Software de relatórios de conformidade: benefícios e recursos

Principais conclusões

• O software de relatórios de conformidade simplifica a forma como as equipes monitoram, coordenam e demonstram as atividades de conformidade.

• Ele cria um hub centralizado para o rastreamento de conformidade, melhorando a colaboração e ajudando você a responder a auditorias e revisões.

• Automação, painéis em tempo real e integrações tornam o software de relatórios de conformidade uma alternativa poderosa aos métodos tradicionais.

• O Jira Service Management se integra às ferramentas existentes, viabiliza a automação e fornece uma solução escalável para relatórios de conformidade.

Quando os registros de conformidade estão espalhados por e-mails, planilhas e vários sistemas, fica mais difícil saber o que está completo, o que está faltando e o que ainda precisa de atenção. Isso pode tornar as auditorias mais estressantes e aumentar o risco de lacunas passarem despercebidas.

O software de relatórios de conformidade ajuda as equipes a centralizar o trabalho de conformidade, manter registros claros e ficar preparadas para auditorias. Neste guia, vamos explicar o que é um software de relatórios de conformidade, como ele funciona, seu papel no ITSM e como escolher as funções certas.

O que é um software de relatórios de conformidade?

O software de relatórios de conformidade é um sistema que ajuda as organizações a monitorar os requisitos de conformidade, documentar as atividades relacionadas e criar relatórios para auditorias ou revisões internas. Ele mantém os registros de conformidade organizados para que as equipes possam monitorar o progresso, identificar lacunas e mostrar que os controles ou processos exigidos estão sendo seguidos.

Quem usa ferramentas de relatórios de conformidade?

Embora essas ferramentas nem sempre sejam um requisito rigoroso, muitas equipes as utilizam para simplificar os esforços de conformidade:

• As equipes de conformidade e risco usam software para gerenciar obrigações regulatórias e ajudar as organizações a evitar multas e outras penalidades ligadas à não conformidade.

• As equipes de TI e engenharia contam com ferramentas para criar a conformidade e governança no desenvolvimento de softwares e coordenar o trabalho das equipes.

• Líderes de finanças, do jurídico e de operações usam softwares de relatórios de conformidade para apoiar a supervisão de governança e a prestação de contas.

Como funciona o software de relatórios de conformidade

O software de relatórios de conformidade conecta as ferramentas e os sistemas que as equipes já usam (plataformas de gerenciamento de projetos, armazenamento em nuvem, aplicativos de comunicação) e extrai dados relacionados à conformidade para uma plataforma centralizada.

Em vez de exigir que as equipes coletem à mão informações de fontes dispersas, o software:

• Integra-se e sincroniza com as ferramentas existentes para com automação importar políticas, controles, evidências e atualizações de tarefas, mantendo tudo em um só lugar.

• Automatiza fluxos de trabalho encaminhando tarefas como aprovações, revisões e coleta de evidências com base em regras predefinidas, acionando logo a próxima etapa quando uma delas é concluída

• Registra a atividade com continuidade ao gravar cada alteração, aprovação e envio assim que ocorrem, criando uma trilha de auditoria estruturada sem esforço manual adicional

• Monitora em tempo real para rastrear o status de conformidade das equipes e destaca os riscos por meio de painéis e alertas assim que são identificados

Isso dá às equipes uma visão confiável e atualizada com continuidade de sua situação de conformidade, sem a sobrecarga manual de fazer isso por conta própria.

Quais são os benefícios de um software de relatórios de conformidade?

Manter a conformidade beneficia o seu negócio de várias maneiras, ajudando você a evitar penalidades e cultivar a confiança do cliente. O software de relatórios de conformidade ajuda a simplificar e agilizar esse trabalho.

Melhor visibilidade do trabalho de conformidade em toda a empresa

A visibilidade é fundamental quando se trata de conformidade. Você precisa saber se as etapas de conformidade foram concluídas e quando há um possível problema. Com um software de relatórios de conformidade, todas as partes interessadas podem ver o estado atual do trabalho de conformidade sem precisar ir atrás de atualizações ou esperar por relatórios de status.

Redução de custos e esforço manual

Alcançar e manter a conformidade não é tão simples quanto seguir diretrizes básicas. Você precisa seguir algumas etapas para concluir o trabalho de conformidade, o que inclui tarefas de relatórios, aprovações e revisões. Mas, todo esse trabalho manual de conformidade tira recursos valiosos das equipes.

