Informationen zum Offboarding-Prozess

• Bessere Mitarbeitereinbindung: Effektive Offboarding-Prozesse tragen entscheidend zu einer positiven Mitarbeitereinbindung bei. Mitarbeiter, die dein Unternehmen mit positiven Gefühlen und Erfahrungen verlassen, empfehlen eher andere Bewerber und Kunden.
• Geringeres Reputationsrisiko: Mitarbeiter mit negativen Offboarding-Erfahrungen äußern sich eher negativ über ihre Erfahrungen und ihren ehemaligen Arbeitgeber. Das kann dein Unternehmen einem erheblichen Reputationsrisiko aussetzen.
• Glücklichere, produktivere Mitarbeiter: Offboarding kann die Laufbahn eines Mitarbeiters in deinem Unternehmen erheblich beeinflussen. Personalmanagement, einschließlich Offboarding, kann sich auch direkt auf die Wahrnehmung und Interaktionen der Mitarbeiter mit den Technologien und Diensten auswirken, die dein Unternehmen voranbringen. ITIL, das IT Infrastructure Library-Framework für das Management des IT-Servicelebenszyklus, beinhaltet ein Personalmanagementverfahren bezüglich Offboarding.

Zippia berichtet außerdem Folgendes:

• 58 % der befragten Unternehmen haben einen formellen Onboarding-Prozess, aber nur 29 % verfügen über einen formellen Offboarding-Prozess.
• 98 % der Mitarbeiter glauben, dass das Feedback, das sie bei Austrittsgesprächen geben, für das Unternehmen unerlässlich und potenziell hilfreich ist, aber nur 30 bis 35 % nehmen online an solchen Gesprächen teil. Die persönliche Teilnahme beträgt sogar nur 15 %
• 60 % der Datenschutzverletzungen haben ihren Ursprung innerhalb des Unternehmens, zwei Drittel davon sind böswillig und vorsätzlich.
• 89 % der ausgeschiedenen Mitarbeiter behalten Zugriff auf private Anwendungen und Daten ihrer früheren Arbeitsplätze.

Sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen ist ein reibungsloser, unterbrechungsfreier Übergang optimal. Solide Offboarding-Richtlinien und -Praktiken ermöglichen dies. Eine Offboarding-Checkliste muss sich darauf konzentrieren, alle relevanten Zuständigkeiten und Kenntnisse des ausscheidenden Mitarbeiters auf seinen Nachfolger oder seine ehemaligen Teammitglieder zu übertragen. So werden Störungen des Geschäftsbetriebs minimiert.

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiter- und Unternehmensleistung. Effektives Offboarding zeigt Sorgfalt und Respekt gegenüber ausscheidenden Mitarbeitern. Wenn diese bei ihrem Abschied zufrieden sind, vermitteln sie aktuellen und potenziellen Mitarbeitern und Kunden einen positiven Eindruck von deinem Unternehmen.

Zufriedene ausscheidende Mitarbeiter versuchen auch seltener, die Computer deiner Firma zu hacken oder negative Gerüchte über dein Unternehmen zu verbreiten. Effektives Offboarding kann zudem die Stimmung unter den verbleibenden Mitarbeiter verbessern und zu höheren Bindungsraten, geringerer Mitarbeiterfluktuation und einer positiven Arbeitsplatzkultur beitragen.

Wie dein Unternehmen mit Offboarding umgeht, spiegelt seine Werte und Professionalität wider. Das wirkt sich direkt auf seinen Ruf als Arbeitgeber und als Unternehmen aus. Durchweg positive Offboarding-Erlebnisse stärken das Markenimage deines Unternehmens und erhöhen die Chancen, kompetente Mitarbeiter zu gewinnen und an sich zu binden.

Der Verizon Data Breach Investigations Report 2023 ergab, dass Unternehmensinsider für 17 % der Datenschutzverletzungen verantwortlich sind. Die Gefahr von Datenschutzverletzungen, die vorsätzlich oder versehentlich durch ein nachlässiges Offboarding von Mitarbeitern verursacht wurden, birgt ein erhebliches finanzielles Risiko. Im Jahr 2023 beliefen sich die weltweiten durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung auf 4,45 Millionen USD.

Ein effektives Offboarding muss den sofortigen Widerruf des Zugriffs auf vertrauliche Informationen und den Abruf aller Unternehmensdaten beinhalten. Hierdurch wird die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen, Diebstahl und Rechtsstreitigkeiten erheblich reduziert.

Korrekte Offboarding-Verfahren tragen dazu bei, Risiken im Zusammenhang mit Daten- und Netzwerksicherheit, dem Schutz geistigen Eigentums und Datenschutz zu minimieren. Konsistente, dokumentierte Offboarding-Prozesse können auch zur Einhaltung von Vorschriften und branchenspezifischen Rahmenwerken und Standards wie HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 und ITIL beitragen.

Informiere die zuständigen Teams, sobald ein Mitarbeiter kündigt oder gekündigt wird, angefangen mit den Bereichen Finanzen, HR, IT und Sicherheit. Je nach den konkreten Zuständigkeiten des ausscheidenden Mitarbeiters können zusätzliche Benachrichtigungen erforderlich sein.

