Die 8 besten Tools zur Aufgabenverwaltung und -verfolgung 2026

Teams nutzen Lösungen für das Task-Management, um Workflows zu verwalten und so für Effizienz und Produktivität zu sorgen. Diese digitalen Assistenten konzentrieren sich auf die Optimierung, indem sie Aufgaben und Projekte organisieren, ordnen und überwachen.

Lösungen für das Task-Management bieten Teams einen zentralen Ort für das Erfassen, Klassifizieren und Priorisieren von Projekten und Aufgaben. Funktionen wie Fortschrittsüberwachung, Erinnerungen und Fristen halten Teams in der Pflicht und engagiert.

Jira ist ein umfassendes Tool für das Task-Management. Diese Anwendung für das Task-Management mit vielen Funktionen optimiert Workflows und verbessert die Produktivität.

Die Entscheidung für die richtige Task-Management-Plattform und deren korrekte Implementierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen. Eine höhere Produktivität ist zwar das Hauptergebnis, aber nicht der einzige Vorteil, der sich durch den Einsatz von Task-Manager-Tools ergibt.

Hier einige weitere Vorteile:

• Organisation: Die Software für das Task-Management ist ein zentrales Repository für das Organisieren und Festlegen von Prioritäten. Teams können alle Tasks auflisten und sie dann priorisieren, damit sie die Tasks in einer logischen Reihenfolge erledigen, wobei alle notwendigen Abhängigkeiten berücksichtigt werden. 

• Zusammenarbeit: Teammitglieder können Dateien und Kommentare für eine verbesserte Zusammenarbeit austauschen, was den Teams gleichzeitig die Tools an die Hand gibt, den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen.

• Prozessmanagement: Software für das Task-Management unterstützt visuell das Projektmanagement und zeigt den Fortschritt. Sie hilft Projektmanagern dabei, Engpässe zu erkennen und Workflows zu ändern.

Moderne Aufgabenmanagement-Tools haben mehrere Kernfunktionen gemeinsam, die die Projektabwicklung reibungsloser und vorhersehbarer machen:

• Aufgabenzuweisung und Verantwortung: Eine ideale Software zur Aufgabenverfolgung definiert klar und eindeutig, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Teams können Aufgaben mit detaillierten Beschreibungen zuweisen, relevante Dateien anhängen und Erwartungen im Voraus festlegen.

• Deadline-Verwaltung und Terminplanung: Integrierte Kalender und Zeitleistenansichten helfen Teams dabei, zu visualisieren, wann ein Vorgang abgeschlossen werden muss. Automatische Erinnerungen halten alle auf dem Laufenden, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.

• Fortschrittsverfolgung und Berichterstellung: Echtzeit-Dashboards zeigen, wie Projekte voranschreiten. Teams können Verzögerungen frühzeitig erkennen und Pläne anpassen, bevor aus kleineren Problemen große Probleme werden.

• Integrationsmöglichkeiten: Erstklassige Tools lassen sich mit anderen Softwareprodukten verbinden, die dein Team bereits verwendet, von E-Mail-Plattformen bis hin zu Designtools. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen Anwendungen.

• Workflow-Automatisierung: Intelligente Automatisierung erledigt Routineaufgaben, z. B. das Weiterleiten abgeschlossener Arbeit in die nächste Phase oder die Benachrichtigung der Stakeholder, wenn Meilensteine erreicht wurden.

Diese Liste umfasst Optionen für Teams jeder Größe und Branche – von umfassenden Plattformen, die komplexe Unternehmens-Workflows verwalten, bis hin zu spezialisierten Tools, die bestimmte Anwendungsfälle abdecken. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Tool zu finden, das dem Arbeitsstil und der Projektkomplexität Ihres Teams entspricht.

Hier ist eine Liste der besten Tools für Aufgabenmanagement und -verfolgung, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.

1. Jira: Insgesamt am besten für das Aufgabenmanagement

Die umfangreichen Funktionen und die Anpassungsfähigkeit von Jira machen es zur besten Wahl für Benutzer, die eine höhere Effizienz und eine genauere Ressourcenplanung anstreben. Jira bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben und Projekte mit intuitiven Benutzeroberflächen, die das Erfassen, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben vereinfachen. Die Plattform unterteilt komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben und bietet Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt und die Ressourcenzuweisung.

