Lean-Prozessverbesserung: Was ist das und wie kann man es auf Projekte anwenden

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Kontinuierliche Verbesserung ist ein grundlegendes Prinzip der Lean-Methode. Die Lean-Prozessverbesserung legt den Fokus auf die Beseitigung verschwenderischer Aktivitäten, um die Prozesse eines Unternehmens zu optimieren. Dabei werden Projekte während ihrer Ausführung und nach ihrem Abschluss analysiert und bewertet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Methode zielt darauf ab, einen systematischen Ansatz zu entwickeln, der es Teams ermöglicht, Kunden mehr Wert zu bieten. Dies wird durch einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus erzielt. In diesem identifiziert man Möglichkeiten, plant die Verbesserung des Prozesses, implementiert Änderungen und überprüft, ob die Verbesserungen Früchte tragen. Dies wird immer wieder wiederholt.

In diesem Artikel wird die Methode zur Lean-Prozessverbesserung aufgeschlüsselt und mit anderen Methoden in der Softwareentwicklung verglichen, wie z. B. Agile- und DevOps-Prinzipien.

Was ist Lean-Prozessverbesserung?

Durch Lean-Prozessverbesserung wird Verschwendung aus Prozessen eliminiert, sodass ein Team nur an Aufgaben arbeitet, die einen Mehrwert für den Kunden schaffen. Es handelt sich um einen Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung, der sicherstellt, dass ein Team Prozesse schlank gestaltet.

Es ist kein einmaliger Ansatz. Es ist eine langfristige Praxis, die am besten funktioniert, wenn sie im gesamten Unternehmen angewendet wird. Die richtige Anwendung dieser Praxis hilft, in Schwung zu kommen und Projekte voranzubringen. Das Hauptziel ist es, ein systematisches Mittel zu schaffen, mit dem Kunden schneller Mehrwert geboten wird.

Vorteile der Lean-Prozessverbesserung

Der Einsatz von Lean-Methoden zur Verbesserung von Prozessen trägt dazu bei, dass jeder im Unternehmen Kunden einen kontinuierlichen Mehrwert bietet. Sie helfen, nur das zu entwickeln, was der Kunde benötigt, sodass keine Zeit damit verschwendet wird, zu viel oder unnötiges zu entwickeln. Das spart Unternehmen Zeit und Geld.

Die Lean-Prozessverbesserung hat folgende Vorteile:

  • Höhere Effizienz: Durch die Analyse und Verbesserung deines Prozesses kannst du die Fristen und Ergebnisse zukünftiger Sprints besser einschätzen.
  • Bessere Zusammenarbeit: Kontinuierliche Verbesserung fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit. Sie ermutigt Teams, Probleme oder Möglichkeiten bezüglich der Prozessverbesserung zu kommunizieren.
  • Verbesserte Moral: Optimierte und stabile Prozesse sorgen für mehr Erfolgserlebnisse für ein Team und verbessern die Moral.
  • Weniger Verschwendung: Teams arbeiten nur an wichtigen Aufgaben, wodurch Zeitverschwendung reduziert wird.
  • Wachstumsmentalität: Lean-Management ermutigt jeden, kontinuierlich nach Verbesserungen zu streben.
  • Zufriedene Kunden: Wenn ein Unternehmen kontinuierlich Mehrwert bietet, unterstützen Kunden dessen Produkte.
  • Fähigkeit, relevant zu bleiben: Die Fähigkeit, Prioritäten zu verschieben und sich anzupassen, verhindert Stagnation.

Lean-Prozessverbesserung bei Projekten anwenden

Die Verwendung von Lean-Prinzipien zur Verbesserung von Prozessen ist ein Prozess an und für sich. So integrierst du sie in vier einfachen Schritten in einem Unternehmen:

1. Ermittle verbesserungsbedürftige Bereiche

Versammle dein Team und wirf einen ehrlichen Blick auf deine aktuellen Prozesse. Identifiziere Bereiche, in denen die Prozesse nicht den Bedürfnissen deines Teams entsprechen und von Änderungen profitieren könnten.

Zum Beispiel könnte ein permanentes Hindernis beim Übergang vom Design zur Entwicklung vorliegen. Es gibt eine fortwährende Lücke in der Lieferung vom Design zur Entwicklung. Untersuche, was dieses Hindernis verursacht. Sind es Missverständnisse? Gibt es Kompetenzlücken? Benötigt das Designteam mehr Unterstützung?

Erwäge, deinen Workflow mit einem Kanban Board wie dem Jira Kanban Board zu visualisieren. Um herauszufinden, warum etwas nicht funktioniert, kannst du die 5-Why-Technik verwenden. Mit dieser Vorlage fragst du fünfmal nach dem "Warum", um der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen. Eine Vorlage für die Ursachenanalyse kann dich auch durch diesen Prozess führen.

