¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

Con demasiada frecuencia, vemos a multitud de personas distintas rastreando activos en multitud de lugares diferentes. No hay responsables últimos ni una herramienta única que recopile y centralice la información. El resultado no puede ser otro que caos y errores. Así, es difícil tomar decisiones informadas. Incluso hay empresas que tienen empleados contratados específicamente para llevar un seguimiento de los activos de TI, un trabajo que deberían hacer los sistemas. Si no tienen que dedicar tiempo y esfuerzo a hacer seguimientos, supervisar el uso y conocer dependencias, los empleados de TI pueden centrarse en lo que más importa para la organización. La gestión de activos pone orden en todo esto y ofrece una fuente de información única de confianza para los equipos de TI, la dirección y, en última instancia, para toda la organización.

La gestión de activos mantiene la información actualizada, para que los equipos acaben con el desperdicio y mejoren el aprovechamiento. Esto ahorra dinero, al evitar compras innecesarias y reducir los costes asociados a licencias y soporte técnico. Un mayor control también exige el cumplimiento de las políticas legales y de seguridad, y reduce los riesgos. Las consecuencias positivas en términos de costes y de productividad tienen ventajas para toda la organización.

Con la transformación digital que cambia la forma en que operan las organizaciones, la gestión de activos moderna va mucho más allá de llevar un control de los portátiles y ratones. Los equipos están adoptando los principios de DevOps y SRE, y necesitan procesos y herramientas de gestión de activos para ofrecer de manera eficiente y rápida nuevas funciones y servicios sin poner en riesgo la fiabilidad. En el informe Prepare Your IT Asset Management for 2020 (Prepara tu gestión de activos de TI, 2020), Gartner señala que, ante la mayor dependencia de los servicios de plataforma e infraestructura, una gestión eficaz de activos puede permitir a las organizaciones gestionar su consumo de "servicios a la carta". Al aumentar el control, la visibilidad y la asignación de responsabilidades, los equipos pueden reducir el exceso de consumo, incluido el sobreaprovisionamiento y las instancias inactivas, lo que evita costes innecesarios.

La gestión de activos de TI es fundamental para respaldar los procesos de ITIL, incluida la gestión de cambios, incidentes y problemas. El equipo de TI permite a toda la organización hacerse más innovadora y ofrecer valor más rápidamente. Con los datos correctos al alcance de su mano, los equipos pueden moverse con rapidez y predecir el impacto de los cambios antes de que ocurran. Al democratizar el acceso a los conocimientos, la organización obtiene una ventaja competitiva para proporcionar valor más rápidamente. Cualquier organización que intente mantenerse al día con el ritmo de la innovación moderna necesita adoptar estrategias para el control, el seguimiento y el dominio de los datos de TI.

La gestión de activos de TI no es un proyecto. No es algo que se haga una vez y listo. La gestión de activos de TI (ITAM) es un proceso que los equipos realizan de forma regular o según varían los activos, los objetivos y las herramientas.

1. Inventario de activos: el primer paso del proceso de gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Tu inventario incluye los activos que tienes, su ubicación al comprarlos y el precio.
2. Calcular los costes del ciclo de vida: el segundo paso es calcular los costes del ciclo de vida de todos los activos de tu inventario. A lo largo de la vida útil media de un activo, habrá muchas oportunidades de que se añadan costes como, por ejemplo, mantenimiento, capital y eliminación. El cálculo de los costes del ciclo de vida hará que tu inventario de activos sea preciso y práctico.
3. Seguimiento: el tercer paso es el seguimiento mediante una herramienta de gestión de activos. Tu objetivo es supervisar de forma continua los activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, prestando atención a aspectos como el vencimiento de los contratos, las licencias y las garantías. El seguimiento también te ayuda a anticiparte al cuarto paso, el mantenimiento.
4. Mantenimiento: el mantenimiento conlleva la reparación, la mejora y la sustitución de activos. Todas las actividades de mantenimiento deben rastrearse en una herramienta de gestión de activos de TI de modo que los datos se puedan utilizar para conocer el rendimiento general del activo.
5. Planificación financiera: el quinto y último paso es la planificación financiera. Con una imagen precisa de tus activos de TI, su etapa del ciclo de vida y su coste, podrás planificar para el futuro de forma eficaz. Uno de los objetivos de la planificación financiera es determinar el presupuesto necesario para mantener o mejorar los "niveles de servicio" que tu equipo ofrece en tus activos más importantes. Un activo gestionado correctamente con un alto nivel de servicio, como un centro de asistencia y un equipo especializado, necesitará mantener ese nivel de servicio. Puede que los activos que hayan tenido un peor rendimiento necesiten un nivel de servicio más alto en el futuro, lo que costará más.

