¿Qué es el soporte de TI?
¿Qué es el proceso de control de cambios?
Cada proyecto se enfrenta a cambios: un cliente solicita nuevas funciones; un proveedor retrasa la entrega; los miembros del equipo descubren limitaciones técnicas que no eran obvias durante la planificación. Sin un enfoque estructurado, estos cambios pueden hacer descarrilar incluso los proyectos planificados con más cuidado.
Un proceso de control de cambios proporciona esa estructura. Es un sistema formal para evaluar, aprobar e implementar modificaciones en el alcance, la planificación o los recursos de un proyecto. En lugar de reaccionar a cada solicitud a medida que llega, los equipos utilizan los procesos de control de cambios para evaluar el impacto, comunicarse con las partes interesadas y tomar decisiones fundamentadas que salvaguarden las metas del proyecto.
Sigue leyendo para descubrir cómo funciona el control de cambios, cuándo usarlo y cómo implementarlo. En este artículo analizaremos los pasos clave, las prácticas recomendadas y las herramientas que ayudan a los equipos y las partes interesadas a gestionar los cambios sin sacrificar la calidad ni los plazos.
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¿Qué es el control de cambios?
El control de cambios es el procedimiento formal que utilizan las organizaciones para revisar y aprobar las modificaciones de un proyecto. Garantiza que los cambios propuestos se documenten, se valoren para determinar el impacto y se evalúen en función de los objetivos del proyecto antes de la implementación.
Este proceso es importante para el éxito del proyecto porque evita decisiones apresuradas que podrían desperdiciar recursos o crear nuevos problemas. Cuando los equipos evalúan los cambios de manera sistemática, pueden identificar posibles conflictos, estimar los costes con precisión y ajustarse a las metas de la empresa. El proceso de control de cambios de ITIL, ampliamente utilizado en la gestión de servicios de TI, proporciona un marco que muchas organizaciones adaptan a sus necesidades específicas.
Diferencias entre el control de cambios y la gestión de cambios
Si bien estos términos parecen similares, tienen diferentes propósitos. La gestión de cambios es la disciplina más amplia que ayuda a las personas y las organizaciones a pasar de los estados actuales a los estados futuros deseados. Los pasos de la gestión de cambios se centran en la comunicación, la formación y la adopción cultural.
El control de cambios es más táctico. Es un subconjunto de la gestión de cambios que se encarga específicamente de la aprobación e implementación de modificaciones para establecer planes o sistemas.
Piénsalo de esta manera: la gestión de cambios de TI puede implicar la implementación de un nuevo software en toda la empresa, con programas de formación y campañas de comunicación. Esto incluiría desarrollar un plan de gestión de cambios y seguir pasos específicos para garantizar una adopción exitosa. El control de cambios se encargaría del proceso técnico de revisar, aprobar e implementar cada actualización específica de ese software.
En la gestión de proyectos, una empresa puede cambiar de un enfoque en cascada a un enfoque de desarrollo ágil. En este caso, la gestión de cambios se encarga de la formación, la comunicación y el cambio cultural. El proceso de control de cambios en la gestión de proyectos se encargaría de la decisión específica de añadir una nueva función que un cliente solicitó a la mitad de un sprint.
Ventajas de un proceso de control de cambios
Un proceso de control de cambios estructurado (a veces denominado proceso de control de gestión de cambios) aporta previsibilidad a situaciones que de otro modo serían caóticas. Cuando todos saben cómo se evaluarán y aprobarán los cambios, los equipos dedicarán menos tiempo a debatir los procedimientos y más a centrarse en los resultados.
Estas ventajas contribuyen directamente a mejorar los resultados del proyecto, ya que se reduce el esfuerzo desperdiciado, se evita la falta de comunicación y se garantiza que los proyectos se ajusten en todo momento a sus objetivos originales.
Reduce los riesgos y la corrupción del alcance del proyecto
La evaluación de los cambios antes de la implementación ayuda a los equipos a identificar los posibles problemas de manera temprana. Cuando una solicitud de cambio se somete a una revisión formal, los líderes del proyecto pueden evaluar cómo podría afectar a los plazos, los presupuestos y el trabajo existente.
Las herramientas de evaluación de riesgos y los flujos de trabajo de aprobación amplían esta ventaja, ya que exigen a las partes interesadas que consideren las implicaciones. Un cambio aparentemente menor puede requerir una modificación significativa en otras áreas. Sin una evaluación formal, estos impactos ocultos solo salen a la luz después de que los equipos ya hayan comprometido recursos.
El control de cambios también establece límites claros para el alcance del proyecto. Cuando cada modificación requiere justificación y aprobación, los equipos pueden evitar una corrupción del alcance que amplía gradualmente las entregas más allá de los acuerdos originales. Controlar el alcance de esta manera conduce a tasas de éxito más altas, porque los equipos pueden terminar lo que comienzan.
Mejora la responsabilidad y la comunicación
Asignar una responsabilidad clara a cada cambio hace que todo el proceso sea más transparente. Cuando alguien debe solicitar formalmente un cambio y hay personas específicas responsables de revisarlo, no hay ambigüedad sobre quién decidió qué o por qué. Esta transparencia facilita el seguimiento de las decisiones y la comprensión del razonamiento subyacente más adelante.
Mantener informadas a todas las partes interesadas durante todo el proceso evita sorpresas. Un flujo de trabajo formal garantiza que las partes afectadas reciban información en los puntos clave. Esta comunicación constante reduce los conflictos y ayuda a los equipos a coordinar su actividad de manera más eficaz.
Mayor colaboración y reducción de la pérdida de información
La documentación de los cambios crea un registro que ayuda a los equipos a compartir conocimientos de distintos departamentos y periodos. Cuando alguien deja la organización o entra un nuevo miembro del equipo, estos registros proporcionan contexto sobre por qué se tomaron ciertas decisiones y cómo evolucionó el proyecto.
Las herramientas de colaboración reducen el aislamiento, ya que hacen que la documentación de los cambios esté accesible para todos los que la necesitan. En lugar de que el conocimiento esté en hilos de correo electrónico o documentos individuales, los sistemas centralizados permiten a los equipos aprender de las decisiones pasadas y evitar la repetición de errores.
Cuándo usar un proceso de control de cambios
El control de cambios formal tiene más sentido en estas situaciones:
- Proyectos con varias partes interesadas: cuando muchas personas o departamentos dependen de los resultados del proyecto, los procesos formales garantizan que todos se mantengan coordinados e informados sobre las modificaciones.
- Sectores regulados: las organizaciones de atención sanitaria, finanzas o el sector público a menudo se enfrentan a requisitos de cumplimiento normativo que exigen procesos de aprobación documentados para realizar cualquier cambio en un sistema o proceso.
- Implementaciones técnicas complejas: los proyectos de TI a gran escala, los cambios de infraestructura o las integraciones de sistemas se benefician de una evaluación estructurada porque las interdependencias hacen que sea fácil pasar por alto los impactos críticos.
- Proyectos con presupuestos o plazos ajustados: cuando los recursos son limitados, los equipos necesitan procesos formales para evaluar si merece la pena el coste y el retraso que suponen los cambios propuestos.
Para reconocer cuándo se necesitan procesos formales de control de cambios, basta con preguntarse: ¿cuál es el coste de hacer esto mal? Si un cambio no aprobado puede crear problemas importantes, desperdiciar recursos sustanciales o afectar a muchas personas, a menudo es necesario un control de cambios formal.
Pasos clave del proceso de control de cambios
Un flujo de trabajo típico de control de cambios sigue varias etapas que crean coherencia y minuciosidad. Estos pasos garantizan que no se pase por alto nada y que las decisiones se tomen con información completa:
1. Se inicia la solicitud de cambio
Las solicitudes de cambio comienzan cuando alguien identifica una necesidad de modificación. Podría ser un gerente de proyecto que responde a los comentarios de las partes interesadas, un desarrollador que descubre una limitación técnica o un miembro del equipo que propone una mejora. La persona que presenta la solicitud presenta documentación formal que describe lo que debe cambiar y por qué.
La responsabilidad de presentar solicitudes normalmente recae en cualquier persona involucrada en el proyecto, aunque algunas organizaciones la limitan a roles específicos.
2. El cambio se evalúa y analiza
Una vez enviadas, las solicitudes pasan por un análisis de impacto. Los responsables del proyecto o las juntas de revisión evalúan las implicaciones de los costes, los efectos en el cronograma, los requisitos de recursos y la viabilidad técnica. Esta evaluación valora cómo puede afectar el cambio a otros elementos del proyecto y si se ajusta a los objetivos generales.
La fase de análisis a menudo implica varias perspectivas. Los líderes técnicos evalúan la complejidad de la implementación, mientras que los equipos financieros estiman los costes y los gerentes de proyectos evalúan los impactos en el cronograma. Esta revisión exhaustiva garantiza que las decisiones tengan en cuenta todos los factores relevantes.
3. Revisa y aprueba el cambio
Después del análisis, las partes interesadas o un comité de control de cambios toman las decisiones finales. Estos responsables de la toma de decisiones revisan la evaluación, comparan los beneficios con los costes y determinan si aprueban, rechazan o aplazan el cambio.
Entre los criterios de aprobación, se suelen incluir factores como la alineación con las metas del negocio, la disponibilidad de recursos, los niveles de riesgo aceptables y el impacto en los compromisos existentes.
4. Implementa el cambio
Los cambios aprobados pasan a ejecutarse. Los equipos actualizan los planes de los proyectos, ajustan los cronogramas, reasignan los recursos y llevan a cabo las modificaciones reales. La comunicación eficaz durante la implementación es crucial porque mantiene a todo el mundo informado sobre el progreso y facilita la coordinación de la actividad en varias áreas.