Was Jira auszeichnet, ist seine Flexibilität – ganz gleich, ob Ihr Team agile Methoden mit Sprints und Backlogs verfolgt oder traditionelle Ansätze bevorzugt, diese Projektmanagement-Software passt sich Ihrem Workflow an. Jira-Boards visualisieren Workflows und fördern gleichzeitig die Teamarbeit durch Datenaustausch und Projektüberwachung.

2. Confluence-Whiteboards: die beste Lösung für das Brainstorming

Confluence-Whiteboards bieten eine virtuelle Leinwand, auf der Teams Brainstorming betreiben, planen und Ideen austauschen können. In einer frei gestaltbaren Umgebung können Teams Konzepte festhalten und Gedanken visuell organisieren. Die Plattform ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit mit Bildern, Diagrammen und Mindmaps und fördert so eine klare Kommunikation über unterschiedliche Arbeitsstile hinweg.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Brainstorming-Tools sind Confluence-Whiteboards direkt mit der Aufgabenausführung verbunden. Teams können in Jira Brainstorming-Konzepte in strukturierte Aufgaben umwandeln und Whiteboards mit Dokumenten und Vorgängen verknüpfen, um eine umfassende Projektansicht zu erhalten.

3. Jira Product Discovery: ideal für die Aufgabenpriorisierung

Jira Product Discovery löst das Problem unzusammenhängender Ansätze beim Brainstorming und fördert die Ideenfindung mit einer funktionsreichen Umgebung. Teams erkunden Konzepte mithilfe von Mindmaps und Benutzer-Mapping visuell, während sie in Brainstorming-Sitzungen ihre Ideen in einem zentralen Repository festhalten.

Die Plattform bietet Tools, um vielversprechende Konzepte mithilfe von Abstimmungen und Gewichtseinstufungen effizient zu bewerten. So können Teams entscheiden, welche Ideen entwickelt werden sollten. Jira Product Discovery lässt sich nahtlos mit anderen Jira-Produkten integrieren und ermöglicht es Teams, Ideen in umsetzbare Vorgänge zu verwandeln. Gleichzeitig bleibt die Transparenz während des gesamten Ideenfindungsprozesses erhalten.

4. Jira: die beste Lösung für die Aufgabenzuweisung und -Nachverfolgung

Jira hilft Benutzern bei der Verwaltung von Projekten durch umfassende Tracking-Funktionen, die eine effektive Aufgabenerledigung gewährleisten. Die Vorlage zur Aufgabenverfolgung in Jira ermöglicht eine präzise Aufgabendefinition mit benutzerdefinierten Feldern, Anhängen und Beschreibungen. Durch klar definierte Deadlines entstehen außerdem gut sichtbare Zeitpläne, was für die Zuordnung von Verantwortlichkeiten wichtig ist. 

Teammitglieder können Arbeitszeiten erfassen, Status aktualisieren und Aufgaben kommentieren. So entsteht eine vollständige Übersicht über das Projekt.

Auf den Kanban Boards von Jira lassen sich Workflows mithilfe von Drag-and-drop-Funktionen visualisieren. Man sieht also beispielsweise, wie sie die Phasen "Zu erledigen" und "Erledigt" durchlaufen. Zu den erweiterten Funktionen gehören anpassbare Jira-Workflows, Jira Automation für Routineaufgaben und Jira-Zeitleistenansichten, die einzelne Aufgaben mit größeren Projektmeilensteinen verbinden.

Kostenlose Vorlage zur Aufgabenverfolgung nutzen

5. Confluence: die ideale Lösung für die Dokumentation des Aufgabenmanagements

Confluence ist eine umfassende Lösung für die Dokumentation, den Wissensaustausch und die Teamzusammenarbeit für das ganze Unternehmen. Die Software kann als zentrale Informationsquelle für Projektpläne, Besprechungsnotizen und Wissensdatenbankartikel dienen. Gleichzeitig fördert sie die kollaborative Erstellung von Inhalten durch Bearbeitung in Echtzeit und Versionskontrolle.

