Flexibilität ist ein wichtiger Teil des Agile-Frameworks. Wenn etwas nicht funktioniert, musst du Änderungen vornehmen. Wenn etwas gut funktioniert, kannst du daraus lernen und dies in dein nächstes Projekt implementieren. Im Gegensatz zum Wasserfall-Projektmanagement, einem sequenziellen Ansatz zur Projektausführung, ermöglicht dir die kontinuierliche Verbesserung beim Agile-Projektmanagement, immer wieder Anpassungen vorzunehmen, um den sich ändernden Projektanforderungen gerecht zu werden.
Diese kleinen Optimierungen und Änderungen, die du vornimmst, sind Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Die Durchführung von Sprint-Retrospektiven und die Nutzung von Lean-Prozessverbesserungen können dir helfen, die zur Ankurbelung deines Unternehmens notwendigen Änderungen vorzunehmen.
Dieses Benutzerhandbuch behandelt alles, was du über die kontinuierliche Verbesserung und ihre Rolle innerhalb des Agile-Frameworks wissen musst.
Definition von kontinuierlicher Verbesserung
Kontinuierliche Verbesserung ist der fortlaufende Prozess der Leistungsanalyse, der Identifizierung von Möglichkeiten und der schrittweisen Anpassung von Prozessen, Produkten und Personalressourcen. Durch die Analyse und Feinabstimmung von Prozessen kann dein Unternehmen Zeit sparen und ein insgesamt besseres Produkt liefern.
Tools und Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung
Um kontinuierliche Verbesserung in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, musst du Tools und Methoden anwenden, die dir helfen, aus einer Verbesserungsmentalität heraus zu denken. Die besten Tools zur kontinuierlichen Verbesserung sind Teil deiner normalen Arbeit und die besten Methoden sind die, die du immer wieder verwendest.
Retrospektiven
Agile-Retrospektiven sind wohl das erste Tool, das du einführen solltest, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Team-Retrospektiven ermöglichen Gespräche darüber, was gut gelaufen ist und was besser sein könnte. Viele Teams nutzen Retrospektiven nach dem Abschluss eines Projekts oder führen einmalige Retrospektiven durch, die bestimmte Situationen betreffen. Die effektivsten Teams halten regelmäßig und unabhängig von bestimmten Ereignissen Retrospektiven ab. Jede zweite Woche eine Retroperspektive abzuhalten ist ein sicherer Weg, um kontinuierliche Verbesserungen in deinem Unternehmen zu unterstützen.
Das Prinzip Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Plan-Do-Check-Act (PDCA) gehört zu den am häufigsten verwendeten Tools im Modell der kontinuierlichen Verbesserung. „Plan“ bezieht sich darauf, eine Gelegenheit zu erkennen und Veränderungen zu planen. „Do“ bedeutet, die Änderung in einem kleinen Maßstab umzusetzen. „Check“ ist der Prozess, bei dem du anhand von Daten die Ergebnisse der Änderung analysierst und herausfindest, ob sie eine Veränderung bewirkt haben. „Act“ bedeutet, dass du die Änderung umfassender umsetzt und die Ergebnisse weiterhin beurteilst. Wenn eine Phase nicht funktioniert hat, fängst du einfach von vorne an.
Softwareteams führen PDCA-Loops durch, wenn sie neue Funktionen per „Feature-Flagging“ einführen. Feature-Flagging ist der Prozess der Einführung einer neuen Funktion für eine kleine Untergruppe von echten Kunden in einem begrenzten Test. Der Test dient dazu, festzustellen, ob Testkunden bessere Ergebnisse erzielen als Kunden ohne die neue Funktion. Nach der Überprüfung der Benutzerdaten stellen Teams die Funktion für alle bereit.
5 Warum-Fragen bzw. die Ursachenanalyse
Kleinkinder wollen etwas lernen, wenn sie ihre Eltern ständig „Warum?“ fragen. Die 5 Warum-Fragen sind eine gängige Methode zur Ursachenanalyse, bei der das mehrfache Nachfragen nach dem Warum dabei hilft, die Grundursache in fünf oder weniger Schritten aufzudecken. Die Ursachenanalyse unterstützt die kontinuierliche Verbesserung, da sie deine Maßnahmen auf die zugrunde liegenden Ursachen und nicht auf die Symptome konzentriert.
Kaizen und Kata
Alle, die größtmögliche Flexibilität bevorzugen, können ihren Verbesserungsprozess auf die Philosophien Kata und Kaizen stützen. Improvement Kata ist ein vierstufiger Prozess zur Entwicklung von Lösungen für dynamische Probleme. Verwende am besten eine Kanban Board-Vorlage, um deinen Fortschritt durch diese vier Schritte zu verfolgen und deinem Team zu helfen, auf Kurs zu bleiben. Kaizen mit seinen zehn Prinzipien ist ein weiteres Framework, das du als Inspiration auf deinem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung verwenden kannst.