Offboarding-Softwaretools können dir helfen, Benachrichtigungsprozesse konsistent durchzuführen. Die Funktionen von Jira Service Management können notwendige Benachrichtigungen automatisieren und verfolgen, Bestätigungen anfordern und erfassen sowie verspätete oder fehlende Antworten nachverfolgen und eskalieren.

Vereinbare mit jedem ausscheidenden Mitarbeiter ein persönliches oder virtuelles Austrittsgespräch. Konzentriere dich darauf, Feedback einzuholen und einen reibungslosen Übergang für den Mitarbeiter, sein früheres Team und dein Unternehmen sicherzustellen.

In Jira Service Management kannst du das Feedback ausscheidender Mitarbeiter erfassen und verfolgen. Das Tool kann deinem Unternehmen helfen, ein besseres HR-Serviceerlebnis zu bieten, indem es ein nahtloses, unterbrechungsfreies Offboarding ermöglicht.

Der Offboarding-Prozess muss sicherstellen, dass der ausscheidende Mitarbeiter das gesamte Unternehmenseigentum zurückgibt. Beispiele hierfür sind Mitarbeiterausweise, vom Unternehmen bereitgestellte Laptops, Mobiltelefone, Tablets und andere Geräte.

Prozesse und Tools für das Asset-Management erleichtern die Ermittlung darüber, welches Eigentum zurückgefordert werden muss. Jira Service Management beinhaltet Funktionen für das Asset-Management, unter anderem die Integration mit deiner Asset-Managementdatenbank.

Widerrufe umgehend den Zugriff des ausscheidenden Mitarbeiters auf Unternehmenssysteme, Datenbanken und physische Räumlichkeiten. Informiere den ausscheidenden Mitarbeiter und alle relevanten Teams während des Austrittsgesprächs über die Widerrufe und hole dir die Bestätigung von allen Parteien ein. Mit Jira Service Management können diese Aufgaben zur Verbesserung der Konsistenz und effektiveren Vermeidung von Risiken automatisiert werden.

Fordere ausscheidende Mitarbeiter auf, ihre Workflows und Prozesse zu dokumentieren. Das beschleunigt den Wissenstransfer an den Nachfolger oder die Teammitglieder des ausscheidenden Mitarbeiters. Erfasse und speichere diese Informationen in einem leicht zugänglichen Wissensmanagementsystem, wie z. B. einer Wissensdatenbank, die mit Jira Service Management erstellt wurde.

Sorge dafür, dass jeder ausscheidende Mitarbeiter ein positives und effizientes Offboarding erfährt und biete Unterstützung während des gesamten Prozesses. Das kann von einer Beratung zum Erhalt des abschließenden Gehalts und der Fortführung von Sonderleistungen bis hin zu Hilfe bei der Arbeitssuche oder der Empfehlung von Adressen für psychische und emotionale Unterstützung reichen.

Mit Jira Service Management können Ressourcen für Unterstützung und Hilfe einfach gefunden, verwaltet und geteilt werden. Beziehe diese Ressourcen in das Wissensmanagement deines Unternehmens ein.

Effektives Offboarding kann deinem Unternehmen und jedem ausscheidenden Mitarbeiter zahlreiche Vorteile bieten. Die Entwicklung, Durchführung und konsequente Durchsetzung von Offboarding-Prozessen auf der Grundlage von Best Practices ist für Anwerbungs-, Einstellungs- und Bindungsbemühungen von entscheidender Bedeutung. Es bewahrt und stärkt auch die Marke und den Ruf deines Unternehmens.

Automatisierung kann dich dabei unterstützen, die bestmöglichen Offboarding-Prozesse und Richtlinien für dein Unternehmen zu entwickeln. Mit den Automatisierung- und Wissensmanagementfunktionen von Jira Service Management kannst du in deinem Unternehmen Abläufe rationalisieren, manuelle Fehler reduzieren und konsistente Abläufe sicherstellen.

Jira Service Management ist auch bei anderen komplexen HR-Workflows hilfreich und ermöglicht mit KI-gestütztem Support eine schnellere Reaktion auf Mitarbeiteranfragen.

Unter Onboarding versteht man die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Offboarding ist die Begleitung von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen. Beide tragen entscheidend zur Stimmung und Bindung der Mitarbeiter, zur Meinungsbildung gegenüber deinem Unternehmen und zur allgemeinen Wahrnehmung deines Unternehmens und deiner Marke bei.

Erfolgreiches Offboarding erfordert eine klare, konsistente Kommunikation mit allen Beteiligten. Das Unternehmen muss eine aktuelle Dokumentation aller damit verbundenen Prozesse und Aufgaben erstellen und verwalten.

Während des gesamten Offboarding-Prozesses ist es wichtig, Unterstützung anzubieten und fortlaufende positive Interaktionen mit ausscheidenden Mitarbeitern zu fördern. Konzentriere dich darauf, Betriebsunterbrechungen zu minimieren und den Schutz der Unternehmensressourcen und des geistigen Eigentums zu maximieren.

Binde mehrere Teams in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass jeder Offboarding-Übergang umfassend, reibungslos und für dein Unternehmen von Vorteil ist. Beginne mit den Finanz-, HR-, IT- und Sicherheitsteams und füge alle weiteren Teams hinzu, die in Beziehung mit dem jeweiligen ausscheidenden Mitarbeiter stehen.