Der kontinuierliche Verbesserungsprozess: wichtige Schritte, Methoden und Vorteile

Kontinuierliche Verbesserung ist der fortlaufende Prozess der Leistungsanalyse, der Identifizierung von Möglichkeiten und der schrittweisen Anpassung von Prozessen, Produkten und Personalressourcen. Durch die Analyse und Feinabstimmung von Prozessen kann dein Unternehmen Zeit sparen und ein insgesamt besseres Produkt liefern.

Darum ist kontinuierliche Verbesserung für das Unternehmenswachstum wichtig

Organisationen, die Methoden der kontinuierlichen Verbesserung anwenden, verschaffen sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Wenn Teams ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und schrittweise Anpassungen vornehmen, verbessert sich die Effizienz auf natürliche Weise. 

Aufgaben, die einst Stunden in Anspruch genommen haben, können in wenigen Minuten erledigt werden und Engpässe, die ganze Projekte verlangsamt haben, verschwinden. Qualitätsverbesserungen sind ein weiterer bedeutender Vorteil. 

Durch die kontinuierliche Optimierung der Arbeitsweise können Unternehmen ihren Kunden bessere Produkte und Services bieten, was häufig zu einer höheren Kundezufriedenheit, mehr Loyalität und einem höheren Umsatz führt. 

Auch die Motivation der Mitarbeiter wird gefördert, wenn sie an Verbesserungsinitiativen teilnehmen. Können Teammitglieder mitbestimmen, wie sie ihre Arbeit machen, und sehen sie, dass ihre Vorschläge umgesetzt werden, fühlen sie sich mehr mit dem Erfolg des Unternehmens verbunden. 

So entsteht ein positiver Kreislauf, in dem motivierte Mitarbeiter mehr Ideen einbringen, was zu noch besseren Prozessen und einer verbesserten Stimmung im Unternehmen führt. 

Um kontinuierliche Verbesserung in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, musst du Tools und Methoden anwenden, die dir helfen, aus einer Verbesserungsmentalität heraus zu denken. Die besten Tools zur kontinuierlichen Verbesserung sind Teil deiner normalen Arbeit.

1. Das Prinzip Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Plan-Do-Check-Act (PDCA) gehört zu den am häufigsten verwendeten Tools im Modell der kontinuierlichen Verbesserung.

• "Plan" bezieht sich darauf, eine Gelegenheit zu erkennen und Veränderungen zu planen. "Do" bedeutet, die Änderung in einem kleinen Maßstab umzusetzen.

• "Check" ist der Prozess, bei dem du anhand von Daten die Ergebnisse der Änderung analysierst und herausfindest, ob sie eine Veränderung bewirkt haben.

• "Act" bedeutet, dass du die Änderung umfassender umsetzt und die Ergebnisse weiterhin beurteilst. Wenn eine Phase nicht funktioniert hat, fängst du einfach von vorne an.

Softwareteams führen PDCA-Loops durch, wenn sie neue Funktionen per "Feature-Flagging" einführen. Feature-Flagging ist der Prozess der Einführung einer neuen Funktion für eine kleine Untergruppe von echten Kunden in einem begrenzten Test. 

Der Test dient dazu, festzustellen, ob Testkunden bessere Ergebnisse erzielen als Kunden ohne die neue Funktion. Nach der Überprüfung der Benutzerdaten stellen Teams die Funktion für alle bereit.

2. Analyse der 5 Warum-Fragen

Kleinkinder wollen etwas lernen, wenn sie ihre Eltern ständig „Warum?“ fragen. Die 5 Warum-Fragen sind eine gängige Methode zur Ursachenanalyse, bei der das mehrfache Nachfragen nach dem Warum dabei hilft, die Grundursache in fünf oder weniger Schritten aufzudecken. 

3. Kaizen und Kata

Alle, die größtmögliche Flexibilität bevorzugen, können ihre Verbesserungsmethoden auf die Philosophien Kata und Kaizen stützen. Kata ist ein vierstufiger Prozess zur Entwicklung von Lösungen für dynamische Probleme, während die zehn Prinzipien von Kaizen einen Rahmen für die Förderung einer Kultur kleiner, kontinuierlicher Verbesserungen bieten. Zusammen regen sie Teams an, zu experimentieren, zu lernen und ihren Ansatz im Laufe der Zeit zu präzisieren.

Verwende am besten eine Kanban-Board-Vorlage, um deinen Fortschritt durch diese vier Schritte zu verfolgen und deinem Team zu helfen, auf Kurs zu bleiben.

