In diesem Artikel beschreibt Dave West, CEO von Scrum.org, das unter Scrum.org dargelegte Meeting für die Sprintplanung. Scrum.org vermittelt Scrum gemäß dem Scrum Guide, der als offizieller Leitfaden zum Scrum-Framework in der agilen Welt gilt. Megan Cook, Head of Product for Jira, erläutert ihre Sicht auf die Sprintplanung in diesem Video:
Was ist die Sprint-Planung?
Die Sprintplanung ist ein zeitlich begrenztes Ereignis innerhalb des Scrum-Frameworks, das den bevorstehenden Sprint für Agile-Teams einleitet. Die Sprintplanung legt fest, welche Aufgaben im Sprint abgeschlossen werden und wie diese Arbeit erledigt wird.
Bei Scrum ist ein Sprint ein festgelegter Zeitraum, in dem die Arbeit erledigt wird. Bevor es losgehen kann, musst du jedoch den Sprint vorbereiten. Du musst entscheiden, wie lang er dauern soll, welches Ziel er haben soll und wo ihr beginnen werdet. Das Sprintplanungsmeeting ist der Startschuss für den Sprint, weil dort die Agenda und der Schwerpunkt festgelegt werden. Bei richtiger Umsetzung entsteht so auch ein Umfeld, in dem sich das Team motiviert und herausgefordert fühlt und erfolgreich arbeiten kann. Eine schlechte Sprintplanung dagegen kann das Team ins Straucheln bringen, weil sie unrealistische Erwartungen schürt.
Was ist der Zweck der Sprintplanung?
Der Produktinhaber beschreibt das Ziel des Sprints und nennt die Elemente aus dem Backlog, die zum Erreichen dieses Ziels beitragen. Das Scrum-Team entscheidet, was im kommenden Sprint erreicht werden kann und wie es dazu vorgehen wird.
Wie führe ich ein Sprintplanungsmeeting durch?
Das Entwicklerteam plant die zum Erreichen des Sprintziels erforderlichen Aufgaben. Letztlich ist der daraus resultierende Sprintplan eine Verhandlung zwischen dem Entwicklerteam und dem Produktinhaber auf der Basis von Wert und Aufwand.
Wer sind die wichtigsten Teilnehmer?
Sprintplanungsmeetings können nicht ohne den Produktinhaber oder das Entwicklerteam abgehalten werden. Der Produktinhaber definiert das Ziel ausgehend vom angestrebten Wert. Das Entwicklerteam muss beurteilen, ob es dieses Ziel erreichen kann. Wenn eine der Parteien fehlt, ist die Sprintplanung nahezu unmöglich.
Was sind die Inputs?
Ein guter Ausgangspunkt für den Sprintplan ist das Produkt-Backlog, da es eine Liste potenzieller Aufgaben für den aktuellen Sprint enthält. Das Team sollte sich auch die im Inkrement bereits erledigten Aufgaben ansehen und die Kapazität berücksichtigen.
Was sind die Outputs?
Das wichtigste Ergebnis des Sprintplanungsmeetings besteht darin, dass das Team benennen kann, worin das Ziel des Sprints besteht und wie es auf dieses Ziel hinarbeiten wird. Dies wird im Sprint-Backlog visualisiert.
Erster Schritt: Abhalten des Sprintplanungsmeetings
Für ein erfolgreiches Sprintplanungsmeeting ist etwas Disziplin gefragt. Der Produktinhaber muss vorbereitet sein und die Erkenntnisse aus dem letzten Sprint-Review, das Stakeholder-Feedback und seine eigene Produktvision so kombinieren, dass eine Grundlage für den Sprint entsteht. Aus Transparenzgründen sollte das Produkt-Backlog auf dem neuesten Stand und präzise sein, um Unklarheiten zu vermeiden. Das Backlog Refinement ist bei Scrum optional, weil nicht alle Backlogs präzisiert werden müssen. Bei den meisten Teams ist es aber empfehlenswert, vor der Sprintplanung alle Teammitglieder zu versammeln, um das Backlog gemeinsam zu überprüfen und zu präzisieren.
Wenn euer Sprint zwei Wochen dauert, solltest du das Meeting zur Backlog-Optimierung in der Mitte des Sprints ansetzen. Für das Team ist es gut, etwas Abstand vom Sprint zu gewinnen und die nächsten Aufgaben zu betrachten. Dies erleichtert die Sprint-Planung und vermittelt eine andere Sicht auf die laufende Arbeit.
Zweiter Schritt: Fester Zeitrahmen für die Sprintplanung
Veranschlage für die Sprint-Planung maximal zwei Stunden pro Sprint-Woche. So sollte das Sprint-Planungsmeeting bei einem zweiwöchigen Sprint nicht länger als vier Stunden dauern. Mit diesem festen Zeitrahmen legst du fest, wie viel Zeit dem Team maximal für die Sprint-Planung zur Verfügung steht. Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dass das Meeting stattfindet und alle den vorgegebenen Zeitrahmen kennen. Wenn das Team schon vor Ablauf dieser Zeit zufrieden ist, wird das Meeting beendet. Der Zeitrahmen ist nur die Obergrenze – eine Mindestdauer für das Meeting gibt es nicht.
