Agile Workflows für besseres Projektmanagement

Ein Workflow definiert eine Abfolge von einzelnen Workflow-Schritten, aus denen sich ein Projekt von Anfang bis Ende zusammensetzt. Workflows umfassen normalerweise mehrere Schritte, die in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.

Jeder Workflow beschreibt die Rollen, Prozesse und Aufgaben, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen und den Abschluss sicherzustellen.

In der Softwareentwicklung kommen mehrere beliebte Projektmanagement-Methoden zum Einsatz, darunter Agile, DevOps, Kanban, Lean, das Wasserfallmodell und hybride Varianten.

Jede Methode hat ihre speziellen Funktionen und Workflows und ist für bestimmte Arten von Projekten und Unternehmensanforderungen besonders gut geeignet. Unternehmen verlassen sich auf unterschiedliche Workflows, um spezifische Unternehmensanforderungen zu erfüllen:

• Sequenzielle Workflows folgen aus Konsistenzgründen einer strengen, geordneten Abfolge von Aufgaben, während parallele Workflows Effizienz bieten, sodass mehrere Aufgaben oder Abteilungen gleichzeitig arbeiten können. Zustandsbasierte Workflows sind flexibel, damit je nach Bedingungen oder Feedback zwischen Zuständen hin und her gewechselt werden kann.

• Systemorientierte Workflows werden automatisiert und von Maschinen verwaltet, während menschenorientierte Workflows von Personen abhängen, die Genehmigungen oder Überprüfungen vornehmen. Benutzerdefinierte Workflows sind auf die individuellen Unternehmensanforderungen zugeschnitten, manuelle Workflows erfordern menschliches Eingreifen und digitale Workflows werden über Software verwaltet.

• Mehrere Workflows können integriert werden, um komplexe Unternehmensprozesse abzuwickeln, zu denen verschiedene Aufgaben und Stakeholder gehören. Ein Workflow-Tool ist eine Software, mit der diese Workflows effizient erstellt, ausgeführt und verwaltet werden können.

• Kanban-, Lean-, Wasserfall- und hybride Workflows sind besonders bei Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen beliebt. Softwareentwickler verwenden sie auch, bevorzugen aber in der Regel Agile. Daher steht diese Methode im Mittelpunkt dieses Artikels.

Jeder effektive Workflow-Prozess besteht aus Kernkomponenten. Alle Vorgänge folgen dieser Anleitung von der Initiierung bis zum Abschluss.

Zu den Komponenten gehören klar definierte Aufgaben oder Aktivitäten, die spezifische Reihenfolge, in der diese Aufgaben ausgeführt werden, und die Ressourcen oder Inputs, die für jeden Schritt erforderlich sind. Unternehmen erstellen effiziente Workflows, die den manuellen Aufwand minimieren und Prozesse optimieren, indem sie diese Elemente abbilden.

Agile Workflows bieten einen strukturierten Pfad für die Projektausführung. Sie helfen Entwicklerteams, während des gesamten Projektlebenszyklus Klarheit, Effizienz und Koordination zu erreichen und sicherzustellen.

Wie Prozess-Workflows zeigen sie einen strukturierten Pfad auf und sorgen zugleich für Klarheit und Planbarkeit bei Projektaufgaben und Meilensteinen. Sie helfen bei der Verwaltung des Projektabwicklungsprozesses, indem sie alle Aktivitäten von der Initiierung bis zum Abschluss koordinieren.

Agile Workflows optimieren Aufgaben und reduzieren Engpässe. Du kannst die Produktivität schnell steigern, indem du dafür sorgst, dass sich die Teams auf Aufgaben mit hohem Nutzen konzentrieren können.

Die Implementierung effektiver agiler Workflows hat erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft, da sichergestellt wird, dass wichtige Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und Ressourcen so eingesetzt werden, dass der Wert maximiert wird.

