Ein Mangel an transparenten Workflows kann zu Verwirrung, verpassten Fristen und verminderter Produktivität führen, was das Erreichen der Geschäftsziele behindert. Indem du Workflow- und Anwendungsbeispiele erkundest, optimierst du Abläufe, verbesserst die Teamkoordination sowie die Projektergebnisse und förderst somit eine Kultur der Zusammenarbeit. Diese Beispiele für Workflow-Diagramme dienen als visuelle Anleitungen. Sie veranschaulichen schrittweise die Prozesse in den verschiedenen Geschäftsfunktionen und erleichtern das Verstehen und Implementieren effektiver Workflows.
Dieser Artikel stellt Anwendungsfälle vor und enthält Beispiele für die Workflow-Automatisierung in Unternehmen. Er erklärt auch, wie Jira Workflows optimiert, um den Geschäftserfolg zu verbessern. Darüber hinaus befasst er sich mit Jira-Workflow-Beispielen und erklärt, wie Jira Workflows optimiert, um den Geschäftserfolg zu steigern. Anhand der Workflow-Beispiele von Jira können Unternehmen sehen, wie individuell anpassbare Workflows dazu beitragen, Aufgaben zu verwalten, Fortschritte nachzuverfolgen und Ziele in verschiedenen Abteilungen und Projekten zu erreichen.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine definierte Abfolge von Tasks und Aktivitäten zum Erreichen eines bestimmten Ziels, wodurch Prozesse optimiert, die Effizienz gesteigert und die Konsistenz der verschiedenen Abläufe in einer Organisation gewahrt wird. Er beinhaltet die systematische Ausführung und Prüfung von Tasks, sodass Teams effektiv zusammenarbeiten, Fortschritte nachverfolgen und die gewünschten Ergebnisse mit minimalen Fehlern und Redundanzen erzielen können.
Einige Beispiele für Workflows:
- Projektmanagement
- Der Softwareentwicklungszyklus
- Marketingkampagnen
- Designprojekte
- Tasks im Personalwesen wie Anwerbung, Onboarding und Leistungsbeurteilungen
- Inhaltserstellung
- Design von Webseiten
- Nachverfolgung von Bugs in der IT
- Bearbeiten von Kundenaufträgen
- Kundensupport-Verwaltung
Onboarding neuer Mitarbeiter
Die Bedeutung effizienter Workflows
Effiziente Workflows sind für Unternehmen wichtig, weil sie Prozesse optimieren, Redundanzen reduzieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimieren. Das sorgt für maximale Produktivität und ein präzises und effizientes Erledigen der Tasks.
Dieser strukturierte Ansatz zur Task-Verwaltung unterstützt Teams bei einer effektiven Zusammenarbeit, optimierten Ressourcenzuweisung und konsequenter Einhaltung von Fristen. Er verbessert die allgemeine Betriebseffizienz und erleichtert datengestützte Entscheidungen sowie kontinuierliche Verbesserungen, was letztendlich die Projektergebnisse optimiert und den Geschäftserfolg stärkt.
Workflow-Anwendungsbeispiele
Workflows verbessern das Projektmanagement, den Kundenservice, interne Prozesse und die Teamzusammenarbeit übergreifend über verschiedene Geschäftsszenarien.
Jira mit seinen anpassbaren Vorlagen und Workflows bedient die individuellen Bedürfnisse unterschiedlicher Teams und Projekte und eignet sich als Tool ideal zum Optimieren abteilungsübergreifender Workflows. Ob Softwareentwicklung, Marketing, Design oder Personalwesen – die Funktionen von Jira, wie anpassbare Projektvorlagen, Workflow-Automatisierung und Tools für die Zusammenarbeit, helfen bei optimierten Prozessen, gesteigerter Effizienz und dem Erreichen besserer Ergebnisse.
Projektmanagement
Optimierte Projektmanagementprozesse verbessern die Teamzusammenarbeit, die Nachverfolgung der Fortschritte und die Einhaltung von Terminen durch klare Kommunikation, definierte Rollen und Tools zur Überwachung von Tasks.
