Ich bin oft erstaunt, wie gut wir darin geworden sind, uns Ziele zu setzen. Mit dem Aufkommen von OKRs und anderen zielsetzenden Frameworks können Fachleute aus fast allen Branchen zuverlässig Ziele für Projekte und Teams setzen. Ich bin jedoch ebenso überrascht, wie schwer es sein kann zu verstehen, warum man ein Ziel erreicht hat oder eben nicht. Eine Projekt-Baseline liefert hierfür wertvollen Kontext. Durch die Erstellung von Projekt-Baselines kannst du deine Nachforschungen jetzt mit der einfachen Frage beginnen: "Haben wir unsere Projekt-Baseline erreicht?" Mit diesem Kontext kannst du leichter nachvollziehen, warum Ziele erreicht oder verfehlt wurden.
Was ist eine Projekt-Baseline im Projektmanagement?
Eine Projekt-Baseline ist ein fester Bezugspunkt, der verwendet wird, um die Projektleistung im Laufe der Zeit zu vergleichen. Projekt-Baselines werden von Projektmanagern verwendet, um zu verstehen, wie sich der Projektumfang, der Zeitplan und die Kosten bis zum Abschluss eines Projekts entwickeln. Projekt-Baselines unterscheiden sich von Zielen darin, dass sie sich auf den Status eines Projekts konzentrieren, wobei ein Ziel auf Ergebnisse ausgerichtet ist. Das Hinzufügen von Projekt-Baselines kann dir helfen zu verstehen, wie der Status eines Projekts im Laufe der Zeit zur Erreichung der Projektziele beigetragen hat.
Stellen wir uns vor, ein Softwareentwicklerteam nimmt ein zweiwöchiges Projekt in Angriff, um ein veraltetes Anmeldeformular DSGVO-konform zu gestalten. Hier herrscht Dringlichkeit, weil wir das Jahr 2023 haben und das Formular schon seit Jahren hätte konform sein müssen. Das Projekt ist zudem komplex, da diese Eingaben unternehmensweit verwendet werden und jeder Endpunkt gesichert werden muss. Ein Projektmanager stößt das Projekt an und die Arbeit beginnt.
Drei Wochen später feiert das Team einen erfolgreichen End-to-End-Test und die Lösung geht in die Produktion. War das Projekt erfolgreich?
Bei einem Fokus auf das Projektziel wäre die Antwort ein klares Ja! Eine Überprüfung der Projekt-Baseline könnte aber zu einer anderen Antwort führen. In der Baseline werden ein Zeitplan, der Umfang und die Kosten für das Projekt festgelegt. Gehen wir diese Punkte also durch. Das Projekt war für zwei Wochen angesetzt, lief aber drei Wochen. Der Umfang war nur für die Entwicklung bestimmt, aber es stellte sich heraus, dass ein Design für ein DSGVO-Pop-up benötigt wurde. Die Kosten sind gestiegen, weil für den Designer kein Budget vorgesehen war und das Entwicklerteam mit seinem nächsten Projekt jetzt eine Woche im Rückstand ist. Wir feiern natürlich gerne Erfolge, aber eine Projekt-Baseline hilft allen Teams zu verstehen, zu welchem Preis dieser Erfolg zustande gekommen ist.
Die wichtigsten Elemente einer Projekt-Baseline
Projektmanager wissen, was eine gute Projekt-Baseline enthalten muss. Wir haben Glück, dass so viele Grundlagen des Projektmanagements inzwischen allgemein angewandt und verstanden werden. Die wichtigsten Komponenten einer Projekt-Baseline werden wahrscheinlich bereits bei der Projektgestaltung besprochen, und indem wir diese einfach bündeln, entsteht unsere Projekt-Baseline. Nun sind wir bereit, mit der Arbeit zu beginnen.
1. Umfang
Der Projektumfang gibt einen detaillierten Überblick über die Aktivitäten, Ressourcen und Ergebnisse im Zusammenhang mit dem Projekt. Wichtig ist, dass der Umfang die Grenzen des Projekts festlegt und klare Aussagen darüber enthält, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Der Projektumfang nennt außerdem die wichtigsten Stakeholder, Teammitglieder, Prozesse, Annahmen und Einschränkungen. All dies ist in einem Pflichtenheft dokumentiert.
Ein einfaches Pflichtenheft unseres DSGVO-Beispiels: "Entwicklerteam A" soll innerhalb von zwei Wochen oder weniger eine Lösung für die DSGVO-konforme Nutzung und Speicherung der Daten aus "Registrierungsformular B" programmieren und bereitstellen.
