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¿Qué es la gestión del conocimiento de RR. HH. y cómo implementarla?
Los RR. HH. son más que contratar y despedir. Los equipos de RR. HH. necesitan un acceso rápido a las políticas, los procedimientos, las prácticas recomendadas y el conocimiento institucional para apoyar a los empleados e impulsar el éxito empresarial.
En esta guía, analizaremos qué es la gestión del conocimiento de RR. HH., por qué es importante y cómo crear un sistema que funcione para tu organización. Lo cubriremos todo, desde los componentes básicos hasta las estrategias de implementación, y te mostraremos cómo agilizar todo el proceso con herramientas modernas.
¿Qué es la gestión del conocimiento de RR. HH.?
La gestión del conocimiento de RR. HH. es la forma en que una organización registra, organiza, almacena y comparte toda la información que los equipos de RR. HH. necesitan para hacer su trabajo. Combinar los RR. HH. y la gestión del conocimiento incluye de todo, desde manuales para empleados y documentos de políticas hasta conocimientos institucionales sobre la cultura empresarial, las prácticas recomendadas de contratación y las lecciones aprendidas de iniciativas anteriores.
En esencia, la gestión del conocimiento de RR. HH. crea un repositorio centralizado donde los profesionales de RR. HH. pueden encontrar rápidamente respuestas a las preguntas de los empleados y acceder a la sabiduría colectiva de su equipo. Va más allá del simple almacenamiento de documentos: crea conexiones entre la información y hace que el conocimiento se pueda buscar y procesar.
¿Por qué es importante la gestión del conocimiento de RR. HH.?
La gestión del conocimiento de RR. HH. ayuda más que solo al propio departamento de RR. HH. Cuando se implementa bien, apoya a toda la organización, ya que garantiza una entrega constante de información, reduce los tiempos de respuesta y mantiene la memoria institucional a medida que cambian los miembros del equipo.
El compromiso de los empleados mejora cuando reciben respuestas precisas y en poco tiempo. Nada les frustra más que recibir información contradictoria sobre beneficios o políticas. Desde la perspectiva de la toma de decisiones, el acceso organizado a los datos de historial y las métricas de rendimiento permite a los equipos de RR. HH. tomar mejores decisiones.
Lo más importante es que la gestión adecuada del conocimiento evita la pérdida de información cuando se van miembros experimentados del equipo. Sin sistemas para registrar el conocimiento, las empresas pierden información valiosa que tardó años en desarrollarse.
Componentes clave de la gestión del conocimiento de RR. HH.
La gestión eficaz del conocimiento de RR. HH. depende de que varios componentes trabajen juntos. Por ejemplo, estos:
- Registro del conocimiento: esto implica la recolección sistemática de información de documentos, conversaciones, experiencias y observaciones en todo el departamento de RR. HH.
- Almacenamiento y organización: la información debe almacenarse en formatos accesibles con una categorización lógica, convenciones de nomenclatura coherentes y sólidas capacidades de búsqueda que hagan que la información sea detectable.
- Intercambio de conocimientos: este componente garantiza que la información fluya en toda la organización a través de documentación formal, programas de capacitación y herramientas de colaboración informales.
Actualizaciones periódicas: las organizaciones necesitan procesos continuos para mantener la información actualizada, relevante y precisa a medida que evolucionan las políticas y los procedimientos.
Más allá de estas funciones básicas, el éxito realmente se reduce a tener en cuenta tres aspectos fundamentales:
- Los sistemas de gestión del conocimiento de RR. HH. proporcionan la plataforma que hace que el conocimiento sea accesible y todos los que lo necesitan puedan buscarlo.
- Los procesos sólidos garantizan que la información se registre de manera coherente y se mantenga actualizada a lo largo del tiempo.
- La cultura organizativa determina si las personas realmente participan porque, sin la aceptación del personal que ve el valor de compartir su experiencia, incluso los mejores sistemas quedan en desuso.
Ventajas de la gestión eficaz del conocimiento de RR. HH.
Cuando los equipos de RR. HH. gestionan correctamente el conocimiento, los efectos positivos se extienden por toda la organización. Mejorar las operaciones de RR. HH. abarca todo, desde las actividades diarias hasta la planificación estratégica a largo plazo, lo que crea un valor que se acumula con el tiempo.
