Workflow-Diagramme – oder Flussdiagramme – sind visuelle Infografiken, die die Abfolge der Schritte oder Aufgaben eines Prozesses beschreiben. Sie dienen als Roadmaps für die Erledigung von Aufgaben.
Workflow-Diagramme umfassen Standardformen und -symbole, die Prozessphasen und Entscheidungen darstellen. Besonders hilfreich: Die Diagramme zeigen, wie jeder Schritt in den nächsten übergeht, einschließlich aller Verzweigungspfade und Bereiche mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Sie sind nützliche Tools für die Projektplanung und die Verbesserung deiner Arbeitsabläufe.
In diesem Leitfaden werden Workflow-Diagramme eingehender behandelt und es wird erklärt, wann man sie verwendet, wie man sie erstellt und mehr.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm (oder Flussdiagramm) ist die visuelle Darstellung eines Prozesses. Es beschreibt eine Abfolge von Schritten von Anfang bis Ende und kann an jedem Entscheidungspunkt mehrere Verzweigungen umfassen. In Workflow-Diagrammen werden verschiedene Formen, Verbindungselemente und Symbole eingesetzt, um Aufgaben von Entscheidungen zu unterscheiden und den Workflow zu beschreiben.
Die Flussdiagramme helfen Teams, zu verstehen, welchen Teil ihre Arbeit am Gesamtprozess des Unternehmens hat und wie sie zum Endprodukt beiträgt. Sie sind wichtige Tools für das Onboarding neuer Teammitglieder, da sie noch unbekannte Prozesse in leicht verständlichen Infografiken erklären.
Wann sollte ein Workflow-Diagramm verwendet werden?
Workflow-Diagramme sind hilfreich, wenn du einen mehrstufigen Prozess visualisieren oder für deine Stakeholder definieren musst. Es gibt jedoch eine Vielzahl anderer Situationen, in denen du ein Workflow-Diagramm verwenden solltest.
Flussdiagramme eignen sich hervorragend für die Prozessoptimierung. Wenn du deine Prozesse visuell abbildest, kannst du Schritte erkennen, bei denen Entscheidungen oder Aufgabenübergaben zu Verzögerungen führen könnten. Das hilft dir, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
Flussdiagramme sind außerdem nützlich für das Onboarding und Schulungen. Wenn neue Teammitglieder noch nicht mit deinen Prozessen vertraut sind, kannst du ein Workflow-Diagramm verwenden, um sie zu schulen. Mithilfe eines solchen Flussdiagramms sind sie schnell auf dem neusten Stand, auch wenn sich Prozesse verändern. Diese Veränderungen sind ein weiterer Grund, warum die Prozessdokumentation so wichtig ist.
Workflow-Diagramme sind für das Projektmanagement unerlässlich. Die Verwaltung komplexer Projekte ist niemals linear, aber ein Workflow-Diagramm hilft dir, die verschiedenen Schritte und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu visualisieren. Ein visuelles Tool dieser Art ist für agiles Projektmanagement geeignet und führt zu einer strategischeren Planung, da es alle Prozessschritte dokumentiert und alle auf denselben Stand bringt.
Vorteile von Workflow-Diagrammen
Workflow-Diagramme sind aus mehreren Gründen wertvolle Tools:
- Klarheit: Flussdiagramme sorgen dafür, dass Prozesse besser nachzuvollziehen und zu befolgen sind. Indem du alles zentral darstellst, können sich alle Beteiligten über die Prozessschritte und den Projektzeitplan abstimmen. Wenn du die Diagramme mit deinem Team teilst, kannst du interne Prozesse schneller vermitteln und dafür sorgen, dass alle Beteiligten wissen, wie Aufgaben in deinem Unternehmen erledigt werden.
- Engpässe: Flussdiagramme machen es einfach, Ineffizienzen in deinem Prozess zu erkennen. Du kannst leicht Entscheidungspunkte erkennen, an denen es aufgrund von Engpässen zu Verzögerungen kommen kann. Wenn du die Risiken erst einmal identifiziert hast, kannst du den Prozess optimieren, um die Ineffizienzen zu beseitigen.
- Zusammenarbeit: Workflow-Diagramme eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit, auch wenn sie auf den ersten Blick nicht so aussehen. Wenn du einen Prozess in einem Flussdiagramm darstellst, können Teammitglieder bei Engpässen besser aushelfen. Durch die Darstellung des Workflows können Teams auch genau bestimmen, wer für bestimmte Entscheidungen verantwortlich ist, sodass die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, um Hilfe zu erhalten.
