O que é rastreamento de recursos?

Principais conclusões: o rastreamento de recursos é a prática de manter um registro preciso e atualizado de cada recurso do qual uma empresa depende — o que é, onde está, com quem está e em que estado se encontra — desde a aquisição até a implantação, manutenção e descarte.

• O que é: um subconjunto da gestão de recursos. O rastreamento fornece os dados, por meio de etiquetas, códigos de barras, RFID, ferramentas de descoberta e um registro central. A gestão de recursos usa esses dados para tomar decisões.

• Por que isso é importante: recursos não rastreados são perdidos, roubados, duplicados ou ficam sem correção; um registro preciso reduz o desperdício, ajuda em auditorias e na conformidade, e acelera a resolução de incidentes.

• Como o Jira Service Management ajuda: os recursos no Jira Service Management constituem um registro flexível de hardware, software, licenças e itens de configuração, contando com recursos de descoberta para mantê-los atualizados e com vínculos às solicitações, incidentes e mudanças em que cada recurso está envolvido.

O rastreamento de recursos é o processo de manter um registro preciso e atualizado de cada recurso do qual uma empresa depende — o que é, onde está, quem é responsável por ele e em que condição se encontra — desde o momento em que é adquirido, passando pela implantação, manutenção e eventual descarte. Para a maioria das organizações, isso significa priorizar os ativos de TI (notebooks, servidores, licenças de software, serviços em nuvem), mas a mesma prática se aplica a veículos, equipamentos, instalações e qualquer outro item de valor que mereça proteção.

O rastreamento de recursos é um subconjunto da gestão de recursos: o rastreamento produz os dados, e a gestão de recursos os usa para decidir o que comprar, manter, realocar ou desativar. Este guia aborda os benefícios do rastreamento de ativos, como escolher uma ferramenta, a identificação de recursos e as tendências dessa prática.

Benefícios do rastreamento de recursos

O rastreamento eficaz de recursos pode trazer benefícios importantes para a sua empresa. O rastreamento e gestão abrangentes de recursos melhoram a utilização dos mesmos, o que contribui para aumentar a eficiência e agilidade operacionais. O rastreamento de recursos em tempo real também pode tornar sua empresa mais resistente a ataques cibernéticos, roubos de equipamentos e tentativas de roubo de propriedade intelectual. 

O ITAM pode ajudar sua empresa a maximizar seus recursos de TI e eliminar desperdícios. Ao consolidar as informações dos seus recursos de TI em uma única fonte confiável, você pode melhorar a produtividade das suas equipes e da sua empresa. O ITAM também oferece suporte à conformidade com estruturas como ITIL, SOC 2 e ISO 27001.

Gestão de inventário aprimorada

Quanto mais valioso for um recurso para a sua empresa, mais importante vai ser saber onde ele está, quem o está usando e gerenciando e para que ele serve. Um sistema eficaz de rastreamento de recursos pode ajudar uma empresa a manter registros precisos do inventário de recursos, reduzindo erros humanos e evitando a perda ou extravio de recursos.

Maior eficiência operacional

Um software eficaz de rastreamento de recursos otimiza os fluxos de trabalho, economiza tempo e simplifica os processos. Ele ajuda a otimizar a alocação de recursos, melhorando a produtividade em toda a empresa.

Economia de custos

Sua equipe de gestão de negócios e TI está sob pressão constante para fazer mais gastando o mínimo possível. O rastreamento eficaz de recursos ajuda a diminuir custos, otimizando a utilização dos recursos e reduzindo ou eliminando compras ou aluguéis desnecessários.

Segurança aprimorada

O rastreamento eficaz de recursos pode melhorar muito a segurança cibernética e física da sua empresa. Processos sólidos de rastreamento de recursos ajudam a impedir roubos e uso não autorizado. As informações de rastreamento de recursos também podem ajudar na recuperação de perdas ou danos acidentais ou intencionais.

Como escolher o sistema de rastreamento de recursos certo

Ao escolher um software de rastreamento de recursos para sua empresa, foque nas necessidades, desafios e oportunidades dos seus negócios. Outras considerações importantes incluem escalabilidade, segurança, capacidades de integração, habilidades disponíveis e necessárias e seu orçamento. 

O Jira Service Management pode aumentar a visibilidade dos recursos, melhorar a colaboração e aumentar a flexibilidade da sua empresa. O Jira Service Management oferece várias funções que o tornam uma solução ideal para o rastreamento de recursos  para gestão de serviços:

• Automação: atribua tickets em automático à pessoa ou equipe responsável. Alerte as partes interessadas relevantes sobre os próximos eventos, como renovações de licenças.

• Consultas: execute consultas em objetos do Recursos para fazer auditorias, gerenciar custos e identificar as causas dos itens.

• Descoberta: o Assets Discovery detecta seus recursos habilitados para IP e CIs, além de seus principais atributos e dependências. A execução regular do Discovery mantém as informações do recurso atualizadas e rastreia todas as alterações.

O que é marcação de recursos?

