¿Qué es la gestión de activos de TI?

Principales conclusiones: la gestión de activos de TI (ITAM) permite la supervisión del ciclo de vida, el coste y el uso de tus activos de hardware, de software y en la nube.

• Qué es: una serie de procesos y herramientas para llevar a cabo un inventario de los activos, desde el momento de la compra hasta su implementación, mantenimiento y retirada.

• Por qué es importante: permite controlar los gastos, reducir los riesgos de seguridad y conformidad y garantizar que todo el mundo pueda acceder a los activos correctos cuando los necesite.

• Cómo ayuda Jira Service Management: asocia los registros de activos con los tickets para que los agentes puedan consultar el contexto al instante y gestionar los activos directamente en los flujos de trabajo de servicio.

La gestión de activos de TI ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de toda la tecnología que poseen, desde ordenadores portátiles y servidores hasta licencias de software y suscripciones a servicios en la nube, así como a gestionarla y optimizarla. Si se lleva a cabo correctamente, ofrece a los equipos de TI una visibilidad completa de los activos existentes, su ubicación, cómo se utilizan y cuál es su coste a lo largo del tiempo.

Sigue leyendo para descubrir cómo funciona la gestión de activos, por qué es importante y cómo las herramientas y los procesos adecuados pueden ayudar a tu equipo a trabajar de forma más inteligente, al tiempo que se reducen los costes y los riesgos.

Mediante el uso de Jira Service Management a través de Service Collection, los equipos pueden optimizar su proceso de gestión de activos de TI para trabajar de forma más inteligente y reducir los riesgos.

La gestión de activos de TI (ITAM)

La gestión de activos de TI (o “ITAM”) sirve para garantizar que los activos de una organización se contabilizan, despliegan, mantienen, actualizan y eliminan en el momento oportuno. En pocas palabras, para garantizar que los elementos valiosos, tangibles e intangibles, de tu organización tengan seguimiento y uso. 

Pero ¿qué es un activo de TI? En pocas palabras, un activo de TI es cualquier hardware, sistema de software o información que tenga valor para una organización.

Los activos de TI tienen un periodo de uso finito. Para maximizar el valor que una organización puede generar a partir de ellos, el ciclo de vida de los activos de TI se puede gestionar de forma proactiva. Cada organización puede definir etapas únicas de ese ciclo de vida, pero estas suelen ser la planificación, la adquisición, la implementación, el mantenimiento y la retirada. Una parte importante de la gestión de activos de TI es aplicar los procesos adecuados en todas las etapas del ciclo de vida para conocer el coste total de propiedad y optimizar el uso de los activos.

Tipos de activos de TI

Las organizaciones gestionan tres categorías principales de activos de TI, y cada una de ellas requiere diferentes métodos de seguimiento y estrategias de gestión. Los tipos de activos de TI incluyen lo siguiente: 

• Activos de hardware: son los dispositivos y equipos físicos que conforman la infraestructura tecnológica de la organización. Algunos ejemplos son los ordenadores portátiles de los empleados, los ordenadores de sobremesa, los dispositivos móviles, los servidores, los equipos de red como routers y conmutadores, las impresoras y la infraestructura de los centros de datos. La gestión de activos de hardware requiere seguimiento, datos de ubicación física, calendarios de mantenimiento y, en su momento, su eliminación. 

• Activos de software: esta categoría incluye todas las aplicaciones, sistemas operativos y herramientas digitales que utiliza la organización. Los activos de software abarcan desde suites de productividad y herramientas de colaboración hasta aplicaciones empresariales especializadas, plataformas de desarrollo y software de seguridad. Gestionar estos activos implica realizar un seguimiento del número de licencias, las fechas de renovación, las actualizaciones de versiones y los requisitos de cumplimiento normativo.

• Activos en la nube y virtuales: las organizaciones modernas recurren cada vez más a los servicios basados en la nube y a la infraestructura virtualizada. Estos activos incluyen suscripciones de almacenamiento en la nube, aplicaciones SaaS, máquinas virtuales, aplicaciones en contenedores y herramientas de plataforma como servicio. A diferencia del hardware tradicional, los activos en la nube se escalan de forma dinámica, lo que hace que el seguimiento de los activos sea más complejo, pero también más crítico para el control de costes.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de activos de TI?