Erstellung eines Workflow-Diagramms
Workflow-Diagramme sind nützlich. Aber wie erstellt man eine nützliche Workflow-Diagramm-Vorlage? In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines effektiven Flussdiagramms behandelt, von der Definition des Prozesses bis hin zur Verwendung der richtigen Symbole für jeden Schritt.
Den Prozess definieren
Ein Workflow-Diagramm skizziert einen bestimmten Prozess. Du musst den Prozess, den du in einem Flussdiagramm darstellen möchtest, klar definieren. Was sind die Ziele des Diagramms? Definiere den Arbeitsumfang: Was gehört dazu und was nicht? Welche zentralen Elemente müssen vorhanden sein? Wenn du dir an diesem Punkt Zeit nimmst, wird dein Diagramm am Ende nicht zu kompliziert.
Die Schritte auflisten
Im Flussdiagramm wird ein Prozess dargestellt. Du solltest zunächst alle zum Prozess gehörigen Schritte auflisten. Mehrstufige Prozesse solltest du in Einzelaufgaben unterteilen, die nacheinander durchgeführt werden. So bleibt dein Diagramm verständlich und du kannst deinen Prozess trotzdem genau abbilden.
Informationen sammeln
Welche Details gehören zu den jeweiligen Schritten? Sammle relevante Daten und erfasse sie für das Workflow-Diagramm. Damit sind Informationen gemeint, die ein Teammitglied braucht, um einen bestimmten Schritt abzuschließen, wie zum Beispiel Eingabeaufforderungen, verantwortliche Personen oder sogar die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Obwohl letzten Endes nicht alle Daten in das Flussdiagramm aufgenommen werden, ist es hilfreich, diese Informationen parat zu haben, um die Schritte in Kontext zu setzen.
Ineffizienzen identifizieren
Sobald du alle Schritte aufgelistet und die notwendigen Informationen gesammelt hast, solltest du den Prozess kritisch betrachten. Wo gibt es aktuell Ineffizienzen? In welchem Schritt gibt es Verzögerungen oder Engpässe? Identifiziere diese Herausforderungen frühzeitig, um den Prozess zu optimieren, bevor du den Workflow erstellst.
Den Workflow erstellen
Als Nächstes wird das eigentliche Workflow-Diagramm erstellt. Verwende ein Visualisierungstool, um deinen neu definierten Prozess in einem visuellen Workflow darzustellen. Nutze die geeigneten Symbole und Verbindungselemente, um zu beschreiben, wie die Aufgaben in die einzelnen Schritte übergehen, damit dein Diagramm den gesamten Prozess effektiv veranschaulicht.
Jira ist die perfekte Plattform für die Erstellung dieses Workflow-Diagramms, da es Teams Projektmanagement-Funktionen bietet, um Aufgaben zu definieren, Projekte zu planen und den Fortschritt wichtiger Termine und Ergebnisse in Echtzeit zu verfolgen. Du kannst Jira-Workflows verwenden, um die Schritte zu skizzieren, die dein Team unternimmt, um ein Projekt von der Erstellung bis zum Abschluss zu bringen.
Mit dem Team teilen
Nachdem du das Workflow-Diagramm erstellt hast, solltest du es mit dem Team teilen, das den Prozess durchführt. Bitte dein Team um Feedback, ob das Diagramm den Prozess richtig wiedergibt, oder nutze das Diagramm als Grundlage für ein Brainstorming zur Verbesserung des Workflows.
Überprüfen und verfeinern
Entwickle zum Abschluss einen Prozess, um das Workflow-Diagramm regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Prozessänderungen und -verbesserungen richtig dargestellt werden. So wie ein Produktteam ein Produkt mithilfe kontinuierlicher Verbesserung perfektioniert, solltest du den Prozess optimieren, indem du das Flussdiagramm bei sich verändernden Schritten aktualisierst und verbesserst. So bleibt das Diagramm eine zuverlässige Referenz für dein Team.
Jira für Workflow-Diagramme nutzen
Die Definition deines Prozesses und seine Verbesserung mit deinem Team ist ein laufendes Projekt. Viele Mitarbeiter sind bereits mit Jira-Boards vertraut, die zeigen, wie Aufgaben von "Zu erledigen" zu "Erledigt" übergehen. Mit dem Workflow-Editor von Jira lassen sich Workflows zudem als Diagramm erstellen, visualisieren und bearbeiten. Im Vergleich zur Darstellung auf den Boards können hier noch komplexere Workflows abgebildet werden. Prozesse können sich mit der Zeit verändern und die Dokumentation sollte den aktuellen Stand darstellen.
