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La checklist de incorporación de empleados definitiva
La incorporación de nuevos empleados puede ser un proceso caótico lleno de tareas sin cumplir. Es fácil sentirse abrumado por las innumerables tareas, plazos y esfuerzos de coordinación necesarios para que un nuevo empleado se sienta bienvenido.
La solución puede ser disponer de una práctica checklist de incorporación de empleados como hoja de ruta para integrar sin problemas a los nuevos miembros del equipo. Dicha checklist puede proporcionar una introducción estructurada, atractiva y completa que prepare el terreno para el éxito a largo plazo.
En este artículo se trata la incorporación de empleados y su importancia. Además, se explica cómo una checklist puede ayudarte a cubrir todos los detalles fundamentales y a hacer que el proceso de incorporación pase de ser caótico a verse optimizado. También se destacan algunas prácticas recomendadas y herramientas para la incorporación de empleados.
¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de empleados es un procedimiento amplio que tiene como fin integrar a los nuevos empleados a la empresa. Los familiariza con la cultura, las políticas y los roles laborales específicos de la empresa.
El proceso de incorporación de los empleados comienza una vez que el candidato acepta una oferta de trabajo y continúa hasta las primeras fases del empleo. Este período suele durar 90 días, pero puedes ampliarlo a los primeros seis meses o a un año.
El objetivo principal de la incorporación es garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y apoyados. Esto ayuda al empleado a comprometerse con la cultura empresarial y a tener un buen rendimiento, y también fomenta que los nuevos empleados permanezcan en la empresa más tiempo.
¿Por qué es importante la incorporación de los empleados?
La incorporación eficaz de los nuevos empleados resulta fundamental porque afecta significativamente a la retención de los empleados. Ten en cuenta estos hechos:
Un proceso de incorporación bien estructurado proporciona a los nuevos empleados las herramientas, la formación y los recursos adecuados desde el primer día. Te permite crear una primera impresión positiva, así como un entorno de trabajo de apoyo.
La incorporación eficaz de los empleados también ayuda a crear una experiencia favorable para los empleados y aumenta la satisfacción. Puedes esperar un mejor rendimiento y un compromiso más sustancial con la empresa por parte de los empleados.
Checklist de incorporación de empleados
Piensa en la checklist de incorporación de nuevos empleados como una hoja de ruta exitosa para la nueva plantilla de tu empresa. La checklist incluye todos los pasos necesarios para guiar a los nuevos miembros del personal.
Los responsables y los equipos de RR. HH. y TI suelen diseñar e implementar el plan de incorporación. Para aumentar la eficiencia, crea una planificación de incorporación manual o utiliza un software de incorporación de empleados.
A continuación te presentamos los elementos que incluye una checklist de incorporación de empleados.
Preparación previa a la llegada
El proceso de incorporación comienza incluso antes de que el empleado empiece a trabajar en la empresa. El primer paso es enviar por correo electrónico la carta de oferta y el contrato inicial.
En dicho correo electrónico se deberían incluir los detalles de la oferta de trabajo, como las responsabilidades, el código de vestimenta, la fecha de inicio e información sobre la nómina. Además, se deberían especificar los documentos que el futuro trabajador debe presentar, así como los plazos para ello.
Prepara su espacio de trabajo, incluido un ordenador y el resto del equipo necesario, para que todo esté en su lugar. Para evitar retrasos, crea sus cuentas de correo electrónico y software de empresa de antemano.
Prepara una agenda detallada para su primer día. Incluye una presentación del equipo y los contactos importantes con los que trabajará. Esto asegurará que tu nuevo empleado se sienta bienvenido y esté listo para dedicarse a su rol con entusiasmo.
Actividades del primer día
El primer día consiste en causar una buena impresión y marcar la pauta para la trayectoria de tu nuevo empleado en la empresa.
Empieza con una cálida bienvenida por parte del equipo, incluidos los responsables y el personal de RR. HH. Dale un tour por la oficina o el lugar de trabajo para que se familiarice con su nuevo entorno.
No olvides encargarte de los documentos de incorporación esenciales. Esto incluye rellenar los formularios de impuestos, configurar el depósito directo y proporcionar la información de contacto de emergencia. También es el momento de revisar y firmar cualquier documento de política y acuerdo de la empresa.
Lleva a cabo una sesión de orientación para que el nuevo empleado comprenda bien la historia, la misión y la visión de la empresa.
Proporcionar un manual para empleados ayudará al nuevo empleado a entender mejor la empresa y sus expectativas.
La primera semana de integración
La primera semana es crucial para que tu nuevo empleado se sienta cómodo y seguro en su rol. Prepara con cuidado la checklist de incorporación de empleados para la primera semana. Si estos primeros días van bien, es probable que permanezcan más tiempo en la empresa.