Ein Projektmanagement-Workflow sorgt für Konsistenz und Zuverlässigkeit bei der Projektausführung, da er einen strukturierten Ansatz für die Verwaltung von Aufgaben und Prozessen bietet. Er durchläuft normalerweise die folgenden vier Phasen:

• Initiierung: In dieser Phase werden die Projektziele, der Umfang und die anfänglichen Ressourcen definiert.

• Planung: In dieser Phase teilt das Team Aufgaben in kleinere Einheiten auf, erstellt Zeitpläne und weist Ressourcen zu.

• Ausführung: In dieser Phase werden die Aufgaben gemäß dem Plan umgesetzt und die Teamleistung gesteuert.

• Überwachung und Kontrolle: In dieser Phase wird der Fortschritt verfolgt. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen, um den Projekterfolg und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.

Die Workflow-Automatisierung kann diese Phasen optimieren, indem sie den manuellen Aufwand reduziert und die Effizienz erhöht. Ein Workflow-Managementsystem und verschiedene Workflow-Systeme helfen dabei, jede Phase zu verwalten, zu überwachen und zu optimieren, um die Unternehmensleistung zu verbessern.

Die Identifizierung und Verwaltung von Workflow-Schritten in jeder Phase ist entscheidend für die Verbesserung der Effizienz. Zu den grundlegenden Komponenten eines Workflows gehören Inputs, Aufgaben und Outputs, die die Grundlage für ein effektives Workflow-Management bilden.

1. Definiere wichtige Projektziele

Halte die Ziele, Ergebnisse und Einschränkungen des Projekts fest. Arbeite mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Führungskräften zusammen, um deren Erwartungen zu ermitteln und deine Projektziele optimal auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens abzustimmen.

2. Teile Aufgaben und Meilensteine für schnellere Anpassungen auf

Teile das Projekt in überschaubare Aufgaben auf und lege ehrgeizige, aber erreichbare Meilensteine fest. Wäge den Wunsch nach schnellen Ergebnissen sorgfältig gegen die verfügbaren Ressourcen ab. Überlege, wie du Ergebnisse im Einklang mit den erwarteten Zielen und Vorgaben bei minimaler Fehlerquote und Nacharbeit liefern kannst.

3. Weise Aufgaben und Zuständigkeiten zu, um Stakeholder in die Verantwortung einzubinden

Weise den Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Kompetenzen und ihrer Verfügbarkeit Aufgaben und Zuständigkeiten zu. Nutze Tools für das Ressourcenmanagement, um genaue und vollständige Informationen über die Verfügbarkeit der Teammitglieder zu gewährleisten.

So kannst du Kollisionen und Überschneidungen bei den Aufgaben wichtiger Personen besser vermeiden. Die Zuweisung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeit trägt zudem dazu bei, die Rechenschaftspflicht innerhalb des Teams sicherzustellen.

4. Erstelle eine Zeitleiste und einen Zeitplan, um die Erwartungen abzustimmen

Erstelle eine detaillierte Zeitleiste mit klaren Fristen und Abhängigkeiten. Kennzeichne alle bekannten und erwarteten potenziellen Konflikte oder Verzögerungen.

Aufgaben und Meilensteinen in Projektzeitplänen sorgen für Struktur und erleichtern die Verfolgung des Fortschritts, indem Abhängigkeiten und potenzielle Engpässe identifiziert werden.

5. Überwache Fortschritte und nehme im Handumdrehen Anpassungen vor

Stelle sicher, dass du über effektive Workflows und Prozesse verfügst, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme zu identifizieren und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, damit dein Projekt auf Kurs bleibt. Wo immer möglich und angemessen, solltest du auch Maßnahmen zugunsten von Verbesserungen einplanen.

Workflow-Management und Automatisierung sind zentrale Treiber für Effizienz und Produktivität in modernen Unternehmen. Es geht darum, den Informations- und Aufgabenfluss innerhalb von Unternehmensprozessen zu definieren, zu analysieren und zu optimieren.

Unternehmen erhalten eine bessere Kontrolle über ihre Workflows, wenn sie Workflow-Managementsysteme implementieren. Das schafft Selbstvertrauen bei jedem Projektschritt und ermöglicht eine bessere Ausführung gemäß den etablierten Unternehmensregeln.

Automatisierung hebt das Workflow-Management auf die nächste Stufe, indem sie Technologie verwendet, um sich wiederholende Aufgaben und Routineprozesse zu bewältigen. Robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) ist ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Dateneingabe, Dokumentenverarbeitung und anderen manuellen Aktivitäten.

Mit Funktionen wie Drag-and-drop, prädiktiven Analysen und regelgesteuerten Workflows können Unternehmen komplexe Workflows einfach entwerfen und automatisieren. Das reduziert den manuellen Aufwand und menschliche Fehler, beschleunigt die Verarbeitungszeit und verbessert die Effizienz des Workflows.

Trotz der transformativen Kraft des Workflow-Managements stehen Unternehmen oft vor allgemeinen Workflow-Herausforderungen. Zu diesen Problemen gehören unklare Prozesse, ineffiziente Workflows und das Fehlen geeigneter Workflow-Managementtools.

Jeder dieser Faktoren kann zu Verzögerungen, größerem manuellem Aufwand und höheren Betriebskosten führen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, können Unternehmen Workflow-Managementsysteme und -tools implementieren, die Transparenz und Kontrolle über jeden Aspekt ihrer Workflows bieten.

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mit robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den Betrieb.

Durch die regelmäßige Analyse von Workflows und den Einsatz von Workflow-Managementsoftware können Unternehmen Ineffizienzen erkennen, Prozesse optimieren und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Diese Verbesserungen führen zu einer höheren Produktivität, besseren Entscheidungen und effizienteren Unternehmensprozessen und helfen Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren.

Effektive Workflows ermöglichen es dir, mehrere Projektmanagementaufgaben und -prozesse zu automatisieren und zu standardisieren. Die Jira-Automatisierungsfunktionen optimieren Workflows und beschleunigen Prozesse, indem sie Engpässe beseitigen und den Projektbetrieb skalieren.

Diese Best Practices steigern den Wert deiner Workflows noch weiter:

• Kommuniziere klar. Sorge für eine häufige und regelmäßige Kommunikation mit deinen Teams. Ermutige sie, dir alles mitzuteilen, was das Projekt vom Kurs abbringen könnte.

• Pflege den Kontakt mit Stakeholdern. Stakeholder, die von deinen Projekten betroffen sind, haben ihrerseits ebenfalls Einfluss. Halte sie in allen Projektphasen auf dem neuesten Stand, ermutige sie zu weiterer Unterstützung und gehe schnell und glaubwürdig auf ihre Bedenken ein.

• Strebe nach kontinuierlichen Verbesserungen. Hole Feedback von Entwicklern und Stakeholdern ein. Notiere dir genau, was gut gelaufen ist und was nicht. Nutze diese Informationen, um schrittweise Anpassungen und Verbesserungen der Ergebnisse, Workflows und Prozesse voranzutreiben.

• Gestalte Workflows so einfach wie möglich. Komplexe Prozesse sind schwer zu verstehen, umzusetzen und anzupassen. Hier sind einige empfohlene Workflow-Status:

Durch Unternehmensforschung und künstliche Intelligenz können Workflows optimiert werden, indem moderne Analysemethoden und Automatisierung angewendet werden, um komplexe Probleme zu lösen und die Effizienz zu verbessern.

Effektive Workflows können eine solide, flexible Grundlage für durchweg erfolgreiche agile Entwicklungsprojekte und Fortschritte in Richtung kontinuierlicher Verbesserung und Continuous Delivery schaffen. Gut durchdachte Prozesse helfen dir und deinen Teams dabei, diese Workflows zu entwickeln, auszuführen und zu verwalten.

Jira-Workflows erleichtern die Aufgabenverfolgung, die Teamzusammenarbeit, das Vorgangsmanagement und die Berichterstellung und unterstützen Agile und andere Projektmanagementmethoden.

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