O que é a prestação de serviços de RH?

Principais pontos: a entrega de serviços de RH é a forma como uma equipe de RH presta seus serviços — integração, dúvidas sobre folha de pagamento e benefícios, licenças, orientação sobre políticas, resolução de conflitos — aos funcionários, e o gerenciamento de serviços de RH (HRSM) é a prática e o software que tornam essa entrega consistente, rastreável e mensurável.

• O que é: três modelos de entrega — centralizado, descentralizado e serviços compartilhados — apoiados por elementos comuns: um único lugar para pedir ajuda, fluxos de trabalho consistentes, segurança para dados sigilosos, automação e relatórios.

• Por que é importante: os funcionários avaliam o RH pela facilidade de obter ajuda; a entrega estruturada reduz a carga administrativa, agiliza as respostas e produz os dados de que o RH precisa para melhorar.

• Como o Jira Service Management ajuda: dá ao RH seu próprio portal e tipos de solicitação, automatiza o roteamento e as aprovações, mantém casos confidenciais restritos às pessoas certas e gera relatórios sobre volume e tempos de resolução — junto com a TI e outras equipes internas em uma única plataforma.

A prestação de serviços de RH é a forma como uma equipe de recursos humanos presta seus serviços aos funcionários — integração e treinamento, administração de folha de pagamento e benefícios, solicitações de licença, dúvidas sobre políticas e resolução de conflitos — e como os funcionários os acessam. O gerenciamento de serviços de RH (HRSM) é a prática, e o software, que estrutura essa prestação para que as solicitações sejam encaminhadas, acompanhadas e resolvidas com consistência.

Os serviços de RH mantêm a empresa funcionando, mas a carga administrativa de fazer a entrega por e-mails e planilhas cresce mais rápido que a equipe. Este guia aborda os modelos de entrega de serviços de RH, os elementos essenciais de um sistema de entrega, seus benefícios, as práticas recomendadas, os desafios comuns e exemplos.

Modelos de prestação de serviços de RH

Existem vários tipos diferentes de modelos de prestação de serviços de RH, incluindo modelos de serviços centralizados, descentralizados e compartilhados.

A maioria das pessoas associa a prestação centralizada de serviços de RH ao RH tradicional. Todos os serviços de RH são prestados a partir de um local central ou departamento de RH, o que pode levar a uma melhor eficiência e consistência. Quando a equipe centralizada de RH entende como você lida com fluxos de trabalho de integração, conflitos e solicitações de folga, você pode ter certeza de que cada solicitação é processada com consistência.

Os modelos descentralizados são ideais se você tiver diferentes necessidades de RH para vários departamentos. Organizações maiores podem usar a prestação descentralizada de serviços de RH para garantir que cumpram as leis e regulamentos nas diferentes regiões em que operam. Os modelos descentralizados costumam ser mais caros e podem gerar inconsistências.

Modelos de serviços compartilhados também desempenham um papel fundamental no gerenciamento de serviços de RH (HRSM). Esse modelo é um híbrido de modelos centralizados e descentralizados, onde um local central entrega serviços de RH para várias partes da empresa. Os modelos de serviços compartilhados são caros de implementar e exigem mais manutenção.

Elementos essenciais para um sistema colaborativo de prestação de serviços de RH

Existem vários elementos essenciais nos quais você deve se concentrar ao criar um sistema colaborativo de prestação de serviços de RH, incluindo:

• Acesso simplificado aos serviços: com o software de RH Jira Service Management, as equipes de RH podem configurar um portal para facilitar o envio de solicitações pelos funcionários. Cada equipe pode ter sua própria central de atendimento dedicada.

• Consistência na integração e no desligamento: a automação do fluxo de trabalho simplifica os processos de integração e desligamento. As equipes de RH e de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) podem se conectar para criar um fluxo de trabalho contínuo.

• Segurança aprimorada: as equipes de RH podem configurar centrais de atendimento dedicadas com permissões para decidir quem pode ver, encontrar e comentar as solicitações. Você pode configurar uma central de atendimento separada para serviços de RH mais gerais.

• Serviços repetitivos reduzidos: com uma central de atendimento dedicada, você pode providenciar recursos para os funcionários para que eles possam encontrar respostas por conta própria. Você também pode automatizar tarefas repetitivas para economizar tempo.

• Painéis de relatórios: os gerentes de RH podem usar painéis de relatórios simples para rastrear e relatar solicitações. Essa medida ajuda os gerentes a entender melhor o número de solicitações e se elas foram resolvidas.

Por que a prestação de serviços de RH é importante?

As equipes de RH desempenham um papel crucial em organizações grandes e pequenas. Da integração ao treinamento de novos funcionários até a resolução de conflitos e o cumprimento de leis e regulamentos, os serviços de RH são parte integrante das operações diárias.

Um modelo eficiente de prestação de serviços de RH permite que a equipe de RH entregue os melhores serviços aos funcionários. O software para a central de ajuda de RH facilita o envio de solicitações pelos funcionários, e as equipes de RH podem rastrear com facilidade essas solicitações e colaborar com as equipes de TI para a resolução delas. Como resultado, a prestação eficaz de serviços de RH pode levar ao aumento da satisfação dos funcionários.

