¿Qué es el seguimiento de los activos?

Puntos clave: El seguimiento de activos consiste en mantener un registro preciso y actualizado de cada activo del que depende una empresa (qué es, dónde está, quién lo tiene y en qué estado se encuentra) desde la adquisición hasta la implementación, el mantenimiento y la eliminación.

• En qué consiste: un subconjunto de la gestión de activos. El seguimiento genera los datos, a través de temas, códigos de barras, RFID, herramientas de descubrimiento y un registro central; la gestión de activos utiliza esos datos para tomar decisiones.

• Por qué es importante: los activos sin seguimiento se pierden, sufren robos, se duplican o se quedan sin parchear; un registro preciso reduce el desperdicio, facilita las auditorías y el cumplimiento normativo, y agiliza la resolución de incidentes.

• Cómo ayuda Jira Service Management: Activos en Jira Service Management es un registro flexible para hardware, software, licencias y elementos de configuración, con funciones de detección para mantenerlo actualizado y enlaces a las solicitudes, incidentes y cambios en los que participa cada activo.

El seguimiento de activos consiste en mantener un registro preciso y actualizado de todos los activos de los que depende una empresa (qué es, dónde se encuentra, quién es el responsable y en qué estado se encuentra) desde la adquisición hasta su implementación, el mantenimiento y la eventual retirada. Para la mayoría de las organizaciones, esto se refiere en primer lugar a los activos de TI (ordenadores portátiles, servidores, licencias de software, servicios en la nube), pero la misma práctica se aplica a vehículos, equipos, instalaciones y cualquier otro elemento de valor que merezca la pena proteger.

El seguimiento de activos es un subconjunto de la gestión de activos: el seguimiento genera los datos, y la gestión de activos los utiliza para decidir qué comprar, mantener, reasignar o retirar. Esta guía explica las ventajas del seguimiento de activos, cómo elegir una herramienta, el etiquetado de activos y hacia dónde se dirige esta práctica.

Ventajas del seguimiento de activos

El seguimiento eficaz de los activos puede reportar considerables ventajas para tu empresa. El seguimiento y la gestión integrales de los activos mejoran la utilización de los activos, lo que contribuye directamente a aumentar la eficiencia y la agilidad operativas. El seguimiento en tiempo real de los activos también puede aumentar la resistencia de tu empresa a los ciberataques, el robo de equipos y los intentos de robo de propiedad intelectual. 

La ITAM puede ayudar a tu empresa a sacar el máximo partido de tus activos de TI y a atajar de raíz el desperdicio. Si consolidas la información de tus activos de TI en una única fuente de información fiable, puedes mejorar la productividad de los equipos y la empresa. La ITAM también respalda el cumplimiento de marcos normativos como ITIL, SOC 2 y la ISO 27001.

Mejora de la gestión de inventarios

Cuanto más valioso sea un activo para tu empresa, más importante es saber dónde está, quién lo usa y lo gestiona y para qué se utiliza. Un sistema eficaz de seguimiento de activos puede ayudar a una empresa a mantener registros precisos del inventario de activos, lo que reduce los errores humanos y evita que los activos se pierdan o acaben donde no toca.

Mayor eficiencia operativa

Un software eficaz de seguimiento de activos optimiza los flujos de trabajo, ahorra tiempo y agiliza los procesos. Esto ayuda a optimizar la asignación de recursos y mejora la productividad en toda la empresa.

Menos costes

Tu equipo de gestión empresarial y de TI está sometido a una presión constante para hacer más con el menor gasto posible. Un seguimiento eficaz de los activos contribuye a reducir los costes al optimizar la utilización de los activos y reducir o eliminar las compras o alquileres innecesarios.

Seguridad mejorada

El seguimiento eficaz de los activos puede mejorar considerablemente la ciberseguridad y la seguridad física en tu empresa. Los procesos sólidos de seguimiento de activos ayudan a impedir el robo y el uso no autorizado. La información del seguimiento de los activos también puede ayudarte a recuperarte de pérdidas o daños accidentales o intencionados.

Cómo elegir el sistema de seguimiento de activos adecuado

A la hora de elegir un software de seguimiento de activos para tu empresa, céntrate en las necesidades, desafíos y oportunidades de tu empresa. Otros aspectos importantes que hay que tener en cuenta son la escalabilidad, la seguridad, las capacidades de integración, las competencias disponibles y necesarias y tu presupuesto. 

Jira Service Management puede aumentar la visibilidad de los activos, mejorar la colaboración y aumentar la flexibilidad de tu empresa. Jira Service Management ofrece varias funciones que la convierten en una solución de seguimiento de activos ideal para la gestión de servicios:

• Automatización: asigna automáticamente los tickets a la persona o el equipo responsables. Alerta a las partes interesadas pertinentes sobre los próximos eventos, como las renovaciones de licencias.

• Consultas: haz consultas en objetos de Activos para llevar a cabo auditorías, gestionar los costes e identificar la causa de las incidencias.

• Descubrimiento: Assets Discovery detecta los activos y elementos de configuración con IP habilitado, así como sus atributos y dependencias clave. Ejecutar Discovery con regularidad mantiene actualizada la información de los activos y hace un seguimiento de todos los cambios.

¿Qué es el etiquetado de activos?

