Unterstützen von Lean-Prinzipien durch Verbesserungs-Kata

Viktor Adam Viktor Adam
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Zusammenfassung: Die Verbesserungs-Kata ist eine Methode, bei der Teamleiter und Teammitglieder kontinuierlich eine Kata-Routine praktizieren, die ihre Fähigkeiten zur Problemlösung stärkt und kanalisiert. Es handelt sich um eine Reihe von Praktiken, die im Buch zu Kata bei Toyota umrissen werden. Dabei wird mithilfe von Experimenten auf ein komplexes Ziel hingearbeitet, das zunächst in kleinere, unmittelbare Ziele zerlegt wird.

Im Kampfsport bezeichnet "Kata" einen choreografierten Bewegungsablauf, den ein Schüler einübt, um Bewegungen zu verinnerlichen und zu perfektionieren. Eine bestimmte Routine wird also geübt, bis sie zur Gewohnheit geworden ist. Dieses Prinzip lässt sich vom Kampfsport auf die Geschäftswelt übertragen.

Konkret hat sich die Toyota Motor Corporation diese Methode zunutze gemacht, um durch eingeübte Muster eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen. Diese als "Verbesserungs-Kata" bezeichnete Technik wurde im Buch "Toyota Kata" (dt. Titel: "Die Kata des Weltmarktführers") entdeckt und dokumentiert.

Was ist die Verbesserungs-Kata?

Die Verbesserungs-Kata ist eine Methode, bei der Teamleiter und Teammitglieder kontinuierlich eine Kata-Routine praktizieren, die ihre Fähigkeiten zur Problemlösung stärkt und kanalisiert. So werden die entsprechenden Vorgehensweisen mit der Zeit verinnerlicht. Es handelt sich um eine Reihe von Praktiken, die im Buch zu Kata bei Toyota umrissen werden. Dabei wird mithilfe von Experimenten auf ein komplexes Ziel hingearbeitet, das zunächst in kleinere, unmittelbare Ziele zerlegt wird.

Ziel der Verbesserungs-Kata ist es, Probleme auf eine Weise zu lösen, die kreativer, zielgerichteter und aussagekräftiger ist. Dazu wird ein Modell mit vier Stufen genutzt:

  1. Die Ausrichtung oder Herausforderung verstehen
  2. Den aktuellen Zustand erfassen
  3. Das angestrebte Ziel definieren
  4. Sich iterativ auf das Ziel zubewegen, wobei Hindernisse auftauchen, die es zu überwinden gilt

Diese Techniken sind besonders hilfreich, wenn der Weg zu einem Ziel unklar ist. Das Experimentieren kann dir helfen, das Problem besser zu verstehen und einzigartige Lösungen zu finden.
Zu jedem Schritt des Verbesserungs-Kata-Musters gibt es einfache Übungsroutinen, sogenannte Starter-Katas, die das Muster leicht umsetzbar und vermittelbar machen.

Vorteile der Verbesserungs-Kata

Das heutige Technikumfeld ist unglaublich dynamisch, was äußerst komplexe Herausforderungen mit sich bringt. Verbesserungs-Kata ist eine wissenschaftliche, zielorientierte Arbeitsmethode, die Einzelpersonen und Teams in die Lage versetzt, diese Herausforderungen effizient anzugehen. Das Beherrschen dieser Technik kann über eine strukturierte Arbeitsweise hinaus zahlreiche Vorteile bieten. Zu diesen Vorteilen zählen:

Auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtete Teams

Wenn die Definition von "Erfolg" für alle Teams gleich ist, fördert dies die Zusammenarbeit, die Klarheit und die Produktivität. Die Teams wissen, wie sie am besten zu einem größeren Ziel beitragen können, und übernehmen so mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeit. Dies wiederum stärkt ihren Einsatz für die übergeordnete Vision und fördert eine proaktive Entscheidungsfindung zugunsten der Erreichung des Endziels.

Ergebnisse durch Experimentieren

Wenn das Ziel klar ist, der Weg dorthin jedoch nicht, scheint der erste Schritt immer die größte Herausforderung zu sein. Die Einführung von Experimenten als regelmäßige Übung kann dazu beitragen, diese Unsicherheit zu verringern und leichter zum endgültigen Ziel zu gelangen. Stelle Hypothesen darüber auf, wie du zum Ziel gelangen kannst, und ermittle dann mithilfe von Experimenten, ob du richtig liegst. Falls sich der Weg als falsch erweist, kannst du einfach den Kurs korrigieren. In jedem Fall hast du nun einen besseren Eindruck davon, was die richtige Richtung ist. Beim Experimentieren dreht sich alles um Lernen und Lösungen.

