Как создать эффективный рабочий процесс адаптации

Максимально быстрое приобщение новых сотрудников к корпоративной культуре и превращение их в полноценных участников команды помогает не только сэкономить средства, но и уменьшить утечку специалистов. Когда в компании налажен эффективный процесс адаптации, новые сотрудники сразу чувствуют себя комфортно и ясно понимают, чего от них ждут.

Эффективный рабочий процесс адаптации охватывает все этапы, начиная с подписания трудового договора и заказа оборудования и заканчивая ознакомлением с политиками, обучением и объяснением условий испытательного срока. Кроме того, сюда может входить процесс увольнения сотрудника из компании.

В этой статье описываются этапы и преимущества стандартного рабочего процесса адаптации, приводятся способы его создания, а также рассказывается, почему Jira Service Management — лучшая программная платформа для адаптации новых сотрудников.

Получите Jira и попробуйте шаблон адаптации новых сотрудников.

Что такое рабочий процесс адаптации?

Рабочий процесс адаптации новых сотрудников помогает упорядочить их вхождение в вашу компанию. В нем определяются действия, необходимые для превращения новичка в полноценного участника команды. Этапы, которые проходят все новые сотрудники, могут включать: ознакомление с политиками компании, проверку биографии и подачу данных в бухгалтерию для выплаты заработной платы. Сюда также входят и этапы ввода в должность, например собрания команды и специализированное обучение.

В процедуре адаптации определяются необходимые шаги для новичков. Рабочий процесс адаптации позволяет выстроить их в логически упорядоченные цепочки конкретных заданий для простоты и практичности.

Преимущества процесса адаптации

Каждый из нас когда-то устраивался на новое место работы и помнит трудности первых дней или даже недель. Непонятно, где искать нужную информацию, к кому можно обращаться с вопросами и что вообще требуется делать. Обстоятельный процесс адаптации делает эти первые дни комфортными и успешными за счет ряда положительных моментов.

Выше показатель удержания сотрудников: планирование пути к успеху помогает уменьшить волнение новичка. Когда новые сотрудники знают, какие этапы их ждут, могут сами отслеживать свой прогресс и понимают, когда и как именно они приступят к работе, они ощущают поддержку еще долгое время после вхождения в команду.

• Быстрый прогресс: наглядное представление всего процесса — с первого дня и до полной адаптации — стимулирует новичков как можно раньше влиться в работу. Большинству новых сотрудников не терпится стать полноценными участниками команды. Эффективный процесс адаптации, проиллюстрированный в виде блок-схемы, помогает задать нужный темп. 

• Погружение в корпоративную культуру: процесс адаптации помогает новичкам освоиться с культурными особенностями компании, например дресс-кодом, стилем общения и общими ожиданиями. Всякий раз, принимая нового человека на работу, вы надеетесь, что он станет хорошим сотрудником, однако в процессе адаптации могут выявиться те, с кем, вероятно, возникнут сложности. К тревожным сигналам относятся ненормативная лексика, невыполнение адаптационных заданий или другие проблемы. 

Этапы рабочего процесса адаптации

В каждой компании могут быть приняты свои этапы рабочего процесса адаптации. Как правило, их пять, и каждый из них имеет четкую начальную и конечную точки. Чаще всего эти этапы опираются на цели и задачи компании, связанные с управлением эффективностью, управлением взаимодействием с сотрудниками и стратегиями по повышению вовлеченности сотрудников.

Предварительная адаптация

До даты начала работы нового сотрудника нужно выполнить ряд обязательных задач: отправить приветственный пакет, настроить оборудование, предоставить доступ к сети и подписать необходимые документы. Это этап подготовки всего, что потребуется сотруднику в первый день на новом рабочем месте.

Первый день

Первый день формирует первое впечатление сотрудника о вашей компании. Распланируйте события этого дня: представьте сотрудника команде, проведите экскурсию по офису и ознакомьте с миссией и ценностями компании. Расскажите новичку, что его ждет в первую неделю, какие запланированы тренинги, контрольные мероприятия и собрания команды.

Обучение и развитие

Ваши рабочие процессы адаптации должны учитывать как формальные, так и неформальные возможности обучения. Доходчиво разъясните новому сотруднику принятые у вас способы обучения и развития. 

Например, все новые сотрудники в первую очередь проходят общий тренинг по продуктам, чтобы понять, что производит компания, кто ее клиенты и в чем ее цель. После этого новые бухгалтеры, например, могут перейти к специализированному обучению для их должности. А сотрудники, принятые в отдел разработки продуктов, могут поучаствовать в приемочном пользовательском тестировании, чтобы углубить свои знания.

Непрерывная интеграция

Непрерывная интеграция — это действия по поддержке сотрудников после периода начальной адаптации. В числе этих действий могут быть контрольные мероприятия, наставничество и повышение профессиональной квалификации. 

