Was sind agile Retrospektiven?

Agile Retrospektiven sind regelmäßige Treffen, bei denen Teams über ihre aktuellen Aufgaben nachdenken und besprechen, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte und wie positive Veränderungen in der Zukunft vorgenommen werden können.

Diese Sitzungen sind wichtig, da Rückblicke eine offene Kommunikation fördern, für kontinuierliche Verbesserung sorgen und Teams helfen, sich anzupassen und eine bessere Zusammenarbeit sowie bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn Teams sich Zeit nehmen, um zu lernen und sich anzupassen, arbeiten sie effektiver und liefern qualitativ hochwertigere Ergebnisse.

Genau darum geht es letztlich bei der agilen Retrospektive: Wir arbeiten mit anderen Menschen zusammen, um Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen. Nur wenige Rituale sind noch besser dafür geeignet, agile Prinzipien zu stärken.

Retrospektiven sind für dein agiles Team eine sehr gute Gelegenheit, sich selbst zu bewerten und einen Plan für künftige Verbesserungen zu erarbeiten. Retrospektiven entsprechen dem Ideal der kontinuierlichen Verbesserung und bewahren das Team zudem davor, sich zu sehr auf den eigenen Lorbeeren auszuruhen. Zu diesem Zweck wirft das Team außerhalb des Arbeitszyklus einen Blick auf die Vergangenheit.

Retrospektiv-Meetings erfüllen folgende Zwecke:

• Das Team beurteilt, wie gut der letzte Sprint, die letzte Iteration oder das letzte Aufgabenelement gelaufen ist. Dabei werden insbesondere die Teamdynamik, die Prozesse und die Tools beachtet.

• Das Team benennt und ordnet ein, was gut geklappt hat und was nicht.

• Das Team erstellt und implementiert einen Plan zur Verbesserung seiner Arbeitsabläufe.

Die Retrospektive bietet einen sicheren Rahmen zur Selbstreflexion und Anpassung. Damit sie erfolgreich verläuft, muss eine positive Atmosphäre herrschen, in der alle Teammitglieder gerne einen Beitrag leisten (wozu sie jedoch nicht gezwungen werden).

Für dein Team sollte die Retrospektive ein positives, motivierendes Erlebnis sein. Die Teammitglieder können dort wichtiges Feedback anbringen, ihrer Unzufriedenheit Ausdruck verleihen und gemeinsam an Lösungen arbeiten.

Auch die Leiter des Meetings profitieren von der Retrospektive, weil sie Einblick in die Arbeitsweise des Teams erhalten und erfahren, welchen Herausforderungen das Team im letzten Sprint begegnet ist (und welche Erfolge es erzielt hat). Das Ergebnis einer erfolgreichen Retrospektive ist eine Liste mit Verbesserungsmaßnahmen, für deren Umsetzung im nächsten Sprint die Teammitglieder Verantwortung übernehmen.

Auch wenn es nicht schadet, das Format der Retrospektive gelegentlich zu variieren (mehr dazu später), sollten Aspekte wie der zeitliche Rahmen, die Teilnehmer und die allgemeine Form so einheitlich wie möglich bleiben.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Agile-Teams, die mit den üblichen zweiwöchigen Sprints arbeiten, sollten am Ende jedes Sprints eine Retrospektive abhalten. Bei Teams mit einem Kanban-ähnlichen Arbeitsstil sind unter Umständen monatliche oder vierteljährliche Retrospektiven besser geeignet. Nach der Einführung größerer Initiativen sollten möglichst auch Mitglieder des Führungsteams zur Retrospektive eingeladen werden. Achte darauf, dass nicht das Produkt der Arbeit im Mittelpunkt steht, sondern die Teamzusammenarbeit an sich.

Je nachdem, wie lang der Sprint war und wie viel es zu besprechen gibt, solltest du zwischen 30 Minuten und einer Stunde für das Meeting einplanen.

Wer sollte teilnehmen?

An der Retrospektive sollten alle Teammitglieder teilnehmen. Ein Vertreter des Teams leitet die Diskussion. Dabei kann es sich um den Scrum Master oder den Produktinhaber handeln, aber die Rolle kann auch von allen Teammitgliedern abwechselnd übernommen werden. Lade bei Bedarf auch Designer, Marketingmitarbeiter oder andere Personen ein, die am jeweiligen Sprint oder der Iteration mitgearbeitet haben.