Deutlich weniger unnötiger Aufwand

Sich auf kleine, nachhaltige Verbesserungen zu konzentrieren, kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für nicht zielführende Aktivitäten minimieren. Wenn du zum Beispiel die Aufgaben im Backlog betrachtest, solltest du dich fragen: Wird mich das meinem nächsten Meilenstein und meinem Gesamtziel näherbringen? Du kannst auch noch etwas weitergehen: Habe ich angesichts der Zeit, die mir in diesem Schritt noch bleibt, das nötige Wissen, um Blocker auszuräumen und die anstehenden Aufgaben in Angriff zu nehmen, oder soll ich sie aufschieben? Ich fand diese Taktik hilfreich, um zu vermeiden, Tage oder Wochen auf ein Problem zu verschwenden, das Tangenten zur Beseitigung von Hindernissen erfordert.

Verbesserungs-Kata reduziert den unnötigen Zusatzaufwand für Entwickler, Manager und Teams. Beispielsweise sollten sich Entwickler nicht darauf konzentrieren, zusätzliche Features zu entwickeln, die zwar "ganz nett", aber an sich unnötig sind. Ein meilensteinorientierter Prozess kann zur zielgerichteten Entwicklung beitragen. Entsprechend sollten Manager oder technische Führungskräfte gemäß den Prinzipien der Verbesserungs-Kata gezielt Blocker ausräumen, die den unmittelbaren Fortschritt behindern. Und schließlich kann die Verbesserungs-Kata dem Team als Ganzes nützen, weil sie eine ständige Kommunikation, effiziente Feedbackzyklen und Continuous Delivery fördert.

Schritte zur Implementierung der Verbesserungs-Kata

Im Zentrum der Verbesserungs-Kata stehen der Vergleich zwischen unseren Erwartungen und dem tatsächlichen Geschehen sowie die Erkenntnisse, die wir aus den Diskrepanzen ziehen. Das mag einfach erscheinen, aber die Herausforderung besteht darin, dass nicht alle von uns so denken. Die Integration von Verbesserungs-Kata-Praktiken in den Arbeitsablauf erfordert ständiges bewusstes Üben.

Diagramm zur Verbesserungs-Kata

Klären des übergeordneten Ziels

Der erste Schritt besteht darin, die Ausrichtung oder die Herausforderung klar zu verstehen. Diese Informationen sind für die Planungs- und Experimentierphase wichtig. Wenn du Schwierigkeiten hast, deinen Orientierungspunkt zu ermitteln, solltest du überlegen, inwiefern dein Team zu den größeren Zielen des Unternehmens beitragen kann oder wie du die Stärken deines Teams nutzen kannst, um eine bestimmte Vision in die Realität umzusetzen.

Den aktuellen Zustand erfassen

Bevor ihr mit der zielgerichteten Arbeit beginnt, solltest du dir Zeit nehmen, um die aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe zu dokumentieren, zu prüfen, wo das Team im Vergleich zu den entsprechenden Metriken steht, und die bestehende Wissensinfrastruktur des Teams zu bewerten. Sei in Bezug auf den aktuellen Zustand ehrlich, damit du sinnvolle Schritte auf dem Weg zum letztlichen Ziel ermitteln kannst.

Das nächste Ziel auswählen

Sobald du ein klares Verständnis der aktuellen Systeme und Prozesse hast, benenne den nächsten Zielzustand oder das, was du nach der nächsten Iteration erreicht haben möchtest. Das nächste Ziel sollte eine einzelne, konkrete Veränderung sein, die in wenigen Wochen/Sprints erreicht werden kann und dich deinem Orientierungspunkt näherbringt.

Experimentieren, bis das Ziel erreicht ist

Nachdem du nun eine Vorstellung von deinem nächsten Ziel hast, kannst du eine Hypothese über den richtigen Weg zum Erreichen dieses Ziels aufstellen. Überlege dir, wo du beginnen und was du ausprobieren kannst, und habe keine Angst vor dem Scheitern.

Auf dem schnellsten Weg zum Ziel gelangen

Schnelligkeit ist notwendig, auch wenn es bedeutet, Kurven zu schneiden und dabei Tricks und Kniffe zu nutzen. Entweder erhältst du frühzeitig die Bestätigung, dass dein Plan umsetzbar ist, oder du stößt auf unvorhergesehene Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Wenn der Versuch fehlschlägt, nutze ihn zum Erkenntnisgewinn.

Verfeinern

Wenn klar ist, dass dein Plan funktioniert, geh noch einmal zurück, um dich mit den zuvor ausgelassenen Details zu beschäftigen und den Plan bei Bedarf zu verfeinern.

Beispiele zur Verbesserungs-Kata

Angenommen, du hast eine Idee für einen neuen Service, bist dir aber nicht sicher, ob sie umsetzbar ist. Statt zu versuchen, jede Ebene perfekt auszuarbeiten und sie schrittweise zu erweitern, bis das Feature komplett ist, versuche lieber, ein Ziel auszuwählen, das einen gewissen Nutzen liefert und dich näher an das angestrebte System heranführt. Wahrscheinlich werden zu Beginn zahlreiche Unbekannte vorhanden sein, aber du kannst aus Herausforderungen lernen und mit verschiedenen Ideen experimentieren, bis du eine funktionierende gefunden hast. Bewerte dann den Stand der Dinge neu, wähle dein nächstes Ziel aus, iteriere, und untersuche deine Fortschritte.

