Lista de comprobación de incorporación del empleado: qué hacer en cada etapa

Puntos clave: una lista de comprobación de incorporación de personal es una lista de tareas paso a paso que Recursos Humanos, TI y responsables completan para llevar a una nueva incorporación desde la aceptación de la oferta hasta la plena productividad, normalmente durante los primeros 90 días.

• Qué es: una hoja de ruta compartida que abarca la configuración previa a la llegada, el papeleo y la orientación del primer día, la formación de la primera semana, las reuniones de seguimiento del primer mes y el desarrollo a largo plazo.

• Por qué es importante: la incorporación abarca varios equipos y decenas de tareas; una lista de comprobación es lo que evita que el equipo, el acceso, los formularios y las presentaciones se pasen por alto o se dupliquen.

• Cómo ayuda Jira Service Management: convierte la lista de comprobación en una solicitud de incorporación con seguimiento que asigna tareas automáticamente a RR. HH., TI y a la persona responsable, y muestra a todo el mundo lo que se ha hecho.

Una lista de comprobación de incorporación de empleados es una lista por etapas de todo lo que debe suceder para llevar a un nuevo empleado desde la oferta aceptada hasta la productividad total — equipos y cuentas antes del primer día, papeleo y orientación el primer día, formación y un compañero en la primera semana, comentarios y metas en el primer mes, y desarrollo a partir de ahí. La comparten RR. HH., TI y el responsable de contratación, por lo que cada tarea tiene un propietario, y nada depende de que alguien se acuerde.

Esta guía explica qué es la incorporación del personal y por qué es importante, repasa la lista de comprobación para cada etapa y termina con las mejores prácticas y herramientas para llevarla a cabo de forma sistemática.

¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es un procedimiento amplio que tiene como fin integrar a los nuevos empleados a la empresa. Los familiariza con la cultura, las políticas y los roles laborales específicos de la empresa.

El proceso de incorporación de los empleados comienza una vez que el candidato acepta una oferta de trabajo y continúa hasta las primeras fases del empleo. Este período suele durar 90 días, pero puedes ampliarlo a los primeros seis meses o a un año.

El objetivo principal de la incorporación es garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y apoyados. Esto ayuda al empleado a comprometerse con la cultura empresarial y a tener un buen rendimiento, y también fomenta que los nuevos empleados permanezcan en la empresa más tiempo.

¿Por qué es importante la incorporación de los empleados?

La incorporación eficaz de los nuevos empleados resulta fundamental porque afecta significativamente a la retención de los empleados. Ten en cuenta estos hechos:

Un proceso de incorporación bien estructurado proporciona a los nuevos empleados las herramientas, la formación y los recursos adecuados desde el primer día. Te permite crear una primera impresión positiva, así como un entorno de trabajo de apoyo. 

La incorporación eficaz de los empleados también ayuda a crear una experiencia favorable para los empleados y aumenta la satisfacción. Puedes esperar un mejor rendimiento y un compromiso más sustancial con la empresa por parte de los empleados.

Checklist de incorporación de empleados

Piensa en la checklist de incorporación de nuevos empleados como una hoja de ruta exitosa para la nueva plantilla de tu empresa. La checklist incluye todos los pasos necesarios para guiar a los nuevos miembros del personal.

Los responsables y los equipos de RR. HH. y TI suelen diseñar e implementar el plan de incorporación. Para aumentar la eficiencia, crea una planificación de incorporación manual o utiliza un software de incorporación de empleados.

A continuación te presentamos los elementos que incluye una checklist de incorporación de empleados.

Preparación previa a la llegada

El proceso de incorporación comienza antes del primer día del empleado.

• Envía la carta de oferta y el contrato con fecha de inicio, responsabilidades, código de vestimenta y detalles de nómina

• Especifica qué documentos debe proporcionar la nueva incorporación y las fechas límite

• Prepara su espacio de trabajo, ordenador y cualquier otro equipo

• Crear su correo electrónico de la empresa y sus cuentas de software

• Prepara una agenda para el primer día con presentaciones del equipo y contactos clave

Actividades del primer día

El primer día marca la pauta de la experiencia de la nueva incorporación en la empresa.

• Dale la bienvenida personalmente — el responsable, RR. HH. y el equipo directo

• Haz un recorrido por la oficina o el lugar de trabajo

• Completa los formularios fiscales, la configuración del depósito directo y la información de contacto de emergencia

• Revisa y firma las políticas y acuerdos de la empresa

• Dirige una sesión de orientación sobre la historia, la misión y la visión de la empresa

• Proporciona el manual del empleado

La primera semana de integración

La primera semana es cuando una nueva incorporación empieza a sentir confianza en el rol.

• Imparte formación específica para el rol sobre las tareas y responsabilidades del puesto

• Establece metas y expectativas iniciales para el rol

• Asigna a un mentor o compañero de incorporación

• Planifica reuniones de seguimiento periódicas para preguntas y soporte

• Ofréceles formación sobre el software, las herramientas y los sistemas que usarán a diario

• Confirma que pueden acceder a todos los recursos y guías necesarios

Progreso del primer mes

Al final del primer mes, la nueva incorporación debería estar integrada en el equipo y tener claro cómo le está yendo.

• Mantén sesiones periódicas de feedback con su responsable para hablar sobre el progreso y las inquietudes

• Ofrece comentarios constructivos sobre la actividad inicial

• Organiza formación continua para profundizar en el conocimiento del rol

• Dirígelos hacia talleres, cursos en línea u otros recursos de aprendizaje

Integración a largo plazo

La incorporación termina cuando la nueva persona contratada es totalmente productiva, pero el desarrollo continúa.

• Planifica las revisiones de desempeño para evaluar el progreso y establecer metas a largo plazo.

• Habla sobre los planes de desarrollo profesional

• Fomenta la participación en eventos de equipo y actividad interfuncional

• Mantén reuniones individuales periódicas con su mánager después del periodo formal de incorporación

• Asegúrate de que sepan dónde encontrar recursos y soporte a medida que crecen

Prácticas recomendadas para la incorporación de empleados

Sigue estas prácticas recomendadas para garantizar un proceso de incorporación eficiente y eficaz. 

• Personaliza la lista de comprobación de incorporación para que se ajuste a los requisitos específicos de tu empresa.

• Fomenta un entorno acogedor e inclusivo. Asegúrate de que los nuevos empleados se sientan valorados y apoyados desde el principio. 

• Fomenta la comunicación abierta y crea oportunidades para interactuar con otros miembros del equipo durante la incorporación.

Recurrir a la incorporación remota puede resultar especialmente eficaz para las empresas con equipos distribuidos. Este enfoque garantiza que los empleados remotos reciban la misma presentación y apoyo exhaustivos que sus homólogos en la oficina.

¿No tienes claro cómo crear checklist de incorporación para tu empresa? 

Usa una plantilla de checklist de incorporación para optimizar el proceso. La nueva plantilla de incorporación de empleados de Jira puede ayudarte a organizar y hacer un seguimiento de todos los pasos necesarios.

Mejora el proceso de incorporación con Jira Service Management

Crear una experiencia de incorporación fluida resulta esencial para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, así como para prepararlos para el éxito. Una checklist de incorporación de empleados garantiza que no se te pase nada por alto.

Pero no tienes que hacerlo todo de forma manual. Jira Service Management puede llevar tu proceso de incorporación al siguiente nivel con una plantilla personalizable. Jira Service Management permite a los equipos de RR. HH. y TI hacer un seguimiento y gestionar cada paso de incorporación de forma eficiente, lo que garantiza que los nuevos empleados tengan una transición fluida y organizada a la empresa.