Dritter Schritt: Definition der Ziele für den Sprint
Bei der Sprint-Planung besteht die Gefahr, sich zu sehr in der Priorisierung, Zuweisung und Zeitplanung der einzelnen Tasks zu verstricken. Bei komplexen Aufgaben sind zu Beginn möglicherweise nur wenige Informationen vorhanden, sodass ein Großteil der Planung auf Annahmen basiert. Scrum ist ein empirischer Prozess. Du kannst somit nicht vorab planen, sondern gehst nach der Learning-by-Doing-Methode vor und lässt die so gewonnenen Informationen dann wieder in den Prozess einfließen.
Das Sprint-Ziel gibt vor, was generell mit dem Sprint erreicht werden soll. Du kannst auch die Backlog-Elemente mit Blick auf ein konkretes Ergebnis verfassen. User Storys sind eine gute Möglichkeit, die Aufgaben aus Kundensicht zu beschreiben. User Storys, die wie im Beispiel unten geschrieben sind, legen den Fokus bei Mängeln, Vorgängen und Verbesserungen auf das vom Kunden gewünschte Ergebnis statt auf das beobachtete Problem.
Wenn du in der User Story klare, messbare Ergebnisse angibst, weißt du genau, wann ihr fertig seid. Sorge schon im Vorfeld für möglichst viel Klarheit über die im Team anstehende Arbeit, damit alle die nötige Transparenz für ihre konkreten Aufgaben haben. Statt vage zu formulieren, solltest du beispielsweise lieber eine Frage stellen, die im Verlauf des Sprints zu beantworten ist.
Wenn du etwas nicht weißt, ignoriere diese Unbekannten nicht, denn sie sind bei schwierigen Aufgaben an der Tagesordnung. Sei ehrlich, statt dich hinter vagen Worten zu verstecken. Grenze die Aufgabe so ein, dass ihr mehr Informationen erhaltet.
Vierter Schritt: Schätzung des Sprintaufwands
Schätzungen sind bei der Sprint-Planung unverzichtbar. Das Team muss festlegen, was es in einem Sprint erreichen kann und was nicht: Dem geschätzten Arbeitsaufwand steht die Kapazität gegenüber. Schätzungen werden oft mit Verpflichtungen verwechselt. Eigentlich sind Schätzungen Prognosen auf der Basis des vorhandenen Wissens. Techniken wie Story Points oder die Aufwandsschätzung mit T-Shirt-Größen (T-shirt sizing) verbessern den Prozess, weil das Team das Problem aus einem anderen Blickwinkel betrachten muss. Sie sind aber keine Kristallkugel, die einen Blick auf die Zukunft offenbart. Je mehr Unbekannte vorhanden sind, umso unwahrscheinlicher ist eine korrekte Schätzung.
Gute Schätzungen erfordern Vertrauensbeziehungen im Team. Informationen müssen unbefangen geteilt und Annahmen frei diskutiert werden, um zu neuen Erkenntnissen und Verbesserungen zu gelangen. Wenn die Schätzungen nach Abschluss der Arbeit negativ ausgelegt werden und zu Vorwürfen führen, werden die nächsten Schätzungen entweder deutlich nach oben korrigiert, um kein Risiko mehr einzugehen, oder das Team benötigt dafür viel Zeit, weil es sich selbst hinterfragt und die Konsequenzen einer falschen Schätzung fürchtet.
Probiere verschiedene Techniken für Schätzungen aus, beispielsweise die Aufwandsschätzung mit T-Shirt-Größen (T-shirt sizing) oder Story Points. So gelangt ihr vielleicht zu unterschiedlichen Sichtweisen auf das Problem.
Best Practices für die Sprint-Planung
Setze den Fokus auf eine "gerade so ausreichende" Planung
Es ist leicht, sich in den Details der Sprintplanung zu verlieren und zu vergessen, dass der Schwerpunkt der Sprintplanung darauf liegt, für den nächsten Sprint einen gerade so ausreichenden Plan zu erstellen. Aber sei vorsichtig, wenn du zu früh planst. Dieser Plan sollte nicht zu einem Problem für dein Team werden. Er sollte vielmehr den Fokus des Teams auf wertvolle Ergebnisse lenken und Guardrails für die Selbstorganisation vorsehen.
Priorisiere zielorientierte Planung
Ein guter Sprintplan motiviert alle, indem er ein Ergebnis und einen klaren Erfolgsplan definiert. Konzentriere dich auf das Ziel und erstelle ein Sprint-Backlog mit einem ausreichenden Umfang, um loszulegen, anstatt den vollständigsten Sprintplan zu erstellen, bei dem jede Minute des Sprints durchgeplant ist.
Halte dein Backlog flexibel
Stelle sicher, dass das Produkt-Backlog so geordnet ist, dass das Team mit neuen Aufgaben beginnen kann, falls es das Sprintziel vorzeitig erreicht hat.
Akzeptiere den empirischen Charakter von Scrum
Plane den perfekten Sprint mit der Jira Scrum-Vorlage
Teile große Projekte über Sprints in überschaubare Aufgaben und Meilensteine auf.
Scrum ist ein Prozess-Framework zur Lösung komplexer Problemstellungen, die ein empirisches Vorgehen ("Learning by Doing") erfordern. Da empirische Prozesse sehr schwer zu planen sind, solltest du dich von der Vorstellung des perfekten Plans verabschieden. Konzentriere dich stattdessen auf die Ergebnisse, und lege einfach los. Auch bei komplizierten Problemstellungen kann das Planen leicht sein.
Bereit anzufangen? Weitere Informationen zur Verwendung von Sprints in Jira
