Was ist kontinuierliche Verbesserung?

Kontinuierliche Verbesserung ist der fortlaufende Prozess der Leistungsanalyse, der Identifizierung von Möglichkeiten und der schrittweisen Anpassung von Prozessen, Produkten und Personalressourcen.

Als W. Edwards Deming die Idee der kontinuierlichen Verbesserung zum ersten Mal populär machte, war es eine weit gefasste Philosophie, bei der viele verschiedene Ansätze zu einer allgemeinen Innovationskultur zusammengefasst wurden. Kontinuierliche Verbesserung ist heute ein grundlegendes Konzept in einer Vielzahl von Projektmanagement-Philosophien wie Lean, Agile, Six Sigma und Total Quality Management.

Beim Modell der kontinuierlichen Verbesserung geht es darum, wie du kontinuierliche Verbesserung in deinen Arbeitsalltag integrierst. Modelle zur kontinuierlichen Verbesserung beschreiben Strukturen, Methoden und Tools für Unternehmen, die die Werte der kontinuierlichen Verbesserung leben wollen. Drei Modelle zur kontinuierlichen Verbesserung, die dein Team ausprobieren kann, sind Lean, Kanban und Scrum.

Lean steht für eine Reihe von Managementprinzipien, die darauf abzielen, die Effizienz zu steigern, indem Verschwendung vermieden wird. In Lean ist kontinuierliche Verbesserung als Kaizen bekannt, ein nie endendes Streben nach Perfektion in allem, was du tust. Kaizen hat seinen Ursprung in Japan und wurde zu einer der Grundlagen des Toyota-Produktionssystems. Die kontinuierliche Verbesserung innerhalb von Lean konzentriert sich darauf, die Aktivitäten zu verbessern, die den größten Nutzen für deinen Kunden generieren, und gleichzeitig so viele verschwenderische Aktivitäten wie möglich zu vermeiden.

Eine agile Methode, die nicht oft mit kontinuierlicher Verbesserung in Verbindung gebracht wird, ist Scrum. Scrum konzentriert sich auf die schrittweise Bereitstellung von Verbesserungen und die schnelle Integration von Kundenfeedback, wodurch es hervorragend zu Methoden der kontinuierlichen Verbesserung passt. Die Scrum-Rituale, wie der Sprint Review und die Sprint-Retrospektive, helfen dem Team, sich darauf zu konzentrieren, seine Arbeit von Sprint zu Sprint zu verbessern.

Scrum-Artefakte, wie das Produkt-Backlog und das Sprint-Backlog, stellen sicher, dass nur die wichtigsten Verbesserungen im Sprint priorisiert werden. Der Grund, warum Scrum nicht oft mit kontinuierlicher Verbesserung in Verbindung gebracht wird, ist die starke Verbundenheit von Scrum mit der Softwareentwicklung. Der übliche Fokus der kontinuierlichen Verbesserung liegt auf Geschäfts- und Fertigungsteams, aber Scrum kann auch hier sehr nützlich sein.

Um kontinuierliche Verbesserung in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, musst du Tools und Methoden anwenden, die dir helfen, aus einer Verbesserungsmentalität heraus zu denken. Die besten Tools zur kontinuierlichen Verbesserung sind Teil deiner normalen Arbeit und die besten Methoden sind die, die du immer wieder verwendest.

Agile Retrospektiven sind wohl das erste Tool, das du einführen solltest, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Team-Retrospektiven ermöglichen Gespräche darüber, was gut gelaufen ist und was besser sein könnte. Viele Teams nutzen Retros nach einem Projektabschluss oder führen einmalige Retros durch, die bestimmte Situationen betreffen. Die effektivsten Teams halten regelmäßig und unabhängig von bestimmten Ereignissen Retrospektiven ab. Jede zweite Woche ein Retro abzuhalten ist ein todsicherer Weg, um dich auf einen Weg der kontinuierlichen Verbesserung zu begeben.

Plan-Do-Check-Act (PDCA) gehört zu den am häufigsten verwendeten Tools im Modell der kontinuierlichen Verbesserung. „Plan“ bezieht sich darauf, eine Gelegenheit zu erkennen und Veränderungen zu planen. „Do“ bedeutet, die Änderung in einem kleinen Maßstab umzusetzen. „Check“ ist der Prozess, bei dem du anhand von Daten die Ergebnisse der Änderung analysierst und herausfindest, ob sie eine Veränderung bewirkt haben. „Act“ bedeutet, dass du die Änderung umfassender umsetzt und die Ergebnisse weiterhin beurteilst. Wenn eine Phase nicht funktioniert hat, fängst du einfach von vorne an.

Softwareteams führen PDCA-Loops durch, wenn sie neue Funktionen per „Feature-Flagging“ einführen. Feature-Flagging ist der Prozess der Einführung einer neuen Funktion für eine kleine Untergruppe von echten Kunden in einem begrenzten Test. Der Test dient dazu, festzustellen, ob Testkunden bessere Ergebnisse erzielen als Kunden ohne die neue Funktion. Nach der Überprüfung der Benutzerdaten stellen Teams die Funktion für alle bereit.

Kleinkinder wollen etwas lernen, wenn sie ihre Eltern ständig „Warum?“ fragen. Die 5 Warum-Fragen sind eine gängige Methode zur Ursachenanalyse, bei der das mehrfache Nachfragen nach dem Warum dabei hilft, die Grundursache in fünf oder weniger Schritten aufzudecken. Die Ursachenanalyse unterstützt die kontinuierliche Verbesserung, da sie deine Maßnahmen auf die zugrunde liegenden Ursachen und nicht auf die Symptome konzentriert.