Dado que el seguimiento y la gestión de activos va más allá de los activos de TI, los gestores de activos necesitan nuevas formas de etiquetar e identificar los diversos tipos de activos. El etiquetado de activos permite a los equipos etiquetar los objetos de diversas formas, entre las que se incluye la impresión de códigos QR y su aplicación a activos físicos que carecen de números de serie u otros identificadores. El etiquetado de activos puede aumentar considerablemente la flexibilidad y el alcance de tus iniciativas de seguimiento y gestión de activos.

Seguimiento de activos en todos los sectores

Jira Service Management ofrece varias funciones que permiten mejorar el seguimiento de los activos para la gestión de servicios. Las capacidades de seguimiento y gestión de activos del software benefician a sectores y equipos más allá de la TI.

Los fabricantes pueden usar Jira Service Management para hacer el seguimiento de las materias primas. Los equipos jurídicos pueden supervisar y gestionar el acceso a los contratos y la propiedad intelectual. Quienes gestionan instalaciones y flotas pueden usar el seguimiento y la gestión de activos para supervisar edificios, oficinas, vehículos y almacenes. 

El futuro de la gestión de activos y el seguimiento

El número y la variedad de activos de los que hacer un seguimiento siguen creciendo —servicios en la nube, suscripciones SaaS y herramientas de IA junto con equipos físicos—, mientras que la presión de los costes hace que cada activo deba justificarse por sí mismo. Las herramientas modernas responden con detecciones automatizadas, limpieza de datos asistida por IA y vínculos más estrechos entre los datos de los activos y el centro de asistencia.

Estas tendencias están permitiendo cambiar la percepción de la gestión de activos y el seguimiento entre los responsables de la toma de decisiones empresariales. Históricamente vistas como costosas y complejas, las tecnologías modernas facilitan la gestión de activos y el seguimiento. Las soluciones de gestión de activos actuales también se centran más en las necesidades y el valor empresariales.

Usa Jira Service Management para el seguimiento de activos en la gestión de servicios

Jira Service Management puede ampliar, mejorar y aumentar tus esfuerzos de gestión de activos y seguimiento. Jira Service Management incluye Activos, una herramienta nativa de gestión de la configuración y los activos. Assets ofrece a los equipos una forma flexible y dinámica de rastrear todo tipo de activos y elementos de configuración (CI). Activos permite a los equipos vincular fácilmente los CI a las solicitudes de asistencia, los incidentes, los problemas, los cambios y las cargas de trabajo.

Los activos también incluyen funciones de detección y calidad de los datos de AirTrack, que Atlassian adquirió en 2023, que agregan datos de TI de diversas fuentes en toda la empresa. Los casos prácticos van desde el descubrimiento de activos y la eliminación de información de activos desactualizada hasta las verificaciones y testimonios necesarios para cumplir con los requisitos de cumplimiento. Tu empresa se beneficiará de soluciones y proveedores de gestión de activos y seguimiento preparados para el futuro.

Rastrear la información de los activos y adjuntarla a otros recursos de gestión y seguimiento puede mejorar tus esfuerzos de gestión de servicios, incluida la identificación y resolución de incidencias. Jira Service Management favorece que tu empresa gestione mejor los servicios y se prepare para el crecimiento y el cambio.

Seguimiento de activos: preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de rastrear los activos?

Determina los activos de los que necesitas hacer un seguimiento en función de las necesidades comerciales, las metas y los recursos disponibles. Decide qué información sobre esos activos es más importante para tu negocio. Verifica que las soluciones de gestión y seguimiento de activos que hayas elegido puedan traducir los datos en informes claros y procesables para todas las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones empresariales.

Jira Service Management adopta un enfoque centrado en el equipo para la gestión y el seguimiento de activos. El software permite a los equipos funcionen con rapidez y autonomía, al tiempo que garantiza que tus esfuerzos de actividad se alineen entre sí y con las metas empresariales y no supongan ningún riesgo para el negocio. Estas metas son mucho más fáciles de lograr cuando los equipos de entrega y operaciones están unidos en una plataforma y todos los activos y problemas relacionados se almacenan en un solo lugar. 

¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de activos y la gestión de activos?

El seguimiento de activos es un subconjunto de la gestión de activos. Se refiere a mantener información precisa, completa y oportuna sobre los activos críticos a lo largo de los ciclos de vida de la implementación. La gestión de activos utiliza los datos generados por las herramientas y los procesos de seguimiento de activos para tomar las mejores decisiones posibles. Esto incluye la adquisición de activos, la administración de acceso, la configuración, la implementación, la integración, la jubilación y otras funciones. 

¿Qué son las herramientas de seguimiento de activos?

Hay varias herramientas y tecnologías que pueden rastrear y gestionar los activos. Los códigos de barras, las etiquetas de identificación por radiofrecuencia, las tecnologías GPS y los códigos QR imprimibles son algunos de los métodos que se utilizan para etiquetar e identificar activos físicos y digitales. Software de gestión y seguimiento de activos agrega y consolida los datos de seguimiento. Después lo traduce en información comprensible y procesable para las empresas. 

Los procesos eficaces son esenciales para optimizar el valor comercial de tus esfuerzos de gestión de activos y seguimiento. Jira Service Management puede ayudarte a ejecutar y hacer cumplir esas prácticas, lo que te permitirá alcanzar tus metas de gestión de activos y seguimiento.