Список задач по онбордингу нового сотрудника: что делать на каждом этапе

Основные тезисы: cписок задач по онбордингу сотрудника — это пошаговый перечень заданий, которые выполняют отдел кадров, ИТ-отдел и руководители, чтобы помочь новому сотруднику пройти путь от принятия предложения о работе до полной производительности, как правило, в течение первых 90 дней.

• Что это такое: общая дорожная карта, которая охватывает подготовку до выхода на работу, оформление документов и инструктаж в первый день, обучение в первую неделю, контрольные встречи в первый месяц и долгосрочное развитие.

• Почему это важно: онбординг новых сотрудников охватывает несколько команд и десятки задач. Список задач помогает гарантировать, что предоставление оборудования, доступов, форм и знакомство с командой не будут упущены или выполнены дважды.

• Как помогает Jira Service Management: он превращает список задач в отслеживаемый запрос на онбординг, который автоматически назначает задачи отделам кадров и ИТ, а также руководителю и показывает всем, что уже сделано.

Список задач для онбординга сотрудника — это поэтапный перечень всего, что необходимо сделать для нового сотрудника с момента принятия предложения о работе до выхода на полную производительность. Сюда входит подготовка оборудования и учетных записей до первого рабочего дня, оформление документов и вводный инструктаж в первый день, обучение и назначение наставника на первой неделе, получение обратной связи и постановка целей в первый месяц, а также дальнейшее развитие. Ответственность за него делят отдел кадров, ИТ-отдел и нанимающий менеджер, поэтому у каждого задания есть владелец и ничто не зависит от того, вспомнит ли кто-то о нем.

В этом руководстве объясняется, что такое онбординг сотрудников и почему это важно. В нем также рассматривается список задач для каждого этапа и приводятся рекомендации и инструменты для его стабильного выполнения.

Что такое адаптация сотрудников?

Онбординг — это обширная процедура включения новых сотрудников в работу компании. Так новички знакомятся с культурой организации, ее правилами и конкретными должностными обязанностями.

Онбординг начинается после того, как кандидат принимает предложение о работе, и продолжается на ранних этапах трудоустройства. Обычно этот период длится 90 дней, но вы можете продлить его на первые шесть месяцев или год.

Основная цель адаптации заключается в том, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями и получали поддержку. Это помогает приобщиться к корпоративной культуре и эффективно вести работу, а также побуждает оставаться в компании дольше.

В чем важность адаптации сотрудников?

Эффективная адаптация новых сотрудников крайне важна, поскольку она существенно влияет на удержание персонала. Рассмотрим следующие факты.

Хорошо структурированный процесс адаптации дает новым сотрудникам необходимые инструменты, обучение и ресурсы с первого дня работы. Он позволяет создать положительное первое впечатление и сформировать благоприятную рабочую атмосферу. 

Эффективная адаптация также способствует благоприятному взаимодействию с сотрудниками и повышает их уровень удовлетворенности. Вы можете ожидать от них лучшей производительности и более серьезной приверженности компании.

Список задач для адаптации сотрудников

Рассматривайте список задач как успешную дорожную карту для новых сотрудников компании. В него входят все шаги, необходимые для того, чтобы сориентировать новичков.

Обычно план адаптации разрабатывается и внедряется менеджерами, сотрудниками отделов кадров и участниками ИТ-команд. Чтобы повысить эффективность, составьте график адаптации сотрудников вручную или используйте специальное программное решение.

Ниже мы рассмотрим элементы списка задач для адаптации сотрудников.

Подготовка к прибытию

Процесс онбординга начинается еще до первого рабочего дня сотрудника.

• Отправьте письмо с предложением о работе и трудовой договор, указав в них дату начала работы, должностные обязанности, дресс-код и сведения о заработной плате.

• Укажите, какие документы должен предоставить новый сотрудник, и сроки их подачи.