4. Lean Manufacturing

Lean Manufacturing basiert auf Lean-Prinzipien, mit denen Zeit- und Ressourcenverschwendung vermieden werden. So wird sichergestellt, dass Projekte pünktlich abgeschlossen und geliefert werden. Lean umfasst fünf Hauptprinzipien:

1. Wert definieren

2. Wertstrom abbilden

3. Arbeitsfluss erzeugen

4. Pull-System einrichten

5. Nach Perfektion streben

Amazon ist ein Paradebeispiel für die Lean-Prozessverbesserung. Die Arbeitsbereiche sind so organisiert, dass die Produktivität maximiert wird, und Produkte, die von Amazon verkauft oder versendet werden, verpackt und versandbereit sind.

Ein weiteres Beispiel für die Lean-Methode ist Adidas. Das Unternehmen nutzt Direktversand in die Geschäfte, um sicherzustellen, dass Kunden eine große Auswahl an Schuhen haben, die einzelnen Geschäfte jedoch nur einen kleinen Bestand verwalten müssen. Wenn ein Kunde also ein bestimmtes Paar Schuhe möchte, das nicht auf Lager ist, kann es direkt an das entsprechende Adidas-Geschäft geliefert werden.

Nutze spezielle Software für das Lean-Projektmanagement, damit dein Unternehmen von diesen Vorteilen profitiert. 

5. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der die Kundenzufriedenheit und die Einbindung von Mitarbeitern erhöht.

Dadurch, dass alle zur Qualitätsverbesserung beitragen, können Unternehmen Fehler reduzieren und wichtige Prozesse verbessern. Das ist das Herz und die Seele der kontinuierlichen Verbesserung – die Minimierung von Fehlern und Optimierung von Prozessen zur Verbesserung der Qualität.

6. Agile

Die Agile-Methode ist eine Projektmanagement-Methode, bei der größere Projekte in kleinere Teile, sogenannte Sprints, aufgeteilt werden. Nach jedem Sprint führt das Team eine Sprint-Retrospektive durch, um Änderungen und Verbesserungen für den nächsten Sprint vorzunehmen. 

Agiles Projektmanagement basiert auf Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit und ändert sich je nach den Ergebnissen und dem Feedback, das du erhältst. Teams, die Agile Tools nutzen, können den Fortschritt effektiver nachverfolgen und datengestützte Entscheidungen darüber treffen, was als Nächstes verbessert werden soll. 

Durch die Überwachung von Agile-Metriken wie Velocity und Burndown-Raten können Organisationen Muster erkennen und den Workflow optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

7. Kanban-Methode

Die Kanban-Methode hilft Teams, Workflows zu visualisieren, sich nicht selbst zu überfordern und die Effizienz zu verbessern. Im Mittelpunkt der Kanban-Prinzipien steht die Visualisierung von Workflows, einschließlich deines Sprint-Backlogs, deiner aktuellen Aufgaben und deiner abgeschlossenen Aufgaben. 

So sorgst du für einen stetigen Arbeitsfluss, ohne dich selbst zu überfordern oder Deadlines zu verpassen. Diese vier wichtigen Kanban-Metriken solltest du kennen:

1. Vorlaufzeit

2. Durchlaufzeit

3. Work in Progress

4. Durchsatz

Ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus kann Unternehmen dabei helfen, Änderungen vorzunehmen, die die Mitarbeiterzufriedenheit, Effizienz und Gesamtqualität erhöhen. Dies sind einige der Hauptvorteile des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Effizientere Prozesse zur Steigerung der Effizienz

Wenn es viel zu tun gibt, kann es einen großen Unterschied machen, eine klein wenig Zeit zu sparen. Die kontinuierliche Verbesserung ermöglicht es dir, Prozesse zu optimieren, um die Produktivität zu steigern, was bedeutet, dass du in derselben Zeit mehr erledigen kannst.

Mitarbeitereinbindung durch aktive Teilnahme

Wenn du Mitarbeiter am Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung beteiligst, kannst du dein Team stärker einbeziehen und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen. Toyota führte 1951 ein System des kreativen Ideenvorschlags ein, um Mitarbeiter stärker in die kontinuierliche Verbesserung einzubinden.

Weniger unnötiger Aufwand durch Vereinfachung der Prozesse

Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie die Lean-Methode tragen dazu bei, unnötigen Aufwand zu reduzieren, indem einzelne Prozesse verschlankt werden. Wenn du einen Prozess auf ein paar einfache Schritte reduzieren kannst, sparst du Zeit und kannst mehr erledigen.