La implementación de procesos estructurados de gestión de activos aporta mejoras cuantificables en toda la organización, desde la reducción de costes hasta una prestación más rápida de los servicios. 

Una única fuente de información de confianza

La gestión de activos pone orden en el caos que supone gestionar los activos de TI y ofrece una única fuente de información fiable para los equipos de TI, la dirección y, en última instancia, para toda la organización. Al no tener que dedicar tiempo ni esfuerzo a localizar equipos, supervisar su uso y comprender las dependencias, los empleados de TI pueden centrarse más en lo que realmente importa a la organización.  

Mejora del aprovechamiento y reducción del desperdicio

La gestión de activos mantiene la información actualizada, para que los equipos sepan cuándo eliminar el desperdicio y mejorar la utilización. Ahorra dinero al ayudar a evitar compras innecesarias, mientras disminuye los costes de licencias y soporte. Un mayor control también garantiza el cumplimiento de las políticas legales y de seguridad, reduciendo los riesgos. Las implicaciones positivas en los costes y la productividad benefician a toda la organización.

Según un informe de Garter de 2025, “Una política de gestión de activos de hardware (HAM) es fundamental para optimizar el uso y el coste del hardware, y mitigar los riesgos de cumplimiento normativo”.

Mayor productividad, con toda la fiabilidad

Con la transformación digital que cambia la forma en que operan las organizaciones, la gestión de activos moderna va mucho más allá de llevar un control de los portátiles y ratones. Los equipos están adoptando los principios de DevOps y SRE, y necesitan procesos y herramientas de gestión de activos para ofrecer de manera eficiente y rápida nuevas funciones y servicios sin poner en riesgo la fiabilidad. 

Compatible con prácticas de ITSM

La gestión de activos de TI es fundamental para respaldar los procesos de ITIL, incluida la gestión de cambios, incidentes y problemas. El equipo de TI permite a toda la organización hacerse más innovadora y ofrecer valor más rápidamente. Con los datos correctos al alcance de su mano, los equipos pueden moverse con rapidez y predecir el impacto de los cambios antes de que ocurran.

Al democratizar el acceso a los conocimientos, la organización obtiene una ventaja competitiva para proporcionar valor más rápidamente. Cualquier organización que intente mantenerse al día con el ritmo de la innovación moderna necesita adoptar estrategias para el control, el seguimiento y el dominio de los datos de TI.

¿Cómo es el proceso de gestión de activos de TI?

El ciclo de vida de la gestión de activos de TI es continuo y permanente. No basta con hacerlo una sola vez y darlo por terminado. La gestión de activos de TI (ITAM) es un proceso que los equipos llevan a cabo de forma regular a medida que cambian los activos, los objetivos y las herramientas.

1. Inventario de activos: el primer paso del proceso de gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Tu inventario incluye los activos que tienes, su ubicación al comprarlos y el precio. 

2. Cálculo de los costes del ciclo de vida: el segundo paso es calcular los costes del ciclo de vida de todos los activos de tu inventario. A lo largo de la vida útil media de un activo, habrá muchas oportunidades de que se añadan costes de, por ejemplo, mantenimiento, capital y eliminación. El cálculo de los costes del ciclo de vida hará que tu inventario de activos sea preciso y práctico.

3. Seguimiento de los activos de TI: tu objetivo es supervisar de forma continua los activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, prestando atención a aspectos como el vencimiento de los contratos, las licencias y las garantías. El seguimiento también te ayuda a anticiparte al cuarto paso, el mantenimiento.  

4. Mantenimiento de los activos de TI: el mantenimiento incluye reparaciones, actualizaciones y reemplazos. Todas las actividades de mantenimiento deben rastrearse en una herramienta de gestión de activos de TI, de modo que los datos se puedan utilizar para conocer el rendimiento general del activo. 

5. Planificación financiera: el quinto y último paso es planificar tus finanzas. Con una imagen precisa de tus activos de TI, su etapa del ciclo de vida y su coste, podrás planificar para el futuro de forma eficaz. Uno de los objetivos de la planificación financiera es determinar el presupuesto necesario para mantener o mejorar los “niveles de servicio” que tu equipo ofrece en tus activos más importantes. Un activo gestionado correctamente con un alto nivel de servicio, como un centro de asistencia y un equipo especializado, necesitará mantener ese nivel de servicio. Puede que los activos que hayan tenido un peor rendimiento necesiten un nivel de servicio más alto en el futuro, lo que costará más. 