• Настройте их рабочую область, компьютер и любое другое оборудование

• Создайте для них корпоративную электронную почту и учетные записи в программном обеспечении

• Подготовьте программу первого дня, включив в нее знакомство с командой и контакты ключевых лиц.

События первого дня

Первый рабочий день задает тон всему дальнейшему опыту нового сотрудника в компании.

• Поприветствуйте их лично — руководитель, HR-специалист и непосредственная команда

• Проведите экскурсию по офису или рабочему объекту

• Заполните налоговые формы, настройте прямой перевод средств и укажите контактные данные для экстренной связи.

• Ознакомьтесь с политиками и соглашениями компании и подпишите их

• Проведите ознакомительный сеанс, посвященный истории, миссии и видению компании.

• Предоставьте справочник для сотрудников.

Интеграция в течение первой недели

В первую неделю новый сотрудник начинает чувствовать себя уверенно в своей роли.

• Проводите обучение по должностным обязанностям с учетом конкретной роли

• Задайте первоначальные цели и ожидания для этой роли

• Назначьте наставника или бадди для онбординга

• Запланируйте регулярные встречи для вопросов и поддержки

• Обучите их работе с программным обеспечением, инструментами и системами, которые они будут использовать ежедневно.

• Убедитесь, что у них есть доступ ко всем необходимым ресурсам и руководствам

Прогресс в течение первой недели

К концу первого месяца новый сотрудник должен интегрироваться в команду и четко понимать, как у него идут дела.

• Проводите регулярные встречи с руководителем для обсуждения прогресса и проблем.

• Предлагайте конструктивную обратную связь по задачам на ранних этапах

• Организуйте непрерывное обучение для углубления знаний о должностных обязанностях

• Предложите им семинары, онлайн-курсы или другие учебные ресурсы.

Долгосрочная интеграция

Онбординг заканчивается, когда новый сотрудник выходит на полную производительность, но развитие продолжается.

• Запланируйте аттестации, чтобы оценить прогресс и поставить долгосрочные цели.

• Обсудите планы по развитию карьеры

• Поощряйте участие в мероприятиях команды и в межфункциональных задачах.

• Проводите регулярные встречи один на один со своим руководителем после завершения официального периода онбординга

• Убедитесь, что они знают, где найти ресурсы и поддержку по мере своего развития.

Рекомендации по адаптации сотрудников

Следуйте приведенным ниже рекомендациям, чтобы обеспечить эффективную и результативную адаптацию. 

• Настройте виртуальный список задач для онбординга в соответствии с конкретными требованиями компании.

• Создайте доброжелательную и инклюзивную среду. Позаботьтесь о том, чтобы новые сотрудники с самого начала чувствовали, что их ценят и поддерживают. 

• Поощряйте открытое общение и создавайте возможности для взаимодействия с другими участниками команды на протяжении всего периода адаптации.

Дистанционная адаптация может быть особенно эффективной для компаний с распределенными командами. Подобный подход обеспечивает удаленным сотрудникам такое же обстоятельное вхождение и поддержку, как и их коллегам в офисе.

Не знаете, как создать список задач для адаптации в своей компании? 

Используйте шаблон списка задач для адаптации, чтобы упростить процесс. Новый шаблон адаптации сотрудников от Jira поможет вам упорядочить и отслеживать все необходимые шаги.

Проводите адаптацию эффективнее с помощью Jira Service Management

Для того чтобы новички чувствовали себя желанными гостями и настроились на успех, крайне важно обеспечить плавный процесс адаптации. Список задач для адаптации сотрудников гарантирует, что вы ничего не упустите.

Но необязательно делать все вручную. Решение Jira Service Management поможет вывести адаптацию на новый уровень с помощью настраиваемого шаблона. Jira Service Management позволяет отделам кадров и ИТ-командам эффективно отслеживать каждый этап адаптации и управлять ими, обеспечивая плавный и организованный переход новых сотрудников в компанию.