Weniger Kosten durch Beseitigung von Ineffizienzen

Die Beseitigung und Optimierung ineffizienter Prozesse kann zu Kosteneinsparungen führen. Die Anwendung von Lean-Prinzipien in der Fertigung spart während des gesamten Fertigungsprozesses Zeit und Ressourcen. Die Verbesserung des Lieferkettenmanagements kann die Lager- und Versandkosten senken und dein Geschäftsergebnis erhöhen.

Bessere Produkt- und Servicequalität durch Präzisierung

Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, kleine Prozesse kontinuierlich zu präzisieren, die im Laufe der Zeit dein Produkt oder deine Dienstleistung verbessern. Dadurch, dass du Prozesse optimierst und mit weniger Ressourcen mehr erreichst, kannst du Kunden bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten.

Die Implementierung kontinuierlicher Verbesserungen erfordert keine vollständige Überarbeitung deiner bestehenden Prozesse. Letztendlich möchtest du einen Ansatz entwickeln, der im Laufe der Zeit an Dynamik gewinnt und für dauerhafte Veränderungen in deinem gesamten Unternehmen sorgt. 

Schritt 1: Ermittle Verbesserungsmöglichkeiten anhand von Daten und Feedback

In jedem Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung wird im ersten Schritt bestimmt, wo Änderungen vorgenommen werden müssen. Sammle Daten aus den wichtigsten Quellen wie deinen Abläufen, Kunden und Mitarbeitern. 

Daten zu Betriebsabläufen könnten zeigen, dass bestimmte Aufgaben durchweg länger dauern als erwartet, während Kundenfeedback Schwachstellen in deiner Servicebereitstellung aufdecken könnte. Berücksichtige auch die Einblicke deines Teams. 

Diejenigen, die die tägliche Arbeit ausführen, entdecken oft Probleme, die das Management übersieht. Suche in diesen Informationen nach bestimmten Mustern. 

Beschweren sich Kunden wiederholt über dasselbe Problem? Führen bestimmte Prozesse ständig zu Engpässen? Diese wiederkehrenden Probleme sind deine besten Ziele für Verbesserungen, denn ihre Behebung wird sich erheblich auf deine Gesamtleistung auswirken. 

Schritt 2: Setze klare, messbare Ziele für Verantwortungsbewusstsein und Motivation

Sobald du weißt, was zu beheben ist, kannst du genau entscheiden, wie Erfolg aussieht. Vage Projektziele wie "Verbesserung des Kundenservices" sind nicht besonders gut geeignet. 

Nutze stattdessen klare Formulierungen wie "Reduzierung der Reaktionszeit von 24 Stunden auf 8 Stunden" oder "Reduzierung von Produktfehlern um 20 % im nächsten Quartal".

Achte darauf, dass deine Ziele mit den verfügbaren Ressourcen tatsächlich erreichbar sind. Werden unmögliche Ziele gesteckt, kann das dein Team demotivieren und ein Scheitern ist vorprogrammiert. 

Kupple deine Verbesserungsziele direkt an die Geschäftsprioritäten, damit jeder versteht, weshalb diese Arbeit wichtig ist und wie sie mit dem Gesamtbild des Unternehmens zusammenhängt.

Schritt 3: Umsetzbare Verbesserungsinitiativen entwerfen, die auf die Ziele abgestimmt sind

Jetzt kommt die Planungsphase, in der du genau ausarbeitest, wie diese Ziel erreicht werden. Dazu könntest du kleine Experimente durchführen, bestehende Prozesse ändern oder neue Tools und Systeme implementieren. 

Gib genau an, was du tun wirst, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und wann Punkte erledigt werden müssen. Versuche nicht, alles auf einmal zu beheben. 

Wähle ein paar wirkungsstarke Initiativen aus, die sich direkt mit den in Schritt 1 identifizierten Problemen befassen. Lege für jede Initiative die Zuständigkeit klar fest und stelle vor dem Start sicher, dass du über die nötigen Ressourcen verfügst.

Schritt 4: Verbesserungspläne implementieren und Strategien auf der Grundlage von Erkenntnissen optimieren

Jetzt geht es ans Eingemachte. Beginne mit der Umsetzung deiner Pläne und bleib am Ball. 

Behalte genau im Auge, wie sich die Dinge entwickeln, und vergleiche deine tatsächlichen Ergebnisse mit den gesetzten Zielen. Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, scheue nicht davor zurück, deinen Ansatz anzupassen.