Ponerse en marcha con la gestión de activos de TI puede parecer una tarea abrumadora, pero si sigues el principio de ITIL 4 de "empezar por el punto en el que te encuentras", podrás prepararte para alcanzar el éxito. En lugar de intentar renovar todo el sistema a la vez, empieza por evaluar y analizar tus procesos e infraestructura actuales. Esto te permitirá identificar las áreas que se deben mejorar y realizar cambios graduales para optimizar tu estrategia de gestión de activos. Consigue beneficios inmediatos centrándote en los aspectos más importantes de tu negocio y abordando primero los principales puntos problemáticos.

Querrás elegir un software y un enfoque que se adapte a tus necesidades actuales y que pueda crecer con tu organización. A medida que tus requisitos cambien, necesitarás una solución flexible que se pueda adaptar a las necesidades emergentes.

Adoptar una cultura de colaboración y transparencia es esencial para una correcta gestión de los activos de TI. Asegúrate de que las personas adecuadas puedan acceder a la información que necesiten, cuando la necesiten. Esto fomentará un entorno de trabajo más eficiente y productivo.

Para obtener más información sobre cómo ponerse en marcha con la gestión de activos de TI, consulta el Manual de gestión de activos y configuración gratuito u obtén más información sobre las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI.

A la hora de valorar diferentes proveedores de software de gestión de activos, el primer paso es valorar por qué necesitas mejorar tu estrategia en este ámbito. Estas son algunas señales habituales que indican que deberías adoptar un software de gestión de activos:

A medida que aumenta la dependencia del software, de la infraestructura y de los servicios de plataforma, una de las claves para reducir los costes es optimizar el gasto en estos servicios. Según un estudio de Gartner, "muchas organizaciones pueden recortar el gasto en software hasta un 30 %" mediante prácticas recomendadas para optimizar licencias de software. No es una tarea sencilla de hacer de forma manual. Gartner señala: "Optimizar de forma manual licencias complejas es un proceso no escalable y que requiere mucho esfuerzo y conocimiento especializado. Las grandes empresas necesitan una herramienta de gestión de activos de software (SAM), capaz de automatizar, acelerar y mejorar los procesos manuales. Puede tener ventajas con respecto a alternativas manuales y, a menudo, se amortiza por sí sola".

Las hojas de cálculo siguen siendo una de las herramientas más habituales para llevar el seguimiento de activos en las empresas. Pero ¿crees que se mantienen actualizados durante mucho tiempo? De ninguna manera. Enseguida se quedan desactualizadas o se vuelven de unas dimensiones descomunales. Tanto es así que Sage Accounting determinó que una empresa de 2 millones de dólares que utilizara hojas de cálculo para hacer un seguimiento de activos podría estar gastando hasta 50 000 $ al año en "activos fantasma", esto es, artículos que se están pagando y apuntando en el libro mayor, pero que no existen físicamente. Y eso duele.