Softwareentwicklung
Der Software Development Life Cycle umfasst die Phasen Planung, Design, Programmierung, Test, Deployment und Wartung. Methoden wie Agile und Scrum helfen beim Optimieren der Workflows in der Softwareentwicklung. Diese Frameworks fördern iterativen Fortschritt, Flexibilität und Zusammenarbeit, optimieren die Produktentwicklung und helfen den Teams beim Erreichen ihrer Ziele.
Die Bug-Tracking-Vorlage ist ein wichtiges Tool in diesem Prozess, das Teams hilft, Softwarefehler effektiv zu protokollieren, zu priorisieren und zu beheben.
Marketing
Marketing-Workflows verbessern die Kampagnenplanung, Content-Erstellung, Strategieumsetzung und Analyse. Sie optimieren Tasks, Ressourcen und datengestützte Entscheidungen für eine zeitnahe Ausführung.
Design
Design-Workflows fördern die Produktentwicklung vom Konzept bis zur Fertigstellung. Sie verbessern die Teamzusammenarbeit und integrieren Feedback für kontinuierliche Verbesserungen und überlegene Funktionalität.
Human Resources
HR-Workflows optimieren Anwerbung, Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Urlaubsmanagement durch das Standardisieren und Automatisieren von Tasks. Dadurch werden Vorschriften eingehalten und der Mitarbeiterlebenszyklus lässt sich leichter verwalten.
Workflow-Beispiele für Unternehmen
Business Workflows integrieren verschiedene Abläufe, wie z. B. agiles Projektmanagement, Softwareentwicklung, Marketing, Design und Personalwesen, was die Produktivität steigert. Hier findest du gängige Workflow-Beispiele für Unternehmen:
Marketingkampagne
- Ziele definieren: Setze klare Ziele.
- Marktforschung betreiben: Verstehe die Zielgruppe und die Wettbewerbslandschaft.
- Zielgruppen identifizieren: Passe das Messaging an die Zielgruppe an und wähle die entsprechenden Kanäle aus.
- Content und Materialien erstellen: Produziere Content, der bei der Zielgruppe ankommt.
- Werben: Führe die Marketingkampagne für maximale Wirkung auf verschiedenen Kanälen durch.
- Leistungskennzahlen überwachen: Verfolge den Fortschritt und die Effektivität der Kampagne nach.
- Ergebnisse analysieren: Gewinne Einblicke und informiere dich über zukünftige Optimierungsmaßnahmen.
Produkteinführung
- Roadmapping: Erstelle einen Plan für die Produkteinführung, der die Vision, die wichtigsten Funktionen und Meilensteine des Produkts umreißt.
- Designgenehmigung: Erstelle und finalisiere das Produktdesign mit den notwendigen Iterationen und der Zustimmung der Stakeholder.
- Team- und Kundenkommunikation: Sorge während der gesamten Einführung für eine klare und konsistente Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und Stakeholdern.
- Datenanalyse: Richte Systeme für die Datenerfassung und -analyse sowie die Entscheidungsfindung ein, und messe den Erfolg der Markteinführung.
- Berichterstellung: Erarbeite Berichte für die Nachverfolgung der Fortschritte und teile die Einblicke mit dem Team und den Stakeholdern.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Implementiere automatische Benachrichtigungen und halte damit das Team über den Abschluss von Tasks und Projektentwicklungen auf dem Laufenden.
- Ausrichtung von Marketing und Vertrieb: Koordiniere Marketing und Vertrieb für eine einheitliche Botschaft und sorge dafür, dass das Vertriebsteam die notwendigen Informationen und Materialien hat.
- Kundenfeedback: Sammle und integriere Feedback der Kunden bei und nach der Markteinführung, um das Produkt zu verfeinern und zukünftige Projekte zu verbessern.