Ein weiteres Beispiel ist die Wartung eines internen Systems, das Verbesserungen erfordert. Wähle eines aus, das du in Angriff nehmen möchtest, und suche per Brainstorming nach Lösungsideen. Experimentiere mit verschiedenen Herangehensweisen, und versuche, die Arbeit so schnell wie möglich abzuschließen, um Feedback dazu zu erhalten. Sobald ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht ist, wende dich dem nächsten zu lösenden Problem zu.

Unterschiede zwischen Verbesserungs-Kata und Lean

Kata und Lean sind unterschiedlich, ergänzen einander jedoch. Kata und Lean sind in vielerlei Hinsicht verschieden. Lean bezieht sich auf zu implementierende Prozesse, während sich Kata auf einzuübende Techniken bezieht. So wurde die Kata zu einer gängigen Geschäftspraxis, als Toyota sie in sein Lean-Produktionssystem übernahm. Wenn diese beiden Konzepte zu einem einheitlichen Ansatz kombiniert werden, liefern sie sehr gute Ergebnisse.

Sowohl bei der Kata als auch bei den Lean-Prinzipien liegt der Fokus auf schnelleren Fortschritten. Die Ansätze unterscheiden sich jedoch geringfügig. Die Kata ist eine Reihe von Gewohnheiten, die auf individueller Ebene eingesetzt werden können und sich auf kontinuierliche Verbesserung und Lernen durch Experimentieren konzentrieren. Sie ist hilfreich, um mit Unsicherheiten verbundene Probleme anzugehen und gleichzeitig Fähigkeiten zu erlernen und zu entwickeln, mit denen die Lösungen immer schneller reproduziert werden können. Sie hilft, das Unbekannte anzunehmen, und lehrt, Herausforderungen und Hindernisse nicht zu fürchten.

Lean-Prinzipien wie das Lean Portfolio Management helfen Unternehmen und Teams, Prozesse und Workflows so zu verbessern, dass mit minimalem Zusatzaufwand der größtmögliche Nutzen erzielt werden kann. Sobald ein Prozess etabliert ist, gilt es, ihn so zu optimieren, dass er möglichst schnell und effizient abläuft.

Kombinierte Nutzung von Verbesserungs-Kata und Lean

Die Verbesserungs-Kata besteht aus Gewohnheiten und Techniken, die Teams zur Stärkung der Lean-Prinzipien einsetzen können. Die beiden Ansätze haben zwar unterschiedliche Schwerpunkte, stammen jedoch beide ursprünglich von Toyota und lassen sich gut miteinander kombinieren. So beruht die Lean-Philosophie zum Beispiel darauf, dass überflüssige Aktivitäten eliminiert werden, damit die Teams den größtmöglichen Nutzen schaffen und liefern können. Die Verbesserungs-Kata unterstützt dieses Ziel, indem sie unnötigen Aufwand durch das routinemäßige Experimentieren minimiert. Wenn eine Methode nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, wird sie aus dem Prozess entfernt.

Die zielorientierten Lehren der Verbesserungs-Kata ermutigen dazu, eine Aufgabe abzuschließen, bevor die nächste begonnen wird. So wird der Prozess kontinuierlich verfeinert, bis er die beabsichtigten Ergebnisse und somit eine größere organisatorische Effizienz erzielt – eine weitere Säule der Lean-Philosophie. In erster Linie gibt die Verbesserungs-Kata Teams Instrumente an die Hand, die im aktuellen Zustand verwendet werden können, um zu einem den Lean-Prinzipien entsprechenden zukünftigen Zustand zu gelangen. Größere Ziele in kleinere Teile zu zerlegen bedeutet, dass jedes dieser Teile für seinen speziellen Zweck optimiert wird. Letztlich kann so das gesamte System maximalen Nutzen generieren.

Fazit

Die Verbesserungs-Kata ist ein wertvolles Instrument, das die Ziele der Lean-Philosophie unterstützt. Wenn Mitarbeiter und Teams einen zielorientierten Ansatz verfolgen, können sie leicht inkrementelle Veränderungen vorantreiben, die die Nutzung der begrenzten Ressourcen optimieren und gleichzeitig unnötigen Aufwand minimieren. Zusammen können Verbesserungs-Kata und Lean Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten und eine Innovationskultur zu entwickeln.

Möchtest du mehr über die Verbesserungs-Kata und über LPM (Lean Portfolio Management) erfahren? Befasse dich eingehender mit den Grundlagen von LPM, und sieh dir an, wie Jira Align von Atlassian sie unterstützt: