8 Schritte zum Kickoff der vierteljährlichen Planung

So erstellst du großartige Software mithilfe von langfristiger agiler Planung

Claire Drumond Claire Drumond
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Langfristige agile Planung | Atlassian Agile Coach

Während ich im Büro in einem der vierteljährlichen Planungsmeetings saß, wurde mir bewusst, dass auch ich an einem langfristigen Projekt arbeite. Ich baue ein Haus. Softwareentwicklung und Hausbau unterscheiden sich gar nicht so sehr – beide sind langfristige Projekte, bei denen sich mehrere Teams miteinander koordinieren müssen, und die nie abgeschlossen sind (wovon jeder Hauseigentümer ein Lied singen kann). Verbesserungen sind immer möglich, irgendetwas muss immer repariert werden und die Markttrends ändern sich ständig. Ohne einen Plan läufst du Gefahr, auf Hindernisse zu stoßen oder dein Einzugsdatum verschiebt sich ständig um zwei weitere Monate.

Die Softwareentwicklung unterscheidet sich dahingehend, dass hier agile Methoden angewendet werden. Der Hausbau könnte hiervon allerdings sicherlich auch profitieren. Agile Methoden versetzen mehrere Teams in die Lage, schnell auf Änderungen zu reagieren. Doch wie passen langfristige, übergeordnete Planungen in eine agile Methode, die auf Continuous Delivery in schneller Abfolge basiert? Ist es möglich, eine realistische Prognose für einen längeren Zeitraum abzugeben, wohl wissend, dass Veränderung die einzige Konstante ist?

Die Kombination von langfristiger Planung und agilen Methoden

Egal, welche Agile-Methode du verwendest – Kanban, Scrum oder eine Kombination aus beiden – und in welcher Phase der Umstellung auf Agile du dich befindest (noch ganz am Anfang oder schon bei Agile mit Skalierbarkeit): Du benötigst in jedem Fall weiterhin Prognosen über längere Zeiträume hinweg und musst dich auf Termine festlegen, Ressourcen planen und deine Aufgaben an einer strategischen Vision ausrichten. In der Softwareentwicklung ist es schwierig, eine Vision in isolierten Tools wie Gantt-Diagrammen, Excel-Tabellen und benutzerdefinierten Kombinationen aus Projektportfoliomanagement-Tools (PPM-Tools) zu veranschaulichen. Im Fall meines Bauunternehmers wird das Chaos aus Kalkulationstabellen, E-Mails und Textnachrichten in kürzester Zeit unpraktisch.

Bevor wir über dynamische Prognoselösungen sprechen, gehen wir die Schritte zur Erstellung eines langfristigen agilen Plans durch und nutzen den Bau eines Hauses als Metapher.

Schritt 1: Beginne mit einem Gesamtüberblick.

Ob Haus oder Produkt, bei beidem musst du eine Vision definieren und die strategischen Themes skizzieren. Stelle dir Themes als unternehmensweite Schwerpunktbereiche vor. Worauf möchtest du dich im nächsten Vierteljahr/Halbjahr/Jahr konzentrieren? Wo möchtest du Zeit und Ressourcen investieren? Performance, User Experience, Sicherheit, neue wettbewerbsfähige Features (wie wäre es mit einem Whirlpool?) oder eine Kombination aus alledem?

Ich wollte natürlich alles, aber zwei lästige Faktoren machen einem immer einen Strich durch die Rechnung – Zeit und Geld. Die Festlegung von Themes mit hoher Priorität helfen dir, deine Zeit und Energie auf ein paar wenige Punkte zu konzentrieren, die dafür umso besser werden.

Schritt 2: Identifiziere die großen Investitionen.

Wenn beispielsweise das Sicherheits-Theme in Angriff genommen werden soll, müssten wir ein neues Fundament mit Wandscheiben, massiven Türen und Doppelglasfenstern bauen.

Schritt 3: Unterteile die Arbeit.

Welche Arbeit steckt denn nun im Einbau neuer, sicherer Fenster? Unterteile die Arbeit an größeren Initiativen in kleinere Schritte, beispielsweise in Form von Epics. So erhältst du einen detaillierten Überblick über alle für die Initiative erforderlichen Schritte.

Du musst zum Beispiel die alten Fenster ausbauen, neue Fenster kaufen, diese einbauen und sie mit Jalousien versehen. Diese Arbeitsschritte würdest du in dein Backlog eintragen.

Dies hilft dir beim nächsten und wichtigsten Schritt in diesem Planungsprozess: der Schätzung.

Schritt 4: Gib eine Schätzung ab.