¿Cuáles son las características clave del software de gestión de activos de TI?

Un buen software de gestión de activos transforma el seguimiento manual en flujos de trabajo automatizados, lo que permite ahorrar tiempo y mejorar la precisión. Las características clave que debe tener un software de gestión de activos de TI son las siguientes:

• Repositorio centralizado de datos de activos: un buen software de gestión de activos ofrece una única base de datos para toda la información sobre los activos. Esto acaba con las hojas de cálculo dispersas y los sistemas inconexos, y permite que todo el mundo tenga acceso a los mismos datos fiables sobre qué activos existen, quién los utiliza y en qué estado se encuentran.

• Detección y seguimiento automatizados: los inventarios manuales de activos pueden quedar obsoletos cuando se incorporan nuevos dispositivos a la red y se retiran los antiguos. Las herramientas de detección automatizada escanean continuamente la red para identificar nuevos activos, realizar un seguimiento de los cambios y mantener el inventario actualizado sin necesidad de actualizaciones manuales constantes.

• Gestión de licencias y cumplimiento normativo: las licencias de software son costosas y entrañan un alto riesgo si se gestionan mal. El software de gestión de activos realiza un seguimiento del número de licencias, supervisa el uso en relación con los derechos de uso, señala problemas de cumplimiento normativo y avisa a los equipos antes de que venzan las renovaciones. Esto evita tanto el exceso de licencias, que supone un gasto innecesario, como la falta de licencias, que genera riesgos legales.

• Integración con software de ITSM: las mejores herramientas de gestión de activos no funcionan de forma aislada, sino que se conectan con plataformas de centro de asistencia, sistemas de gestión de cambios y herramientas de operaciones de TI para proporcionar contexto sobre incidentes, cambios y solicitudes. Cuando un servidor deja de funcionar, los sistemas integrados muestran inmediatamente qué servicios dependen de él y quiénes se ven afectados.

• Informes y análisis: conocer las tendencias de los activos requiere buenas capacidades de generación de informes. El software de gestión de activos debe generar informes sobre la utilización de los activos, el estado de su ciclo de vida, el análisis de costes y las métricas de cumplimiento normativo. Esta información ayuda a los responsables de TI a tomar decisiones fundamentadas sobre compras, retiradas y planificación presupuestaria.

• Automatización de flujos de trabajo: los procesos manuales ralentizan a los equipos y dan lugar a errores. Busca un software que automatice los flujos de trabajo habituales, como la incorporación de nuevos activos, la tramitación de solicitudes, la programación del mantenimiento y la activación de alertas cuando caduquen las garantías o las licencias.

A la hora de elegir un software de gestión de activos, ten en cuenta el tamaño, la complejidad y el ecosistema de herramientas existente de la organización. Los equipos pequeños pueden necesitar un seguimiento sencillo con informes básicos, mientras que las grandes empresas requieren funciones sofisticadas de detección, integraciones complejas y análisis avanzados. Seguir las prácticas recomendadas de gestión de activos de TI te ayudará a seleccionar e implementar herramientas que se adapten realmente a tus necesidades.

Centralización y automatización del proceso de gestión de activos de TI

Jira Service Management integra la gestión de activos directamente en tu plataforma de software de ITSM, vinculando los datos de los activos con los tickets del centro de asistencia, las solicitudes de cambio y los registros de incidencias. El sistema de seguimiento centralizado permite a los equipos supervisar cualquier tipo de activo mediante flujos de trabajo personalizables, al tiempo que mantiene la visibilidad de las relaciones entre activos, servicios y usuarios.

La automatización integrada se encarga de tareas rutinarias como la asignación de activos durante la incorporación, la activación de flujos de trabajo de mantenimiento y el envío de alertas antes de que caduquen las garantías o las licencias. Las funciones de generación de informes proporcionan información en tiempo real sobre los costes de los activos, su utilización y el estado de su ciclo de vida. Esa información ayuda a los responsables de TI a tomar decisiones informadas sobre el presupuesto y la optimización sin tener que cambiar entre múltiples herramientas.