Mejora la eficiencia con la automatización de recursos humanos

Puntos clave: La automatización de RR. HH. es el uso de software para ejecutar procesos repetitivos de RR. HH. — incorporación y gestión de salida de los empleados, solicitudes de permisos y acceso, aprobaciones, colección de documentos, mantenimiento de registros — a través de flujos de trabajo digitales predefinidos en lugar de esfuerzo manual.

• Qué es: flujos de trabajo basados en reglas, a menudo con la ayuda de la IA, que desencadenan tareas, enrutan solicitudes, recopilan información y actualizan registros automáticamente, y que normalmente se ejecutan en una plataforma de gestión de servicios de RR. HH. conectada al HRIS y a los sistemas de nóminas.

• Por qué es importante: los equipos de RR. HH. pasan la mayor parte de su tiempo en tareas administrativas repetitivas; automatizarlas reduce los errores, acelera las respuestas al personal, mantiene los registros listos para auditorías y permite que el equipo escale sin aumentar la plantilla.

• Cómo ayuda Jira Service Management: Ofrece a RR. HH. un portal de servicio con formularios de solicitud, flujos de trabajo automatizados de incorporación y gestión de salida de los empleados que asignan tareas a TI y a los responsables, enrutamiento de aprobaciones, una base de conocimientos y un agente virtual para preguntas frecuentes — integrado con Slack, Microsoft Teams y Confluence.

La automatización de RR. HH. consiste en el uso de software para gestionar procesos repetitivos de RR. HH. (incorporación y gestión de salida de los empleados, solicitudes de tiempo libre y acceso, aprobaciones, recopilación de documentos, mantenimiento de registros, etc.) a través de flujos de trabajo digitales predefinidos en lugar de actividad manual. Cada flujo de trabajo se configura una vez para un propósito específico y, luego, se ejecuta de la misma manera cada vez que se usa, lo que elimina los retrasos y errores ligados a la actividad manual.

Esta guía abarca las ventajas de la automatización de RR. HH., los desafíos que debes tener presentes, cómo automatizar un proceso de RR. HH. paso a paso y ejemplos de prioridades de automatización de los equipos.

Ventajas de la automatización de recursos humanos

Una de sus principales ventajas es el ahorro de tiempo, pero existen muchas otras razones para automatizar las tareas repetitivas de recursos humanos. Veamos algunas de las ventajas más importantes de la automatización de recursos humanos.

Aumento de la eficiencia

La eficiencia es fundamental en el mundo empresarial. Si haces las cosas de manera ineficiente, eso le está costando dinero a tu empresa. La automatización de recursos humanos te permite optimizar las tareas repetitivas para que ese departamento trabaje de forma más eficiente. De este modo, las tareas (por ejemplo, las solicitudes de nómina y vacaciones) se procesan de manera oportuna. Eso no solo te ahorra tiempo y dinero, sino que también crea una mejor experiencia para los empleados.

Reduce las tareas manuales

Hubo un tiempo en el que todo se hacía manualmente en papel, y procesos simples como la gestión de nóminas y el seguimiento del rendimiento consumían mucho más tiempo. Con la automatización de recursos humanos, puedes reducir la cantidad de tareas manuales necesarias para, así, ahorrar tiempo valioso. Pero el ahorro de tiempo no es el único beneficio de reducir las tareas manuales. Siempre existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos cuando se hacen cosas como procesar las nóminas o aprobar las solicitudes de permisos retribuidos. Reducir la necesidad de intervención humana puede eliminar algunos de estos errores comunes.

Mejor experiencia para los empleados

La gestión de la experiencia de los empleados es esencial, y la automatización de las tareas de recursos humanos es una de las formas más eficaces de mejorar la experiencia general de los empleados. Los empleados pueden acceder a las opciones de autoservicio cuando necesitan solicitar tiempo libre, enviar una solicitud de vacaciones o avisar de una baja, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos. El proceso de incorporación también se simplifica, por lo que los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente y empezar a trabajar.