Inhaltserstellung
- Ideenfindung: Generiere Ideen auf der Grundlage von Publikumsforschung, Trends und Content-Zielen.
- Planung: Skizziere den Content, definiere Ziele und legen Fristen fest.
- Zuweisung: Verteile Tasks auf Teammitglieder wie Autoren, Designer und Redakteure.
- Content-Produktion: Schreibe, designe und produziere den Content.
- Überprüfen und Bearbeiten: Überarbeite den Content im Hinblick auf Qualität, Genauigkeit und die Ausrichtung auf die Ziele.
- Genehmigung: Hole dir die endgültige Genehmigung von Stakeholdern oder Projektmanagern.
- Veröffentlichung: Veröffentliche den Content auf den ausgewählten Plattformen.
- Werbung: Teile und promote den Content über soziale Medien, E-Mail-Marketing und andere Kanäle.
- Leistungsüberwachung: Verfolge Engagement, Reichweite und andere relevante Kennzahlen nach.
- Analyse und Feedback: Analysiere die Leistungsdaten und sammle Feedback für zukünftige Content-Verbesserungen.
Design von Webseiten
- Wireframing: Skizziere die grundlegende Struktur und das Layout der Webseiten.
- Prototyping: Erstelle einen anklickbaren Prototypen, um die Benutzerinteraktion zu simulieren.
- Visuelles Design: Designe visuelle Elemente wie Farben, Typografie und Bilder.
- Programmieren: Entwickle die Website mithilfe von HTML, CSS, JavaScript und anderen Technologien.
- Testen: Überprüfe die Website auf Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und die browserübergreifende Kompatibilität.
- Deployment: Starte die Website für den öffentlichen Zugriff auf einem Server.
- Iterative Feedback-Schleifen: Sammle Feedback und nimm notwendige Anpassungen zur Verbesserung der Website vor.
Nachverfolgung von Bugs in der IT
- Identifizieren: Erkenne und dokumentiere vorhandene Bugs in der Software.
- Berichterstattung: Reiche einen detaillierten Bug-Bericht ein, einschließlich der Schritte zu seiner Reproduktion, der erwarteten und der tatsächlichen Ergebnisse und relevanter Screenshots oder Protokolle.
- Triage: Beurteile und priorisiere den Bug anhand seines Schweregrads, seiner Auswirkungen und seiner Komplexität.
- Zuweisen: Weise den Bug dem entsprechenden Entwickler oder Team zur Behebung zu.
- Behebung: Dokumentiere den Prozess der Fehlerbehebung, das kann mit Programmieren, Testen und Prüfen verbunden sein.
- Verifizierung: Teste die Software nach dem Fix, damit das Problem tatsächlich behoben ist und keine neuen Probleme aufgetreten sind.
- Abschluss: Kennzeichne den Bug als behoben und schließe das Ticket für das Bug-Tracking nach dem Verifizieren.
Kundenauftrag
- Platzieren: Kunden bestellen über eine E-Commerce-Plattform, per E-Mail, Telefon oder persönlich.
- Überprüfen und Bestätigen: Das Vertriebsteam überprüft die Richtigkeit der Bestellung und bestätigt die Produktverfügbarkeit.
- Generieren von Kundenaufträgen: Eine formelle Kundenbestellung enthält detaillierte Angaben zu Produkten, Versand, Preisen und Lieferbedingungen.
- Erfüllung: Das Lager oder die Bestandsabteilung kommissioniert, verpackt und bereitet die Bestellung für den Versand vor.
- Versand: Die Logistikabteilung versendet die Bestellung an die Adresse des Kunden und gibt eine Nummer zur Versandnachverfolgung an.
- Rechnungsstellung und Bezahlung: Der Kunde erhält eine Rechnung und zahlt gemäß den vereinbarten Bedingungen.
- Support nach dem Verkauf: Der Kundendienst fasst nach für Feedback oder beantwortet Fragen bzw. behandelt Probleme nach der Lieferung.
