Was ist Backlog-Pflege? Definition und Vorteile

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Backlog-Pflege oder Backlog-Verfeinerung ist die regelmäßige Aktualisierung des Produkt-Backlogs. Das Hauptziel ist es, den Backlog aktuell zu halten und Backlog-Elemente für zukünftige Sprints aufzubereiten. Der Produktmanager, der Produktinhaber und das Team priorisieren, überprüfen und besprechen Backlog-Elemente und stellen so sicher, dass der Arbeitsaufwand für bevorstehende Sprints immer korrekt priorisiert wird.

Wenn der Backlog nicht aktuell ist, kann es für das Projektteam schwierig sein, Prioritäten für ihre Arbeit zu setzen. Sie bearbeiten dann möglicherweise veraltete Aufgaben oder Anfragen, wodurch im besten Fall Zeit und Ressourcen verschwendet werden. Im schlimmsten Fall kann die Liste so lang werden, dass es fast unmöglich wird, Aufgaben zu priorisieren.

Ein Produkt-Backlog kann also über Erfolg oder Misserfolg eines Teams entscheiden, das die Agile-Methode verwendet.

Dieser Leitfaden beschreibt den Prozess der Backlog-Pflege, bewährte Methoden für eine effektive Umsetzung und mehr.

Der Zweck der Backlog-Pflege in Agile

Die Pflege des Backlogs ist für jedes agile Team unerlässlich, um kontinuierlich an seinen Produkten oder Dienstleistungen zu feilen. Der Grund dafür ist, dass der Backlog aus Fehlerkorrekturen, Verbesserungen und neuen Funktionen besteht.

Agile Backlog-Pflege umfasst Folgendes:

  • Entscheiden, welche User Storys im nächsten Sprint weiterverfolgt werden sollen
  • Aussortieren von Backlog-Storys, die für die aktuellen Ziele des Teams nicht relevant sind
  • Hinzufügen von Storys, die auf aktuellen oder sich ändernden Kundenbedürfnissen basieren
  • Festlegen geschätzter zeitlicher Abläufe und zu erbringender Leistungen
  • Aufteilen von umfangreichen User Storys in kleinere Aufgaben zur einfacheren Bearbeitung

Ein Meeting zur Backlog-Verfeinerung ermöglicht dem Team und den Stakeholdern, sich auf strategische Aufgabenprioritäten zu einigen. Das ultimative Ziel ist ein aktueller Backlog, der den Kunden- und Geschäftsanforderungen entspricht und dadurch das allgemeine agile Projektmanagement verbessert und das Team auf den nächsten Sprint vorbereitet.

Vorteile der Backlog-Pflege

Ein gut gepflegter Backlog hat viele Vorteile für agile Teams, die ihre Prozesse kontinuierlich verbessern wollen. Die Backlog-Pflege bietet viele Vorteile, unter anderem folgende:

  • Verbesserte Sprintplanung: Ein organisierter und priorisierter Backlog macht die Planung des nächsten Sprints zum Kinderspiel. Dadurch ist dein Team besser in der Lage, Elemente für den Sprint auszuwählen.
  • Verbesserte Teamarbeit: Da jedes Teammitglied in die Backlog-Pflege einbezogen wird, verbessert der Prozess die Teamkommunikation und fördert die Zusammenarbeit.
  • Mehr Effizienz: Die Sprints deines Teams konzentrieren sich stärker auf notwendige Aufgaben, wenn du deinen Backlog kontinuierlich überprüfst und wichtige Punkte priorisierst.