Normalerweise richten Teams die Spalten des Boards so ein, dass sie mit den Schritten im Workflow übereinstimmen. Bei einfachen Workflows entsprechen die Status, die Vorgängen in jeder Spalte zugewiesen sind, direkt dem jeweiligen Workflow-Schritt. Bei komplexen Workflows zeigen die Board-Spalten möglicherweise nur einen Teil des gesamten Workflows an. In diesem Fall verknüpfen Teams mehrere Status mit den einzelnen Spalten.
Jira ist eine Plattform, die dich dabei unterstützt, eine Workflow-Diagramm-Vorlage zu erstellen und Projekte für jede Art von Team zu verwalten. Dank Zugriff auf viele integrierte Vorlagen kannst du Jira zu genau dem Arbeitsmanagementtool machen, das dein Team braucht.
Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Diagrammen
Welche Arten von Workflow-Diagrammen gibt es?
Es gibt viele Arten von Workflow-Diagrammen und jede hat einen unterschiedlichen Zweck, zum Beispiel:
- Prozess-Workflow: Das ist das klassische Flussdiagramm. Es beschreibt die Schritte eines Prozesses anhand von Formen, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind. Es dient dazu, den Workflow und die wichtigsten Phasen eines Prozesses nachzuvollziehen.
- Swimlane-Flussdiagramm: Dies ist eine der häufigsten Arten von Workflow-Diagrammen, bei der ein Prozess in einzelne Bereiche, sogenannte Swimlanes, unterteilt wird – eine für jedes Team oder jede Einzelperson, das oder die den Prozess durchführt. Swimlane-Diagramme sind nützlich, um zu zeigen, wo Übergaben stattfinden, besonders in agilen Arbeitsabläufen, und können helfen, potenzielle Engpässe zu erkennen.
- Entscheidungsflussdiagramm: Diese Workflow-Art zeigt, an welchen Punkten Entscheidungen getroffen werden, und skizziert die verschiedenen Pfade, die von diesen Entscheidungen ausgehen. Dieses Diagramm bildet die Entscheidungslogik ab und hilft bei der Analyse möglicher Ergebnisse.
- Datenfluss: Diese Art von Flussdiagramm zeigt, wie sich Daten durch einen Prozess bewegen, einschließlich Eingaben, Ausgaben und aller auftretenden Veränderungen. Sie hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen ein potenzieller Datenverlust besteht, und die Datenintegrität sicherzustellen.
Was sind die wichtigsten Elemente eines Workflow-Diagramms?
Ein Flussdiagramm umfasst Formen und Linien mit bestimmten Bedeutungen, die besonders zur Veranschaulichung von Arbeitsprozessen geeignet sind. Dies sind einige der wichtigsten Elemente, die du in einem Flussdiagramm findest:
- Ovale stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses.
- Rechtecke stehen für einzelne Aktionen oder Aufgaben.
- Rauten stehen für Entscheidungspunkte, bei denen eine Ja- oder Nein-Antwort eine Abzweigung im Diagramm erzeugt, die zu mehreren Verzweigungen führt.
- Pfeile zeigen den Ablauf bei der Ausführung der jeweiligen Schritte.
- Parallelogramme stehen für Dateneingaben/-ausgaben.
Wenn du verstehst, was diese Symbole und Formen bedeuten, kannst du dein Workflow-Diagramm richtig anlegen und die Flussdiagramme anderer Teams besser interpretieren. Je nach Bedarf kannst du die Formen in deinem Diagramm aber auch auf deine Anforderungen anpassen.
Wie verbessern Workflow-Diagramme Prozesse?
Workflow-Diagramme stellen reale Prozesse in einer zweidimensionalen Grafik dar. Sie helfen dir, Prozesse zu optimieren, indem du mögliche Engpässe identifizierst: Zum Beispiel Bereiche, in denen begrenzte Ressourcen Maßnahmen blockieren könnten oder bei denen Entscheidungen, die nur von einem einzelnen Stakeholder getroffen werden können, den Prozess verzögern könnten. Wenn du mit deinem Team zusammenarbeitest, um den Prozess zu visualisieren, bietest du Raum für Ideen, wie der Workflow kontinuierlich verbessert werden kann.