Процедура увольнения сотрудников: руководство по плавному переходу

Ключевые выводы: увольнение сотрудника — это процесс управления уходом сотрудника, который включает в себя сбор активов, передачу знаний, отзыв доступа к системам, проведение выходного интервью, закрытие вопросов с отделом кадров и расчетом заработной платы. Цель этого процесса — обеспечить безопасный и соответствующий требованиям переход, а также сохранить хорошие отношения.

• Что это такое: согласованный список задач для отделов кадров, ИТ и финансов, а также для руководителя, который обычно выполняется за несколько дней, а не недель, как при адаптации нового сотрудника.

• Почему это важно: в большинстве компаний есть формализованный процесс адаптации новых сотрудников, но нет формализованного процесса увольнения. В результате у бывших сотрудников остается доступ к системам, а компания сталкивается с пробелами в знаниях и репутационными рисками.

• Как помогает Jira Service Management: запускает рабочий процесс увольнения в момент подачи уведомления, назначает каждый этап нужной команде и отслеживает возврат активов и отзыв доступа до полного завершения.

Увольнение сотрудника — это процесс организации ухода сотрудника из компании, который включает сбор оборудования, передачу знаний, отзыв доступа к системам, проведение выходного интервью и выполнение процедур, связанных с кадрами, расчетом заработной платы и соблюдением нормативных требований. Грамотно организованное увольнение обеспечивает защиту конфиденциальных данных, сохраняет институциональные знания и оставляет у уходящего сотрудника положительное впечатление.

То, как сотрудник уходит, так же важно, как и то, как он пришел в компанию. В этом руководстве рассказывается, чем увольнение отличается от адаптации, почему это важно, а также приводится список задач для увольнения в семь шагов и рекомендации по созданию воспроизводимого процесса.

Что такое процедура увольнения сотрудника?

Эффективное увольнение обеспечивает плавный переход для обеих сторон. Увольнение противоположно адаптации новых сотрудников и играет важную роль в кадровой политике и процессах.

Процесс увольнения обычно начинается, когда сотрудник подает заявление об увольнении или получает уведомление о расторжении трудового договора. С этого момента кадровые специалисты координируют задачи в нескольких отделах, например получение корпоративного имущества, передачу знаний, закрытие доступа к системам, проведение заключительного собеседования, обработку окончательных расчетов и изменений, связанных с соцпакетом.

Комплексная система увольнения учитывает как административные, так и человеческие факторы. Компании необходимо вернуть свои активы, обеспечить безопасность данных, перераспределить обязанности и при этом сохранить хорошие отношения, получить обратную связь и оставить возможность для сотрудничества в будущем.

Сравнение процедуры увольнения с процедурой адаптации новых сотрудников

В то время как рабочий процесс адаптации помогает сотрудникам влиться в организацию, увольнение позволяет им уйти достойно и с минимальными трудностями. Адаптация направлена на включение сотрудника в работу и предусматривает настройку аккаунтов, проведение обучения, налаживание связей и повышение продуктивности. Процедура увольнения решает противоположные задачи: закрытие доступа, фиксацию институциональных знаний и завершение административных отношений.

Список задач для адаптации обычно рассчитан на несколько недель или месяцев, в течение которых новые сотрудники постепенно принимают на себя обязанности. Увольнение зачастую происходит гораздо быстрее, иногда всего за несколько дней. Ввиду сжатых сроков критически важна правильная организация и подготовка.

Обе процедуры одинаково важны для управления жизненным циклом персонала. Качественная адаптация помогает сотрудникам добиваться успеха в течение всего срока работы, а грамотно организованное увольнение защищает компанию и помогает сохранить хорошие отношения с бывшими сотрудниками.

Почему процедура увольнения сотрудников способствует более плавному переходу?

• Более качественное взаимодействие с сотрудниками. Эффективная процедура увольнения положительно сказывается на взаимодействии с сотрудниками. Если сотрудники уходят из компании с положительными эмоциями и впечатлениями, более вероятно, что они будут рекомендовать ее другим соискателям и клиентам. 

• Меньший репутационный риск. Сотрудники с негативным опытом увольнения чаще плохо отзываются о бывшем работодателе. Такие ситуации могут подорвать имидж вашей компании.