Mejora de la toma de decisiones y la planificación estratégica
El acceso al conocimiento organizado de RR. HH. cambia la forma en que se toman las decisiones. Cuando los profesionales de RR. HH. pueden hacer referencia a datos del historial, comentarios de los empleados y decisiones pasadas, toman decisiones más fundamentadas que se ajustan a los objetivos empresariales.
La planificación estratégica puede ser un proceso más eficaz cuando los equipos acceden a las tendencias integrales de la fuerza laboral y a los resultados de las iniciativas anteriores. El contexto histórico ayuda a identificar qué funciona y qué podría funcionar mejor.
Mejora de la incorporación y la formación de los empleados
La incorporación de nuevos empleados es uno de los procesos de RR. HH. que más conocimiento requiere. Cuando la información de incorporación está bien organizada, los nuevos empleados se ponen al día más rápido y tienen mejores experiencias durante las primeras semanas, que son cruciales.
Los recursos centralizados garantizan que todos los nuevos empleados reciban información coherente, independientemente de quién realice la orientación. Los programas de formación se benefician de que los recursos de conocimiento estén organizados, ya que los formadores acceden a los materiales actuales y a los comentarios de las sesiones anteriores. Cuando los empleados encuentran respuestas a través de las bases de conocimiento de autoservicio, pueden ser más independientes y tener más seguridad.
Mayor colaboración y reducción de la pérdida de información
La gestión del conocimiento de RR. HH. acaba con el aislamiento de la información y promueve la colaboración entre los equipos. Cuando el conocimiento está centralizado y accesible, los miembros del equipo comparten naturalmente más información y se basan en la actividad de los demás.
Este entorno colaborativo conduce a una mejor resolución de problemas, ya que los desafíos se abordan con distintas perspectivas. La prevención de la pérdida de información es la ventaja más importante a largo plazo. Cuando los empleados con experiencia se van, la gestión adecuada del conocimiento registra sus conocimientos en formatos accesibles para los futuros miembros del equipo.
Mejor cumplimiento y gestión de riesgos
Mantenerse al tanto del cumplimiento es uno de los mayores quebraderos de cabeza para RR. HH., especialmente cuando las reglas cambian constantemente y varían según la ubicación o el sector. Un buen sistema de gestión del conocimiento hace que esto sea mucho más fácil, ya que mantiene todos los requisitos legales actuales en un solo lugar y se asegura de que las políticas reflejen realmente lo que se requiere hoy, no hace dos años.
Cuando todos pueden acceder a la misma información centralizada, es mucho más fácil gestionar situaciones similares de forma coherente en toda la organización. Nadie tiene ganes de explicarle a un auditor por qué la misma política se aplicó de manera diferente en distintos departamentos. Además, cuando la documentación de cumplimiento está organizada y es fácil de encontrar, responder a las auditorías se vuelve mucho menos estresante.
Desafíos comunes en la gestión del conocimiento de RR. HH. y cómo superarlos
Incluso cuando todo el mundo está de acuerdo en que la gestión del conocimiento de RR. HH. tiene sentido, implementarla a veces puede resultar un desafío mayor. El mayor obstáculo es lograr que la gente participe. La mayoría de los empleados ven el intercambio de conocimientos como una tarea más que se suma a su ya completa carga de trabajo, en lugar de algo que les facilitará el trabajo.
Este problema empeora cuando la tecnología es difícil de usar o no se integra bien con las herramientas que la gente ya usa. Nadie quiere iniciar sesión en otro sistema que es lento y confuso, especialmente cuando están intentando ayudar a alguien y se necesita rapidez. E incluso con una buena tecnología, algunas organizaciones tienen dificultades, porque compartir conocimientos simplemente no forma parte de su cultura: las personas tienden a guardar la información para sí mismas en lugar de compartirla.
La buena noticia es que estos desafíos tienen soluciones. Para que la gente se implique, muéstrales cómo la gestión del conocimiento les ahorra tiempo y facilita su trabajo. Invierte en plataformas modernas que se integren sin problemas con las herramientas existentes. Lo más importante es lograr que el equipo ejecutivo dé ejemplo de los comportamientos de intercambio de conocimientos y reconozca a las personas que contribuyen.
Cómo implementar la gestión del conocimiento de RR. HH.
La implementación exitosa de la gestión del conocimiento de RR. HH. requiere una planificación cuidadosa, las herramientas adecuadas y un compromiso continuo. El proceso implica pasos clave que se complementan entre sí para crear sistemas integrales.