Também é importante considerar como a prestação de serviços de RH pode ser escalada conforme a empresa cresce. Com a entrega tradicional de serviços de RH, é normal que a escalabilidade envolva a contratação de gerentes de RH adicionais, mas os modelos mais recentes de entrega de serviços podem escalar com a empresa. Você pode até usar um modelo de entrega terceirizado para complementar a equipe de RH existente.

Benefícios da prestação de serviços de RH

Usar o Jira Service Desk é uma das melhores maneiras de aproveitar os benefícios da prestação de serviços de RH. Saiba mais sobre alguns desses benefícios abaixo.

Melhora a eficiência operacional

Se você está integrando e treinando novos funcionários ou lidando com um conflito entre funcionários, a eficiência é essencial no mundo do RH. Quanto mais tempo a equipe de RH passa se concentrando em tarefas pequenas e repetitivas, menos tempo ela tem para se dedicar a assuntos mais importantes. Com uma central de atendimento dedicada e ferramentas projetadas para simplificar o rastreamento de solicitações e aprimorar a colaboração, o Jira Service Management pode provocar uma melhora significativa na eficiência. 

Melhora a experiência dos funcionários

Reduzir a rotatividade é uma das formas mais eficazes de gerar negócios de sucesso. O ideal é contratar funcionários que tenham uma visão positiva da sua empresa e estejam comprometidos com seu sucesso a longo prazo. 

Quando você cria uma experiência melhor para os funcionários por meio da prestação simplificada de serviços de RH, a satisfação dos funcionários tende a ser maior e é mais provável que os funcionários permaneçam com você por um longo período.

Economiza custos

A eficiência é um dos principais benefícios da prestação de serviços de RH, mas ser eficiente também gera economia de custos. Quando você simplifica a prestação de serviços de RH e segue as melhores práticas de automação de RH para automatizar tarefas repetitivas, sobra mais capital para gastar no crescimento de seus negócios. Essa redução dos custos da prestação de serviços de RH permite que você gaste mais em marketing, recrutamento e outras áreas importantes.

Viabiliza a tomada de decisões orientadas por dados

Usar o Jira Service Management para RH permite que você colete dados, incluindo o número de casos enviados pelos funcionários e se cada caso foi resolvido. Todos esses dados podem ser acessados por meio de um painel simples, permitindo que você entenda melhor o volume de solicitações de RH e como elas podem afetar a prestação de serviços de RH.

Práticas recomendas para a prestação de serviços de RH

A prestação eficaz de serviços de RH começa com a aplicação das práticas recomendadas. Se você ainda não está usando automação, esse é um ótimo lugar para começar. Automatizar tarefas repetitivas pode economizar muito tempo, além de reduzir o risco de erro humano.

Você também deve criar uma base de conhecimento centralizada ou uma seleção de perguntas frequentes para que os funcionários possam encontrar respostas para perguntas simples antes de enviar uma solicitação. Ao implementar seu sistema de prestação de serviços de RH, colete feedback dos funcionários.

Não tenha medo de fazer alterações com o tempo. A melhoria contínua é uma parte fundamental da otimização de sistemas de prestação de serviços de RH.

Possíveis desafios da prestação de serviços de RH

Adotar a tecnologia é um dos principais desafios da prestação de serviços de RH. Os gerentes de RH precisam ser flexíveis e estar dispostos a aprender a usar novas tecnologias para tornar a prestação de serviços de RH mais eficiente, o que no geral inclui entender a automação. Treinamento e formação são etapas fundamentais na implementação de sistemas de prestação de serviços de RH.

A escalabilidade também pode ser um problema, sobretudo quando a empresa está crescendo rápido. Escolher soluções escaláveis pode ajudar você a escalar sua prestação de serviços de RH com o crescimento de seus negócios.

Exemplos de prestação de serviços de RH

O processo de integração é a primeira etapa na contratação de um novo funcionário. Os gerentes de RH podem utilizar portais exclusivos para responder perguntas e ajudar os novos funcionários a se familiarizarem com rapidez. Uma base de conhecimento centralizada também oferece aos funcionários a oportunidade de atualizar sua compreensão sobre alguns dos princípios básicos.

Em alguns casos, um funcionário pode enviar uma solicitação por meio de sua central de atendimento. Essas solicitações devem ser atribuídas à equipe apropriada ou ao gerente de RH, e o progresso de cada uma delas deve ser rastreado até a resolução. A prestação de serviços de RH permite que você gerencie solicitações em um local centralizado.

Aumente a eficiência do RH com o Jira Service Management

Otimizar a prestação de serviços de RH está mais fácil do que nunca, graças ao Jira Service Management. Acompanhe e resolva solicitações como for conveniente, use a automação para economizar tempo e melhore a experiência dos funcionários com os portais de autoatendimento.

O Jira Service Management dá à sua equipe de RH a capacitação de que ela precisa para oferecer serviços melhores e mais eficientes. Como resultado: você economiza tempo e dinheiro enquanto os funcionários ficam mais satisfeitos. Você tem até mesmo a opção de economizar tempo com um template de gerenciamento de serviços de RH, para não precisar criar nada do zero. Experimente o Jira hoje e descubra como ele pode simplificar a prestação de serviços de RH.

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