• Довольные и продуктивные сотрудники. Процедура увольнения может существенно повлиять на путь работника в компании. Управление персоналом, включая увольнение, может напрямую влиять на то, как сотрудники воспринимают технологии и услуги, лежащие в основе вашего бизнеса, и взаимодействуют с ними. ITIL, библиотека инфраструктуры информационных технологий для управления жизненным циклом ИТ-услуг, включает методику управления персоналом, направленную на решение проблем при увольнении.

Zippia также сообщает в отчете за 2023 год: 

• В 58 % опрошенных компаний есть официальная процедура адаптации сотрудников, но лишь в 29 % из них предусмотрена официальная процедура увольнения.

• 98 % сотрудников считают, что отзывы, которые они дают во время собеседований при увольнении, важны и потенциально полезны для компании, но только 30–35 % опрошенных принимали участие в таких собеседованиях через Интернет. А очные встречи имели место еще реже — всего в 15 % случаев.

• 60 % утечек данных происходит по вине сотрудников компании. В двух из каждых трех таких случаев сотрудники действовали умышленно и злонамеренно.

• 89 % сотрудников, покинувших компанию, сохраняют доступ к закрытым для посторонних приложениям и данным на своих прежних рабочих местах.

Как успешно провести увольнение: список основных задач

Этот список задач для увольнения сотрудника представляет собой пошаговую процедуру, которой вы можете следовать независимо от размера или отрасли вашей компании. Каждый шаг направлен на поддержание прозрачности, соблюдение нормативных требований и плавный переход, чтобы защитить как вашу организацию, так и уходящего сотрудника.

1. Подтвердите информацию об увольнении

В письменной форме подтвердите увольнение по собственному желанию или расторжение трудового договора и установите точную дату последнего рабочего дня. Эта документация защищает всех участников, поскольку фиксирует одинаковые ожидания и сроки для обеих сторон.

Проверьте трудовые договоры, сроки уведомления и любые юридические обязательства, применимые в данной ситуации. Для разных должностей могут действовать разные требования в зависимости от условий договора, отраслевых норм или сроков наделения правами на акционерный капитал. Правильное оформление этих сведений в самом начале поможет избежать путаницы и возможных юридических проблем в будущем.

2. Согласуйте информирование с соответствующими отделами

После подтверждения сведений об увольнении уведомите все заинтересованные стороны, включая отделы кадров и ИТ, финансовый отдел, менеджеров и руководство компании. У каждого отдела есть определенные обязанности по увольнению, к выполнению которых необходимо приступить немедленно, чтобы успеть до последнего рабочего дня.

Согласуйте сроки внутреннего и внешнего информирования. Решите, когда проинформировать непосредственную команду увольняющегося сотрудника, а когда — более широкий круг персонала и нужно ли уведомлять сторонних заинтересованных лиц, например клиентов или партнеров. Четкое планирование коммуникации позволяет избежать путаницы и помогает всем подготовиться к переходу.

3. Выполните требования отдела кадров и нормативно-правового соответствия

Рассчитайте все окончательные выплаты, в том числе премии, комиссионные, возмещение расходов и выплаты за неиспользованное время отпуска. Оформите все изменения, связанные с соцпакетом, включая уведомления по закону COBRA, переводы пенсионных счетов и даты окончания действия медицинского страхования.

Соберите необходимую документацию, например подписанные соглашения о конфиденциальности, положения о недопущении конкуренции и подтверждения прав на интеллектуальную собственность. Обеспечьте соблюдение всех соглашений, которые остаются в силе после ухода сотрудника. Этот шаг защищает интересы вашей компании и гарантирует, что сотрудник понимает свои текущие обязательства.

4. Спланируйте передачу знаний

Задокументируйте обязанности, рабочие процессы и важные знания увольняющегося сотрудника до его ухода. Сюда входит технологическая документация, отчеты о статусе проекта, сведения о взаимоотношениях с клиентами и любые специальные знания, которые необходимо сохранить.

Организуйте плановые встречи для передачи дел от увольняющегося сотрудника тем, кто будет исполнять его обязанности. Назначьте ответственных за каждую задачу и проект, чтобы ничего не упустить. База знаний может служить центральным репозиторием для таких институциональных знаний.

5. Обеспечьте безопасность активов и закройте доступ

Получите от сотрудника все активы, принадлежащие компании, включая ноутбуки, телефоны, планшеты, пропуска, корпоративные карты, ключи и любые другие материальные объекты. Создайте контрольный список таких активов, чтобы ничего не упустить.

