter trilhas de auditoria e documentação consistente em caso de uma auditoria. Com a automação de RH, tudo fica bem documentado, para que você possa consultar quando precisar.

Garante escalabilidade à medida que as equipes crescem

À medida que suas equipes internas crescem e o RH se torna uma responsabilidade maior, a automação do fluxo de trabalho de RH ajuda você a acompanhar as crescentes demandas desse setor. Quando você está automatizando tarefas repetitivas, como integração e folha de pagamento, expandir sua lista de funcionários não sobrecarrega sua equipe de RH. Com soluções como o Jira Service Desk, os funcionários têm acesso a opções de autoatendimento, eliminando a necessidade de as equipes de RH ficarem trocando e-mails.

A automação do fluxo de trabalho do RH também é flexível, permitindo que você refine seus fluxos de trabalho e ajuste sua automação de processos ao longo do tempo.

Desafios potenciais da automação do fluxo de trabalho do RH

Apesar de todos os benefícios, a automação do fluxo de trabalho do RH nem sempre é fácil. Existem vários obstáculos que você pode enfrentar ao começar a usar a automação de RH.

Um design de processo falho é um problema comum quando você está começando. Se seus fluxos de trabalho do RH não forem simplificados e configurados com eficiência, eles podem impactar os resultados do processo.

A sobrecarga de ferramentas também pode ser um problema, ainda mais quando suas equipes internas crescem. Escolher um software que possa ser dimensionado com sua empresa em crescimento é importante.

Você pode superar esses obstáculos abordando o gerenciamento de alterações e o planejamento de integração com antecedência.

O que buscar em um software de automação do fluxo de trabalho do RH

A escolha do software certo de automação do fluxo de trabalho do RH começa com a compreensão das principais funções a serem buscadas. Essas principais funções incluem facilidade de uso, integrações, acesso baseado em funções e personalizações.

Procure um software que seja fácil de usar e se integre a outras ferramentas que você já está usando. O acesso e a personalização baseados em funções oferecem controle total sobre o acesso e as permissões dos membros da equipe de RH.

Ferramentas de automação do fluxo de trabalho do RH para testar

Os templates de gerenciamento de serviços de RH podem ajudar você a economizar tempo e simplificar as operações do RH, mas o ideal é ter uma ferramenta abrangente como o Jira Service Management. O Jira Service Management permite automatizar tarefas rotineiras, como folha de pagamento e benefícios, ao mesmo tempo em que oferece controle total com a personalização e o acesso baseado em funções. 

O Jira Service Management também foi feito para se integrar às ferramentas e aos softwares mais conhecidos que você já usa. Assim, você pode simplificar o gerenciamento do RH com uma solução de automação centralizada.

Melhore os processos do RH com o Jira Service Management

Para simplificar as solicitações de serviços de RH e automatizar fluxos de trabalho, o software de RH do Jira Service Management é a solução mais simples. Funções como portais de solicitação, SLAs e regras de automação personalizadas para as equipes de RH tornam o Jira Service Management um recurso inestimável para qualquer equipe de RH.

Além disso, o Jira Service Management é fácil de usar. Com uma interface amigável e funções eficazes, você pode começar a simplificar os processos de RH e maximizar seus recursos de RH em pouco tempo.

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