Die Kunst, große Ideen mit kleinen Arbeitsschritten zu verfolgen

"Zu große" Aufgaben bedeuten im Wesentlichen, dass Teams umfangreiche Projekte übernehmen, die keine inkrementelle Wertschöpfung bieten, keine Experimente vorsehen und seltene Integrationen aufweisen. Wenn Teams große Projekte angehen, sind sie schnell so überlastet, dass die Arbeit kaum noch voranschreitet.

Dass ein Team zu große Aufgaben übernimmt, lässt sich unter anderem daran ablesen, dass es nicht genug über die Kunden weiß und sein Wissen nicht mit der aktuellen Marktlage oder neuen Technologien abgleicht. Dieser Mangel an Integration führt dazu, dass Unternehmen bereits bei der Markteinführung eines Produkts dem Markt hinterherhinken.

Der Umfang wird erweitert, um die verfügbare Zeit zu füllen, und die Arbeit an der Roadmap wird aufwendiger, da die Teams bei der Planung überkompensieren. Wie kommt es eigentlich dazu, dass ein Unternehmen oder ein Team zu große Aufgaben annimmt?

Dafür gibt es viele Gründe. Es könnte beispielsweise sein, dass ein Team die Führungsetage beeindrucken und so sein Budget aufstocken möchte. Ein umfassender Projektplan mit klar definierten Zielen ist für das Management attraktiv, da er vermeintlich zu greifbaren Ergebnissen führt.

Am anderen Ende des Spektrums stehen Teams, die zu kleinteilig arbeiten. Sie nehmen sich kleinere Teile eines größeren Projekts vor, beachten dabei aber nicht, welcher Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und der übergeordneten Strategie und Mission besteht.

Dieser Ansatz mag zunächst agil wirken, doch bei einer zu detaillierten Planung geht der Schuss leicht nach hinten los. Zum Beispiel besteht die Gefahr, bei Hunderten von Storys in einem Backlog zu viel Zeit auf die Analyse dieser Storys zu verwenden.

Oder ein Team hat das Gefühl, dynamisch zu arbeiten, kann aber sechs Monate oder ein Jahr später bei der Überprüfung nicht feststellen, ob diese Arbeit das Unternehmen vorangebracht hat. Stattdessen wurden nur unzusammenhängende, reaktive Aufgaben erledigt.

Cutler sieht auch ein Problem darin, wenn Teams große Aufgaben in sehr kleine Elemente zerlegen. Wenn ein Team an kleinen Aufgaben arbeitet, kann es schwierig sein, auf Feedback zu reagieren.

Ähnlich wie bei einem Lego-Set müssen die Teammitglieder die einzelnen kleinen Teile nach Anleitung zusammensetzen. Aber was ist, wenn 20 % der Arbeit 80 % des Werts ausmachen?

Wie können Teams also vermeiden, sich zu große oder zu kleinteilige Aufgaben vorzunehmen? Cutler empfiehlt, große Ideen zu entwickeln und diese dann in kleinen Arbeitsschritten umzusetzen. Das heißt, es muss eine überzeugende Mission mit einer zusammenhängenden Strategie geben. Die Teams durchdringen die Vision des Unternehmens und erstellen und verwalten dann Tasks, die diese Vision unterstützen und umsetzen.

Sie denken in Bezug auf Wirkung und Ergebnisse strategisch und beschränken ihre Strategien nicht auf die nächsten sechs Monate oder das kommende Quartal. Gleichzeitig lassen sie sich genügend Raum für Experimente und Validierung. 

Wenn dein Team bislang nur an großen Aufgaben gearbeitet hat, empfiehlt Cutler, es bei großen Zielen mit kleineren Aufgaben und dem passenden Kontext zu versuchen. Wenn ihr bis dato sehr kleinteilig gearbeitet habt, ist es hilfreich, die strategische Initiative zu definieren und dann Aufgaben daraus abzuleiten. Wenn ihr aktuell kleinteilig arbeitet und große Ziele fest vorschreibt, solltet ihr etwas mehr Freiraum schaffen und euch auf Missionen und Strategien konzentrieren.

Teams können laut Cutler ein Backlog zur Informationsbeschaffung erstellen und dabei von der Begründung der Aufgaben ausgehen. Es kommt darauf an, neue Informationen zu gewinnen. Der Weg dorthin muss nicht vorgeschrieben sein. Mit der Begründung zu beginnen bedeutet, jede Aufgabe in einen Kontext einzubetten. Die Teams sollten ihr Backlog regelmäßig bereinigen, indem sie die darin enthaltenen Elemente überprüfen.

Auf diese Weise stellen sie sicher, dass die Priorisierung korrekt ist und Feedback berücksichtigt wird. Es hilft den Teams auch, nicht einfach nur auf Herausforderungen bei der Arbeit zu reagieren. Wenn Teams zu Beginn ein Backlog zur Informationsbeschaffung erstellen, priorisieren sie die zu gewinnenden Informationen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie durch umfangreiche Marktforschung oder durch Entwicklungsarbeit an diese Informationen gelangen.

Es ist hilfreich, die Terminologie im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen, weil sich unterschiedliche Formen oder Arten von Arbeit so besser beschreiben lassen.