2. Zeitplan
Egal, ob dein Unternehmen in Sprints, Stunden, Tagen oder Wochen rechnet, deine Projekt-Baseline benötigt einen Zeitplan. Ein vollständiger Zeitplan enthält ein Startdatum, ein Enddatum und die dazwischen verstrichene Zeit (Dauer). Viele Teams kennzeichnen das Projektende mit schönen Adjektiven wie "geplant" oder "geschätzt". Das Schöne an einer Projekt-Baseline ist, dass sie keine Ungewissheiten zulässt. Das Festlegen des Zeitplans am ersten Tag ist die Voraussetzung für eine effektive Anwendung der Baseline.
Im DSGVO-Beispiel könnte ein Projektmanager einen zweiwöchigen Zeitplan mit zwei Tagen für die Vorarbeiten, fünf Tagen für die Entwicklung und drei Tagen für Tests und Deployment festgelegt haben.
3. Kosten
Projektmanager werden darin richtig gut! Die Projektkosten sind ein Geld- oder Zeitbetrag, den die Teams einem Projekt zuweisen. Die Kosten beinhalten ein Budget für alle Ausgaben, die dem Team bei der Durchführung des Projektumfangs entstehen könnten. Auch verlorene Zeit, in der Teams nicht an anderen Projekten arbeiten können, kann einen Einfluss auf die Projektkosten haben.
Nehmen wir an, dass das "Entwicklerteam A" im DSGVO-Beispiel aus Stundenarbeitern besteht und die Kosten des Projekts also aus all ihren Stundensätzen mal 40 Stunden pro Woche mal zwei Wochen bestehen.
Wie erstellt man eine Projekt-Baseline?
Deine Projekt-Baseline sollte innerhalb deines Projektplans liegen. Beides erstellst du am besten in offenen, bearbeitbaren Dokumenten, auf die alle Teammitglieder des Projekts leicht zugreifen können. Eine Confluence-Vorlage kann deinen Teams helfen, vorformatierte Projektpläne mit einem eigenen Bereich für die Projekt-Baseline zu erstellen.
Das Pflichtenheft ist oft das Erste, was zu einer Projektseite hinzugefügt wird. Pflichtenhefte werden entweder in Sätzen oder Aufzählungspunkten verfasst, die wichtige Aufgaben, Ressourcen und Ergebnisse für das Projekt nennen. Die Pflichtenhefte werden immer wieder überarbeitet, wenn sich die Situation ändert.
Die Wachstumschance besteht darin, dieses Pflichtenheft in die Projekt-Baseline zu integrieren. Anstatt Änderungen am Pflichtenheft vorzunehmen, überdenkst du deine Absicht und hast einen klaren Überblick über den Scope Creep, der Projekte so oft aus der Spur wirft.
Als Nächstes folgt der Zeitplan. Nochmals, deine Projektmanager sind hier Experten! PMs bevorzugen Gantt-Diagramme und Roadmaps, um den Projektzeitplan einfach zu visualisieren. Eine Roadmap hilft dir dabei, verschiedene Arbeitsabläufe zu ordnen, sodass du sicherstellen kannst, dass alles zusammenpasst. Du legst in der Roadmap dein Start- und Enddatum fest, sodass die Projektdauer klar ist.
Jetzt ist eine gute Gelegenheit, deine Aufgabenelemente in Jira zu organisieren. Unterteilen wir deinen Projektumfang in vier Aufgaben: Design, Entwicklung, Testen und Bereitstellen. Erstellen wir jetzt vier Jira-Vorgänge – einen für jede Aufgabe. Wir fügen jetzt jedem Vorgang ein Start- und Enddatum hinzu. Mit einem Klick in die Roadmap-Ansicht sehen wir eine genaue Visualisierung aller zu erledigenden Aufgaben, einschließlich ihrer Fristen. Wenn du diese Roadmap in deine Projekt-Baseline in Confluence einbettest, hast du ihr automatisch einen Zeitplan hinzugefügt.
Zu guter Letzt benötigst du für deine Projekt-Baseline die Kosten. Genau wie Umfang und Zeitplan bleiben die Kosten unverändert, sobald sie in die Projekt-Baseline aufgenommen wurden. Ein Teamkollege aus dem Finanz- oder Rechnungswesen kann dir helfen, die Kosten deines Projekts zu berechnen, und wird oft dabei helfen müssen, diese Kosten im Laufe der Zeit anzupassen. Dank der Festlegung dieser Kosten in deiner Projekt-Baseline kannst du genau sehen, wie viel du über- oder unterbudgetiert hast, sobald das Projekt abgeschlossen ist.