Bei der kontinuierlichen Verbesserung geht es ja gerade um Iteration. Du probierst etwas aus, siehst, wie es funktioniert, und nimmst dann basierend auf diesen Erkenntnissen Anpassungen vor. Manchmal trifft dein erster Versuch nicht ins Schwarze, und das ist völlig normal.

Schritt 5: Verbesserungen standardisieren, um definitive SOPs festzulegen und Konsistenz sicherzustellen

Sobald du bewiesen hast, dass eine Verbesserung tatsächlich funktioniert, musst du dafür sorgen, dass sie bestehen bleibt. Dazu musst du den neuen Prozess klar dokumentieren, damit jeder genau weiß, wie er ablaufen soll. 

Erstelle Standardarbeitsanweisungen und sorge dafür, dass dein Team darauf zugreifen kann, wenn es Hilfe braucht. Das Ziel hierbei ist es, nicht in alte Gewohnheiten zu verfallen. 

Werden Verbesserungen nicht richtig dokumentiert und standardisiert, kehren Teams oft zu ihrer alten Arbeitsweise zurück. Mach deine erfolgreichen Änderungen zu einem Teil der normalen Routine und beginne dann den gesamten Zyklus von vorne, um die nächste Gelegenheit zur Verbesserung zu finden.

Kontinuierliche Verbesserung ist ein wichtiger Bestandteil der Agile-Methode, und Jira ist für agile Teams konzipiert. Ein Backlog und Sprints ermöglichen es dir, große Projekte in kleinere Blöcke aufzuteilen. Mit Scrum- oder Kanban-Boards kannst du diese Projekte in noch überschaubarere Segmente organisieren. 

In Jira gibt es verschiedene Vorgangstypen wie Bugs, Tasks und Sub-Tasks, die auf unterschiedliche Projektanforderungen zugeschnitten sind. Anpassbare Workflows ermöglichen es dir, Jira an deinen individuellen Workflow anzupassen. Echtzeit-Einblicke vermitteln dir ein besseres Verständnis von Velocity, Produktivität und anderen Metriken.

Du kannst sogar Daten von Drittanbieter-Plattformen direkt in Jira importieren. So erhältst du einen vollständigen Überblick über relevante Daten und Informationen aus anderen Systemen, von denen dein Team abhängig ist. 

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du dich mithilfe von Jira auf kontinuierliche Verbesserung konzentrieren und die notwendigen Änderungen vornehmen kannst, um agil zu bleiben? Teste Jira Scrum Boards noch heute.

Welche Best Practices für kontinuierliche Verbesserung gibt es?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, kontinuierliche Verbesserung in dein Unternehmen zu integrieren. Dies sind einige Best Practices:

• Kommuniziere fortlaufend.

• Erfasse und validiere Vorteile.

• Konzentriere dich auf Metriken, die Auswirkungen auf dein Geschäft haben.

• Halte Verbesserungsideen fest.

• Verwende einen Ideentrichter.

• Führe wöchentliche Projektüberprüfungen durch.

Alle einzubeziehen ist eine hervorragende Methode, kontinuierliche Verbesserung dauerhaft umzusetzen. Du kannst neue Mitarbeiter in Bezug auf kontinuierliche Verbesserung schulen und ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen, damit Mitarbeiter sich weiterbilden können.

Was ist ein Beispiel für kontinuierliche Verbesserung?

Amazon ist eines der besten Beispiele für kontinuierliche Verbesserung in der Branche. Amazon hat die Lean-Methode angewendet, um Lager zu optimieren und den Versandprozess zu rationalisieren. Das Unternehmen verfolgt auch einen einzigartigen Ansatz, der den Fokus auf langfristige Kundenzufriedenheit statt auf kurzfristige Gewinne legt.

Apple führt umfangreiche Nutzerforschung durch, um herauszufinden, was sie an Apple-Produkten mögen und was nicht. Dank dieser Forschung kann Apple seine Produkte kontinuierlich verbessern und neue Funktionen hinzufügen, die sicherstellen, dass Apple einer der größten Namen in der Technologiebranche bleibt.

Was ist das Hauptziel kontinuierlicher Verbesserung?

Das Hauptziel kontinuierlicher Verbesserung ist es, dein Unternehmen mittels kleiner, schrittweiser Änderungen zu transformieren. Dies verbessert die Einbindung der Mitarbeiter, steigert die Produktivität und Effizienz und erhöht die Kundenzufriedenheit. Wenn du davon ausgehst, dass es ständig Verbesserungspotenzial gibt, kannst du neue Wachstumschancen entdecken und dein Geschäft vorantreiben.