Например, если вы нанимаете дизайнера продуктов, ему потребуется сначала освоить ваш фирменный стиль и систему дизайна. На этом этапе можно привлечь в наставники опытного коллегу, который поможет ему подтянуть навыки до стандартов вашей компании. Чтобы у новых сотрудников формировалось положительное впечатление о компании, задействуйте программы признания сотрудников и другие механизмы поощрения.

Последующие действия

Убедитесь, что новые сотрудники разобрались со своими обязанностями, освоились с корпоративной культурой и поняли, как оценивается эффективность. Этот этап может включать индивидуальные встречи, опросы и проверки эффективности. Сбор отзывов также дает возможность улучшить методику и рабочий процесс адаптации. Результаты этих действий можно зафиксировать на платформе взаимодействия с сотрудниками для постоянного контроля.

Алгоритм создания рабочего процесса адаптации

Рабочий процесс адаптации описывает шаги по оценке прогресса новых сотрудников и служит дорожной картой для успешной интеграции.  Он создается по следующему алгоритму.

Определите цели

Четко сформулируйте, какой результат вы хотите получить от процесса адаптации. Например, обучить новичков мерам по соблюдению нормативных и законодательных требований или приобщить их к культуре совместной работы. Ваши цели должны быть измеримыми и иметь прямое отношение к эффективности сотрудников.

Проработайте процесс адаптации

Создайте структурированный план с описанием этапов адаптации в хронологическом порядке. Для каждого этапа определите действия или задачи, которые должны быть выполнены. Распределите обязанности между заинтересованными сторонами и соберите необходимые материалы. Например, если на этапе обучения требуется ознакомить сотрудника с законодательными требованиями, поручите компетентному специалисту контроль за процессом и подготовкой документации.

Внедрите рабочий процесс

Чтобы процесс адаптации проходил гладко, координируйте действия с соответствующими командами. С помощью платформы управления ИТ-услугами (ITSM) типа Jira Service Management удобно управлять необходимым оборудованием, программным обеспечением и доступом к сети. Это упрощает отслеживание процесса. Кроме того, ознакомьтесь с рекомендациями по автоматизации управления персоналом, чтобы применять рабочий процесс последовательно и в рамках единого стандарта.

Проводите мониторинг и собирайте отзывы

Чтобы оценить процесс адаптации, получите данные от новых сотрудников и их менеджеров с помощью опросов, бесед и показателей эффективности. То, что опытному сотруднику кажется элементарным, у новичка может вызвать растерянность. Внимательно наблюдайте за тем, готовы ли новые сотрудники к выполнению порученных заданий и не испытывают ли они неловкости, если приходится задавать вопросы.

Оценивайте и дорабатывайте

Пересмотрите цели, которые вы ставили для процесса адаптации, и проанализируйте обратную связь и данные об эффективности. Определите области, которые можно улучшить, и внесите коррективы, чтобы процесс стал еще результативнее. Определите и устраните проблемы. Помните, что сотрудники, у которых не сложилось с вашей компанией, даже в случае увольнения могут стать источником ценных подсказок для улучшения процесса адаптации.

Рекомендации по созданию успешного рабочего процесса адаптации

Чтобы создать успешный рабочий процесс адаптации, следуйте этим рекомендациям.

• Персонализируйте процесс. Определите потребности каждого нового сотрудника в зависимости от должности в вашей компании. Создайте рабочий процесс адаптации, который проложит путь к успеху. Сделайте его целенаправленным и осуществимым.

• Четко формулируйте ожидания. Рабочий процесс адаптации — это карта заданий, с которыми должен успешно справиться новый сотрудник. В ней нужно указать ожидаемые результаты, точные критерии успеха, а также ответственное лицо, которое будет контролировать выполнение.

• Непрерывно совершенствуйте процесс. Собирайте отзывы новых сотрудников и менеджеров во время и после адаптации. Сравнивайте их со своими целями и постоянно корректируйте процесс для оптимизации результатов.

Специализированное программное обеспечение, такое как Jira Service Management, позволяет автоматизировать, отслеживать и постоянно совершенствовать процесс адаптации новых сотрудников. Успешно включить их в работу поможет соответствующий шаблон в Jira Service Management со встроенными рекомендациями.

Проводите адаптацию эффективнее с помощью Jira Service Management

Продуманная адаптация с рабочими процессами на основе ролей позволяет дольше удерживать новых работников после того, как они станут продуктивными участниками команды. Шаблон рабочего процесса адаптации сотрудников четко описывает ожидания, структурированную последовательность и хронологию, а также показатели успеха. Все это помогает включить новых сотрудников в работу и дать им возможности для достижения успеха.

Шаблоны, рекомендации, автоматизация рабочих процессов, отслеживание заданий и средства постоянного совершенствования в Jira Service Management помогут оптимизировать процесс адаптации. Это решение можно интегрировать с другими инструментами для управления взаимодействием с сотрудниками, эффективностью и прочими аспектами.