Automatizar tarefas repetitivas de conformidade libera recursos da equipe que seriam gastos com relatórios manuais, acompanhamentos e coleta de dados.

Resposta mais rápida a riscos de conformidade

Sem ferramentas de relatórios de conformidade, você talvez só descubra um risco de conformidade quando ele acionar uma auditoria ou revisão. A única maneira de identificar esses riscos de conformidade sem um software é a pesquisa manual e isso pode ser muito trabalhoso.

O software de relatórios de conformidade acelera os tempos de resposta a incidentes ao alertar você sobre riscos de conformidade o mais rápido possível, para que você possa resolver os problemas antes que afetem os negócios de forma significativa.

Colaboração mais forte entre as equipes

Colaborar entre equipes usando ferramentas diferentes pode dificultar o gerenciamento da conformidade. O software de relatórios de conformidade reúne essas informações em uma única fonte de informações, para que as equipes fiquem alinhadas e foquem em dar andamento ao trabalho.

Processos de conformidade escaláveis

Manter a conformidade é um desafio em qualquer escala, mas é ainda mais difícil à medida que a empresa cresce. O software de relatórios de conformidade foi projetado para crescer com a empresa, para que você possa otimizar a colaboração e a conformidade, não importa quantas equipes ou membros da equipe você tenha.

Processos de conformidade escaláveis tornam mais fácil manter a conformidade e ajudam a reduzir custos à medida que você expande os negócios.

Principais funções a serem observadas em um software de relatórios de conformidade

Se você está procurando as ferramentas de relatórios de conformidade mais bem avaliadas para proprietários de pequenas empresas, você deve começar buscando funções essenciais como automação e relatórios em tempo real.

Automação de fluxos de trabalho

A automação é uma das melhores funções para ter em ferramentas de relatórios de conformidade, porque economiza tempo e dinheiro. O Jira Service Management (JSM) ajuda as equipes a padronizar e automatizar os fluxos de trabalho de conformidade entre os departamentos, melhorando a colaboração e liberando recursos valiosos.

Trilhas de auditoria e rastreamento de alterações

O software de relatórios de conformidade deve permitir que você faça o registro de cada solicitação, aprovação e alteração de processo em um registro estruturado e pesquisável.

O JSM ajuda a oferecer um rastreamento estruturado de solicitações, aprovações e alterações de processo, para que você tenha registros prontos para auditoria em caso de auditoria ou revisão.

Painéis e alertas em tempo real

Os painéis em tempo real apresentam insights sobre o trabalho de conformidade, enquanto os alertas notificam você assim que for identificado um risco de conformidade, para que você esteja sempre informado. 

Os alertas em tempo real também otimizam o gerenciamento de incidentes ao garantir que você saiba sobre possíveis riscos de conformidade assim que forem identificados.

Integração com ferramentas existentes

O software de relatórios de conformidade mais eficaz deve se integrar às ferramentas existentes para dar suporte à conformidade de ponta a ponta. As integrações facilitam o acompanhamento do trabalho de conformidade em várias equipes e ferramentas.

O JSM se integra a ferramentas de desenvolvimento, monitoramento e colaboração para apoiar processos de conformidade de ponta a ponta.

Controles de acesso e permissão

Um software de relatórios de conformidade que inclui permissões e controles de acesso e oferece mais controle sobre o trabalho de conformidade e os relatórios. 

Com os controles de acesso, você pode decidir quem tem acesso a quais sistemas e quais permissões essas pessoas têm dentro desses sistemas. Assim, é mais fácil manter a conformidade em empresas maiores e complexas.

Relatórios de conformidade vs. abordagens tradicionais

A abordagem tradicional para relatórios de conformidade é o controle manual do trabalho de conformidade. Embora essa abordagem possa funcionar para pequenas empresas, ela logo perde a eficácia em ambientes complexos ou dinâmicos.

Traga estrutura e visibilidade aos relatórios de conformidade

O software de relatórios de conformidade transforma a maneira como você mantém e acompanha a conformidade, automatizando tarefas repetitivas e oferecendo visibilidade total dos relatórios de conformidade.

Você pode começar melhorando a coordenação e adicionando ferramentas que incorporam a conformidade no trabalho diário.

O Jira Service Management foi projetado para simplificar a automação, oferecer rastreamento estruturado e se integrar às ferramentas atuais para um acompanhamento abrangente da conformidade. Experimente o JSM hoje mesmo para ver como os relatórios de conformidade podem ser simples.