Lean Manufacturing
Lean-Manufacturing basiert auf Lean-Prinzipien, mit denen Zeit- und Ressourcenverschwendung vermieden wird, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich abgeschlossen und geliefert werden. Lean umfasst fünf Hauptprinzipien:
- Wert definieren
- Wertstrom abbilden
- Arbeitsfluss erzeugen
- Pull-System einrichten
- Nach Perfektion streben
Amazon ist ein Paradebeispiel für Lean-Management. Die Arbeitsbereiche sind so organisiert, dass die Produktivität maximiert wird, und Produkte, die von Amazon verkauft oder versendet werden, verpackt und versandbereit sind.
Adidas nutzt Direktversand zum Geschäft, um sicherzustellen, dass Kunden eine große Auswahl an Schuhen haben, die einzelnen Geschäfte jedoch nur einen kleinen Bestand verwalten müssen. Wenn ein Kunde also ein bestimmtes Paar Schuhe möchte, das nicht auf Lager ist, kann es direkt an das Adidas-Geschäft geliefert werden.
Du kannst Software für das Lean-Projektmanagement verwenden, damit dein Unternehmen von diesen Vorteilen profitiert.
Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management (TQM) ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der die Kundenzufriedenheit und die Einbindung von Mitarbeitern erhöht. Dadurch, dass alle zur Qualitätsverbesserung beitragen, können Unternehmen Fehler reduzieren und wichtige Prozesse verbessern. Das ist das Herz und die Seele der kontinuierlichen Verbesserung – die Minimierung von Fehlern und Optimierung von Prozessen zur Verbesserung der Qualität.
Agile
Die Agile-Methode ist eine Projektmanagement-Methode, bei der größere Projekte in kleinere Teile, sogenannte Sprints, aufgeteilt werden. Nach jedem Sprint führt das Team eine Sprint-Retrospektive durch, um Änderungen und Verbesserungen für den nächsten Sprint vorzunehmen. Die Agile-Methode basiert auf Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit und ändert sich je nach den Ergebnissen und dem Feedback, das du erhältst.
Kanban-Methode
Die Kanban-Methode hilft Teams, Workflows zu visualisieren, sich nicht selbst zu überfordern und die Effizienz zu verbessern. Im Mittelpunkt der Kanban-Prinzipien steht die Visualisierung von Workflows, einschließlich deines Backlogs, deiner aktuellen Arbeit und deiner abgeschlossenen Arbeit. So sorgst du für einen stetigen Arbeitsfluss, ohne dich selbst zu überfordern oder Fristen zu verpassen. Es gibt vier wichtige Kanban-Metriken:
- Vorlaufzeit
- Durchlaufzeit
- Work in Progress
- Durchsatz
Vorteile der kontinuierlichen Verbesserung
Ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus kann Unternehmen dabei helfen, Änderungen vorzunehmen, die die Mitarbeiterzufriedenheit, Effizienz und Gesamtqualität erhöhen. Dies sind einige der Hauptvorteile des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Betriebliche Effizienz
Wenn es viel zu tun gibt, kann es einen großen Unterschied machen, eine klein wenig Zeit zu sparen. Die kontinuierliche Verbesserung ermöglicht es dir, Prozesse zu optimieren, um die Produktivität zu steigern, was bedeutet, dass du in derselben Zeit mehr erledigen kannst.
Bessere Mitarbeitereinbindung
Wenn du Mitarbeiter am kontinuierlichen Verbesserungsprozess beteiligst, kannst du dein Team stärker einbeziehen und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen. Toyota führte 1951 ein System des kreativen Ideenvorschlags ein, um Mitarbeiter stärker in die kontinuierliche Verbesserung einzubinden.
Weniger Verschwendung
Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie die Lean-Methode tragen dazu bei, Verschwendung zu reduzieren, indem einzelne Prozesse verschlankt werden. Wenn du einen Prozess auf ein paar einfache Schritte reduzieren kannst, sparst du Zeit und kannst mehr erledigen.
Kostensenkung
Die Beseitigung ineffizienter Prozesse und die Optimierung von Prozessen, um sie effizienter zu machen, können zu Kosteneinsparungen führen. Die Anwendung von Lean-Prinzipien in der Fertigung spart während des gesamten Fertigungsprozesses Zeit und Ressourcen. Die Verbesserung des Lieferkettenmanagements kann die Lager- und Versandkosten senken und dein Geschäftsergebnis steigern.
Verbesserte Qualität
Bei der kontinuierlichen Verbesserung arbeitest du ständig daran, kleinere Prozesse zu optimieren, die letztendlich dein Produkt oder deine Dienstleistung verbessern. Dadurch, dass du Prozesse optimierst und mit weniger Ressourcen mehr erreichst, kannst du Kunden bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten.