Beispiel für eine Projekt-Baseline in Confluence
Dein Ziel ist ein eigener Bereich für deine Projekt-Baseline, die Umfang, Zeitplan und Kosten des Projekts enthält. Deine Projekt-Baseline ist Teil deines Projektplan-Dokuments. Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans ist die Zusammenstellung des Teams. Im folgenden Beispiel siehst du verschiedene Rollen, die du den vielen Projektbeteiligten zuweisen könntest.
Füge deiner Seite einen kurzen Header mit dem Titel "Projekt-Baseline" hinzu und trage die wichtigsten Komponenten zusammen. Zuerst definierst du den Umfang. Dieses Beispiel zeigt eine einfache Methode, mit deren Hilfe du strukturieren kannst, was in deinem Projekt enthalten ist und was nicht.
Als Nächstes kannst du dich darauf konzentrieren, den Zeitplan für das Projekt visuell darzustellen. Am einfachsten geht dies, indem du eine Roadmap in eine Confluence-Seite einbettest.
Zuletzt müssen noch die Projektkosten hinzugefügt werden. Die optimale Darstellung deines Budgets und deiner Ausgaben in Confluence überlassen wir den Finanzexperten. Der wichtigste Punkt deiner Projekt-Baseline besteht darin, dass diese Informationen zu Beginn des Projekts festgelegt werden und bis zum Abschluss unverändert bleiben.
Vorteile einer Projekt-Baseline
Wenn du deine bestehenden Projektmanagement-Praktiken mit einem neuen Prozess erweiterst, kann dies auf Widerstand stoßen. Die Einführung einer Projekt-Baseline kann interessante Vorteile für Projektmanager, Teamleiter, Projektmitwirkende und Stakeholder mit sich bringen.
Klare Berichterstattung über Ziele
Deine Projekt-Baseline beinhaltet die drei wichtigsten Komponenten eines erfolgreichen Projekts. Wenn du über den Erfolg deines Projekts Bericht erstattest, kannst du diesen Erfolg anhand der Projekt-Baseline näher bestimmen. Das führt zu einer ehrlicheren Berichterstattung über Ziele, bei der du Meilensteine feiern kannst, aber auch eingestehen musst, dass sie eine Woche später als geplant erreicht wurden.
Einschränkung von Scope Creep
Scope Creep liegt vor, wenn sich der Umfang eines Projekts im Laufe der Zeit vermehrt. Scope Creep führt schnell zu einer Überforderung des Teams und trägt dazu bei, dass Fristen nicht eingehalten werden. Indem du den Umfang in deiner Projekt-Baseline festlegst, hast du einen greifbaren Nachweis, wozu du dich verpflichtet hast, und kannst damit deine Entschlossenheit stärken. Es ist immer schwer, Nein zu sagen, aber die Projekt-Baseline wird dir den Rücken freihalten.
Einhalten des Zeitplans
Du hast viel Mühe in den Projektzeitplan gesteckt. Eine Roadmap oder ein Gantt-Diagramm ist leicht zurate zu ziehen, um zu sehen, wie dein Projekt vorankommt. Das kann bei mehreren Arbeitsabläufen und Abhängigkeiten zwischen Teams schwierig werden. Die Veröffentlichung deines Zeitplans kann ein großer Motivationsfaktor für Teamkollegen sein, die deutlich sehen können, wie sich ihre Arbeit auf andere und den gesamten Projektzeitplan auswirkt.
Mit Confluence wird deine Projekt-Baseline zum Kinderspiel
Bei der Einführung eines neuen Prozesses ist es entscheidend, Reibung zu vermeiden. Confluence hilft bei der Beseitigung von Reibungspunkten, indem es dir ermöglicht, Projekt-Baseslines zu deinen Projektseitenvorlagen hinzuzufügen. Die Projekt-Baseline enthält Elemente, die du wahrscheinlich ohnehin erstellst, und packt sie einfach in einen neuen Container. Das Hinzufügen dieses Containers zu deiner Projektseitenvorlage wird die Akzeptanz im gesamten Unternehmen beschleunigen. Atlassian bietet dir großartige Ressourcen, um Inspirationen für die Erstellung von Vorlagen zu erhalten und mit Confluence zu starten.
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