Mejora del cumplimiento y el mantenimiento de registros

Cuando haces las cosas manualmente, puede ser difícil recordar todo lo que hay que documentar. La automatización se asegura de que documentes todo de manera coherente y mantengas los registros importantes. Los flujos de trabajo automatizados también reducen el riesgo de errores humanos, por lo que puedes tener la confianza de que todo lo que registras es preciso. El cumplimiento es un aspecto clave de la gestión de servicios de recursos humanos (HRSM). Debes cumplir con ciertos requisitos de seguridad de datos y debes mantener los registros de nómina y empleados. Dado que la automatización de recursos humanos optimiza el mantenimiento de registros, se encarga de que tengas un registro documentado en caso de que se produzca una auditoría.

Escalabilidad

Desde los recursos humanos hasta la gestión de servicios de TI (ITSM), tus soluciones empresariales deberían escalar con tu empresa. A medida que amplíes tu departamento de recursos humanos y sigas incorporando nuevos empleados, tus soluciones de automatización de recursos humanos deberían escalar para adaptarse a tu crecimiento. De ese modo, podrás mantener la misma eficiencia sin aumentar tu fuerza laboral ni gastar una fortuna para pasarte a soluciones más sólidas. La escalabilidad es crucial, porque te permite seguir usando las mismas soluciones. Una vez que hayas configurado tu software de automatización de recursos humanos, es fácil añadir y eliminar flujos de trabajo y usuarios.

Posibles desafíos de la automatización de recursos humanos

Si bien la automatización de los procesos de recursos humanos puede ahorrarte mucho tiempo, no siempre es tan fácil como parece. Hay varios obstáculos posibles que debes tener en cuenta al implementar la automatización de recursos humanos. La implementación puede ser un desafío en algunos casos, especialmente cuando se automatizan procesos más complejos o se crean numerosos flujos de trabajo digitales. Identificar, mapear y automatizar los flujos de trabajo digitales puede parecer abrumador al principio, pero se hace más fácil a medida que te familiarizas con el software de automatización de recursos humanos. Intenta crear un proceso sencillo que puedas repetir para mapear y automatizar las tareas de recursos humanos. Esto ayuda a garantizar la coherencia y agiliza el proceso de automatización de cada tarea individual. La oposición de los empleados también puede ser un problema a la hora de implementar soluciones de automatización de recursos humanos. Las personas tendemos a ceñirnos a lo que nos resulta cómodo, por lo que los empleados a menudo se resisten a los cambios en sus rutinas diarias. Dedica tiempo a informar y capacitar a tus empleados sobre la automatización de recursos humanos, sus ventajas y las prácticas recomendadas. Es más probable que los gerentes de recursos humanos usen el software de automatización si entienden cómo pueden utilizarlo en sus flujos de trabajo diarios.

Cómo automatizar los procesos de recursos humanos

La automatización de los procesos de recursos humanos puede agilizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia, pero la implementación de soluciones de automatización requiere tiempo y esfuerzo. Afortunadamente, hay algunos pasos sencillos para automatizar los procesos de recursos humanos.

Identifica las tareas manuales y repetitivas

Empieza por identificar las tareas manuales y repetitivas que lleva a cabo tu equipo de recursos humanos. Algunas de las tareas que se suelen automatizar son el procesamiento de nóminas, la incorporación y la gestión de salida de los empleados, y el seguimiento del rendimiento. El objetivo es identificar las tareas que consumen mucho tiempo o son propensas a errores. Si puedes ahorrar tiempo o reducir el riesgo de errores humanos mediante la automatización de los procesos, hazlo.