2. Identifiziere mögliche Lösungen

Sobald du verbesserungsbedürftige Bereiche identifiziert hast, binde das Team in die Suche nach möglichen Lösungen ein, indem du es nach Ideen fragst. Ihre Erfahrung ermöglicht es ihnen oft, effektive Lösungen zu entwickeln. Stelle traditionelle Vorgehensweisen in Frage und versuche, die "Wie wir es immer gemacht haben"-Mentalität zu überwinden.

Ermittle von diesen möglichen Lösungen, welche umsetzbar sind. Wähle dann einen Schwerpunktbereich und entwickle einen Aktionsplan zur Umsetzung der Ideen.

3. Implementiere Verbesserungen

Änderungen umzusetzen ist oft eine Herausforderung. Anfangs wird es Widerstand geben, vor allem von dienstälteren Mitarbeitenden. Eine angemessene Planung und Projektzusammenarbeit erleichtern diesen Prozess jedoch und helfen Teams, zusammenzuarbeiten.

Die Verwendung einer Vorlage für einen Projektplan gewährleistet funktionsübergreifende Zusammenarbeit, da sie den Aktionsplan skizziert und dabei hilft, die beste Methode zur Implementierung von Lösungen zu finden. Du kannst die Logistik des Projekts im Voraus planen, sodass alles glasklar ist. Ein Plan stellt auch Beteiligung und Zusammenarbeit seitens der Stakeholder sicher, da sie Fortschritte verfolgen und überwachen können.

4. Überwache Ergebnisse

Die Implementierung von Lösungen ist nicht das Ende des Prozesses. Es ist unerlässlich, die Leistung zu überwachen und Daten zu erfassen, um festzustellen, ob die Lösungen zu Verbesserungen geführt haben. Es ist auch essenziell, die Gründe für den Erfolg oder Misserfolg der Lösungen zu identifizieren.

Die Analyse dieser Daten kann Bereiche aufdecken, die weiter verbessert werden müssen. Das ist normal, da der Prozess zyklisch ist; das Ziel ist es, die Lösungen weiter zu verbessern und zu verfeinern.

Nun, da wir uns angesehen haben, wie diese Methode implementiert wird, sehen wir uns an, wie sie im Vergleich zu anderen Methoden abschneidet.

Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu Wertstrommanagement

Wertstrommanagement (Value Stream Management, VSM) ist eine weitere Lean-Methode mit Fokus auf Verbesserungen. Es zielt darauf ab, die Art und Weise zu verbessern, wie Teams qualitativ hochwertige Kundenerfahrungen bieten, indem sie den Fokus darauf legen, Kunden schneller Updates bereitzustellen und ob die Änderungen Mehrwert bringen.

VSM untersucht das allgemeine System für die Produktentwicklung und -lieferung eines Unternehmens. Es zielt darauf ab, den gesamten Prozess der Lieferung eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung zu verbessern. Lean-Prozessmanagement ist jedoch aufgabenorientiert und legt den Fokus auf bestimmte Prozesse.

Jira Software ermöglicht Projektmanagern im Bereich VSM, ihre Teamzusammenarbeit zu skalieren. Jira Align hilft Unternehmen, Wertströme teamübergreifend zu visualisieren, die Automatisierung von Prozessabläufen einzurichten und die Arbeit an Geschäftsanforderungen auszurichten.

Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu Agile

Agile-Projektmanagement, eine weitere Lean-Methode, ist ein iterativer Prozess für die Softwareentwicklung mit kontinuierlichen Releases, die auf Kundenfeedback basieren.

Agile hat vier Grundwerte und 12 Leitprinzipien, die Menschen über Prozesse und Tools stellen. Sie zielen darauf ab, die Kommunikation innerhalb von Teams und zwischen Kunden zu verbessern.

Wie beim VSM ist das Ziel bei Agile-Projektmanagement eine allgemeine Prozessverbesserung. Dies wird durch kontinuierliche Kommunikation zwischen den Endbenutzern und dem Entwicklungsteam erreicht. Beim Lean-Prozessmanagement nimmt im Gegensatz dazu das interne Team die Verbesserungen vor.

Scrum und Kanban sind zwei Agile-Frameworks. Ähnlich wie bei einer Sportmannschaft kommt es bei Scrum auf die Erfahrungen des Teams an. Aus diesen Erfahrungen gewinnt es Erkenntnisse. Kanban ist jedoch eine Methode, die Arbeit strukturiert und organisiert. Mit Jira Software können sich Teams mit beiden Frameworks vertraut machen, da eine zentrale Informationsquelle für die Projektplanung und -ausführung bereitstellt wird.

Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu DevOps

DevOps bezieht sich auf ein funktionsübergreifendes Team aus Mitarbeitenden im Betrieb und in der Entwicklung, die während des gesamten Entwicklungsprozesses kommunizieren, Feedback austauschen und zusammenarbeiten. DevOps-Prinzipien legen den Fokus darauf, die Geschwindigkeit der Softwareentwicklung durch funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu erhöhen. Diese Methode ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen dem Entwicklungs- und dem Betriebsteam. DevOps verwendet eine kundenorientierte Methode zur Prozessverbesserung mithilfe von Feedback-Schleifen mit Endbenutzern. Lean-Prozessmanagement ist eher vom internen Team als dem Kunden abhängig.

Open DevOps auf Basis von Jira Software kann Teams bei der Implementierung dieser Methode unterstützen und dafür sorgen, dass der Fokus darauf liegt, den Kunden einen Mehrwert zu bieten. Es lässt sich leicht in die Tools von Atlassian und Partnern integrieren, sodass sich Teams auf die Entwicklung und den Betrieb von Software konzentrieren können.

Können all diese Prinzipien zeitgleich angewendet werden?

Ja, diese vier Lean-Methoden bauen aufeinander auf und ermöglichen es einem Unternehmen, seine Prozesse und Produktivität zu verbessern. Lean-Prozessverbesserung kann interne Prozesse verfeinern und entschlacken. VSM kann den Kundenwertstrom verbessern und dadurch qualitativ bessere Produkte liefern. Agile sorgt dafür, dass Teams flexibel bleiben und auf Veränderungen reagieren können. DevOps verbessert schließlich die Kundenorientierung des Teams.

Die Ergebnisse dieser Methoden sind eine verbesserte Kundenerfahrung und Kundenzufriedenheit.

Jira Software für die Lean-Prozessverbesserung

Jira Software hilft dir dabei, all diese Methoden in einem Enterprise-Tool zu vereinen. Damit kannst du die Zusammenarbeit deines Teams skalieren und kontextuelle Einblicke in Projekte erhalten, um bessere Entscheidungen zu treffen. Außerdem kann sich dein Team auf wichtige Aufgaben konzentrieren und banale Aufgaben automatisieren.

Nutze Jira Align, um Wertströme zwischen Teams zu visualisieren. Du kannst deine Prozessabläufe weiter automatisieren und sicherstellen, dass die Arbeit an den strategischen Geschäftszielen ausgerichtet ist. All das wird dir helfen, die Nachverfolgung von Investitionen, die Optimierung des Betriebs und die Aufdeckung von Hindernissen schlank zu gestalten. So wird dein Team Kunden kontinuierlichen Mehrwert bieten.

Lean-Prozessverbesserung: Häufig gestellte Fragen

Was sind die fünf Lean-Prinzipien?

Die fünf Lean-Prinzipien sind die Eckpfeiler des Lean-Prozesses. Sie haben ihren Ursprung in der japanischen Automobilindustrie und werden in verschiedenen Branchen eingesetzt. Gehen wir näher darauf ein:

  1. Wert definieren: Bestimme, welche Aktivitäten Kunden einen Mehrwert bieten.
  2. Wertstrom analysieren: Visualisiere Aktivitäten, die Kunden Mehrwert liefern, um Projekte am Laufen zu halten.
  3. Rhythmus schaffen: Entferne sämtliche Hindernisse, bevor sie den Rhythmus des Teams durcheinanderbringen.
  4. Pull-System einrichten: Produziere der tatsächlichen Nachfrage entsprechend anstatt nach Prognosen.
  5. Kontinuierliche Verbesserung anstreben: Suche nach Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Was sind die gängigsten Techniken zur Lean-Prozessverbesserung?

Dies sind einige gängige Techniken zur Verbesserung von Prozessen mithilfe von Lean-Prinzipien:

  • Kanban: Bei dieser Technik werden Karten verwendet, um Teamaktivitäten zu organisieren und zu visualisieren. Dadurch kann das gesamte Team sehen, wie sich Arbeit vom Schritt „Zu erledigen“ bis hin zum Schritt „Erledigt“ bewegt.
  • 5-Why-Methode: Fünfmal nach dem Warum zu fragen, hilft dabei, die Grundursache eines Problems zu ermitteln. Es ermöglicht dir, ein Problem immer genauer zu untersuchen, bis du die ursprüngliche Ursache gefunden hast.
  • WIP-Limits: Bei dieser Technik legt der Projektmanager fest, wie viel Arbeit ein bestimmter Workflow maximal umfassen soll. WIP-Limits verhindern, dass das Team überlastet wird und unter Stress steht.

Was sind die wichtigsten Aspekte beim Verwenden eines Lean-Ansatzes zur Prozessverbesserung?

Um kontinuierliche Verbesserung zu erzielen, muss ein Team danach streben, fortlaufend Verschwendung zu reduzieren und zu vermeiden. Das ist kein einmaliger Ansatz, sondern ein zyklischer Verbesserungsprozess. Best Practices empfehlen außerdem, sich jeweils auf ein einzelnes Prozessproblem zu konzentrieren, anstatt alle auf einmal lösen zu wollen. Es ist einfacher, ein Problem nach dem anderen zu lösen, als Arbeitskraft zu verteilen und zu versuchen, alle Probleme gleichzeitig anzugehen.