Nach der Unterteilung der Arbeit in kleinere Schritte benötigst du zur Erstellung einer Roadmap eine grobe Schätzung der Arbeitsdauer. Eine Roadmap ist ein Handlungsplan für die Weiterentwicklung eines Produkts oder einer Lösung im Laufe der Zeit. Du benötigst sie, um zu wissen, wann und in welcher Reihenfolge große Ereignisse anstehen.

Hier kommt die Expertise deines Bauunternehmers (oder der Produkt- und Entwicklungsmanager) wirklich zum Tragen. Indem sie sich ähnliche vorangegangene Projekte ansehen, haben sie eine recht klare Vorstellung davon, wie viel Arbeit in jedem Epic steckt.

Dass für die Schätzung die Arbeit an ähnlichen Epics von früher bekannt sein muss, ist ein weiterer guter Grund für die Aufbewahrung deiner Informationen an einem zentralen Ort. Dies erleichtert den Blick zurück und sorgt für genauere Schätzungen. Mein Bauunternehmer verlässt sich auf seine Erfahrung, aber was passiert, wenn er etwas vergisst oder ein anderer Bauunternehmer eine andere Erfahrung gemacht hat?

Später stellst du die finale Roadmap deinem Team vor (Entwicklern, Fensterinstallateuren usw.), das sie dann noch weiter verfeinert.

Gib eine Schätzung ab

Schritt 5: Gestalte deine Releases intelligent.

In der agilen Entwicklung liefern die Teams in der Regel am Ende jedes Sprints ein funktionierendes Softwareelement als Release (oder Version) aus. Beim langfristigen Planen und Erstellen einer Roadmap musst du jedoch grobe Release-Zeiträume in deiner Roadmap festlegen, damit du die Release-Daten des nächsten Vierteljahrs schätzen kannst. Nehmen wir in unserem Beispiel die Fertigstellung des Rohbaus. Darin enthalten sind der Einbau der sicheren Fenster und die Außenwände samt Anstrich, Isolierung etc.

Erstelle Pakete aus den Aufgabenelementen in deinem Backlog mit ähnlichen Features oder Features, die sich sinnvoll ergänzen bzw. den Kunden als Ganzes einen Mehrwert bieten. Und denke daran, dass Releases sich gänzlich nach dem Umfang richten und nicht nach strikten Deadlines.

Gestalte deine Releases intelligent

Schritt 6: Erstelle die Roadmap.

Du verfügst nun über ein geschätztes Backlog, Releases und Teams mit einer Velocity. Das traditionelle Planungsdreieck zeigt, dass ein Plan aus drei Variablen besteht: Umfang (Was möchtest du erledigen?), Zeit (Wie lange wirst du dafür brauchen?) und Ressourcen (Wer kann daran arbeiten?). Damit hast du alles, was du benötigst, um eine realistische Roadmap zu erstellen. Endlich kann dir dein Bauunternehmer ungefähr sagen, wann du tatsächlich einziehen kannst!

Profitipp: An diesem Punkt kannst du ein Tool wie Portfolio for Jira nutzen, um eine realistische Roadmap für deine Teams zu erstellen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die Stakeholder über den Fortschritt der Teams auf dem Laufenden zu halten.

Erstelle die Roadmap

Schritt 7: Stelle deine Roadmap dem Team vor und überprüft sie gemeinsam.

Präsentiere deinem Team deine nagelneue Roadmap, die ihr dann gemeinsam überprüft. Bitte das Team, die Epics in Storys zu unterteilen und bestmöglich zu schätzen, wie lange deren Bearbeitung dauern wird. Bei deinen Dachdeckern kommt es vielleicht zu Terminüberschneidungen oder dem Kellerbauunternehmen ist der Beton für die Bodenplatte ausgegangen, sodass eine sechswöchige Wartezeit entsteht. Überprüfe deine Annahmen anhand dieser äußeren Faktoren, damit du Schätzungen und die einzelnen zum Abschluss des Epics erforderlichen Schritte genauer formulieren kannst. Du solltest deine Roadmap auch mit den wichtigsten Stakeholdern durchgehen – insbesondere, wenn du ihre Genehmigung benötigst, um bei bestimmten Schritten fortzufahren.

Schritt 8: Arbeite fortlaufend an Verbesserungen.

Bei Agile und beim Hausbesitz gibt es keine komplett abgeschlossenen Projekte. Eine Wertsteigerung durch allmähliche Verbesserungen führt zu Innovationen und einem Zuhause mit allerhöchstem Wohlfühlfaktor. Nutze deine Roadmap als Grundlage und zur Optimierung zukünftiger Roadmaps. Bitte deine Kunden bzw. deine Familie um Feedback und führe in engen Abständen Tests und Verbesserungen durch.

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