Elige las herramientas de automatización de recursos humanos adecuadas

Elegir las herramientas de automatización de procesos de recursos humanos adecuadas es un paso crucial. Piensa en tus necesidades específicas de recursos humanos y busca un software que las aborde. También deberías buscar un software de automatización de recursos humanos que sea fácil de usar y que pueda integrarse con tu software y herramientas existentes.Jira Service Management es una solución sencilla de automatización de RRHH que se integra con las herramientas que ya utilizas, como Slack y Confluence. Puedes automatizar de todo, desde el procesamiento de nóminas hasta el seguimiento del rendimiento de los empleados, para que tus equipos de recursos humanos puedan dedicar más tiempo a centrarse en las tareas cruciales.

Mapea tus flujos de trabajo

Una vez que hayas encontrado el software de automatización de recursos humanos adecuado, puedes empezar a mapear cada flujo de trabajo individual. El mapeo debe incluir los pasos y procesos individuales involucrados en el flujo de trabajo, ya sea sumando el número total de horas de una semana o recopilando y organizando las métricas clave del rendimiento de los empleados. Asegúrate de incluir todos los pasos para automatizar eficazmente tus flujos de trabajo de recursos humanos.

Capacita a tu equipo de recursos humanos y a tus empleados

Para que la automatización tenga éxito, tu equipo de recursos humanos debe estar totalmente integrado. Cuando hayas mapeado y automatizado tus flujos de trabajo individuales de recursos humanos, debes informar y capacitar a tu equipo de recursos humanos y a tus empleados para asegurarte de que sepan cómo usar el software de automatización de manera eficaz. Crea un programa de formación que cubra todos los aspectos de la automatización de recursos humanos, incluido cómo utilizar los flujos de trabajo automatizados y los posibles errores que se deben evitar. Es posible que tu equipo de recursos humanos tarde algún tiempo en adaptarse a la automatización, pero vale la pena invertir algo de tiempo ahora para ahorrarlo más adelante.

Supervisa y mejora

Tu trabajo no está terminado una vez que hayas implementado tu software de automatización de recursos humanos. La automatización no es perfecta, por lo que debes supervisar los resultados de los procesos automatizados de recursos humanos para asegurarte de que todo funcione correctamente. En algunos casos, es posible que tengas que volver a crear un mapa del proceso si no produce los resultados que deseas.

Ejemplos de automatización de recursos humanos en acción

Si estás pensando en automatizar los procesos de recursos humanos, echa un vistazo a algunos de estos ejemplos:

• Incorporación de empleados: la automatización puede crear una lista de comprobación automatizada para ayudar a los equipos de recursos humanos a incorporar nuevos empleados.

• Seguimiento del rendimiento: las herramientas de automatización pueden mostrarte métricas clave del rendimiento de los empleados, como las ventas, la satisfacción del cliente y la asistencia, para ayudarte a hacer un seguimiento de su rendimiento.

• Nómina: en lugar de sumar horas manualmente y procesar la nómina, puedes hacerlo automáticamente con el software de automatización de recursos humanos.

Automatización de los Recursos Humanos con Jira Service Management

Los gerentes y equipos de RR. HH. tienen muchas responsabilidades que consumen mucho tiempo, sin mencionar el riesgo de incurrir en errores costosos. Cuando utilizas Jira Service Management para automatizar los procesos de RR. HH., puedes ahorrar tiempo a tu equipo de RR. HH. y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de errores relativos al seguimiento del tiempo y la nómina.

Jira Service Management se puede integrar con las herramientas existentes para agilizar la comunicación y mejorar la eficacia de los equipos de RR. HH. Dado que los departamentos de RR. HH., TI y otros equipos operan en la misma plataforma, una solicitud de incorporación puede desencadenar automáticamente tareas de aprovisionamiento de TI y gestión de las instalaciones.

Los flujos de trabajo personalizables te permiten automatizar prácticamente cualquier cosa, mientras que los portales de autoservicio ahorran hora y dan más poder a los empleados. Consigue Jira Service Management Free y descubre cómo puedes transformar tu equipo de RR. HH. mediante la automatización.