À medida que o rastreamento e a gestão de recursos se estendem além da TI, os gerentes de recursos precisam de novas maneiras de rotular e identificar vários tipos de recursos. A marcação de recursos permite que as equipes rotulem objetos de diferentes maneiras. Incluindo imprimir códigos QR e os aplicar a recursos físicos que não têm números de série ou outros identificadores. A marcação de recursos pode aumentar muito a flexibilidade e o alcance dos seus esforços de rastreamento e gestão de recursos.

Rastreamento de recursos em todos os setores

O Jira Service Management oferece várias funções que podem melhorar o rastreamento de recursos para a gestão de serviços. As capacidades de rastreamento e gestão de recursos do software beneficiam setores e equipes além da TI.

Os fabricantes podem usar o Jira Service Management para rastrear matérias-primas. As equipes jurídicas podem rastrear e gerenciar o acesso a contratos e propriedade intelectual. Os gerentes de instalações e frotas podem usar o rastreamento e a gestão de recursos para supervisionar edifícios, escritórios, veículos e armazéns. 

O futuro da gestão de recursos e rastreamento

O número e a variedade de recursos para acompanhar continuam crescendo — serviços em nuvem, assinaturas SaaS e ferramentas de IA, além de equipamentos físicos — enquanto as pressões de custo exigem que cada recurso se justifique. As ferramentas modernas respondem com descoberta automatizada, limpeza de dados assistida por IA e conexões mais estreitas entre os dados de recursos e a central de atendimento.

Essas tendências estão ajudando a mudar a percepção sobre gestão e rastreamento de recursos entre os tomadores de decisão nas empresas. Antes vistas como caras e complexas, as tecnologias modernas facilitam a gestão e o rastreamento de recursos. As soluções atuais de gestão de recursos também têm um foco mais acentuado nas necessidades e no valor dos negócios.

Use o Jira Service Management para rastrear recursos na gestão de serviços

O Jira Service Management pode ampliar, aprimorar e aumentar seus esforços de gestão e rastreamento de recursos. O Jira Service Management inclui o Recursos, uma ferramenta nativa de gestão de configuração e recursos. O Recursos oferece às equipes uma maneira flexível e dinâmica de rastrear todos os tipos de recursos e itens de configuração (CIs). As equipes podem vincular com facilidade os recursos a solicitações de serviço, incidentes, problemas, alterações e cargas de trabalho.

O Recursos também inclui funcionalidades de descoberta e qualidade de dados do AirTrack, adquirido pela Atlassian em 2023, que agregam dados de TI de várias fontes em toda a empresa. Os casos de uso variam desde a descoberta de recursos e remoção de informações desatualizadas sobre recursos até as verificações e certificações necessárias para atender aos requisitos de conformidade. Sua empresa vai se beneficiar de soluções e fornecedores de gestão e rastreamento de recursos preparados para o futuro.

O rastreamento de informações sobre recursos e sua vinculação a outros recursos de gestão e rastreamento podem ajudar a melhorar seus esforços de gestão de serviços, incluindo a identificação e resolução de itens. O Jira Service Management ajuda sua empresa a oferecer uma melhor gestão de serviços e a se preparar para o crescimento e as alterações.

Rastreamento de recursos: perguntas frequentes

Qual é a melhor maneira de rastrear recursos?

Determine os recursos que você precisa rastrear com base nas necessidades, metas e recursos disponíveis da empresa. Decida quais informações sobre esses recursos são mais importantes para o seu negócio. Verifique se as soluções de rastreamento e gestão de recursos escolhidas podem traduzir os dados em relatórios claros e práticos para todas as partes interessadas e tomadores de decisão da empresa.

O Jira Service Management adota uma abordagem centrada na equipe para a gestão e o rastreamento de recursos. O software permite que as equipes operem com rapidez e autonomia, garantindo que seus esforços de trabalho estejam alinhados entre si e com as metas de negócios, sem introduzir riscos para a empresa. Essas metas são muito mais fáceis de alcançar quando as equipes de entrega e operações estão unidas em uma única plataforma e todos os recursos e itens relacionados são armazenados em um único local. 

Qual é a diferença entre rastreamento e gestão de recursos?

O rastreamento de recursos é um subconjunto da gestão de recursos. Ele envolve a manutenção de informações precisas, abrangentes e oportunas sobre recursos essenciais ao longo dos ciclos de vida da implantação. A gestão de recursos utiliza os dados gerados pelas ferramentas e processos de rastreamento de recursos para tomar as melhores decisões possíveis. Incluindo a aquisição de recursos, gestão de acesso, configuração, implantação, integração, desativação e outras funções. 

O que são ferramentas de rastreamento de recursos?

Várias ferramentas e tecnologias podem rastrear e gerenciar recursos. Códigos de barras, marcadores de identificação por radiofrequência, tecnologias GPS e códigos QR imprimíveis são alguns dos métodos utilizados para marcar e identificar recursos físicos e digitais. O software de gestão e rastreamento de recursos agrega e consolida os dados de rastreamento. Em seguida, ele traduz essas informações em dados compreensíveis e práticos para as empresas. 

Processos eficazes são essenciais para maximizar o valor de negócios das suas ações de gestão de recursos e rastreamento. O Jira Service Management pode ajudar você a executar e garantir a conformidade com essas práticas, contribuindo para que você alcance suas metas de gestão e rastreamento de recursos.