Kunden-Support
- Einleitung einer Kundenanfrage: Der Kunde kontaktiert den Support per Telefon, E-Mail, Chat oder über die sozialen Medien.
- Ticketgenerierung: Ein automatisiertes System erstellt ein Support-Ticket mit Kundendetails und einer Problembeschreibung.
- Ticketzuweisung: Ein Support-Agent erhält je nach Kompetenz oder Verfügbarkeit ein Ticket.
- Untersuchung des Problems: Der beauftragte Agent untersucht das Problem und sammelt bei Bedarf zusätzliche Informationen vom Kunden.
- Lösung und Antwort: Der Agent löst den Vorgang und teilt dem Kunden die Lösung mit klaren Anweisungen mit.
- Nachverfolgung: Der Agent setzt sich mit dem Kunden in Verbindung, um die Lösung zu bestätigen und Feedback einzuholen.
- Ticketabschluss: Das Ticket wird nach der Bestätigung durch den Kunden oder nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität geschlossen.
- Analyse und Feedback: Das Support-Team analysiert die erledigten Tickets auf häufig auftretende Probleme und Feedback, um Produkte und Services zu verbessern.
Onboarding neuer Mitarbeiter
- Preboarding: Erledige die nötige Verwaltungsarbeit und begrüße den Mitarbeiter vor seinem ersten Tag im Unternehmen.
- Orientierung am ersten Tag: Stelle den Kollegen den neuen Mitarbeiter vor, führe ihn durch das Büro und beginne mit dem Onboarding.
- Zielsetzung für die erste Woche: Lege 30-, 60- und 90-Tage-Ziele fest und initiiere ein rollenbasiertes Training.
- 30-, 60- und 90-Tage-Check-ins: Überprüfe den Fortschritt, gib Feedback und weise rollenbezogene Aufgaben zu, um frühzeitig Erfolge zu erzielen.
- Halbjahresrückblick: Beurteile die Fähigkeit des Mitarbeiters, unabhängig zu arbeiten, und biete bei Bedarf zusätzliche Schulungen oder Ressourcen an.
- Kontinuierliche Unterstützung und Entwicklung: Biete kontinuierliche Unterstützung und Entwicklungsmöglichkeiten für eine erfolgreiche Integration in die Unternehmenskultur und -rolle an.
Jira verbessert den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter, indem es Aufgaben organisiert, Vorlagen für das Onboarding neuer Mitarbeiter mit Checklisten mit bis zu 55 Elementen bereitstellt und den gesamten Workflow optimiert.
Personalanwerbung
- Suche nach Kandidaten: Identifiziere potenzielle Kandidaten durch Stellenausschreibungen, soziale Medien, Personalagenturen und Mitarbeiterempfehlungen.
- Sichtung von Lebensläufen: Überprüfe eingereichte Lebensläufe, um Kandidaten auf der Grundlage der Stellenanforderungen und Qualifikationen in die engere Wahl zu ziehen.
- Vorstellungsgespräche: Arrangiere und führe Gespräche mit Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, um Fähigkeiten, Erfahrung und Eignung für das Unternehmen zu beurteilen.
- Jobangebote unterbreiten: Wähle die am besten geeigneten Kandidaten aus und unterbreite Jobangebote. Verhandle auch die Konditionen, falls nötig.
- Onboarding: Sobald der Kandidat das Angebot angenommen hat, initiiere das Onboarding, um den neuen Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren.
Ausgabengenehmigung
- Einreichung von Spesen: Mitarbeiter reichen Spesenabrechnungen mit der erforderlichen Dokumentation ein, wie Quittungen und einer Spesenbeschreibung.
- Automatisierte Überprüfung: Das System überprüft automatisch, ob die Einreichung den Spesenrichtlinien des Unternehmens entspricht.
- Überprüfung durch das Management: Der Bericht wird zur Überprüfung und Genehmigung an den entsprechenden Manager weitergeleitet. Diese können die Abrechnung genehmigen, ablehnen oder weitere Informationen anfordern.