Der Prozess der Backlog-Pflege

Die Beteiligten an der Backlog-Pflege sind der Produktinhaber, der Projektmanager und das Team. Ihr Ziel ist es, Backlog-Elemente zu priorisieren, die den Kunden- und Geschäftsanforderungen entsprechen. Wir gehen das Schritt für Schritt durch:

1. Daten zusammentragen und analysieren

Trage so viele Daten wie möglich zusammen, z. B. Kundenfeedback, Informationen aus Nutzertests und Nutzungsanalysen. Achte auf Punkte, an denen Nutzer nicht weiterkommen oder abspringen. Diese Reibungspunkte werden als Elemente in den Backlog aufgenommen. Es kann hilfreich sein, auf frühere Sprinterfahrungen zurückzugreifen. Diese Daten helfen dir zu bestimmen, woran zuerst gearbeitet werden muss.

Dieser Schritt sollte ein natürlicher Teil des Unternehmensprozesses sein. Viele dieser Informationen werden von Customer Success-, Support- und Qualitätssicherungsteams wahrscheinlich bereits erfasst.

2. Im Rückstand befindliche Elemente kategorisieren

Nimm diese Reibungspunkte und mache sie zu Backlog-Elementen. Dabei solltest du sie angemessen gruppieren und kategorisieren.

Liste User Storys, Funktionsanfragen, neue Funktionen, Kundenfeedback und Bugs im Backlog auf.

3. Im Rückstand befindliche Elemente neu priorisieren

Beim Festlegen neuer Prioritäten für Backlog-Elemente steht der Kundennutzen im Mittelpunkt, wobei Elemente mit dem größten Wert die höchste Priorität haben sollten. Die Chancenbewertung ist nur eine von vielen Optionen für die Neupriorisierung des Backlogs. Dabei werden mithilfe von Nutzeranalysen Einblicke in die Erwartungen der Nutzer erlangt und Elemente anhand dieser Kennzahl bewertet.

Die Neupriorisierung ist eine fortlaufende und regelmäßige Aktivität der Pflege, unabhängig von der verwendeten Methode. Sprint-Reviews bieten eine gute Gelegenheit, während eines aktiven Sprints neue Prioritäten zu setzen.

4. Deinen Sprint erstellen

Sobald die im Rückstand befindlichen Elemente priorisiert wurden, kannst du einen Sprint auf der Grundlage der Elemente mit der höchsten Priorität ausarbeiten. Verwende alle Erkenntnisse aus dem letzten Sprint, um zu entscheiden, welche Elemente einbezogen werden sollten.

Es kann helfen, einen Backlog an Sprints aus mindestens zwei Wochen zu haben. Eine längere Liste ermöglicht dem Team, eine bessere Roadmap für das Produkt zu erstellen, was die Ausarbeitung jedes Sprints erleichtert.

Bewährte Methoden für eine effektive Backlog-Pflege

Eine effektive Backlog-Pflege muss nicht erst durch Herumprobieren mühsam erarbeitet werden.Es gibt bereits bewährte Methoden, denen du folgen kannst:

  • Effektive Meetings zur Backlog-Verfeinerung halten: Projektmanager sollten diese Meetings häufig durchführen und dabei eine detaillierte Agenda verwenden, wie in dieser Meeting-Agenda-Vorlage, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Meetings sollten 45 bis 60 Minuten dauern und Projektmanager sollten die Rolle eines Scrum Masters übernehmen.
  • DEEP nutzen: Verwende DEEP-Kriterien (Detailed appropriately, Estimated, Emergent und Prioritized; ausreichend detailliert, geschätzt, emergent und priorisiert), um den Backlog zu priorisieren. Diese Methode ist anpassungsfähig, bietet viele Details und beinhaltet genaue Schätzungen für Elemente mit hoher Priorität.
  • DoR nutzen: Mithilfe einer DoR (Definition of Ready) erhält das Team grünes Licht für Elemente. Sie enthält klare Kriterien, um zu bestimmen, ob eine Aufgabe bereit für den Sprint ist.
  • Auf die Backlog-Pflege vorbereiten: Sammle Informationen aus den Bereichen Customer Success, Support und QA sowie vom Team. Diese Informationen, gepaart mit Informationen aus früheren Sprints, geben die Richtung des Pflegeprozesses vor.
  • Mehr als einen Sprint verwenden: Teile die Arbeit in überschaubare Teile mit kleineren Sprints auf, anstatt zu versuchen, alles in einem Sprint zu erledigen.
  • Input von Teammitgliedern einholen: Die Teammitglieder haben die besten praktischen Einblicke in das Produkt und die Sprints. Nutze dieses Wissen für die Pflege des Backlogs.