Teams können Confluence-Seiten direkt mit Jira-Vorgängen und ‑Projekten verknüpfen und so vernetzte Ökosysteme erstellen. Die leistungsstarke Suchfunktion ist von jedem Gerät aus zugänglich. Dokumentation wird zu einem lebendigen Teil deines Workflows. Confluence-Seiten entwickeln sich mit den Projekten weiter und der Kontext der Aufgaben und die Entscheidungen bleiben aktuellen und zukünftigen Teammitgliedern zugänglich.

6. Loom: die beste Lösung für Aufgabenaktualisierungen

Loom überbrückt Kommunikationslücken in dezentralen Belegschaften, indem es Benutzern ermöglicht, kurze Videobotschaften mit ansprechendem visuellem Kontext aufzunehmen und zu teilen. Benutzer können Bildschirme und Webcam-Aufnahmen gleichzeitig aufnehmen. Loom lädt dann automatisch Videos hoch und generiert gemeinsam nutzbare Links zur Verteilung im Team.

Teams können Videos auf Abruf anschauen und so synchrone Meetings vermeiden. Gleichzeitig können sie Gesichtsausdrücke, Gesten und Bildschirmaufzeichnungen sehen und so mehr Klarheit erhalten. Updates zu Aufgaben werden menschlicher und effektiver, da die Teammitglieder schnell Bildschirme aufzeichnen können, um komplexe Probleme visuell zu erklären, wodurch Missverständnisse vermieden und die Lösungszeiten verkürzt werden.

7. Jira Align: Optimal für das Aufgabenmanagement mehrerer Projekte

Mit Jira Align können Teams die agile Planung auf Unternehmensebene optimieren und strategische Ziele in umsetzbare Initiativen für funktionsübergreifende Teams umsetzen. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, strategische Themen zu definieren und Ziele auf niedrigere Ebenen zu übertragen, um die Ausrichtung sicherzustellen und gleichzeitig Portfolios zu priorisieren und Ressourcen effektiv zu verwalten.

Die Programm-Boards bieten einen umfassenden Überblick über Fortschritt und Abhängigkeiten und sorgen so für Transparenz bei der Leistungsverfolgung und der Identifizierung von Engpässen. Jira Align lässt sich nahtlos in Jira integrieren, wodurch der Informationsfluss hinsichtlich strategischer Plänen und der täglichen Ausführung gewährleistet werden kann. So wird durch Funktionen, die eine erweiterte Planung in Jira für Hunderte von Teams ermöglichen, die Koordination auf Unternehmensebene überschaubar.

8. Jira Service Management: ideal für die Verwaltung von IT-Aufgaben

Mit Jira Service Management lassen sich das IT-Aufgabenmanagement und die Servicebereitstellung durch umfassende Funktionen optimieren, die speziell für technische Teams entwickelt wurden. Die Plattform dient als zentrale Anlaufstelle für Serviceanfragen, die dort kategorisiert, priorisiert und an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden. 

So können Probleme auf effiziente Weise gelöst und die Benutzererfahrung verbessert werden. Außerdem bietet sie robuste Funktionen für das Vorfall- und Änderungsmanagement.

Teams können Routineaufgaben wie die Zuweisung von Technikern und das Senden von Benachrichtigungen automatisieren, damit sich IT-Experten auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Im Gegensatz zu generischen Aufgabenmanagement-Tools geht Jira Service Management auf IT-Workflows, SLA-Anforderungen und die Wichtigkeit der Systemverfügbarkeit ein und macht die Arbeit der IT-Teams durch spezielle Funktionen deutlich effektiver.

Transformiere die Aufgabenverfolgung deines Teams mit Jira, einem vielseitigen Tool, das sich an jeden Workflow anpassen und mühelos skalieren lässt, für kleine Teams ebenso wie für große Unternehmen. Ob einfache To-do-Listen oder komplexe teamübergreifende Initiativen: Jira bietet die nötige Übersicht und Kontrolle, um deine Projekte auf Kurs zu halten.

Beginne mit einem kostenlosen Konto und überzeuge dich selbst davon, welchen Unterschied ein gut organisiertes Aufgabenmanagement macht. Du kannst bereits vorhandene Vorgänge importieren, den Workflow deines Teams einrichten und sofort mit der Fortschrittsverfolgung beginnen. Die Lernkurve ist flach, die Produktivitätsgewinne sofort spürbar und beträchtlich.