5. Supervisa y cierra el cambio
Después de la implementación, los equipos verifican que los cambios hayan logrado los resultados esperados, lo que puede implicar pruebas, comentarios de los usuarios, supervisión del rendimiento u otros métodos de validación. Una vez confirmado el resultado correcto, el cambio se cierra formalmente y se documenta para futuras referencias.
Un cierre adecuado garantiza un registro completo de lo que ha cambiado, por qué ha cambiado, cómo se ha implementado y los resultados. Esta documentación se vuelve valiosa para futuros proyectos y auditorías.
Ejemplo de proceso de control de cambios
Considera la posibilidad de que un equipo de desarrollo de software cree un portal del cliente. A mitad del proyecto, un cliente importante solicita la integración con una plataforma de análisis de terceros que no estaba incluida en el alcance original. Esto es lo que pasa a continuación:
- El administrador de cuentas inicia una solicitud de cambio y documenta las necesidades del cliente y la justificación comercial.
- El responsable de desarrollo analiza los requisitos técnicos y estima dos semanas adicionales de actividad.
- El gestor del proyecto evalúa el impacto general en el cronograma e identifica que este cambio retrasaría el lanzamiento original diez días.
El comité de control de cambios revisa estos hallazgos junto con el valor estratégico de dar cabida a este importante cliente. Aprueba el cambio con condiciones: el cliente cubrirá los costes de desarrollo adicionales y el equipo la implementará como una función de fase dos después del lanzamiento del portal principal.
La implementación avanza de acuerdo con el plan revisado. El equipo documenta los requisitos de integración, ajusta el alcance del proyecto y comunica el nuevo cronograma a todas las partes interesadas. Después del éxito de la implementación, cierra la solicitud de cambio con notas sobre las lecciones aprendidas para futuras integraciones.
Prácticas recomendadas para un control de cambios eficaz
El éxito del control de cambios depende de una ejecución consistente. Estas prácticas hacen que el proceso sea más eficaz:
- Usa plantillas estandarizadas: los formularios de solicitud con campos consistentes garantizan que los remitentes proporcionen toda la información necesaria por adelantado, lo que reduce las idas y venidas durante la evaluación.
- Involucra a las partes interesadas desde el principio: incluir a las partes afectadas en las conversaciones en la etapa de análisis evita sorpresas y aceptación para las decisiones.
- Mantén una comunicación clara: las actualizaciones periódicas sobre el estado de la solicitud mantienen a todo el mundo informado y gestionan las expectativas sobre los cronogramas.
- Establece cronogramas realistas: define la rapidez con la que se revisarán los diferentes tipos de cambios para que los solicitantes sepan qué esperar.
- Documenta todo: los registros exhaustivos respaldan las auditorías, proporcionan un contexto histórico y ayudan a los nuevos miembros del equipo a comprender la evolución del proyecto.
Seguir las prácticas recomendadas de gestión de cambios junto con estos consejos crea un marco sólido para gestionar las modificaciones.
Herramientas que respaldan el proceso de control de cambios
Las plataformas modernas facilitan el seguimiento, la documentación y la automatización del control de cambios. Las herramientas de gestión de proyectos como Jira proporcionan flujos de trabajo estructurados para enviar y revisar solicitudes.
Centralizan la comunicación, adjuntan los documentos relevantes y crean registros de auditoría automáticamente.
Las plataformas de ITSM diseñadas específicamente para la administración de servicios de TI ofrecen funciones como la derivación de aprobaciones, las plantillas de evaluación de impactos y la integración con las bases de datos de gestión de la configuración. Estas herramientas ayudan a los equipos a seguir el proceso de control de cambios en la gestión de proyectos mediante la aplicación de procedimientos coherentes.
Como Confluence, admiten la documentación y el intercambio de conocimientos, lo que facilita a los equipos mantener registros de cambios completos a los que se puede acceder a lo largo del tiempo.
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Jira Service Management reúne todo lo que los equipos necesitan para controlar los cambios de forma eficaz en una sola plataforma. Automatiza los flujos de trabajo de aprobación para que las solicitudes pasen sin problemas desde el envío, la revisión y la implementación.
La gestión de cambios en Jira Service Management ofrece formularios personalizables para garantizar que los solicitantes proporcionen información completa, mientras que los análisis integrados ayudan a los equipos a realizar un seguimiento de métricas como los tiempos de aprobación y las tasas de éxito de los cambios.
El calendario de cambios de Jira Service Management permite ver las modificaciones programadas, lo que ayuda a los equipos a evitar conflictos y a coordinar el tiempo de implementación. Los equipos pueden centralizar toda la comunicación dentro de la plataforma, lo que supone eliminar los hilos de correo electrónico dispersos y garantizar que todo el mundo tenga acceso a la misma información. La plataforma se integra con herramientas de desarrollo, sistemas de monitorización y otro software, lo que permite ver cómo los cambios afectan a los sistemas más amplios.
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