Wie man kontinuierliche Verbesserung umsetzt
Die Umsetzung kontinuierlicher Verbesserung in deinem Unternehmen ist ein vierstufiger Prozess, der als Demingkreis bekannt ist. So funktioniert er:
- Plan (Planen): Ermittel zunächst, wo du dich verbessern kannst, und erstelle einen Plan. Wenn deine Kunden z. B. nicht aktiv sind, kannst du versuchen, per E-Mail einen Rabatt oder ein Werbeangebot anzubieten.
- Do (Handeln): In diesem Schritt setzt du deinen Plan in kleinem Maßstab um. So kannst du ohne unternehmensweite Auswirkungen feststellen, wie effektiv dein Plan war.
- Check (Prüfen): Schau dir anschließend die Ergebnisse deines Plans an. Hat es funktioniert? Die Ergebnisse deines Plans zu durchdenken ist einer der wichtigsten Schritte.
- Act (Umsetzen): Wenn dein Plan funktioniert hat, kannst du ihn in größerem Maßstab umsetzen. Wenn dein Plan nicht funktioniert hat, kannst du ihn überarbeiten.
Du kannst andere Tools und Techniken wie z. B. die Analyse der 5 Warum-Fragen verwenden, um Schwächen zu identifizieren und Pläne für die kontinuierliche Verbesserung zu entwickeln. Um den Einstieg zu erleichtern, kannst du dir unsere Vorlage für die Analyse der 5 Warum-Fragen ansehen.
Jira unterstützt kontinuierliche Verbesserung
Kontinuierliche Verbesserung ist ein wichtiger Bestandteil der Agile-Methode, und Jira ist für agile Teams konzipiert. Ein Backlog und Sprints ermöglichen es dir, große Projekte in kleinere Blöcke aufzuteilen. Du kannst in Jira Scrum- oder Kanban-Boards verwenden, um Projekte in noch besser überschaubare Einheiten zu unterteilen. In Jira gibt es verschiedene Vorgangstypen wie Bugs, Tasks und Sub-Tasks, die auf unterschiedliche Projektanforderungen zugeschnitten sind.
Anpassbare Workflows ermöglichen es dir, Jira an deinen individuellen Workflow anzupassen, während dir Echtzeit-Einblicke ein besseres Verständnis von Geschwindigkeit, Produktivität und anderen Metriken bieten. Du kannst sogar Daten von Drittanbieter-Plattformen direkt in Jira importieren. So erhältst du einen vollständigen Überblick über relevante Daten und Informationen aus anderen Systemen, von denen dein Team abhängig ist.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du dich mithilfe von Jira auf kontinuierliche Verbesserung konzentrieren und die notwendigen Änderungen vornehmen kannst, um agil zu bleiben? Teste Jira Scrum Boards noch heute.
Häufig gestellte Fragen zu kontinuierlicher Verbesserung
Welche Best Practices für kontinuierliche Verbesserung gibt es?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, kontinuierliche Verbesserung in dein Unternehmen zu integrieren. Dies sind einige Best Practices:
- Kommuniziere fortlaufend.
- Erfasse und validiere Vorteile.
- Konzentriere dich auf Metriken, die Auswirkungen auf dein Geschäft haben.
- Halte Verbesserungsideen fest.
- Verwende einen Ideentrichter.
- Führe wöchentliche Projektüberprüfungen durch.
Alle einzubeziehen ist eine hervorragende Methode, kontinuierliche Verbesserung dauerhaft umzusetzen. Du kannst neue Mitarbeiter in Bezug auf kontinuierliche Verbesserung schulen und ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen, damit Mitarbeiter sich weiterbilden können.
Was ist ein Beispiel für kontinuierliche Verbesserung?
Amazon ist eines der besten Beispiele für kontinuierliche Verbesserung in der Branche. Amazon hat die Lean-Methode angewendet, um Lager zu optimieren und den Versandprozess zu rationalisieren. Das Unternehmen verfolgt auch einen einzigartigen Ansatz, der den Fokus auf langfristige Kundenzufriedenheit statt auf kurzfristige Gewinne legt.
Apple führt umfangreiche Nutzerforschung durch, um herauszufinden, was sie an Apple-Produkten mögen und was nicht. Dank dieser Forschung kann Apple seine Produkte kontinuierlich verbessern und neue Funktionen hinzufügen, die sicherstellen, dass Apple einer der größten Namen in der Technologiebranche bleibt.
Was ist das Hauptziel kontinuierlicher Verbesserung?
Das Hauptziel kontinuierlicher Verbesserung ist es, dein Unternehmen mittels kleiner, schrittweiser Änderungen zu transformieren. Dies verbessert die Einbindung der Mitarbeiter, steigert die Produktivität und Effizienz und erhöht die Kundenzufriedenheit. Wenn du davon ausgehst, dass es ständig Verbesserungspotenzial gibt, kannst du neue Wachstumschancen entdecken und dein Geschäft vorantreiben.
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