Ofrece una formación específica para cada rol que dé a conocer al empleado sus funciones y responsabilidades laborales. También es el momento perfecto para fijar objetivos y expectativas iniciales. Dale una dirección clara y explícale qué esperas de su rol.
Asigna al nuevo empleado un mentor o un compañero que pueda orientarle y responder a cualquier pregunta que le surja. Planifica controles y reuniones de apoyo periódicos para abordar sus preocupaciones y alentarle.
Proporciónale una formación exhaustiva sobre el software, las herramientas y los sistemas que utilizará. Asegúrate de que pueda acceder a todos los recursos y guías necesarios para desempeñar su rol de manera eficiente.
Progreso del primer mes
A medida que los nuevos empleados progresan durante el primer mes, es fundamental comprobar su crecimiento e integración en el equipo. Las sesiones periódicas de comentarios con su responsable son fundamentales.
Estas reuniones proporcionan una plataforma para analizar los avances y abordar preguntas o inquietudes. El responsable también debería ofrecer comentarios constructivos para ayudarle a mejorar y adaptarse a su rol.
Organiza una formación continua para los empleados durante su primer mes de trabajo. Esto incluye sesiones adicionales para aumentar su comprensión del rol que desempeñan y oportunidades de aprendizaje para ayudar a tus nuevos empleados a brillar.
Anima siempre a los miembros de tu equipo a participar en talleres, cursos online u otros recursos educativos que les ayuden a ampliar sus habilidades y crecer en la empresa. Asegúrate de hacer un seguimiento de la planificación de incorporación.
Integración a largo plazo
La integración a largo plazo significa garantizar el crecimiento continuo de tus nuevos empleados. Las evaluaciones de rendimiento programadas son vitales en este proceso, ya que te permiten evaluar el progreso, fijar objetivos a largo plazo y analizar los planes de desarrollo profesional.
Establecer relaciones es igual de importante para un compromiso y una satisfacción que duren en el tiempo. Anima constantemente a los nuevos trabajadores a participar en eventos y actividades de equipo que les ayuden a conectar con sus colegas.
Trabajar con otros equipos puede ampliar su comprensión de la empresa y abrir nuevas oportunidades de comunicación colaborativa y crecimiento.
Colaborar con equipos multifuncionales también puede mejorar la experiencia de incorporación, ya que ofrece diversas perspectivas y fomenta un enfoque más unificado del nuevo rol del empleado.
Brinda apoyo continuo para un éxito a largo plazo. Los empleados deben seguir teniendo reuniones individuales periódicas con sus responsables, que proporcionan una plataforma de comentarios y orientación continuos.
Tu equipo siempre debería tener acceso a los recursos y sistemas de apoyo que le ayuden a superar los desafíos y seguir desarrollando sus habilidades.
Prácticas recomendadas para la incorporación de empleados
Sigue estas prácticas recomendadas para garantizar un proceso de incorporación eficiente y eficaz.
- Personaliza la checklist de incorporación virtual para que se ajuste a los requisitos específicos de tu empresa.
- Fomenta un entorno acogedor e inclusivo. Asegúrate de que los nuevos empleados se sientan valorados y apoyados desde el principio.
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Fomenta la comunicación abierta y crea oportunidades para interactuar con otros miembros del equipo durante la incorporación.
Recurrir a la incorporación remota puede resultar especialmente eficaz para las empresas con equipos distribuidos. Este enfoque garantiza que los empleados remotos reciban la misma presentación y apoyo exhaustivos que sus homólogos en la oficina.
¿No tienes claro cómo crear checklist de incorporación para tu empresa?
Usa una plantilla de checklist de incorporación para optimizar el proceso. La nueva plantilla de incorporación de empleados de Jira puede ayudarte a organizar y hacer un seguimiento de todos los pasos necesarios.
Mejora el proceso de incorporación con Jira Service Management
Crear una experiencia de incorporación fluida resulta esencial para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, así como para prepararlos para el éxito. Una checklist de incorporación de empleados garantiza que no se te pase nada por alto.
Pero no tienes que hacerlo todo de forma manual. Jira Service Management puede llevar tu proceso de incorporación al siguiente nivel con una plantilla personalizable. Jira Service Management permite a los equipos de RR. HH. y TI hacer un seguimiento y gestionar cada paso de incorporación de forma eficiente, lo que garantiza que los nuevos empleados tengan una transición fluida y organizada a la empresa.
Prueba Jira Service Management para simplificar tus tareas, mejorar la coordinación y ofrecer una experiencia perfecta a los nuevos empleados.
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