- Bearbeitung: Der Manager leitet genehmigte Ausgaben zur Bearbeitung an die Buchhaltung oder das Finanzwesen weiter.
- Rückerstattung: Die Finanzabteilung bearbeitet die Rückerstattung, die der Mitarbeiter über die angegebene Zahlungsmethode erhält.
Leistungsbeurteilung
- Zielsetzung: Lege zu Beginn des Beurteilungszeitraums mit dem Mitarbeiter die Leistungserwartungen fest.
- Fortlaufende Überwachung: Verfolge und dokumentiere regelmäßig den Fortschritt und die Leistung des Mitarbeiters das ganze Jahr über.
- Feedback einholen: Sammle Feedback aus verschiedenen Quellen, wie Selbsteinschätzungen, Peer-Reviews und Bewertungen von Managern.
- Besprechung: Führe eine formelle Leistungsbeurteilung durch, um die Erfolge, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten des Mitarbeiters zu besprechen.
- Entwicklungsplanung: Erstelle einen Entwicklungsplan mit spezifischen Maßnahmen für den Mitarbeiter, um die Leistung zu verbessern und Ziele zu erreichen.
- Dokumentation: Finalisiere und dokumentiere die Evaluierung, einschließlich der vereinbarten Ziele und Entwicklungspläne für den nächsten Zeitraum.
Workflows mit Jira rationalisieren
Das Management von vielen Projekten, Stakeholdern und Fristen kann komplex sein. Workflows rationalisieren Abläufe, verbessern die Zusammenarbeit und fördern die termingerechte Ausführung, wodurch die Produktivität gesteigert wird. Workflow-Management-Software wie Jira hilft Teams dabei, den Projektfortschritt in Echtzeit zu planen, zu definieren und zu überwachen und das Projektmanagement an die Bedürfnisse jedes Teams anzupassen.
Jira bietet flexible Projektvorlagen, anpassbare Workflows und Automatisierungsregeln, um sich an verschiedene Projektanforderungen anzupassen. Durch die Integration mit anderen Tools bietet es auch spezielle Funktionen. Wichtigste Merkmale:
- Boards: Nutze Boards für das visuelle Aufgabenmanagement.
- Vorgänge: Teile große Arbeitsmengen in überschaubarere Aufgaben auf, die als „Vorgänge“ bezeichnet werden.
- Zeitleisten: Mit Zeitleisten können Teams Projekte und Abhängigkeiten einfach koordinieren.
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Dashboards: Dashboards bieten dir eine konsolidierte Ansicht von Fortschritten und Erfolgen.
Häufig gestellte Fragen zu Workflows
Welche Arten von Workflows gibt es?
Die vier wichtigsten Workflowtypen sind sequentielle, parallele, zustandsbasierte und regelgesteuerte Workflows. Sequentielle Workflows haben einen linearen Aufgabenablauf, während parallele Workflows es ermöglichen, dass Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. Zustandsbasierte Workflows (Zustandsautomaten) sind ereignisgesteuert und verarbeiten komplexe Prozesse mit mehreren Zuständen, während regelgesteuerte Workflows sich an spezifische Bedingungen anpassen.
Was sind die fünf Schritte eines Workflows?
Die fünf Workflow-Schritte sind Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Bei der Initiierung wird der Bedarf der Aufgabe identifiziert, und in der Planung werden Schritte und Ressourcen beschrieben. In der Umsetzungsphase werden die Aktivitäten durchgeführt, in der Überwachung wird der Prozess kontrolliert und angepasst, und beim Abschluss werden die Aufgaben abgeschlossen und im Hinblick auf zukünftige Verbesserungen evaluiert.
Wie erstellen Unternehmen Workflows?
Unternehmen richten Workflows ein, indem sie Prozesse identifizieren, die Struktur erfordern, Schritte definieren und ein Layout entwerfen. Dann implementieren sie Managementsoftware wie Jira und optimieren kontinuierlich auf der Grundlage von Feedback und Leistungsanalysen.