Wie läuft das Meeting ab?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Retrospektive aufzulockern (mehr dazu später), aber grundsätzlich sieht eine mögliche Vorlage für Retrospektiv-Meetings folgendermaßen aus:

1. Liste kurz auf, was gut funktioniert hat und was verbesserungswürdig ist. Du kannst diese Liste auf einem Whiteboard, einer Atlassian Confluence-Seite oder auch mit Haftnotizen an der Wand erstellen. Unabhängig davon, wo du das Feedback zu Anfang festhältst, solltest du es unbedingt gleich nach dem Meeting so dokumentieren, dass es später zu Referenzzwecken zugänglich ist.

2. Priorisiere die Liste gemeinsam mit dem Team nach Wichtigkeit. Vielleicht erkennt ihr, dass mehrere Punkte zum selben Thema gehören und daher gruppiert werden können.

3. Besprich mit dem Team Möglichkeiten und Taktiken zum Verbessern der beiden obersten Punkte auf der Liste der verbesserungswürdigen Aspekte. Konzentriert euch dabei auf Ergebnisse, nicht auf Aktionen, Personen oder vergangene Erfahrungen.

4. Entwickle einen Aktionsplan. Am Ende des Meetings sollten dem Team einige umsetzbare Verbesserungsvorschläge mit klaren Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten vorliegen. 

5. Achte darauf, dass die Maßnahmen aus Punkt 4 tatsächlich umgesetzt werden. Nichts ist frustrierender, als wenn in jeder Retrospektive dieselben Probleme auf den Tisch kommen. Vermeide eine solche Stagnation (und die damit verbundene Unzufriedenheit im Team!), indem du darauf achtest, dass am Ende des Meetings jeder genau weiß, was er zu tun hat. Jedem Aufgabenelement aus der Retrospektive muss ein Zuständiger zugeordnet sein, der die Aufgabe bis zur Fertigstellung verfolgt.

Es empfiehlt sich, Retrospektiven zu standardisieren, um sie konsistent und für das Team auf längere Sicht vorhersehbar zu gestalten. An einigen Punkten können Meetingleiter allerdings die Abläufe variieren, um zusätzliche Einblicke zu erhalten, neue Teammitglieder besser einzubeziehen oder einfach dafür zu sorgen, dass die Retrospektiven interessant bleiben.

Bitte einen Außenstehenden, die Leitung des Meetings zu übernehmen. In der Regel leitet der Scrum Master oder Projektleiter die Retrospektive, aber vielleicht kannst du beim nächsten Mal einen Gast als Meetingleiter einladen. Es kann einen positiven Einfluss auf die Dynamik im Team haben, wenn jemand die Diskussion leitet, für den selbst nichts auf dem Spiel steht. Außerdem kann so ein anderer Vertreter des Unternehmens beobachten, wie ihr als Agile-Team arbeitet, und möglicherweise Best Practices für sein eigenes Team mitnehmen.

Variiere die Aufforderungen zum Erstellen der Liste. Unter dem Strich soll die Retrospektive aufdecken, was funktioniert und was nicht. Du kannst die Aufforderungen zum Erstellen der Liste folgendermaßen variieren:

• Aufnehmen/Verwerfen/Beibehalten: Welche Abläufe sollte das Team neu aufnehmen, was sollte es verwerfen und was beibehalten? Besprecht die Vorgehensweise für die Punkte aus der "Verwerfen"-Liste.

• Mehr/Weniger: Wovon sollte das Team mehr tun, wovon weniger? Erstellt einen Plan zum Umgang mit den Punkten aus der "Weniger"-Liste.

• Zufrieden/Unzufrieden/Verärgert: Womit war das Team zufrieden, womit unzufrieden und worüber verärgert? Überlegt, wie ihr die Punkte in den "Unzufrieden"- und "Verärgert"-Listen ändern könnt, damit für das nächste Mal nur die Einträge in der "Zufrieden"-Liste übrig bleiben.

Binde die Unternehmensführung mit ein. Setze nach der Einführung eines größeren Projekts einen halbstündigen Termin mit einem Vertreter des Führungsteams an, bei dem ihr besprecht, wie das Team zusammengearbeitet hat (geht aber nicht zu sehr darauf ein, wie die Initiative an sich gelaufen ist).

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Verbesserungen. Vielleicht fällt dir selbst etwas dazu ein? Unabhängig davon, was du erreichen möchtest – vielleicht ein verteiltes Team motivieren oder einen festgefahrenen Retrospektiv-Prozess optimieren – ist es wichtig, das Engagement deines Teams aufrechtzuerhalten und umsetzbare Ergebnisse zu produzieren.