La implementación debe ajustarse a las metas, la cultura y los procesos existentes de la organización. El éxito depende de obtener la aceptación del equipo ejecutivo y los usuarios finales. El equipo ejecutivo debe proporcionar recursos, mientras que los usuarios deben ver claramente el valor de participar.
Evalúa los activos de conocimiento actuales
Antes de construir algo nuevo, haz un balance de lo que ya tienes. Esto significa revisar los documentos de RR. HH. existentes, evaluar los procesos actuales e identificar quién tiene conocimientos valiosos dentro de tu equipo.
Busca patrones en el lugar en el que se encuentra la información actualmente y cómo las personas encuentran lo que necesitan. Presta especial atención a las carencias de conocimiento, áreas en las que falta información, está obsoleta o es difícil acceder a ella. Esta evaluación te da un punto de partida claro y te ayuda a priorizar lo que necesita atención primero.
Define las metas y el alcance
Tener objetivos claros mantiene tu iniciativa de gestión del conocimiento enfocada y medible. Identifica los resultados específicos que quieres lograr, ya sea reducir los tiempos de respuesta, mejorar la coherencia de las políticas o prevenir la pérdida de información cuando los empleados se van. Luego, determina qué funciones y equipos de RR. HH. formarán parte de la implementación inicial.
Elige las herramientas y plataformas de RR. HH. adecuadas
El sistema de gestión del conocimiento de RR. HH. que elijas hará que tus esfuerzos de gestión del conocimiento triunfen o fracasen. Busca un software que facilite el almacenamiento, la organización y la búsqueda de información y, al mismo tiempo, se integre sin problemas con tus sistemas de RR. HH. existentes. Las plataformas modernas a menudo se integran con las soluciones de ITSM para proporcionar funciones integrales de gestión de servicios.
El software de RR. HH. Jira Service Management combina potentes funciones de base de conocimientos con funciones de gestión de servicios que optimizan las operaciones de RR. HH. La plataforma permite a los equipos de RR. HH. registrar el conocimiento junto con su trabajo diario, lo que hace que la recopilación de información sea algo natural en lugar de una carga adicional.
Recopila y organiza el conocimiento
Recopila conocimiento explícito de los documentos existentes y, después, capta la experiencia tácita a través de entrevistas y documentación de procesos. Estructura la información de forma lógica con categorías claras y etiquetas consistentes que hagan que todo se pueda buscar. Puedes usar una plantilla de base de conocimientos de RR. HH. para tener una base sólida para organizar la información de RR. HH. de manera efectiva.
Fomenta una cultura de intercambio de conocimientos
Lograr que la gente participe requiere un liderazgo que modele los comportamientos de intercambio de conocimientos y reconozca a los colaboradores. Centra la formación en los beneficios personales y no solo en las funciones tecnológicas. Facilita la colaboración integrando la captura de conocimientos en los flujos de trabajo existentes para que la participación sea natural en lugar de una carga.
La elección de un modelo de prestación no se basa solo en el estado actual de tu negocio. También es importante tener en cuenta las metas a largo plazo de tu organización. Si estás proyectando un crecimiento significativo, elige un modelo de prestación de servicios de RR. HH. que pueda escalar con tu negocio.
Supervisa, actualiza y mejora
Establece ciclos de revisión regulares y establece la propiedad del contenido para mantener la información actualizada. Usa los análisis y los comentarios de los usuarios para identificar problemas y brechas. La meta es la evolución continua basada en los patrones de uso reales y las necesidades cambiantes de la organización.
Usa Jira Service Management para mejorar la gestión del conocimiento de RR. HH.
Jira Service Management ofrece ventajas únicas para los equipos de RR. HH. que implementan una gestión integral del conocimiento. La plataforma combina una sólida función de base de conocimientos con funciones de administración de servicios que optimizan las operaciones y mejoran las experiencias de los empleados.
La gestión del conocimiento y la integración de las solicitudes de asistencia crean poderosas sinergias. Cuando los empleados envían solicitudes de RR. HH., los agentes acceden co rapidez a los artículos y políticas relevantes para obtener respuestas precisas. La automatización del flujo de trabajo garantiza que el conocimiento se mantenga actualizado a través de recordatorios y funciones de automatización de RR. HH.. La plataforma es compatible con las prácticas de gestión de servicios de RR. HH. y permite competencias de base de conocimientos de autoservicio que reducen las consultas rutinarias y, al mismo tiempo, potencian la independencia de los empleados.
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