Hoy han llegado cinco auriculares nuevos. A cuatro empleados les han robado el portátil en un restaurante de Teruel. El mes que viene, vais a cambiar 10 impresoras por nuevos modelos de leasing y, el mes que viene, pasará lo mismo con 14 portátiles. Si necesitas un empleado, aunque sea a media jornada, para llevar el seguimiento de todo, necesitas un sistema básico que facilite el trabajo.

Cada vez más aplicaciones, licencias y demás activos de TI se compran, gestionan y utilizan "en la sombra", sin el conocimiento del equipo central de TI. Con un software oficial que facilite la colaboración, TI podrá estar al tanto de lo que usan los empleados y otros equipos podrán ser más productivos, lo que evitará riesgos y costes innecesarios.

Cuando sepas que ha llegado el momento, pensar en cómo será la implementación de una nueva estrategia de gestión de activos en tu organización te ayudará a elegir el mejor software para tus necesidades. En nuestra experiencia, hacer un inventario de activos es el primer paso para tener más claro dónde está cada cosa y cuánto cuesta. A partir de ahí, es posible trazar los ciclos de vida de los activos y evaluar los costes junto al Departamento de Finanzas.

Una gestión de activos de TI avanzada va más allá de este paso y automatiza las tareas rutinarias de gestión de activos. Por ejemplo, un empleado puede usar un portal de autoservicio para solicitar una licencia a una suscripción de software habitual. Mediante reglas predefinidas, la solicitud se puede aprobar con un enlace con el que el solicitante podrá acceder a la suscripción. Esto reduce el esfuerzo que los equipos de TI dedican a tareas de asistencia, para centrarse en un trabajo de mayor nivel.

La colaboración también es importante para una gestión eficaz de los activos. En lugar de que haya compras en la sombra, con una herramienta colaborativa los empleados pueden solicitar compras que otros equipos (como el de adquisiciones) se encargarán de comentar y aprobar. La experiencia todavía será mejor si puedes conectar tu herramienta de gestión de activos con los servicios que ya utilizan los empleados. Por ejemplo, vincúlala a Slack para que un empleado pueda hacer una solicitud con solo pulsar unas teclas. Mejorar el proceso de admisión de solicitudes de activos mejorará mucho la visibilidad del equipo de TI.

Vale la pena señalar que un centro de asistencia es una base importante para esto. Ofrece a los empleados una forma fácil de pedir ayuda, además de que ofrece al personal de TI la capacidad de organizar y proporcionar informes sobre las solicitudes. Un centro de asistencia vinculado al software de gestión de activos proporciona a los equipos de TI información de contexto importante con la que mejorar el servicio. Por ejemplo, cuando un usuario solicita una reparación de un portátil, cierta información básica está disponible automáticamente, como la fecha de compra, problemas anteriores, etc. El equipo de TI también puede acceder a cualquier ticket vinculado a ese portátil. Con esta información inmediata y completa, se consigue una resolución más rápida de las incidencias de los clientes.

A medida que TI continúa evolucionando, aumenta la dependencia de proveedores de SaaS de servicios críticos. También es necesario hacer un seguimiento de los cambios en entornos de nube cada vez más dinámicos y la gestión de activos se está adaptando en consecuencia. Por todo esto, es importante que elijas las herramientas que mejor permitan la colaboración y que mejor respalden tu práctica de gestión de servicios.

Cada organización es única. Tal vez necesites trazar mapas de dependencias complejas que se extienden por toda tu empresa. Es posible que quieras llevar un registro de los activos intangibles, como licencias y documentos de cumplimiento, para reducir el riesgo. O puede que tus requisitos sean más sencillos y que "solo" tengas que seguir unos ordenadores.

Por suerte, el software de gestión de activos viene en todos los sabores, desde integraciones ágiles y asequibles, hasta soluciones complejas y de gran valor que pueden detectar automáticamente todo el hardware basado en IP presente en la red y hasta fregar los cacharros que hay apilados en la cocina… Ya optes por un rastreador ligero o por un sistema de nivel empresarial, lo más importante es dar con la opción que mejor se adapte a tus necesidades únicas.