Backlog-Pflege mit Jira Software verwalten

Die Backlog-Pflege ist eine unverzichtbare Aktivität, von der jedes Unternehmen profitiert. Ein gut gepflegter Backlog bietet die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung und Iteration. Er bietet deinem Team eine Liste mit Prioritäten für die Planung ihrer Sprints.

Jira Software erleichtert die Backlog-Verfeinerung. Du kannst ganz einfach einen Backlog erstellen und ihn im gesamten Unternehmen teilen. Dein ganzes Team erhält eine zentrale Informationsquelle in puncto Backlog. Es bleibt wenig Raum für Unklarheiten im Hinblick auf die Prioritäten.

Neben der Verwendung für die Backlog-Bearbeitung bietet Jira Software noch weitere Vorteile. Es erleichtert die Kommunikation zwischen Softwareteams, indem es ihnen ermöglicht, umsetzbare Release-Pläne zu erstellen. Dein Team kann Projekte mühelos in jeder Phase verfolgen und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Das versetzt dein gesamtes Unternehmen in die Lage, Releases schneller und in größerem Umfang zu veröffentlichen.

Backlog-Pflege: Häufig gestellte Fragen

Wer ist für den Prozess der Backlog-Pflege verantwortlich?

Die Backlog-Pflege ist ein gemeinschaftliches Projekt, an dem das gesamte Projektteam beteiligt ist. Die Leitung eines Meetings zur Backlog-Verfeinerung kann jedoch einem Produktinhaber, Produktmanager, Projektmanager und/oder Scrum Master zufallen.

Wer nimmt normalerweise an Backlog-Pflege-Sitzungen teil?

Das gesamte funktionsübergreifende Team sollte an diesen Besprechungen teilnehmen. Ihr gebündeltes Fachwissen kann dazu beitragen, aussagekräftigere User Storys zu entwickeln. Mindestens die folgenden Teammitglieder sollten am Meeting teilnehmen:

  • Sitzungsleiter: Das kann der Produktinhaber, der Projektmanager oder der Scrum Master sein.
  • Vertreter des Produktteams: Bei den Meetings sollte auf ihr fundiertes Produktwissen zurückgegriffen werden. Vertreter können alle Teammitglieder sein, die an der Entwicklung und Pflege des Produkts mitwirken.
  • Delivery-Team: Teamleiter können große Teams vertreten.
  • Vertreter der Qualitätssicherung: Dieses Team kennt alle Bugs und kann Einblicke dazu geben, was sofort behoben werden muss. QA-Tester und/oder ihre Vorgesetzten sind gute Kandidaten.

Was sind die Unterschiede zwischen Backlog-Pflege und Sprintplanung?

Der Hauptunterschied besteht im jeweiligen Fokus und Timing. Bei der Pflege des Backlogs liegt der Fokus auf dem gesamten Produkt und der zugehörigen Roadmap, was eine langfristige Planungsaktivität ist. Bei der Sprintplanung werden nur die Anforderungen für den nächsten Sprint berücksichtigt, es handelt sich also um eine kurzfristige Planungsaktivität.

Wie lange dauern Backlog-Pflege-Sitzungen?

Sitzungen zur Backlog-Pflege sollten regelmäßig stattfinden, damit sie kurz gehalten werden können. Es wird empfohlen, sie auf 60 Minuten zu beschränken, aber das kann von Team zu Team und von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Unabhängig von der Länge solltest du dich an die Agenda halten, damit das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.