Аннулируйте или измените доступ сотрудника к системе и права на всех платформах, включая аккаунты электронной почты, программные приложения, доступ в здание, учетные данные VPN и облачное хранилище. Служба поддержки может оптимизировать задачи, связанные с увольнением сотрудников в сфере ИТ, а методики ITSM помогают убедиться, что на этом важнейшем этапе обеспечения безопасности не осталось незакрытых точек доступа.

6. Проведите заключительное собеседование

Попросите сотрудника дать честный отзыв о работе в вашей компании. Узнайте, что было хорошо, что можно улучшить, почему человек решил уйти и что побудило бы его передумать.

Используйте эти выводы для улучшения корпоративной культуры, стратегий удержания сотрудников и административных процессов. Данные заключительных собеседований представляют ценность при анализе закономерностей в череде увольнений. Решение для управления взаимодействием с сотрудниками помогает систематически отслеживать и обрабатывать такие отзывы.

7. Выполните заключительные шаги после ухода сотрудника

Обновите организационные диаграммы, структуру команд и иерархию подчинения, чтобы отразить уход сотрудника. Перераспределите ответственность за задачи и при необходимости откорректируйте назначения в проектах.

Отслеживайте проблемы с безопасностью, например попытки несанкционированного доступа. Настройте переадресацию электронной почты или автоответы, чтобы перенаправлять сообщения соответствующим участникам команды. Выполните все оставшиеся задачи, например пересылку личных вещей, предоставление рекомендательных писем или оформление итоговых документов.

Правильная организация увольнения сотрудников

Наличие последовательной процедуры увольнения помогает правильно выполнять все необходимое каждый раз, когда кто-то покидает компанию. Методы, описанные ниже, позволяют сократить количество ошибок и улучшить результаты.

• Документируйте процессы. Создайте письменные процедуры для каждого этапа увольнения сотрудников, чтобы любой участник вашей команды мог правильно их выполнить. Документация сокращает количество ошибок и гарантирует, что при уходе сотрудника, несмотря на стресс, никто ничего не упустит.

• Стандартизируйте процессы для всех отделов. Используйте один и тот же список задач для увольнения каждого сотрудника, независимо от его должности или обстоятельств. Стандартизация делает процесс более эффективным и обеспечивает справедливое отношение ко всем сотрудникам, покидающим компанию.

• Обращайте внимание на четкость коммуникации. Держите всех заинтересованных лиц в курсе происходящего на протяжении всего процесса увольнения. Неопределенность вызывает беспокойство у оставшихся участников команды, а у того, кто уходит, может создать ощущение, что его не уважают.

• Проявите заботу о сотруднике. К сотрудникам, которые уходят из компании, следует относиться с тем же вниманием, что и к новичкам, проходящим адаптацию. От процесса увольнения зависит окончательное мнение человека о работе в вашей компании.

• Ставьте безопасность во главу угла. Отзыв доступа нельзя откладывать или переносить ради удобства. Каждый час, в течение которого бывшие сотрудники сохраняют возможность пользоваться учетными данными компании, увеличивает ваши риски.

• Стремитесь к непрерывному совершенствованию. Регулярно пересматривайте процесс увольнения и учитывайте предыдущие выводы. Обратная связь, полученная на заключительных собеседованиях, должна напрямую влиять на обновление процессов.

Платформы управления корпоративными услугами упрощают внедрение этих рекомендаций, обеспечивая структуру, автоматизацию и контроль при каждом увольнении сотрудника.

Превратите увольнение сотрудников в надежный и воспроизводимый процесс

Правильно подобранное программное обеспечение устраняет необходимость в ручной координации, из-за которой процесс увольнения сотрудников выглядит хаотичным. Платформа Jira Service Management, которую можно получить в составе Service Collection, оптимизирует процедуру увольнения с помощью автоматизированных рабочих процессов, которые запускаются, когда сотрудник подает заявление. Задачи автоматически направляются нужным сотрудникам в отделах кадров, ИТ и финансов, цепочки подтверждения отрабатываются без постоянных напоминаний, а отзыв доступа происходит по графику во всех системах компании.

В программном обеспечении ITSM можно создавать стандартизированные контрольные списки, чтобы все отделы следовали одним и тем же проверенным процедурам. Интеграция между HR- и ИТ-системами позволяет данным передаваться автоматически без дублирования. Результат — безопасное, соответствующее требованиям и последовательное увольнение каждый раз, когда кто-то уходит из вашей компании.