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Welche Funktionen sollten Aufgabenmanagement-Tools bieten?

Achte bei der Suche nach der besten Aufgabenverfolgungssoftware für dein Unternehmen auf Funktionen, die den Workflow deines Teams konkret verbessern, und lass dich nicht von beeindruckend klingenden Extras ablenken.

Fange mit den Grundlagen an, die jedes Team braucht: Aufgabenerstellung und Aufgabenzuweisung, Deadline-Verfolgung und einen guten Überblick über den Fortschritt. Suche nach Tools, die anpassbare Workflows bieten, damit du die Software an den tatsächlichen Arbeitsprozess deines Teams anpassen kannst und dein Team nicht in starre Strukturen gezwungen wird.

Integrationsmöglichkeiten sind wichtiger, als du vielleicht denkst. Die besten Aufgabenmanagement-Tools lassen sich mit deinem vorhandenen Software-Stack verbinden, seien das E-Mail-Lösungen, Designtools, Kommunikationsplattformen oder Berichterstellungssysteme. Automatisierungsfunktionen können dir Stunden an Verwaltungsarbeit sparen, indem sie routinemäßige Updates, Benachrichtigungen und Aufgabenübergänge automatisch abwickeln.

Auch Skalierbarkeits- und Zusammenarbeitsfunktionen sind etwas, über das du nachdenken solltest. Wird das Tool mit deinem Team wachsen können? Können Remote-Teammitglieder sich effektiv einbringen? Bietet das Tool alle Berichte und Analysen, die du benötigst, um die Leistung deines Teams und den Projektstatus im Blick zu behalten?

Wie wählst du das richtige Aufgabenmanagement-Tool für dein Team aus?

Der Schlüssel liegt darin, Tools mit den passenden Funktionen für die spezifischen Anforderungen und den individuellen Arbeitsstil deines Teams zu finden.

Mach dir ein ehrliches Bild der aktuellen Schwachstellen deines Teams. Gibt es Probleme mit unklarer Aufgabenverteilung, verpassten Deadlines, einem unzureichenden Überblick über den Projektstatus oder mangelnder Koordination zwischen den Teammitgliedern? Jedes Tool hat bestimmte Stärken und ist nicht unbedingt für jedes Problem die richtige Lösung.

Nutze kostenlose Testversionen und Demos, bevor du dich für eine Plattform entscheidest. Die meisten guten Aufgabenmanagement-Tools bieten großzügige Testzeiträume, in denen du reale Workflows mit deinem tatsächlichen Team testen kannst. 

Berücksichtige auch die technische Kompetenz deines Teams und die Tools, die bereits vorhanden sind. Ein leistungsstarkes, aber komplexes System könnte Teams überfordern, die Einfachheit bevorzugen. Ein einfaches Tool kann Frust verursachen, wenn erweiterte Funktionen gebraucht werden. Die Komplexität des Tools sollte zu den Bedürfnissen und Fähigkeiten deines Teams passen.

Wie werden Aufgaben in Jira verwaltet?

Der Einstieg in Jira ist einfach, sobald du die grundlegende Struktur verstanden hast. Du erstellst ein Projekt und fügst dann Vorgänge hinzu (Jira-Begriff für Aufgaben). Jeder Vorgang kann detaillierte Beschreibungen, Anhänge, zugewiesene Personen, Fälligkeitsdaten und benutzerdefinierte Felder enthalten, die für die Arbeit relevant sind.

Nutze Boards zur Visualisierung deiner Workflows. Kanban Boards eignen sich gut für fortlaufende Projekte, während Scrum Boards eine hervorragende Wahl für Teams sind, die mit definierten Sprints arbeiten. 

Reduziere die Anzahl manueller Arbeitsschritte durch Automatisierung. Jira kann Aufgaben automatisch basierend auf von dir selbst definierten Kriterien zuweisen, Benachrichtigungen senden, wenn Deadlines näher rücken, und abgeschlossene Arbeitsschritte in die nächste Workflow-Phase verschieben. Mithilfe der Berichterstellungsfunktionen kannst du die Geschwindigkeit (Velocity) deines Teams verfolgen, Engpässe identifizieren und den Projektstatus fortlaufend neu bewerten.